Cuộc trò chuyện kinh doanh: quy tắc, giống và giai đoạn

Kết quả của các mối quan hệ kinh doanh thường phụ thuộc vào các cuộc đàm phán và đối thoại cá nhân. Liên hệ kinh doanh được thực hiện bằng văn bản hoặc qua điện thoại được phát triển trong các cuộc trò chuyện cá nhân. Những người tham gia cuộc phỏng vấn sử dụng tất cả các phương tiện giao tiếp đa dạng: họ không chỉ sử dụng lời nói mà còn cả cử chỉ, nét mặt và ảnh hưởng cá nhân.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh thường là một cuộc trò chuyện của hai người đối thoại, đó là lý do tại sao họ nên tính đến các đặc điểm cá nhân của đối thủ, động cơ của anh ta, đặc thù lời nói và áp dụng nghi thức. Giao tiếp giữa các cá nhân liên quan đến một loạt các phương pháp ảnh hưởng đến người đối thoại.

Cuộc trò chuyện kinh doanh, có một chủ đề cụ thể và được định hướng cá nhân, thường được thực hiện trong cùng một tổ chức giữa các nhân viên. Mục đích của một cuộc trò chuyện là mong muốn một người tham gia giao tiếp sử dụng từ ngữ để gây ảnh hưởng đến người khác hoặc toàn bộ nhóm nhân viên nhằm thúc đẩy các hoạt động, thay đổi trong môi trường làm việc hiện tại hoặc trong các mối quan hệ và cải thiện chất lượng của họ.

Một mục tiêu khác của cuộc trò chuyện kinh doanh là sự cần thiết của quản lý để đưa ra kết luận và quyết định dựa trên ý kiến ​​và lý luận của nhân viên.

Ưu điểm của các cuộc hội thoại kinh doanh so với các loại giao tiếp bằng giọng nói khác là:

• trong tốc độ đáp ứng với các bản sao của người đối thoại, giúp đạt được kết quả mong muốn;
• để tăng nhận thức của quản trị viên bằng cách tính đến, kiểm soát và giám sát các quan điểm, đánh giá, suy nghĩ, lập luận và tuyên bố hoài nghi được nghe trong cuộc phỏng vấn;
• trong sự nhanh chóng của sự kết hợp hợp lý linh hoạt các phương pháp nghiên cứu của chủ đề đang thảo luận, đó là hệ quả của giải pháp của vấn đề và yêu cầu của tất cả các bên.

Cuộc trò chuyện kinh doanh tập trung vào việc thực hiện các chức năng nhất định:

• tìm hướng đi mới;
• ra mắt các dự án đầy triển vọng;
• trao đổi dữ liệu;
• quy chế hoạt động khởi xướng;
• giao tiếp lẫn nhau của nhân viên của một doanh nghiệp;
• thúc đẩy liên hệ kinh doanh giữa các tổ chức, công ty, ngành công nghiệp.

Kết quả của các cuộc hội thoại và các cuộc họp kinh doanh không chỉ được quy định bởi sự sẵn sàng cho nó, mà còn được xác định bởi việc xây dựng cuộc trò chuyện. Tránh những sai lầm không thể tranh cãi cho phép các phương pháp được thiết lập để tiến hành phỏng vấn và tuân thủ các nguyên tắc của họ. Luôn phải có một bầu không khí thiện chí - những tuyên bố gay gắt là không thể chấp nhận được.

Nguyên tắc hợp lý ngụ ý hạn chế hành vi, đặc biệt trong trường hợp đối tác thể hiện cảm xúc. Thiếu kiểm soát cảm xúc thường ảnh hưởng tiêu cực đến quyết định. Giải pháp tốt nhất như vậy không thể được gọi.

Nguyên tắc hiểu là cần thiết để người đối thoại có thể tìm thấy các điểm tiếp xúc trong cuộc đối thoại và đạt được hiệu quả mong muốn.

Trong phần tiếp tục của cuộc trò chuyện, sự tập trung chú ý của cuộc trò chuyện dao động ngay cả khi không có các yếu tố tiêu tan. Xem xét và nhận thấy các sắc thái như vậy, tại thời điểm này cần một lần nữa thu hút sự chú ý đến bản thân và tiếp tục liên lạc bị gián đoạn.

