İş iletişimi psikolojisi

Bugün, iş adamları müşterilerle, meslektaşlarla ve diğer ilgili taraflarla iletişim kurmanın birçok yoluna sahiptir. İş iletişiminin doğasını anlamak, şirketin hedeflerine ulaşmada ve günlük yönetiminde yardımcı olabilir.

Psikolojide "iletişim" terimi, insanlar arasında ortak bir semboller sistemi aracılığıyla bilgi alışverişi anlamına gelir. İletişimin bu tanımı iki yönü içerir:

• İlk olarak, aktarılan bir şey var; örneğin, gerçekler, duygular, fikirler vb. Bu, iletişim sürecinde birisinin iletilen bilgileri alması gerektiği anlamına gelir.
• İkincisi, yukarıdaki tanım iletişim sürecinde anlayış unsurunu vurgulamaktadır. Anlama, yalnızca mesajın alıcısı tarafından göndereni aynı şekilde anladığında gerçekleşir. Bu nedenle, mesajın doğru yorumlanması büyük önem taşımaktadır.

İş iletişimi, işletmeyle ilgili bilgi, gerçek ve fikir alışverişidir. Bu küreselleşme çağında, büyük veya küçük her işletme, hem iç hem de dış ortamda uygun iş iletişimi gerektirir.

İş iletişiminin temel özellikleri aşağıdaki bileşenleri içerir:

• Segmentasyon. Küçük organizasyonlarda bile, tüm çalışanların iş iletişimi söz konusu olduğunda aynı ihtiyaçları, çıkarları ve istekleri olduğunu varsaymak yanlış olur. Etkili iş iletişimi, belirli izleyicilerin ihtiyaçlarını karşılamak için bölümlere ayrılmıştır. Örneğin, idari bir ortamda çalışan çalışanlar, üretim ortamında çalışan çalışanlardan farklı ihtiyaçlara ve bilgiye farklı erişime sahip olacak.
• özgüllük. Etkili iş iletişimi spesifik olmalı ve ne kadar belirgin olursa, onun özgüllüğünü o kadar iyi karşılar.
• Doğruluk. Bilgi yanlış olduğunda güvenilirliği kaybolur. Bu bilgilerin göndericisi de güvenini yitirir. Etkili iş iletişimi hem iletilen içerik açısından hem de gramer, imla ve noktalama gibi basit şeyler açısından doğru olmalıdır.
• Zamanında. Çalışanlar, kuruluşlarında ve dış ortamda neler olup bittiğine dair neler olduğunun farkında olmalıdır. Çalışanlarla zamanında iletişim kurmak her zamankinden daha zordur, ancak etkili iş iletişimi için önemlidir.

• frekans. Bir mesaj yalnızca bir kez gönderilirse, alıcının ulaştığından emin olamazsınız. Etkili iş iletişimi, tüm çalışanların gerekli bilgilere sahip olmasını sağlamak için sık iletişim gerektirir. Ek olarak, çalışanlar değişir, bazıları ayrılır, diğerleri şirkete katılır ve tüm bunlar için güncelleme bilgileri gerekir.
• Çok Kanallı. İşletmenin birçok iletişim kanalı vardır - geleneksel olanlardan (basılı, ilan panoları, toplantılar) yenilerden (e-posta, bloglar, sosyal ağ siteleri). Tüm bu kanallar, çalışanların farklı koşullarda bilgi almalarını sağlamak için kullanılmalıdır.
• İmmediacy. Uzmanlara göre, doğrudan iletişim hala en etkili ve mümkün olduğunda kullanılmalı. Tabii ki, çok büyük organizasyonlarda bu zor olabilir, ancak o zaman bile alternatifler video konferans veya web seminerlerinin kullanımını içerebilir.
• Geribildirimin mevcudiyeti. Çalışanlar geribildirim, görüş ve düşüncelerini yöneticiler ve işverenlerle paylaşabilmelidir. İkili iletişim hem çalışanlar hem de işverenler için etkilidir.

