Nghi thức kinh doanh: Quy tắc ứng xử cơ bản

Mỗi người đều quan trọng để biết các nguyên tắc cơ bản của nghi thức khi tiếp xúc với mọi người. Cần thiết phải tạo môi trường thuận lợi trong xã hội và quan hệ thân thiện. Đặc biệt quan trọng là nghi thức kinh doanh. Nó ngụ ý trật tự thiết lập của giao tiếp và hành vi trong quan hệ kinh doanh và kinh doanh. Kiến thức trong lĩnh vực này sẽ giúp bạn thiết lập bản thân tốt trong công việc trong mắt cấp trên và đồng nghiệp, cũng như để có được vị trí cao hơn một bước.

Nó thường xảy ra rằng nhân viên công ty không có ý tưởng về các quy tắc giao tiếp giữa họ trong một nhóm và điều này đòi hỏi không thể tìm thấy liên lạc với cấp trên và đồng nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên cảm thấy bế tắc, khi cần phải tăng lương, để giới thiệu bản thân với một nhân viên hoặc giám đốc mới.

Từ những điều trên chúng ta có thể kết luận rằng kiến thức về các quy tắc giao tiếp chính xác cho doanh nghiệp là chìa khóa để quản lý kinh doanh thành công và là chỉ số chính về kỹ năng của nhân viên.

Vì vậy, để đi sâu vào chủ đề này và tìm hiểu kiến ​​thức và quy tắc mới, bạn cần biết chi tiết cụ thể của lĩnh vực này.

Nghi thức kinh doanh được chia thành các loại sau:

• Hành vi phi ngôn ngữ - cử chỉ, cách cư xử (bắt tay, cách ngồi, định vị giữa các đồng nghiệp).
• Các vấn đề về giao thức: cuộc họp đầu tiên, trình bày với đồng nghiệp hoặc cấp trên, vị trí của người trong khách sạn.
• Hành vi của trưởng và nhân viên.
• Quy tắc nhập học cho chủ sở hữu và khách truy cập của nhà hàng, quán cà phê, vv (thiết lập bảng, mẹo, sắp xếp của khách tại bàn).
• Quy định trang phục. Theo nó có nghĩa là các quy tắc để lựa chọn một bộ đồ và thiết kế ngoại hình trên các tiêu chí chính.

• Quy tắc uống đồ uống có cồn.
• Đặc thù của hành vi ở các quốc gia khác nhau (Trung Quốc, Nhật Bản, Đức, Ấn Độ và nhiều quốc gia khác yêu cầu các hành vi khác nhau theo truyền thống quốc gia).
• Cách cư xử đàm phán sử dụng điện thoại.
• Quy tắc hội thoại trong mạng.
• Quy tắc giao tiếp bằng lời nói - một cách để xây dựng câu, sử dụng một số từ nhất định, quy định ngữ điệu, v.v.

Khái niệm về nghi thức kinh doanh bao gồm tất cả các quy tắc và nhóm hành vi trong văn phòng.

Có vẻ như các quy tắc giao tiếp hiện có, cần được quan sát trong xã hội, cũng phù hợp cho kinh doanh. Để quyết định vấn đề này và xua tan nghi ngờ về nhu cầu kiến ​​thức trong lĩnh vực nghi thức làm việc, trước tiên hãy xem xét các chức năng của nó.

Nghi thức kinh doanh là một trong những khía cạnh chính của hoạt động chuyên nghiệp. Thông thường, một phần lớn xác suất của một giao dịch là khả năng tạo ấn tượng đúng với một người.

Nhận thấy tầm quan trọng lớn của hành vi đúng đắn trong kinh doanh, người Nhật chi hàng tỷ đô la mỗi năm. Điều này không có nghĩa là khoản đầu tư này là vô nghĩa: sự thành công của một công ty và giao dịch phụ thuộc vào kỹ năng của nhân viên để tương tác trong kinh doanh và đầu tư vào công ty chung.

Thật không may, rất nhiều doanh nhân Nga trong nước không quá quen thuộc với nghi thức chuyên nghiệp. Điều này không phải do sự không sẵn lòng của cá nhân để học những điều mới, mà là do sự thiếu hiểu biết về quy mô của tầm quan trọng của các quy tắc hành vi. Điều đáng chú ý là thường có các cuộc họp của các doanh nhân trong và ngoài nước. Để chuẩn bị thành công các giao dịch trong những trường hợp như vậy, cần phải biết sự tinh tế của sự tương tác với công dân nước ngoài.

