Các giai đoạn giao tiếp kinh doanh

Giao tiếp là một quá trình tương tác giữa mọi người, bao gồm việc trao đổi, đánh giá và hiểu thông tin. Khi nói đến giao tiếp kinh doanh, một số quy tắc và quy định được sử dụng giúp cho việc tương tác của các đối tác trở nên thoải mái hơn. Có tính đến trình tự tuân thủ chính xác với các giai đoạn cần thiết trong giao tiếp kinh doanh, đảm bảo đạt được kết quả mong muốn, ưu tiên cho cả hai đối tác.

Giao tiếp kinh doanh là một quá trình gồm nhiều bước, liên quan đến việc tạo ra và cải thiện hơn nữa mối liên kết giữa những người liên quan đến nhu cầu cụ thể. Quá trình này liên quan đến việc chuyển giao thông tin quan trọng, sự phát triển của khái niệm tương tác, nhận thức và sự hiểu biết của người đối thoại.

Giao tiếp kinh doanh có một số tính năng, kiến ​​thức sẽ giúp hiểu được bản chất của loại tương tác này:

• Giá trị danh tiếng. Trong kinh doanh, bộ mặt của doanh nghiệp là danh tiếng, là nền tảng để xây dựng thành công của công ty trong tương lai. Vì lý do này, giao tiếp kinh doanh là nhằm duy trì và bảo vệ nó.
• Rõ ràng và chính xác. Một định nghĩa rõ ràng và rõ ràng về các mục tiêu đảm bảo sự phát triển chuyên nghiệp hiệu quả, tạo điều kiện cho việc tự tổ chức nhanh chóng và hình thành trách nhiệm.
• Liên doanh, có lợi nhuận cho cả hai bên. Trong tương tác kinh doanh, bạn không thể chỉ quan tâm đến phúc lợi của một bên. Sự thống nhất của các đối tác và vị trí cùng có lợi đảm bảo thành công và kết quả tuyệt vời cho cả hai bên.

Kết quả của giao tiếp kinh doanh phụ thuộc vào cách quy trình được tổ chức cẩn thận. Trong cấu trúc của giao tiếp kinh doanh có thể phân biệt các giai đoạn nhất định. Để đạt được mục tiêu ấp ủ sẽ giúp kiến ​​thức về những điểm chính của giao tiếp và các chuẩn mực hành vi tương ứng với từng giai đoạn.

Giai đoạn này liên quan đến việc tổ chức trực tiếp cuộc họp. Ở giai đoạn đầu tiên, cần lập một kế hoạch với các câu hỏi cụ thể và một số giải pháp cho vấn đề. Cần phân tích quan điểm của đối tác đàm phán và chọn chiến lược quan hệ có lợi nhất; Nên đưa ra dự báo về kết quả của cuộc trò chuyện. Giai đoạn chuẩn bị được hoàn thành bởi các thời điểm tổ chức: chỉ định địa điểm và thời gian của cuộc họp.

Chân dung tâm lý của người đối thoại, phát triển trong mắt bạn, tùy thuộc vào hoàn cảnh nhất định, thời gian làm quen, thông tin về người nhận được từ các nhân viên khác. Có những hành vi bằng lời nói và phi ngôn ngữ, cho phép thực hiện một bức chân dung tâm lý của người đối thoại:

• cách nói (nội dung, tính nhất quán, thời lượng, tính biểu cảm và đặc thù của lời nói);
• cử chỉ và nét mặt;
• hành động cụ thể (động tác và tư thế của một người, khoảng cách giữa người đối thoại, chạm);
• chuyển động cơ thể (chạm, vỗ, vuốt ve).

Một chức năng quan trọng khi tạo ra một bức chân dung tâm lý thực hiện nghiên cứu về sự xuất hiện của người đối thoại. Đó là những sở thích trong quần áo, sự sạch sẽ, gọn gàng và hoàn hảo về ngoại hình, tuân thủ xu hướng thời trang hoặc coi thường chúng, sao chép quần áo mà người khác mặc.

Xác định chân dung tâm lý của nhân viên, cần tập trung vào tính cách của anh ta:

• bản chất (lợi ích, nguyên tắc, kế hoạch, sở thích);
• hành vi (năng lực, kỹ năng sống, kinh nghiệm chuyên môn);
• khía cạnh tinh thần của tính cách (tính năng độc đáo của các quá trình và tính chất của lĩnh vực trí tuệ, nhận thức và cảm xúc);
• các khía cạnh xã hội và tâm lý (địa vị, vai trò xã hội, lối sống và đặc thù của công việc);
• đặc tính sinh thiết (tính khí, giới tính và tuổi của người đối thoại, tình trạng sức khỏe);
• tiếp xúc hình thành.

Để thiết lập giao tiếp kinh doanh, cần tạo ra một bầu không khí thuận lợi để tiến hành một cuộc trò chuyện nghiêm túc, liên quan đến việc thể hiện thiện chí và sự quan tâm đối với đối tác. Điều này sẽ góp phần vào một nụ cười dịu dàng, lời chào lịch sự và tạm dừng, cho người khác cơ hội tham gia cuộc trò chuyện và tham gia trực tiếp vào đó.

Một cuộc trò chuyện tiêu chuẩn bắt đầu bằng việc thực hiện các hành động sau: tiết lộ mục tiêu, thực hiện của các đối tác từ bên này và bên kia, tiếng nói của chủ đề, trình bày của người tiến hành cuộc trò chuyện, thông báo về thứ tự nghiên cứu vấn đề.

Giai đoạn này là cần thiết để xác định một kế hoạch đàm phán phù hợp và tăng sự quan tâm đến sự tương tác từ đối tác. Thủ tục này có thể giúp một trò đùa, sẽ phù hợp với địa điểm và thời gian.

Nó cũng nên xác định vai trò mà các bên sẽ thực hiện trong quá trình giao tiếp kinh doanh. Quá trình này được đẩy nhanh bằng cách bắt chước một đối tác, một hình ảnh phản chiếu về tư thế, nhựa, giọng nói, cử chỉ của anh ta. Sau một thời gian (5-10 phút), việc chuyển sang thông báo các điều kiện là có thể. Vị trí bình đẳng được yêu cầu. Bạn có thể di chuyển đến một vị trí khác, được thể hiện bằng giao tiếp phi ngôn ngữ.

Trong giai đoạn này, cần nhấn mạnh vào sự tương đồng, không phải sự khác biệt. Nhờ các cuộc đàm phán này sẽ giúp có được kết quả mong muốn. Trong trường hợp có sự khác biệt khó hiểu, nên chuyển sang vị trí trung lập không ngụ ý đánh giá của riêng bạn.

Hãy nhớ rằng lý do thuyết phục là cần thiết. Trong trường hợp này, bạn nên tuân theo các quy tắc nhất định:

• Việc trình bày ý nghĩ nên được thực hiện bằng cách sử dụng các cụm từ đơn giản, dễ hiểu, chính xác và thuyết phục.
• Nó sẽ thích hợp để điều chỉnh các đối số cho danh tính của đối tác.
• Đó là khuyến khích để trình bày bằng chứng của bạn rõ ràng và rõ ràng.
• Nói về vấn đề này, bạn phải vững vàng: bạn không thể nhượng bộ nếu bạn tự tin vào ý kiến ​​của mình.
• Luôn phải có một bằng chứng có trọng lượng trong dự trữ xác nhận luận văn (trong trường hợp người đối thoại bắt đầu nghi ngờ về quyết định này).
• Nên áp dụng các sự kiện đáng tin cậy sẽ giúp người đối thoại đưa ra quyết định mà không trì hoãn.
• Đừng từ bỏ cho đến khi một đối tác cuối cùng xác nhận từ chối của mình.
• Bạn nên sử dụng những lý lẽ thuyết phục nhất để ủng hộ vị trí của mình, cố gắng bày tỏ suy nghĩ theo cách mà họ hoàn toàn quan tâm đến người đối thoại.

Khi tương tác, luôn luôn khó tránh các cuộc thảo luận khác nhau. Nhiệm vụ chính cần được giải quyết trong tình huống như vậy là chứng minh sự đúng đắn của đối tác của bạn (bằng cách loại bỏ nghi ngờ, xác định động cơ của sự phản kháng, phản ứng phòng thủ, suy nghĩ về chiến thuật). Đồng thời, nên tránh những đánh giá phân loại, nếu không mọi thứ sẽ trở thành tác dụng ngược lại.

Nếu bạn đạt được một sự hiểu biết, tương tác hơn nữa sẽ không gây ra những khó khăn nghiêm trọng. Sau đó, bạn sẽ cần tìm một lợi ích chung. Đối tác nên được trao cơ hội để chủ động.

Sự tham gia của anh ta trong việc đạt được mục tiêu mong muốn nên được theo dõi. Nếu quyết định của bạn mạnh hơn nhiều so với người đối thoại, thì bạn nên xem xét cẩn thận đề xuất của anh ấy và giải thích lý do tại sao ý tưởng nên được tinh chỉnh, dựa trên cơ sở nào có lợi hơn khi áp dụng một vị trí khác.

Các tiêu chí được xây dựng nên được dịch sang phiên bản cuối cùng. Sau đó, bạn phải tiến hành thỏa thuận. Chúng tôi đề nghị mô tả chi tiết hơn về nghĩa vụ của mỗi bên. Ngay khi quyết định được đưa ra, lời cảm ơn được thể hiện bởi người đối thoại sẽ là phù hợp.

Giai đoạn cuối cùng của giao tiếp kinh doanh đóng một vai trò rất quan trọng, vì vậy nó cần được chú ý giống như tất cả các hoạt động trước đó. Ý kiến ​​cuối cùng có tác động đến hình ảnh của người đối thoại nói chung và các mối quan hệ đối tác hiện đang được hỗ trợ và lên kế hoạch trong tương lai. Nên tiếp tục thể hiện thiện chí, tôn trọng và khéo léo.

Giao tiếp kinh doanh sẽ có lợi và đảm bảo kết quả tốt khi sử dụng các quy tắc và khuyến nghị sau đây:

• Đồ uống (trà, cà phê) được cung cấp theo quyết định của chủ sở hữu hoặc trong các cuộc đàm phán kéo dài.
• Bạn không thể gọi điện thoại trong quá trình đàm phán kinh doanh. Tốt hơn là tắt điện thoại vào lúc này. Cần thể hiện sự tôn trọng đối tác và thủ tục chung của tương tác kinh doanh.
• Để lại một phòng khi đàm phán bị cấm. Một trường hợp đặc biệt là sự cần thiết phải chăm sóc y tế.
• Giữ ghi chú làm việc được hoan nghênh, vì điều này nhấn mạnh sự quan tâm và chú ý đến đối tác.
• Dấu hiệu của hương vị tốt - đừng đặt câu hỏi liên quan đến bí mật thương mại của đối tác. Điều này giúp tránh sự bối rối và vị trí không thoải mái.

Tất cả về các kỹ năng giao tiếp kinh doanh quan trọng, xem video sau đây.