Bazen sevmediğiniz veya dayanamayacağınız biriyle çalışmak zorundasınız. Ancak çalışmanızın uğruna, onlarla iyi iş ilişkilerini sürdürmek önemlidir. Bu durumda, kişiyi tanımaya çalışın. Muhtemelen ondan hoşlanmadığınızı gayet iyi biliyordur, bu nedenle ilk adımı atın: gizli bir sohbete başlayın veya onu birlikte akşam yemeğine davet edin. Konuşma sırasında, ortak olabilecek şeyleri bulmaya odaklanın: aile, ilgi alanları, geçmiş başarılar hakkında sorular sorun.

Kurum kültürü, başarılı iş iletişimi için önemlidir. İşyerinde iş görgü kurallarının korunmasına katkıda bulunur, ayrıca bu alanda yapılan araştırmalar kurum kültürü ile şirketlerin ticaret cirosu arasında doğrudan bir ilişki olduğunu gösterir.

Uzmanlar, iş iletişiminin altı temel psikolojik ilkesini çağırıyor:

• karşılıklılık. İşletmelerde karşılıklılık, değer alışverişinde karşılıklı beklentiler anlamına gelir. Bir kişi bir şey verirse, alıcının da karşılığında bir şey vermesi beklenir. Karşılıklılık, ortaklar arasında güven yaratır ve ilişkileri daha iyiye doğru gelişir.
• İnandırıcılık. Ürün bilgisi, trendler, müzakere alanındaki araştırma sonuçları sizi daha ikna edici kılacaktır. Eşinizin güvenini kazanmak için farkındalığınızı göstermek önemlidir.
• yükümlülük. Yükümlülüklerinizi her zaman yalnızca yazılı değil aynı zamanda sözlü olarak da yerine getirin. Bir el sıkışmasının bile bir rıza sembolü olduğunu unutmayın. Bir anda ya da başka bir zamanda ne söylediğinizi hatırlamayı zor buluyorsanız, yazın. Zorunlu bir insan izlenimi yaratıyorsunuz.
• Sıra. Yaptıklarınız ve işlerinizde daima tutarlı olun ve iş prensiplerinizi asla değiştirmeyin.
• Konsensüs için çaba göstermek. Konsensus, herkesin kararı kabul edip desteklediğini ve kabul edilme nedenlerini anladığını ima eder. Ortak değerleri ve amaçları varsa ortaklar arasında fikir birliği mümkündür ve aralarında belirli konular ve ortak yön konusunda bir anlaşma vardır.
• Kişisel sempati. Bizden hoşlandığını ve varlığında önemli hissettiğimizi açıkça belirten insanlarla etkileşimde bulunmaya daha meyilliyiz. Fiziksel çekicilik bunda belli bir rol oynar, ancak benzerlik de çok etkilidir. Kıyafet, yaş, sosyo-ekonomik statüde bize benzer insanlara hitap ediyoruz.

İletişim, doğrudan, dürüst ve karşılıklı olduğunda etiktir. İletişimin gerçeği gizlemesi veya başka birine zarar vermesi isteniyorsa, etik olamaz.

Etik, ahlak ile aynı olmasa da, bu kavramlar arasında güçlü bir ilişki vardır: ahlak, neyin doğru neyin yanlış olduğuna dair fikirlerdir ve etik, ahlaki inançlardan etkilenen davranış ilkeleridir. Bu nedenle, iletişim etiği ahlaki ilkelere büyük ölçüde bağlıdır:

• dürüstlük. Genel olarak, etik iletişim dürüst iletişimdir. Örneğin, iddia edilen katile, potansiyel mağdurun nerede olduğu hakkında yalan söylemenin daha etik olacağı zamanlar olsa da, bu durumlar kuraldan ziyade istisnadır. Ayrıca dürüstlük, gerçeklerden daha fazlasıdır; açık olmak, kendi kısa vadeli menfaatlerinizi tehdit etse bile sahip olduğunuz her türlü bilgiye gönüllü olmak demektir. İnsanlara duyulan güven dürüstlükle yakından ilgilidir. Bir güven ortamı yaratmak, bir iş ortamında etik iletişime giden yoldur.
• açıklık. Açıklık, etik iletişimin kilit noktalarından biridir. İletişimde, bunun kabul edilmesini beklemeseniz bile, farklı fikirlere ve görüşlere açık olmak ve kendi fikirlerinizi ifade etmeye hazır olmak demektir.

