Các loại hình giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp kinh doanh giúp xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp, cấp dưới, đối tác và khách hàng. Trong quá trình giao tiếp, không chỉ thông tin được trao đổi mà còn có kinh nghiệm và kiến ​​thức trong một lĩnh vực nhất định. Nghi thức kinh doanh thâm nhập hoàn toàn vào tất cả các lĩnh vực của cuộc sống, có nhiều loại hình giao tiếp kinh doanh.

Giao tiếp kinh doanh là một thành phần quan trọng của cuộc sống con người. Nghi thức xã giao trong môi trường kinh doanh phục vụ như một loại hỗ trợ. Trong kinh doanh, có một số hình thức giao tiếp. Chọn các tùy chọn phù hợp nên được đưa ra các đặc điểm cá nhân và tâm lý của những người tham gia thảo luận. Các hình thức giao tiếp sau đây có thể được phân biệt:

• Đàm thoại - liên hệ bằng lời nói giữa những người đối thoại, giảm xuống một cuộc thảo luận về các vấn đề và nhiệm vụ quan trọng, làm rõ một số sắc thái liên quan đến công việc. Những người tham gia cuộc trò chuyện trong trường hợp này nên có quyền giải quyết các nhiệm vụ khác nhau và đưa ra quyết định. Tình trạng của người đối thoại phải bằng nhau.
• Đàm phán có cấu trúc cứng nhắc hơn. Theo quy định, đại diện của các công ty hoặc bộ phận khác nhau tham gia vào họ. Các cuộc đàm phán được sử dụng để hợp nhất các nỗ lực với các đối tác quan tâm đến việc giải quyết một nhiệm vụ cụ thể.
• Trong cuộc họp Một nhóm hoặc một nhóm lớn những người quan tâm và có liên quan tham gia. Cuộc họp liên quan đến việc thu thập, phân tích thông tin, chia sẻ dữ liệu, cũng như đưa ra quyết định ở những điểm gây tranh cãi.
• Hiệu suất - Trong trường hợp này, một người hoặc một nhóm nhỏ chia sẻ thông tin cần thiết với khán giả. Trong trường hợp này, thông điệp không giới hạn trong các cuộc thảo luận về chủ đề, nhưng được trình bày dưới dạng thông tin. Hình thức giao tiếp này đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo của người nói, khả năng ở lại trong xã hội, cũng như kỹ năng nói trước công chúng.
• Thư tín - một phương pháp giao tiếp gián tiếp, đóng một vai trò đặc biệt của giao tiếp tương ứng. Loại giao tiếp này bao gồm các đơn đặt hàng, giao thức, đơn đặt hàng, yêu cầu, báo cáo, thư chính thức, hướng dẫn, v.v. Sự tương ứng được sử dụng để liên lạc giữa các bộ phận hoặc tổ chức. Bạn phải tuân theo các quy tắc cụ thể trong việc tiến hành trao đổi thư từ.

Giao tiếp kinh doanh cần học hỏi. Đồng thời, phẩm chất cá nhân và sự thể hiện của một Lọ Lôi tôi đã đi vào nền tảng. Điều chính là khả năng tính đến lợi ích và mong muốn của đối thủ và kết hợp chúng với các yêu cầu của họ theo cách mà cả hai bên đạt được kết quả mong muốn.

Giao tiếp kinh doanh bao gồm một số giai đoạn:

• Động lực hình thành. Không có nó, nó sẽ không thể đạt được sự tương tác hiệu quả.
• Chuẩn bị cho giao tiếp - Đây là một kế hoạch cho cuộc trò chuyện, chuẩn bị các lập luận và thông tin. Cũng cần phải chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ cần được giải quyết trong quá trình thảo luận.
• Bắt đầu cuộc trò chuyện. Cần thiết lập mối liên hệ, sau đó cần thiết phải tạo ra một môi trường quan hệ của người Hồi giáo thuận lợi cho cuộc trò chuyện.
• Báo cáo sự cố - làm nổi bật phạm vi của các vấn đề, trình bày về vị trí và tầm nhìn của nó về nhiệm vụ này. Tuy nhiên, xin lưu ý rằng bạn phải chuẩn bị trước những tóm tắt về chủ đề của cuộc trò chuyện và sẵn sàng trả lời các câu hỏi được đặt ra.
• Chia sẻ thông tin - tìm ra vị trí của người đối thoại. Điều quan trọng là giữ liên lạc và trả lời các câu hỏi bằng ngôn ngữ chính thức có thể truy cập, mất thuật ngữ chuyên nghiệp nếu cần thiết.

