Tâm lý giao tiếp kinh doanh

Ngày nay, người kinh doanh có nhiều cách để giao tiếp với khách hàng, đồng nghiệp và các bên quan tâm khác. Hiểu bản chất của giao tiếp kinh doanh có thể giúp đạt được các mục tiêu của công ty và trong việc quản lý hàng ngày của nó.

Trong tâm lý học, thuật ngữ "giao tiếp" có nghĩa là trao đổi thông tin giữa mọi người thông qua một hệ thống ký hiệu chung. Định nghĩa về giao tiếp này bao gồm hai khía cạnh:

• Thứ nhất, có một cái gì đó được truyền đi, ví dụ, sự thật, cảm xúc, ý tưởng, v.v. Điều này có nghĩa là trong quá trình giao tiếp, ai đó phải nhận được thông tin truyền đi.
• Thứ hai, định nghĩa trên nhấn mạnh yếu tố hiểu biết trong quá trình giao tiếp. Hiểu sẽ chỉ đạt được khi người nhận tin nhắn hiểu nó theo nghĩa tương tự như người gửi. Vì vậy, việc giải thích chính xác của thông điệp có tầm quan trọng lớn.

Giao tiếp kinh doanh là trao đổi thông tin, sự kiện và ý tưởng liên quan đến doanh nghiệp. Trong thời đại toàn cầu hóa này, mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều đòi hỏi giao tiếp kinh doanh đúng đắn, cả trong môi trường bên trong và bên ngoài.

Các đặc điểm chính của giao tiếp kinh doanh bao gồm các thành phần sau:

• Phân khúc Ngay cả trong các tổ chức nhỏ, sẽ là một sai lầm khi cho rằng tất cả các nhân viên đều có cùng nhu cầu, sở thích và mong muốn khi nói đến giao tiếp kinh doanh. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả được phân khúc để đáp ứng nhu cầu của các đối tượng cụ thể. Ví dụ, nhân viên làm việc trong môi trường hành chính sẽ có nhu cầu khác nhau và quyền truy cập thông tin khác với nhân viên làm việc trong môi trường sản xuất.
• Cụ thể. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả phải cụ thể, và càng cụ thể, nó càng đáp ứng tính đặc thù của nó.
• Độ chính xác Khi thông tin không chính xác, độ tin cậy của nó sẽ bị mất. Người gửi thông tin này cũng mất niềm tin. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả phải chính xác cả về nội dung truyền tải và về những điều đơn giản bao gồm ngữ pháp, chính tả và dấu câu.
• Kịp thời Nhân viên nên nhận thức được những gì đang xảy ra trong tổ chức của họ và trong môi trường bên ngoài, vì điều này ảnh hưởng đến họ. Giao tiếp kịp thời với nhân viên là khó khăn hơn bao giờ hết, nhưng điều quan trọng là giao tiếp kinh doanh hiệu quả.

• Lặp lại. Nếu một tin nhắn chỉ được gửi một lần, bạn không thể chắc chắn rằng nó đã đến tay người nhận. Giao tiếp kinh doanh hiệu quả đòi hỏi phải giao tiếp thường xuyên để đảm bảo rằng tất cả nhân viên có thông tin cần thiết. Ngoài ra, nhân viên thay đổi, một số nghỉ việc, những người khác gia nhập công ty và tất cả điều này đòi hỏi phải cập nhật thông tin.
• Đa kênh. Kinh doanh có nhiều kênh giao tiếp - từ truyền thống (in, bảng thông báo, cuộc họp) đến mới (email, blog, các trang mạng xã hội). Tất cả các kênh này phải được sử dụng để đảm bảo rằng nhân viên nhận được thông tin trong các điều kiện khác nhau.
• Ngay lập tức Theo các chuyên gia, giao tiếp trực tiếp vẫn là hiệu quả nhất, và nó nên được sử dụng bất cứ khi nào có thể. Tất nhiên, trong các tổ chức rất lớn, điều này có thể khó khăn, nhưng ngay cả khi đó các lựa chọn thay thế có thể bao gồm hội nghị video hoặc sử dụng hội thảo trên web.
• Có sẵn thông tin phản hồi. Nhân viên nên có thể chia sẻ phản hồi, ý kiến ​​và suy nghĩ của họ với người quản lý và nhà tuyển dụng. Giao tiếp song phương có hiệu quả cho cả người lao động và người sử dụng lao động.