Nguyên tắc về độ tin cậy chỉ ra nghĩa vụ duy trì tính xác thực của việc thông báo cho người đối thoại - ngay cả khi anh ta cung cấp thông tin sai lệch. Nó có lợi cho đối thoại và cho phép bạn đạt được mục tiêu mong muốn của mình.

Một nguyên tắc tâm lý quan trọng là sự phân biệt giữa chủ đề của cuộc trò chuyện với người đối thoại. Thái độ chủ quan với đối thủ có thể ảnh hưởng đến tính khách quan của việc đánh giá các chỉ số. Cuộc trò chuyện mang tính xây dựng dựa trên sự phân định các sự kiện với quan điểm và ý kiến ​​- với kinh nghiệm.

Việc cụ thể hóa các nguyên tắc chung như vậy để tiến hành các cuộc đối thoại kinh doanh là các quy tắc để thực hiện chúng góp phần vào sự an toàn và hiệu quả của các cuộc đàm phán.

Quy tắc của lợi ích kép là mỗi cuộc trò chuyện có một mối quan tâm kép: không chỉ là bản chất và nội dung của chủ đề của cuộc trò chuyện, mà còn hợp tác với đối tác. Duy trì một mối quan hệ hiệu quả là một nhiệm vụ không kém phần quan trọng trong cuộc trò chuyện so với việc trao đổi thông tin.

Các chuyên gia khuyên bạn nên chỉ đạo cuộc trò chuyện theo cách không gây trở ngại cho mối quan hệ của nhân viên với các nhà quản lý. Đối với điều này bạn cần:

• không vội vàng đưa ra kết luận về động cơ và ý định của người đối thoại, dựa trên các giả định của chính họ;
• lắng nghe cẩn thận đối thủ của bạn và cho thấy rằng anh ta được hiểu;
• nói lên sự quan tâm của họ và mục tiêu của họ thay vì tranh luận về quá khứ, và những suy nghĩ nên được thể hiện rõ ràng và rõ ràng;
• thảo luận về những hành động đầy hứa hẹn.

Nhấn mạnh vào sự quan tâm đến đối tác cũng được coi là một quy tắc quan trọng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhiệm vụ của cả hai người đối thoại. Các cụm từ: Có thể hiểu được các mối quan tâm, các trò chơi thú vị, có thể hiểu được, một cách dễ dàng khi biết, được đưa vào cuộc trò chuyện, sẽ tạo ra một bầu không khí thoải mái và giúp thể hiện sự đồng thuận và hiểu biết lẫn nhau. Nhiệm vụ tương tự có thể được giải quyết nếu bạn chuyển sang người đối thoại, gọi anh ta bằng tên và bảo trợ, và cũng không thể hiện sự lo lắng và khó chịu.

Mong muốn làm rõ thông tin bổ sung hoặc phụ trợ cũng sẽ giúp duy trì sự quan tâm.

Mỗi cuộc trò chuyện là một cách để tìm các điểm liên lạc. Để cuộc đối thoại thành công, không nên bắt đầu nó với những mâu thuẫn. Thông thường họ bắt đầu với những chủ đề như vậy, những ý kiến ​​giống nhau, ví dụ, về thời tiết. Điều này được thực hiện để ngay từ đầu, một câu trả lời tiêu cực sẽ không được lắng nghe và không cần nỗ lực để thuyết phục người đối thoại. Các chuyên gia khuyên luôn luôn có một số cụm từ được chuẩn bị trước, câu trả lời chỉ mang tính tích cực.

Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh bắt đầu với một giai đoạn quan trọng - lập kế hoạch, bao gồm xây dựng các vấn đề và nhiệm vụ của cuộc họp, cũng như tạo ra một kế hoạch cho các cuộc đàm phán và phương pháp để thực hiện. Chuyên gia khuyên:

• xem xét và cân nhắc quá trình dự định của cuộc trò chuyện dự định, lập chương trình của nó;
• thu thập tất cả các thông tin cần thiết về một người đối thoại có thể;
• để kiểm tra tính hiệu quả của các lập luận của họ, được yêu cầu để biện minh cho niềm tin và ý định của họ;
• kiểm tra tính nhất quán của định nghĩa và suy nghĩ của họ;
• xem xét các lựa chọn cho phản ứng của người đối thoại hoặc đối thủ với các lập luận đưa ra.

Việc chỉ định thời gian và địa điểm của cuộc trò chuyện trong tương lai phụ thuộc vào vị trí và cài đặt của những người tham gia. Nó có thể được tổ chức trên lãnh thổ riêng của mình, người ngoài hành tinh hoặc trung lập.Sau khóa đào tạo vận hành, cần theo dõi và chỉnh sửa các tài liệu được thu thập và chuẩn bị và đưa ra kế hoạch phỏng vấn cuối cùng cho mẫu cuối cùng.

Việc xây dựng một cuộc trò chuyện kinh doanh bao gồm 5 giai đoạn:

• bắt đầu cuộc trò chuyện;
• việc cung cấp thông tin;
• lập luận;
• lật đổ lập luận của đối thủ;
• phê duyệt các đề xuất.

Mỗi bước này dựa trên kiến ​​thức chuyên môn, sự rõ ràng, nhất quán, được bổ sung các phẩm chất cá nhân của cuộc trò chuyện, có tầm quan trọng rất lớn trong cuộc trò chuyện. Xây dựng một kế hoạch trò chuyện nên dựa trên các biến thể khác nhau có thể có của kết quả của nó. Đôi khi bạn phải diễn đạt lại một số lập luận.

Ở giai đoạn đầu tiên - khi bắt đầu cuộc đối thoại - điều quan trọng là tìm mối liên hệ với đối tác, tổ chức một môi trường hấp dẫn, quan tâm đến người đối thoại và nắm bắt sáng kiến. Đó là khuyến khích sử dụng các kỹ thuật đặc biệt để bắt đầu cuộc đối thoại. Chúng bao gồm:

• phương pháp giảm căng thẳng, giúp thiết lập liên lạc chặt chẽ với đối thủ;
• một cách để móc nối người đối thoại, cho phép bạn nhanh chóng tham gia vào quá trình của vấn đề;
• phương pháp kích thích tưởng tượng, liên quan đến sự xuất hiện của một số lượng lớn các câu hỏi;
• phương pháp truy cập trực tiếp vào vấn đề.

Bắt đầu chính xác của cuộc trò chuyện được coi là một người quen, xây dựng chính xác các mục tiêu và mục tiêu của nó, đề cử chủ đề, truyền đạt các quy tắc để xem xét các vấn đề.

Ở giai đoạn cung cấp thông tin, cần tìm hiểu các yêu cầu và ý kiến ​​của đối tác, động lực, lập luận và mong muốn của anh ấy, truyền đạt thông tin theo kế hoạch, phân tích vị trí của người đối thoại.

Trong giai đoạn bác bỏ các phán đoán của đối phương, nhận xét của anh ta cần được trung hòa. Đối với điều này, cần phải nêu ra lập luận của bạn một cách thuyết phục, không nghi ngờ gì, không cho phép khả năng bác bỏ ý kiến ​​của bạn. Logic của phủ định bao gồm phân tích thông tin đáng ngờ, tìm ra nguyên nhân thực sự, chọn một khái niệm và phương pháp luận. Điều này áp dụng một loạt các kỹ thuật và thủ thuật.

Ở giai đoạn ra quyết định, kết quả của lập luận mà người đối thoại chấp nhận và phê duyệt được tóm tắt, các sắc thái và kết luận tiêu cực được loại bỏ, kết quả đạt được được cố định và xác nhận, các chủ đề hợp tác tiếp theo được đề xuất. Ở giai đoạn này, không thể có sự không chắc chắn, do đó, đối tác cũng không bắt đầu nghi ngờ về quyết định.

Các loại đối thoại kinh doanh độc lập được đặc trưng bởi phân loại sau:

• khi đi xin việc;
• khi bị sa thải;
• về vấn đề này;
• tính chất kỷ luật.

Loại đầu tiên có loại tìm hiểu thực tế, nhiệm vụ chính là xác định và đánh giá phẩm chất kinh doanh của người nộp đơn cho vị trí này. Người quản lý được yêu cầu chỉ yêu cầu người nộp đơn một vài câu hỏi cơ bản chứa thông tin về người đó: trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và khả năng sẵn có, lý do tìm việc, mức yêu cầu thanh toán. Đôi khi bạn phải làm rõ phẩm chất cá nhân là tốt.

Một cuộc phỏng vấn liên quan đến một nhân viên khởi hành có thể có hai loại: giải quyết tự nguyện hoặc bị ép buộc. Trong trường hợp đầu tiên, quản trị viên nên tìm hiểu lý do sa thải - điều này là do sự chú ý đến việc cải thiện quản lý của tổ chức. Thông thường trong những trường hợp như vậy có thể tìm hiểu thông tin hữu ích cho phép giải quyết một số vấn đề.

Loại thứ ba là một cuộc trò chuyện với một nhân viên bị buộc phải rời đi. Theo quy định, nó rất khó khăn cho người đứng đầu. Trong quá trình của một cuộc trò chuyện như vậy, sự tế nhị cần được quan sát, nhưng đồng thời nó cũng phải đúng và công bằng khi nêu các yêu cầu đối với nó. Có những quy tắc và lời khuyên đặc biệt cho cách tiến hành một cuộc trò chuyện như vậy.

Việc xây dựng lập luận có thể dựa trên các phương pháp tu từ và suy đoán. Để hùng biện bao gồm:

• cơ bản, bao gồm một lời kêu gọi trực tiếp đến đối tác;
• mâu thuẫn dựa trên việc tìm ra những bất đồng trong tranh luận;
• phương pháp để cô lập kết luận, dẫn đến kết quả mong muốn thông qua kết luận trung gian;
• so sánh;
• phương pháp phân chia, dựa trên sự phân bổ các bộ phận riêng lẻ;
• phương pháp boomerang;

• tẩy chay;
• nhấn mạnh thay đổi và làm nổi bật lợi ích của họ;
• phương pháp suy luận dựa trên sự thay đổi theo từng giai đoạn trong bản chất của vấn đề;
• phương pháp câu hỏi kèm theo trong các câu hỏi trước;
• phương pháp hỗ trợ rõ ràng.

Phương pháp đầu cơ có thể được xem xét:

• kỹ thuật phóng đại;
• giai thoại;
• công nghệ sử dụng thẩm quyền;
• kỹ thuật nghi ngờ trong tính cách của người đối thoại;
• phương pháp cách ly, bao gồm việc trình bày các biểu thức riêng lẻ trong một hình thức sửa đổi;
• chuyển đổi hướng dựa trên sự chuyển đổi sang vấn đề khác không liên quan đến tranh chấp;
• đàn áp, trong đó bao gồm phóng đại những vấn đề nhỏ;
• kỹ thuật ảo tưởng, trong đó thông tin gây nhầm lẫn được báo cáo;
• Trì hoãn - trì hoãn cuộc trò chuyện;
• kháng cáo dựa trên kháng cáo để thông cảm;
• kỹ thuật bóp méo;
• câu hỏi-bẫy.

Các chuyên gia khuyên bạn nên tiến hành các cuộc trò chuyện kinh doanh theo cách sau: đưa ra đề xuất hoặc đánh giá một cái gì đó dưới dạng câu hỏi, cho phép bạn giữ một vị trí chủ động, không cho phép một giai điệu phân loại, khuyến khích người đối thoại hoạt động và đồng thời nhận được thông tin cần thiết. Ví dụ, nó là phù hợp và hợp lý để sử dụng các cụm từ:

• Ý kiến ​​của bạn về vấn đề này là gì? ";
• "Bạn nghĩ gì? ..";
• Tôi đã hiểu đúng quan điểm của bạn chưa? ";
• Chúng tôi không nên kiểm tra tùy chọn khác với bạn? ";
• Bạn có nghĩ rằng tình hình không có lợi cho phán đoán của bạn bây giờ không? ".

Một cuộc trò chuyện kinh doanh góp phần hiện thực hóa mong muốn của mọi người để thay đổi tình hình hoặc thiết lập mối quan hệ mới về chất giữa những người tham gia cuộc đối thoại. Những cuộc trò chuyện như vậy là một phần quan trọng của mối quan hệ trong kinh doanh và chính trị, đại diện cho việc thiết lập mối quan hệ giữa các đối tác được tổ chức của họ ủy quyền để giải quyết các vấn đề. Cần nói ngắn gọn.

Để biết thêm về các quy tắc kinh doanh, xem video tiếp theo.