• Thuyết phục và lập luận - là cần thiết tại các bất đồng và theo dõi từ giai đoạn giao tiếp trước đó.Cần lưu ý các khía cạnh tích cực của tầm nhìn của bạn về tình hình và giải quyết vấn đề gây tranh cãi.
• Tìm giải pháp cho một vấn đề hoặc vấn đề - Kết thúc cuộc thảo luận, kết quả của nó phải phù hợp với tất cả những người tham gia.
• Hợp đồng soạn thảo - điều này có nghĩa là vào cuối cuộc họp, những người tham gia thảo luận đã đến một mẫu số chung hoặc tranh thủ sự hỗ trợ của các đối tác trong việc giải quyết các nhiệm vụ khác nhau. Kết quả tích cực của cuộc thảo luận kết thúc bằng một xác nhận bằng văn bản.
• Phân tích kết quả - Chứng minh liệu các quyết định đưa ra là chính xác.
• Ra quyết định - giả định sự đồng ý của tất cả các bên sau khi phân tích. Trong trường hợp này, những người tham gia thảo luận quyết định hợp tác hoặc chấm dứt liên lạc.

Trong xã hội hiện đại, mọi người có ý thức tuân theo các quy tắc giao tiếp kinh doanh để đạt được các mục tiêu cụ thể trong môi trường doanh nghiệp. Trong kinh doanh không đủ để chiếm một vị trí nhất định, cũng cần phải tăng cường mối quan hệ với những người khác nhau. Có tầm quan trọng lớn như sau:

• Khả năng có người trong chính mình và giữ mình trong xã hội là những khía cạnh quan trọng của đối thoại doanh nghiệp. Để làm điều này, bạn cần có khả năng rõ ràng và nói rõ suy nghĩ của mình, tranh luận chính xác quan điểm của bạn.
• Dữ liệu phân tích và khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng luôn ở bên bạn. Khi giao tiếp với các đối tác, hãy nhớ rằng tất cả các bên đều quan tâm đến việc giải quyết nhanh chóng các vấn đề gây tranh cãi.
• Điều quan trọng là phải tính đến các đặc điểm văn hóa và truyền thống dân tộc của người đối thoại: chắc chắn, một số phong tục và quy tắc được thông qua ở một quốc gia khác có vẻ không được chấp nhận hoặc gây khó chịu.

Những khái niệm và chuẩn mực cơ bản của đạo đức kinh doanh nên được mọi người biết tự tôn trọng. Cần phải hiểu rằng trong kinh doanh, giao tiếp giữa mọi người được xây dựng không phải dựa trên cảm nhận lẫn nhau về tâm trạng của đối tác, mà dựa trên các tiêu chuẩn nhất định. Có các loại giao tiếp kinh doanh sau (mục đích chức năng):

• Bằng lời nói và không bằng lời nói - bao gồm nhu cầu theo dõi lời nói, nét mặt, cử chỉ và tư thế. Với giao tiếp phi ngôn ngữ, vị trí của cánh tay, chân, ánh mắt, nghiêng đầu và cử động không tự nguyện có thể nói lên một người cảm xúc và tâm trạng nhiều hơn so với lời nói. Thật đáng để học cách kiểm soát nét mặt và cử chỉ.
• Viết và nói. Đối với mỗi hình thức giao tiếp có các khái niệm và chuẩn mực riêng biệt. Các hình thức giao tiếp bằng văn bản là bất kỳ tài liệu được chứng nhận bởi chữ ký và con dấu. Để các cuộc họp lập kế hoạch bằng miệng, các cuộc họp, đàm phán, báo cáo và các hình thức giao tiếp kinh doanh khác.

• Độc thoại và đối thoại - có sự khác biệt đáng kể về ngôn ngữ. Đối thoại là giao tiếp giữa các cá nhân. Một đoạn độc thoại phản ánh một quan điểm duy nhất; Loại giao tiếp này bao gồm thuyết trình hoặc một bài phát biểu long trọng, cũng như một báo cáo hoặc từ giới thiệu.

• Từ xa và cá nhân. Đối với giao tiếp từ xa bao gồm các cuộc trò chuyện điện thoại, thư từ qua thư. Đặc biệt chú ý đến mô hình ngữ điệu của lời nói, thông điệp ngắn gọn. Không thể sử dụng cử chỉ.