Đôi khi bạn phải làm việc với người mà bạn không thích, hoặc người mà bạn không thể đứng. Nhưng vì lợi ích của công việc của bạn, điều quan trọng là duy trì mối quan hệ kinh doanh tốt với họ. Trong trường hợp này, cố gắng để làm quen với người đó. Anh ấy có thể biết rất rõ rằng bạn không thích anh ấy, vì vậy hãy thực hiện bước đầu tiên: bắt đầu một cuộc trò chuyện bí mật, hoặc mời anh ấy đi ăn tối cùng nhau. Trong cuộc trò chuyện, hãy tập trung vào việc tìm kiếm những điểm chung mà bạn có thể có: hỏi về gia đình, sở thích, những thành công trong quá khứ.

Văn hóa doanh nghiệp là quan trọng để giao tiếp kinh doanh thành công. Nó góp phần duy trì nghi thức kinh doanh tại nơi làm việc, ngoài ra, nghiên cứu trong lĩnh vực này cho thấy mối quan hệ trực tiếp giữa văn hóa doanh nghiệp và doanh thu giao dịch của các công ty.

Các chuyên gia gọi sáu nguyên tắc tâm lý cơ bản của giao tiếp kinh doanh:

• Đối ứng. Đối ứng trong kinh doanh có nghĩa là kỳ vọng lẫn nhau trong việc trao đổi các giá trị. Nếu một người cho một cái gì đó, dự kiến ​​người nhận cũng sẽ trả lại một cái gì đó. Reciprocity tạo niềm tin giữa các đối tác và mối quan hệ của họ phát triển tốt hơn.
• Tính thuyết phục Kiến thức về sản phẩm, xu hướng, kết quả nghiên cứu trong lĩnh vực đàm phán sẽ khiến bạn thuyết phục hơn nhiều. Điều quan trọng là thể hiện nhận thức của bạn để có được sự tin tưởng của đối tác của bạn.
• Nghĩa vụ. Luôn luôn thực hiện nghĩa vụ của bạn, không chỉ bằng văn bản, mà còn bằng lời nói. Hãy nhớ rằng ngay cả một cái bắt tay cũng là một biểu tượng của sự đồng ý. Nếu bạn cảm thấy khó nhớ những gì bạn nói lúc này hay lúc khác, hãy viết nó ra. Bạn tạo ấn tượng của một người bắt buộc.
• Trình tự. Luôn luôn nhất quán trong hành động và hành động của bạn, và không bao giờ thay đổi các nguyên tắc kinh doanh của bạn.
• Phấn đấu cho sự đồng thuận. Đồng thuận ngụ ý rằng tất cả mọi người chấp nhận và ủng hộ quyết định và hiểu lý do cho việc áp dụng nó. Có thể có sự đồng thuận giữa các đối tác nếu họ có các giá trị và mục tiêu chung, và có sự thỏa thuận giữa họ về các vấn đề cụ thể và một hướng chung.
• Thông cảm cá nhân. Chúng tôi có xu hướng tương tác với những người nói rõ rằng họ thích chúng tôi và sự hiện diện của chúng tôi mà chúng tôi cảm thấy có ý nghĩa. Sức hấp dẫn thể chất đóng một vai trò nhất định trong việc này, nhưng sự tương đồng cũng rất hiệu quả. Chúng tôi thu hút những người tương tự như chúng tôi về trang phục, tuổi tác, tình trạng kinh tế xã hội.