Nghi thức hiện đại gần như giống nhau ở nhiều quốc gia, mặc dù văn hóa của họ khác nhau. Khi hình thành các quy tắc này, tất cả các thành phần của một nền văn hóa quốc gia đều được tính đến.

Dưới đây là một số quy tắc sẽ đóng vai trò là nền tảng để xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên trong công việc:

• Nguyên tắc vàng về đạo đức: Làm với người khác theo cách bạn muốn họ làm với bạn. Trong thực tế, đây là quy tắc giao tiếp chính trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống. Một người trong tiềm thức nhận thức thái độ của bạn bằng các dấu hiệu bằng lời nói và không bằng lời nói. Do đó, anh cảm thấy cả thái độ tích cực và tiêu cực đối với anh. Nếu bạn chào một người bằng một nụ cười ấm áp, thì chắc chắn anh ấy cũng sẽ trả lời bạn như vậy. Quy tắc tương tự hoạt động với một cử chỉ bất cẩn hoặc một lời chào lạnh lùng.
• Quần áo của bạn không nên thu hút quá nhiều sự chú ý.. Mọi người đều muốn trở nên xinh đẹp, nhưng trong một số tình huống, có rất nhiều phụ kiện, đường viền cổ áo thẳng hoặc bộ đồ quá sáng có thể chống lại bạn. Người được phỏng vấn sẽ không thể tập trung vào bản chất của cuộc trò chuyện hoặc chỉ đơn giản là nghiêm túc với bạn. Phong cách hạn chế là phù hợp nhất cho kinh doanh.

• Đúng giờ là quy tắc chính của công việc thành công. Đừng đến trễ và trì hoãn việc thực hiện công việc trong một thời gian dài. Khả năng làm mọi thứ đúng giờ thể hiện thái độ nghiêm túc trong công việc và truyền cảm hứng cho sự tôn trọng từ đồng nghiệp và cấp trên. Một người làm việc đúng giờ có nhiều khả năng được thăng chức và giữ vị trí tốt với cấp trên của mình.
• Luôn luôn theo dõi bài phát biểu của bạn.. Bạn phải giải thích rõ ràng và chính xác. Khả năng nói đẹp từ thời cổ đại được đánh giá ở mức cao. Ghi chú bằng văn bản và ghi chú nên được thông báo và không được tiết lộ.

• Yêu cầu cấp dưới. Bạn không thể trộn lẫn các mối quan hệ cá nhân và chính thức, nếu không nó sẽ kéo theo những hậu quả tai hại cho cả mối quan hệ thứ nhất và thứ hai.
• Quy tắc này có liên quan đến quy tắc trước: đừng nói về bản thân quá nhiều. Bạn phải luôn có thể giữ khoảng cách với một người. Nếu không, sẽ có sự vi phạm sự phụ thuộc với đồng nghiệp hoặc cấp trên, hoặc thậm chí là rất nhiều tin đồn phát sinh từ câu chuyện của chính bạn.

Mỗi lá thư bạn viết nên theo phong cách kinh doanh. Từ ngữ - ký sinh trùng, ẩn dụ, lạc đề trữ tình, một tuyên bố dài về những điều mà bản chất không phải là bản chất. Ngoài ra, các câu phải được viết chính xác, về ngữ pháp, chính tả và dấu câu. Khi tạo tài liệu, chỉ sử dụng giấy, tiêu đề thư phù hợp, nhập địa chỉ hợp lệ. Đăng ký đúng thư sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người nhận.

Nguyên tắc quan trọng nhất là thể hiện sự tôn trọng đối với người khác. Cần hạn chế tất cả các chủ đề có thể đánh bật cuộc trò chuyện ra khỏi lối mòn tích cực. Thảo luận về người ngoài, tập trung vào ngoại hình, tình trạng hôn nhân, tin đồn hoặc bệnh tật của họ là hoàn toàn không thể chấp nhận được. Trong trường hợp này, bạn có thể bị nghi ngờ nói xấu, điều này sẽ gây ra cảm giác tiêu cực của người đối thoại đối với bạn.

Nói chuyện một cách bình tĩnh, cố gắng tránh những cử chỉ và chủ đề biểu cảm có thể biến cuộc trò chuyện của bạn thành một cuộc thảo luận tích cực. Nếu bạn cảm thấy rằng một chủ đề gây tranh cãi sắp phát sinh, hãy thử một cách lịch sự và không phô trương để chuyển chủ đề của cuộc trò chuyện. Nếu bạn muốn tranh luận với người đối thoại, bạn cần làm điều đó với giọng điệu bình tĩnh, đều đều.

Có một loại người, do tính tình nóng nảy, ngay lập tức vô hiệu hóa tất cả các lập luận của đối thủ và vội vàng thuyết phục anh ta bằng cách khác, ngay cả khi không để người đối thoại nói ra đầy đủ. Đây là một sai lầm. Đừng cố lái đối thủ của bạn theo quan điểm của bạn, chỉ cần thể hiện nó một cách bình tĩnh và đầy đủ, và sau đó có khả năng cao là anh ấy sẽ hỗ trợ bạn. Nhưng nó không đáng để hành động theo cách khác: vội vàng đồng ý với mọi thứ mà một người nói, vì điều này gây khó chịu không kém bất đồng liên tục.

Có thể duy trì tạm dừng trong giao tiếp, tập trung tất cả sự chú ý của bạn vào người đối thoại. Lắng nghe cẩn thận những gì anh ấy nói, bạn có thể trả lời bằng những câu nói thầm lặng hoặc gật đầu. Trong trường hợp này, người nói sẽ vui lòng liên lạc với bạn, liên hệ sẽ được thiết lập.

Giọng nói của bạn không nên quá to hoặc nhỏ, không thể chấp nhận được việc nâng nó lên người đối thoại, để nói với giọng điệu đe dọa hoặc chế giễu. Không nên trì hoãn người đối thoại trong hơn 10 phút, nếu không cuộc trò chuyện có thể làm người đó chán. Thay đổi người đối thoại, mở rộng vòng tròn giao tiếp - trong trường hợp này, biện pháp tạm thời chính xác của cuộc hội thoại sẽ được quan sát.

Nếu cuộc trò chuyện kéo dài, các chủ đề cho cuộc trò chuyện đã kết thúc và bạn cảm thấy tạm dừng khó xử, một cách tốt để dừng cuộc trò chuyện là rót nước, gọi điện thoại khẩn cấp, v.v.

Nói chuyện trên điện thoại có tầm quan trọng rất lớn khi tiến hành các cuộc trò chuyện kinh doanh, vì công cụ này cho phép bạn ra lệnh, yêu cầu một cái gì đó và tổ chức một cuộc trò chuyện kinh doanh. Cuộc trò chuyện qua điện thoại đặc biệt hữu ích trong trường hợp người được phỏng vấn ở xa. Một cuộc trò chuyện qua điện thoại xác định mức độ một người muốn giao dịch với bạn trong thời gian thực, do đó, phần này của nghi thức nên được thực hiện nghiêm túc.

Đặc thù của các cuộc trò chuyện qua điện thoại là khả năng bắt buộc phải nêu ngắn gọn và rõ ràng ý chính và nhận được câu trả lời. Trong trường hợp này, bạn càng mất ít thời gian từ người đăng ký thì càng tốt. Ví dụ, một nhân viên của một công ty Nhật Bản có nghĩa vụ giải quyết tất cả các câu hỏi phát sinh qua điện thoại trong vòng ba phút, nếu không anh ta sẽ chỉ đơn giản là không có việc làm.

Nền tảng của các cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công là khéo léo, thiện chí (điều này không chỉ áp dụng cho lời nói và cách diễn đạt, mà còn cho giọng điệu của bạn), mong muốn kịp thời giúp người đối thoại trong vấn đề của mình. Điều quan trọng là thiết lập sự tin tưởng lẫn nhau, chủ yếu dựa trên thái độ tích cực của bạn.

Tâm trạng thực sự của người nói luôn luôn được chú ý, bất kể anh ta cố gắng che giấu nó như thế nào.

Không cần phải có một cuộc trò chuyện chậm và lặng lẽ. Biểu hiện vừa phải trong trường hợp này đóng một vai trò lớn. Nó phụ thuộc vào khả năng quan tâm của người đối thoại và thu hút sự chú ý của anh ta vào đối tượng của cuộc trò chuyện. Nói cần một cách thuyết phục và với sự tự tin đầy đủ về kiến ​​thức và năng lực của họ.

Đừng bỏ qua giá trị của ngữ điệu: các nhà tâm lý học nói rằng một người nhận được gần một nửa thông tin bằng cách sử dụng ngữ điệu của người đối thoại. Nói chuyện bình tĩnh và trôi chảy, đừng cố làm gián đoạn người đối thoại.