Mỗi phong cách có những đặc điểm riêng. Bạn cần có khả năng hiểu chúng.

Phân loại phong cách:

• Độc đoán. Nó dựa trên thẩm quyền không thể chối cãi của người đứng đầu và sự phụ thuộc tuyệt đối của nhân viên. Bất kỳ quyết định nào được đưa ra riêng lẻ và không được thảo luận với những người quan tâm hoặc có liên quan.
• Dân chủ - tính năng chính là thảo luận chung về các vấn đề và mong muốn hiểu biết lẫn nhau.Khi giao tiếp với người đối thoại, yêu cầu, khuyến nghị và động lực được sử dụng.
• Kết nối hoặc chính thức - được xác định bởi sự tham gia tối thiểu của người đứng đầu trong quản lý nhân sự, đàm phán và ra quyết định. Kinh doanh khó khăn và quyết định rủi ro được chuyển giao cho người khác. Hiệu quả của việc quản lý như vậy không còn phụ thuộc vào người lãnh đạo, mà phụ thuộc vào mức độ phát triển của nhóm.
• Tự do - sự giao thoa giữa phong cách độc đoán và dân chủ. Thảo luận về các vấn đề khác nhau với các đối tác hoặc đồng nghiệp được giảm đến mức tối thiểu, nhưng được sử dụng trong các trường hợp hiếm hoi và chỉ nhằm mục đích chuyển trách nhiệm cho đối thủ.
• Kinh doanh chính thức - giả định tuân thủ nghiêm ngặt các chuẩn mực giao tiếp, lời nói sáo rỗng và các quy định giao tiếp kinh doanh, nơi không có chỗ cho sự thể hiện của cá nhân.
• Khoa học - bài phát biểu chặt chẽ, súc tích và bền vững, chỉ liên quan trong các lĩnh vực khoa học và giáo dục. Nó được sử dụng trong các hoạt động nghiên cứu hoặc giảng dạy.

Giao tiếp kinh doanh liên quan đến tất cả các khía cạnh bên ngoài của hành vi và được chia thành nhiều lĩnh vực:

• những người tham gia cuộc trò chuyện có mục tiêu và động cơ chung;
• cuộc hội thoại diễn ra trong cùng khoảng thời gian không gian;
• có sự phân cấp rõ ràng về giao tiếp giữa tất cả những người tham gia thảo luận, địa vị xã hội được phân phối;
• người tham gia giao tiếp tuân thủ các quy tắc và quy định được chấp nhận chung khi giao tiếp.

Giao tiếp kinh doanh giúp nhanh chóng thiết lập các liên hệ cần thiết, để tranh thủ sự hỗ trợ của các khách hàng quen đáng tin cậy. Nó giúp đạt được sự hiểu biết lẫn nhau.

Có 4 chức năng của giao tiếp kinh doanh, đó là những chức năng chính:

• Thông tin liên lạc - liên quan đến việc thu thập và cung cấp thông tin cụ thể, cũng như trao đổi kiến ​​thức và kinh nghiệm.
• Tương tác - do quá trình tương tác giữa mọi người. Nó được sử dụng trong quá trình tương tác (hành vi, hoạt động và quyết định của đối tác).
• Nhận thức - là để hiểu người khác. Việc thiết lập hoặc làm suy yếu liên lạc xảy ra trên cơ sở hiểu biết lẫn nhau.
• Quy định giao tiếp - cho phép bạn điều chỉnh hành vi của những người tham gia thảo luận. Để làm điều này, cần phải hoàn toàn làm chủ các kỹ thuật đặc biệt: có thể thuyết phục, tìm sự thỏa hiệp và nhượng bộ.

Ngoài ra, bạn phải tính đến các quy tắc đặc biệt khi giao dịch với người kinh doanh. Bất kỳ tin nhắn, tin nhắn và thông tin phải tuân thủ ba điều cơ bản:

• theo định hướng nội dung - thông điệp và thông tin cần rõ ràng và súc tích;
• phần biểu cảm - đề cập đến thành phần cảm xúc;
• Động cơ là nhằm vào những suy nghĩ và cảm xúc của người đối thoại.