Giao tiếp là đạo đức khi nó trực tiếp, trung thực và lẫn nhau. Nếu giao tiếp nhằm che giấu sự thật hoặc làm hại người khác, thì đó không thể là đạo đức.

Mặc dù đạo đức không giống như đạo đức, nhưng có một mối quan hệ chặt chẽ giữa các khái niệm này: đạo đức là ý tưởng về những gì đúng và sai, và đạo đức là các nguyên tắc hành vi chịu ảnh hưởng của niềm tin đạo đức. Do đó, đạo đức trong giao tiếp phụ thuộc rất nhiều vào các nguyên tắc đạo đức:

• Trung thực. Nói chung, giao tiếp đạo đức là giao tiếp trung thực. Mặc dù có những lúc nói dối sẽ đạo đức hơn, ví dụ, đối với kẻ giết người bị cáo buộc về nơi ở của nạn nhân tiềm năng, những trường hợp này là ngoại lệ thay vì quy tắc. Bên cạnh đó, sự trung thực không chỉ là sự thật; nó có nghĩa là cởi mở, tình nguyện bất kỳ thông tin nào bạn có, ngay cả khi nó đe dọa đến lợi ích ngắn hạn của chính bạn. Lòng tin vào con người có liên quan mật thiết đến sự trung thực. Tạo ra một môi trường tin cậy là con đường dẫn đến giao tiếp đạo đức trong môi trường kinh doanh.
• Cởi mở. Sự cởi mở là một trong những điểm chính của giao tiếp đạo đức. Trong giao tiếp, điều này có nghĩa là cởi mở với những ý tưởng và ý kiến ​​khác nhau, cũng như sẵn sàng bày tỏ ý kiến ​​của riêng bạn, ngay cả khi bạn không mong đợi chúng được chấp nhận.

• Lòng trung thành. Trong bối cảnh truyền thông kinh doanh, lòng trung thành có nghĩa là phân bổ thời gian và nguồn lực cần thiết để thảo luận đầy đủ các vấn đề. Chỉ sau đó mọi người mới có cơ hội được lắng nghe.
• Xây dựng đồng thuận. Giao tiếp đạo đức được tập trung vào các mục tiêu hơn là địa vị. Phong cách giao tiếp, trong đó các nhóm khác nhau đoàn kết trong các phe đối lập và chủ yếu tập trung vào lợi ích riêng của họ, không cung cấp bất cứ điều gì cho toàn bộ tổ chức. Đạo đức cho một tổ chức là một phong cách giao tiếp, trong đó mọi người tìm kiếm sự đồng thuận, không phản đối và tập trung vào làm những gì họ có thể cho công ty. Do đó, vì tổ chức hỗ trợ cộng đồng là một mệnh lệnh đạo đức, đạt được sự đồng thuận là một phong cách đạo đức trong giao tiếp.

Người ta tin rằng có sáu loại interlocutor chính. Để chuẩn bị tốt hơn cho các cuộc hội thoại quan trọng, điều quan trọng là phải biết bạn thuộc loại nào:

• Phản xạ. Bạn là một người đối thoại phản xạ, nếu trong quá trình giao tiếp, bạn cảm thấy tâm trạng của đối tác của mình. Lời nói của bạn nhẹ nhàng, điềm tĩnh, bạn nhạy cảm, bạn hiểu người đối thoại và bạn thích xây dựng mối quan hệ với người khác.
• Thẩm phán. Bạn là người đối thoại của loại Thẩm phán, nếu bạn phân tích các chủ đề và vấn đề, tìm ra những điểm chính và sau đó giải thích chúng một cách hiệu quả cho người khác. Bạn dẫn dắt cuộc trò chuyện và dẫn dắt nó trực tiếp và thuyết phục.
• Cao quý. Bạn thuộc tuýp người đối thoại của người quý tộc, nếu bạn thích giao tiếp cởi mở và người khác dễ dàng giao tiếp với bạn. Bạn cũng tập trung, và luôn đi thẳng vào mục tiêu.
• MP. Người đối thoại của kiểu phó phó của người Viking là ngoại giao và sử dụng giao tiếp để chấm dứt xung đột. Anh ấy cũng nói chuyện nhẹ nhàng, duyên dáng và khiến mọi người cảm thấy thoải mái.
• Socrates. Người đối thoại của loại Socrates rất thành thạo trong việc giải quyết vấn đề và thuyết phục người khác, anh thích những cuộc tranh luận dài. Ông là chi tiết và thông tin tốt, và ý kiến ​​của ông được người khác đánh giá cao.
• Chính thức. Người đối thoại của loại này sử dụng giao tiếp để thực hiện ước mơ của họ và trở nên thành công trong công việc và ở nhà. Đây là một loại sâu sắc và có đầu óc chiến lược.

Các chuyên gia nói rằng có bốn phong cách giao tiếp cơ bản: phân tích, trực quan, chức năng và cá nhân. Không có phong cách giao tiếp vốn đã tốt hơn so với khác. Nhưng việc chọn sai phong cách giao tiếp cho một đối tượng cụ thể có thể gây ra vấn đề:

• Phong cách phân tích. Giao tiếp theo kiểu phân tích bao gồm vận hành với dữ liệu cứng và số thực. Những người giao tiếp theo phong cách này tránh thể hiện cảm xúc và cảm xúc trong một cuộc trò chuyện. Điểm cộng lớn của phong cách giao tiếp phân tích là bạn có thể phân tích vấn đề một cách logic và không thiên vị. Điều này có nghĩa là mọi người thấy rằng bạn được thông tin tốt và có nhiều kinh nghiệm phân tích. Nhược điểm tiềm năng của việc có một phong cách giao tiếp phân tích là bạn có thể thấy nó lạnh lùng hoặc không nhạy cảm.
• Phong cách trực quan. Giao tiếp theo phong cách trực quan, bạn thích bao quát toàn bộ bức tranh và tránh các chi tiết, vì sợ bị sa lầy vào chúng. Điều này cho phép bạn đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề, thay vì xem xét nó theo từng giai đoạn. Ưu điểm của phong cách này là bạn giao tiếp nhanh chóng và chính xác, dễ dàng đi sâu vào các vấn đề lớn và phức tạp.Tuy nhiên, trong một tình huống thực sự đòi hỏi chi tiết, bạn có thể không đủ kiên nhẫn.

• Phong cách chức năng. Phong cách này giả định tính phương pháp, sự sẵn có của các kế hoạch chi tiết, ngày chính xác. Những người giao tiếp theo phong cách này là những người biểu diễn tốt, không bao giờ bỏ lỡ bất cứ điều gì. Một nhược điểm tiềm năng của phong cách giao tiếp chức năng là bạn có thể mất sự chú ý của khán giả, đặc biệt là khi bạn đang nói chuyện với các nhà đàm thoại trực quan.
• Phong cách cá nhân. Giao tiếp theo phong cách cá nhân, bạn cảm thấy một kết nối cảm xúc với đối tác và điều này cho phép bạn tìm hiểu những gì anh ấy thực sự nghĩ. Bạn là người biết lắng nghe và là một nhà ngoại giao giỏi, bạn biết cách làm dịu các xung đột, duy trì mối quan hệ tốt với nhiều người. Phong cách này cho phép bạn xây dựng các mối quan hệ cá nhân sâu sắc. Mọi người thường quay sang bạn vì bạn có thể kết nối các nhóm khác nhau. Nhược điểm của phong cách giao tiếp này là đôi khi bạn có thể gây khó chịu cho người đối thoại của một loại phân tích, những người thích số cứng và thảo luận logic.

Xem video tiếp theo cho các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng nhất.