Nếu người đối thoại đang ở trong tâm trạng tồi tệ và đang cố gắng thu hồi lại cho bạn, đưa ra những lời buộc tội vô căn cứ và thiết lập một cuộc tranh chấp, đừng trả lời anh ta theo cách tương tự. Một phần đồng ý với ý kiến ​​của anh ấy và cố gắng hiểu động cơ của anh ấy. Cố gắng tránh các biểu hiện chuyên môn hẹp có thể dẫn người đối thoại đến ngõ cụt: nêu mọi thứ rõ ràng và rõ ràng nhất có thể, nhưng theo cách thức kinh doanh.

Nói chuyện trên điện thoại có thể phức tạp bởi thực tế là nghe tên của các thành phố, tên và thuật ngữ phức tạp có thể khó khăn. Nói những từ dài và chậm bằng âm tiết, nếu người đăng ký viết một địa chỉ trong cuộc trò chuyện, thì bạn có thể đánh vần nó để đánh vần nó - rõ ràng nó sẽ không làm tổn thương bất cứ ai.

Chúng tôi cung cấp một danh sách nhỏ các cụm từ mà bạn có thể cần giao tiếp qua điện thoại.

Yêu cầu:

• Tôi xin lỗi, bạn có thể gọi cho chúng tôi sau được không? "
• Hãy nhắc lại lần nữa nếu nó không làm phiền bạn.

Lời xin lỗi:

• "Tôi xin lỗi vì cuộc gọi muộn."
• "Tôi xin lỗi vì cuộc trò chuyện dài bắt buộc."

Cảm ơn:

• Cảm ơn lời khuyên của bạn, chúng tôi chắc chắn sẽ xem xét đề xuất của bạn.
• "Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi sự chú ý của bạn."

Mong muốn:

• "Tất cả tốt nhất."
• "Có một buổi tối tốt đẹp."

Câu trả lời cho bất kỳ yêu cầu:

• "Tất nhiên, chúng tôi sẽ giúp bạn."
• "Vâng, làm ơn."

Trả lời lời xin lỗi:

• "Đừng xin lỗi, mọi thứ đều ổn cả."
• "Đừng lo lắng."

Trả lời cảm ơn:

• "Tôi rất vui khi được giúp đỡ bạn."
• "Chà, bạn, đây là công việc của tôi."

Các lỗi có thể được thực hiện trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại:

• Nếu bạn nghi ngờ rằng thuê bao bạn cần liên lạc, tốt hơn hết là chỉ định: Tôi xin lỗi, đây có phải là số 536-27-679 không? "Đừng hỏi:" Tôi đã đến đó? "" Bạn là ai? »Nếu ​​bạn đã quay số thuê bao và cần khẩn cấp để đánh lạc hướng cuộc gọi, hãy nói với anh ấy rằng bạn sẽ gọi lại sau vài phút. Đừng giữ người liên lạc.
• Hãy thử quay số chính xác được kiểm tra. Đừng hỏi một câu như: Bạn đang làm gì vào tối thứ Sáu? »Đây không phải là một cách xây dựng chính xác của câu hỏi, điều này sẽ buộc người đăng ký nêu ra các vấn đề cá nhân của mình hoặc thừa nhận rằng anh ta không bận rộn với bất cứ điều gì. Tốt hơn là làm rõ liệu có khó để gặp anh ta vào lúc này hay không.

• Bạn cần gọi đúng lúc. Đêm hoặc giờ ăn trưa chỉ gây khó khăn cho người đối thoại. Trước khi bạn gọi điện thoại, hãy lập một kế hoạch trò chuyện ngắn gọn để cuộc trò chuyện không bị lỗi thời. Đừng tiến hành các cuộc trò chuyện song song.
• Tránh độc thoại dài và đừng quên lắng nghe người đối thoại. Những câu hỏi như tôi đang nói chuyện với ai? "" Bạn muốn gì? "Âm thanh cực kỳ thô lỗ và biến một cuộc trò chuyện kinh doanh thành một cuộc thẩm vấn cổ điển.

Đặc điểm của đàm phán với người nước ngoài không chỉ ở sự khác biệt về phong tục, mà còn về tính cách quốc gia. Ví dụ, người Mỹ và người Ý được tự do nói chuyện bằng giọng nói lớn lên, trong khi người Anh cố gắng có một cuộc trò chuyện bình tĩnh. Người đối thoại người Mỹ Latinh có thói quen gần gũi với nhau trong quá trình trao đổi thông tin, trong khi đối với các quốc gia khác, điều quan trọng là phải giữ khoảng cách.

Lời chào ở mỗi quốc gia là khác nhau. Ở một số quốc gia, một cái bắt tay trong việc đối xử với phụ nữ là không phù hợp, vì vậy sẽ rất hợp lý khi chờ đợi người phụ nữ đưa tay ra cho bạn. Một cái bắt tay không nên quá mạnh mẽ. Ở Mỹ Latinh họ thường chào hỏi với sự giúp đỡ của những cái ôm, ở các nước châu Á họ thường cúi đầu. Ở Pháp và các nước Địa Trung Hải thường được chào đón bằng một nụ hôn lên má.

Thông thường, nhiệm vụ chính trong việc trao đổi thông tin là giải thích chính xác các câu của người dịch. Cần tránh sử dụng các cụm từ mơ hồ, nói chậm và rõ ràng. Không trích dẫn từ những bài thơ, đơn vị cụm từ và cách diễn đạt tương tự - chúng sẽ khó dịch, vì việc dịch các biểu thức như vậy mất rất nhiều thời gian.

Nếu bạn có cảm giác rằng tình huống không có vẻ quá nhân từ, thay vào đó, do một sự hiểu lầm liên quan đến bản dịch, đừng để mọi thứ diễn ra. Người dịch có thể yêu cầu bạn và người đối thoại một lần nữa bày tỏ quan điểm của họ để quyết định tất cả các câu hỏi đã phát sinh và giải quyết sự khó xử có thể.

Bạn không thể bỏ qua vẻ ngoài của họ, bởi vì đó là ấn tượng đầu tiên hình thành thái độ đối với một người:

• Suit là yếu tố chính của một người kinh doanh. Một người có vẻ ngoài gọn gàng và được chăm sóc chu đáo, truyền cảm hứng cho sự tự tin, người đó có ấn tượng rằng trong các vấn đề chuyên môn, một người không kém phần cẩn thận và chu đáo.
• Không kết hợp một bộ đồ kinh doanh với giày hoặc túi thể thao. Tùy chọn này làm hỏng toàn bộ phong cách kinh doanh chính thức. Nhưng nếu có nhu cầu sử dụng túi thể thao, hãy chọn túi theo màu của bộ đồ.

• Cà vạt là một thuộc tính bắt buộc của một phong cách kinh doanh chính thức. Đừng bỏ bê mặt hàng quần áo này. Một số áo khoác được mặc thường xuyên nhất mà không có cà vạt, nhưng tùy chọn này không thuộc về phong cách kinh doanh chính thức.
• Thích màu sắc cổ điển của trang phục và cà vạt kín đáo mà không có hoa văn tươi sáng. Vớ cũng nên có màu tối. Đây là hình ảnh hoàn hảo cho một doanh nhân.
• Cà vạt thắt nút phải có độ dài trung bình: đạt đến điểm cuối của khóa thắt lưng.
• Bạn không nên kết hợp trong hình ảnh của nó hai yếu tố có chứa một mẫu. Trang sức nên tối thiểu.
• Ngoại hình của phụ nữ không nên thu hút nhiều sự chú ý. Đường viền cổ áo hoặc trang phục lòe loẹt không được phép, trang điểm nên có sắc thái nhẹ nhàng. Tóc nên được loại bỏ cẩn thận và các phụ kiện nên được sử dụng với số lượng hạn chế.

Khả năng giữ bản thân đầy đủ, thể hiện rõ ràng bản thân, bỏ qua các tình huống xung đột và có một vẻ ngoài hấp dẫn cần thiết cho một người thành công. Chúng tôi hy vọng rằng các quy tắc trên sẽ giúp bạn tham gia nhóm thành công và thực hiện nhiều giao dịch thành công.

Tại buổi phỏng vấn bạn cần lắng nghe cẩn thận những câu hỏi của người đứng đầu. Để đi sâu vào công nghệ truyền thông trong nhóm, nội dung của nó. Tìm hiểu xem việc tặng quà cho nhau và cấp trên có phổ biến giữa các cấp dưới hay không. Tất cả những đề xuất này sẽ giúp bạn tham gia nhóm và hiểu các quy tắc của giao thức của công ty.

Ở Anh, Ý và Hoa Kỳ, các yêu cầu về nghi thức kinh doanh hoàn toàn khác so với ở Nga. Các công ty Ả Rập, ví dụ, không bao giờ chấp nhận quà tặng. Nhưng bản chất của nghi thức kinh doanh và định nghĩa của nó luôn giữ nguyên. Yêu cầu là một cho tất cả.

Để biết thêm thông tin về nghi thức kinh doanh, xem video sau đây.