Khi giao tiếp, một người chú ý đến lời nói và giọng nói của người đối thoại. Nó được đánh giá trên các chỉ số nhất định:

• Từ vựng - sự vắng mặt của các từ - ký sinh trùng và lời nói có thẩm quyền, có khả năng diễn đạt khiến chúng ta có thể tuyên bố với sự tự tin rằng một người có học thức và văn hóa.
• Lời nói dễ hiểu và cách phát âm chính xác của từ là chìa khóa thành công của bất kỳ người nào.
• Ngữ điệu - cho phép bạn đặt các dấu cần thiết.
• Tốc độ nói - nói chậm sẽ gây ra u sầu, và nhanh sẽ không cho phép tập trung vào thông tin được cung cấp.
• Thảo luận về phẩm chất tích cực và tiêu cực của đối thủ cạnh tranh. Cố gắng đối phó với các chủ đề như vậy cực kỳ khéo léo và cẩn thận. Đây là một loại thao tác vô thưởng vô phạt, sẽ giúp gây thiện cảm với người đối thoại.
• Sự kết hợp của cụm từ dài và ngắn. Kỹ thuật này sẽ giữ sự chú ý của người đối thoại.

Để đạt được sự tôn trọng giữa các đồng nghiệp và đối tác, bạn cần xem xét một số sắc thái:

• Thảo luận về phẩm chất tích cực và tiêu cực của đối thủ cạnh tranh. Cố gắng đối phó với các chủ đề như vậy cực kỳ khéo léo và cẩn thận. Đây là một loại thao tác vô thưởng vô phạt, sẽ giúp gây thiện cảm với người đối thoại.
• Sự kết hợp của cụm từ dài và ngắn. Kỹ thuật này sẽ giữ sự chú ý của người đối thoại.
• Trong môi trường kinh doanh không thể hiện sở thích và cảm xúc cá nhân trong việc giải quyết các vấn đề khác nhau. Vai trò chính được thực hiện bởi lợi ích của công ty mà bạn đại diện và lợi ích của người đối thoại. Bạn không nên chuyển sang tông màu cao hoặc nhập vào một cuộc giao tranh bằng lời nói: bất kỳ màn hình cảm xúc nào cũng sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và hình ảnh của bạn.
• Đừng trộn lẫn công việc và cuộc sống cá nhân. Mối quan hệ với đồng nghiệp không nên ảnh hưởng đến giải pháp cho các vấn đề của công ty. Nếu bạn không thể xây dựng mối quan hệ nồng ấm với một người, điều này không có nghĩa là bạn nên bỏ qua ý kiến ​​và lời khuyên của anh ấy khi giải quyết các vấn đề phổ biến. Khả năng tách các mối quan hệ cá nhân khỏi kinh doanh giúp tập trung vào các nhiệm vụ mong muốn và giải quyết tranh chấp.

• Chuẩn bị cho cuộc thảo luận: hỏi về người đối thoại và chọn chiến thuật giao tiếp phù hợp.
• Đúng giờ - không mất thời gian từ các đối tác kinh doanh.
• Khả năng lắng nghe người đối thoại - lợi thế không thể chối cãi của bạn. Không có khả năng giao tiếp với khách hàng, để hiểu nhu cầu và mong muốn của họ thì không thể thành công.
• Thái độ thân thiện với tất cả người đối thoại. Ngay cả một đối tác không trung thực cũng không thể bị coi thường. Hãy quên đi việc không thích và cố gắng đối xử với người khác một cách thuận lợi và nhân từ. Hãy nhớ rằng thảo luận về mối quan hệ của bạn với những người khác trong môi trường kinh doanh là không đáng. Mối quan hệ, cuộc sống cá nhân không nên được thảo luận với bất cứ ai.
• Khả năng tập trung vào điều chính. Hãy cố gắng tìm ra những gì đối tác của bạn muốn. Xem xét lợi ích của anh ấy, cố gắng giải quyết vấn đề và đi đến một mẫu số chung, mà không mất đi mong muốn của bạn.
• Khả năng trung thực. Nếu thông tin không chính xác, bị bóp méo, nó có thể trở nên rõ ràng tại bất kỳ thời điểm không phù hợp nào và ảnh hưởng đến danh tiếng của bạn.
• Đừng quên các quy tắc của giai điệu tốt. Luôn liên lạc với người đó bằng tên, mỉm cười và cố gắng khen ngợi, nhưng tránh nịnh hót.

Trong video tiếp theo, bạn đang chờ đợi các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất.