Nghi thức kinh doanh

Thư tín dịch vụ là một thể loại rất đặc biệt mà bạn phải thành thạo nếu bạn sẽ leo lên nấc thang sự nghiệp. Kỹ năng viết kinh doanh tốt sẽ phục vụ bạn một cách trung thực: họ sẽ giúp đỡ trong việc giao tiếp với cấp dưới, cấp trên và đối tác, sẽ nhấn mạnh vào trình độ học vấn và triển vọng của bạn. Phong cách giao tiếp cần được hạn chế, tập trung, không đi chệch khỏi chủ đề đã cho.

Bất kỳ giao tiếp nào: cả cá nhân và văn bản đều là sự tương tác với mọi người để trao đổi thông tin, tạo ấn tượng, đi đến thỏa thuận. Không có gì là con người xa lạ với chúng ta, đôi khi chúng ta tự do kiềm chế cảm xúc, nhưng trong lĩnh vực kinh doanh không nên có chỗ cho sự biểu lộ nhanh chóng của cảm xúc, đặc điểm tính cách và khí chất của chúng ta.

Một tính năng quan trọng của giao tiếp kinh doanh là nó không thể bị gián đoạn ở giữa câu. Đối với mỗi thư nhận được, bạn cần viết phản hồi, ngay cả khi bạn không muốn. Nếu bạn nhận được một cuộc gọi và bạn không có thời gian để nhấc điện thoại, bạn cần gọi lại. Tất nhiên, giao tiếp với một số người là khó chịu. Đó là lý do tại sao danh sách các phẩm chất bắt buộc của người quản lý có nghĩa là chịu đựng căng thẳng.

Một cuộc họp kinh doanh, nói chuyện qua điện thoại hoặc thư từ kinh doanh qua e-mail chắc chắn sẽ có một mục đích nào đó. Do đó, các bên phải đưa ra kết luận, thảo luận về dự án, thống nhất mối quan hệ đối tác chiến lược, v.v.

Trong văn bản, có lẽ có nhiều hạn chế và quy ước hơn so với bằng miệng. Giao tiếp với người đối thoại trực tiếp, trực tiếp, chúng ta có thể tập trung ngữ điệu vào một thực tế cụ thể, làm rõ điều gì đó, nếu người đối thoại không hiểu chúng ta. Nếu một lỗi phát âm được thực hiện, chúng ta có thể sửa nó ngay lập tức. Nhưng trong thư chính thức chúng ta phải rất rõ ràng và chính xác, để các từ không bao hàm một cách giải thích kép.

Họ từng nói: Giấy Giấy có thể chịu đựng mọi thứ, có nghĩa là bạn thậm chí có thể viết những sự thật không đáng tin cậy. Chúng tôi có ý kiến ​​rằng Bạn cần tiến hành trao đổi kinh doanh một cách trung thực nhất có thể. Nhân tiện, bây giờ thư giấy đi ít hơn bao giờ hết. Về cơ bản, chúng được vận chuyển hợp đồng và các tài liệu khác. Trong trường hợp này, tiêu đề thư được sử dụng làm bằng chứng về tình trạng cao của tổ chức.

Ngày nay, trong hầu hết các trường hợp, thư tín kinh doanh diễn ra trong không gian ảo và nó có những đặc thù riêng. Khi một cuộc đối thoại chỉ mới bắt đầu, người ta thường viết một lời chào trên nghi thức, ví dụ: Xin chào, Oleg Sergeevich thân mến! ". Và tại địa chỉ tiếp theo trong ngày làm việc, lời chào có thể được hạ xuống.

Giao tiếp bằng văn bản, bao gồm cả e-mail, đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn ngôn ngữ và khả năng đọc viết hoàn hảo. Rốt cuộc, sự tương ứng sẽ mở ra trước khi người đối thoại được giáo dục không gian của bạn. Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra bằng văn bản với sự trợ giúp của các dịch vụ đặc biệt, nếu bạn không chắc chắn về kiến ​​thức của chính mình.

Chúng tôi liệt kê các quy tắc chung được yêu cầu bởi đạo đức của giao tiếp điện tử. Chúng khá đơn giản, nhưng nhiều, than ôi, bỏ bê chúng:

• đầu của mỗi câu được viết bằng chữ in hoa;
• ở cuối cụm từ một dấu chấm được đặt sao cho ý nghĩa của bài đọc được rõ ràng;
• rất hữu ích khi sử dụng danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số để sắp xếp vấn đề và đề xuất giải pháp;
• Để rõ ràng, tốt là sử dụng bảng, biểu đồ, sơ đồ;
• Đừng cố tỏ ra người đối thoại thông minh, có học thức đặc biệt, đừng phức tạp hóa những suy nghĩ đơn giản với những lượt tham gia quá mức và vô tư;
• bạn càng đơn giản bày tỏ suy nghĩ của bạn, thì tốt hơn;
• Mặc dù trong lời nói hàng ngày, văn hóa đòi hỏi phải tránh biệt ngữ, trong môi trường kinh doanh biệt ngữ chuyên nghiệp và vay mượn từ tiếng Anh hiện được coi là hình thức tốt (nhưng đừng lạm dụng nó!).

Các loại tin nhắn sau đây được phân biệt:

• khuyến mại;
• cảm ơn bạn;
• đi kèm;
• bảo hành;
• nhắc nhở;
• cảnh báo;
• đề nghị hợp tác.

Ngoài các quy tắc chung, điều quan trọng là phải biết một số chi tiết của văn bản kinh doanh. Chúng tôi trình bày các quy tắc sẽ phù hợp trong hầu hết các trường hợp.

Bắt đầu của một email được gọi là một tiêu đề. Đó là logo của tổ chức. Sẽ rất hữu ích khi có một mẫu có logo này trên tay (nghĩa là trên máy tính để bàn của máy tính của bạn).

Không giống như giao tiếp ngoại tuyến, các quy tắc hiện đại không bắt buộc phải chào đón người nhận và bạn có thể ngay lập tức, gọi anh ta bằng tên và bảo trợ, nêu rõ bản chất của vấn đề. Tuy nhiên, nhiều người vẫn tiếp tục viết vào đầu tin nhắn: Chào buổi sáng! "" Xin chào! "" Chào buổi tối! "Hoặc" Lời chào. " Và cũng không có sự sai lệch so với định mức.

Các yêu cầu cho phần chính của bức thư cho thấy đó là ý nghĩa của sự tương ứng. Việc phân chia văn bản thành các đoạn văn được coi là hình thức tốt, một dấu hiệu của thái độ chăm chú đối với người đối thoại. Trong mỗi đoạn, một hoặc một khía cạnh khác của chủ đề được đặt tên và tiết lộ. Ngoài việc xác định vấn đề, theo thông lệ, đề xuất các cách để giải quyết nó. Vì vậy, để nói, để tiết lộ một ý tưởng kinh doanh thu nhỏ.

Trong phần cuối cùng của thông điệp, cả cảm xúc chính thức và cá nhân hơn có thể được thể hiện. Cách diễn đạt từ ngữ ... Trân trọng, Trân trọng ... ... (Lời chúc tốt đẹp nhất về tiếng Anh) hay một lời chúc đầy cảm xúc hơn ".

Trong chữ ký cá nhân, bạn phải cho biết họ và tên (và trong một số vòng tròn, cũng là tên đệm). Cũng cần có số điện thoại mà bạn có thể tiếp cận: điện thoại di động và thành phố văn phòng. Gần đây, một chữ ký điện tử với logo của công ty đã trở nên thịnh hành.

Một liên kết bổ sung đến cổng thông tin điện tử của tổ chức, phục vụ như quảng cáo bổ sung và trong tương lai có thể tăng lưu lượng truy cập của trang web này.

Hầu hết các nhân viên văn phòng có một kho lưu trữ rất lớn các chữ cái trong một hộp thư điện tử. Để giữ cho người đối thoại không bị nhầm lẫn trong một thư từ dài, nên gửi thư dưới dạng câu trả lời. Khi bạn nhấp vào bảng tương ứng ở đầu dòng tiêu đề, chữ viết tắt tiếng Anh "Re ..." xuất hiện. Điều này rất thuận tiện, bởi vì người nhận sẽ nhớ ngay quá trình tương ứng.

Bạn có thể lưu toàn bộ lịch sử liên lạc ảo với người đối thoại và bạn chỉ có thể để lại những trích dẫn mới nhất hoặc quan trọng nhất. Nghi thức kinh doanh hiện đại đòi hỏi phản ứng khá nhanh chóng đối với các chữ cái. Rốt cuộc, đằng sau máy tính làm việc, chúng tôi dành một phần đáng kể trong ngày của chúng tôi. Ngoài ra, thư có thể được kiểm tra từ các thiết bị di động.

Nếu tin nhắn có tầm quan trọng đặc biệt và khẩn cấp, thì nó được phép viết sms hoặc gọi điện thoại để nhắc bạn về bức thư.

Trong cộng đồng sáng tạo, việc sử dụng tem không được chấp nhận và hơn nữa, bị chế giễu và lên án. Nhưng trong thư tín kinh doanh, tem giúp phản ánh các tình huống tiêu chuẩn.

Nó rất hữu ích để có được cho mình một ngân hàng heo ảo với các biểu thức và cụm từ ổn định. Xét cho cùng, giao tiếp có cấu trúc, công việc văn phòng và giải pháp cho các vấn đề chính thức được xây dựng trên những lời sáo rỗng này. Ví dụ, sự thông cảm được thể hiện bằng doanh thu "Thật không may, chúng tôi buộc phải thông báo cho bạn ...". Cảm giác của sự đánh giá cao được thể hiện trong công thức nghĩa vụ này: Cảm ơn bạn vì sự đóng góp vô giá của bạn .... Và cuối cùng, niềm vui: "Chúng tôi tự hào thông báo cho bạn rằng ...". Nhưng cụm từ cuối cùng: Chúng tôi tin tưởng vào sự hợp tác hiệu quả hơn nữa, bày tỏ hy vọng cho các liên hệ kinh doanh hơn nữa.

Vì vậy, chúng tôi đã nói về nghi thức của thư tín kinh doanh. Những quy tắc này là cần thiết để làm cho giao tiếp thoải mái và hiệu quả nhất có thể. Sử dụng chúng, và bạn sẽ thấy rằng công việc của bạn trong dịch vụ diễn ra suôn sẻ!

Để biết thêm thông tin về các quy tắc trao đổi kinh doanh, bao gồm cả e-mail, xem video sau.