• bağlılık. İş iletişimi bağlamında, sadakat, sorunları tam olarak tartışmak için gerekli zaman ve kaynakları ayırmak anlamına gelir. Ancak o zaman herkesin duyulma şansı olacak.
• Konsensüs binası. Etik iletişim, statüden çok hedeflere odaklanır. Farklı grupların muhalif kamplarda birleştiği ve öncelikle kendi menfaatlerine odaklandıkları iletişim tarzı, bir bütün olarak kuruma hiçbir şey vermez. Bir organizasyon için etik, insanların muhalif değil mutabakata varmalarını ve şirket için yapabileceklerini yapmaya odaklandıkları bir iletişim tarzıdır. Dolayısıyla, kurumun yardımı ahlaki bir zorunluluk olduğundan, fikir birliğine varmak etik bir iletişim tarzıdır.

Altı ana muhatap türü olduğuna inanılmaktadır. Önemli konuşmalar için daha iyi hazırlanmak için, ne tür olduğunuzu bilmek önemlidir:

• yansıtıcı. Eğer iletişim sürecinde eşinizin havasını hissederseniz, yansıtıcı bir muhatapsınız. Konuşmanız yumuşak, sakin, hassassınız, muhatapı anlıyorsunuz ve diğer insanlarla ilişkiler kurmayı seviyorsunuz.
• Hakim. Eğer konuları ve problemleri analiz ediyorsanız, ana noktaları buluyorsanız ve daha sonra bunları başkalarına etkili bir şekilde açıklıyorsanız, “hakim” tipinin muhatabısınız. Sohbeti siz yönlendirin ve doğrudan ve inandırıcı şekilde yönlendirin.
• asil. Açık iletişimi seviyorsanız, bir tür “asil” muhatapsınız ve diğer kişilerin sizinle iletişim kurması kolay. Ayrıca odaklanmışsınız ve her zaman doğrudan hedefe gidiyorsunuz.
• milletvekili. “Milletvekili” tipinin muhatabı diplomatiktir ve anlaşmazlıkları sona erdirmek için iletişimi kullanır. Ayrıca yumuşak konuşuyor, büyüleyici ve insanların kendilerini rahat hissetmelerini sağlıyor.
• Sokrat. Socrates tipinin muhatabı problemleri çözmede usta ve diğerlerini ikna ediyor, uzun tartışmalardan hoşlanıyor. Ayrıntılı ve iyi bilgilendirilmiş ve görüşleri başkaları tarafından takdir edilmiştir.
• resmi. Bu tür muhatap, hayallerini gerçekleştirmek ve işte ve evde başarılı olmak için iletişimi kullanır. Bu anlayışlı ve stratejik fikirli bir türdür.

Uzmanlar, dört temel iletişim tarzı olduğunu söylüyor: analitik, sezgisel, işlevsel ve kişisel. Hiçbir iletişim tarzı doğası gereği diğerinden daha iyi değildir. Ancak, belirli bir kitle için yanlış iletişim tarzını seçmek sorunlara neden olabilir:

• Analitik tarzı. Analitik tarzda iletişim, zor verilerle ve gerçek sayılarla çalışmayı içerir. Bu tarzda iletişim kuran insanlar, konuşma sırasında duygularını ve duygularını ifade etmekten kaçınırlar. Analitik bir iletişim tarzının en büyük sebebi, problemleri mantıklı ve tarafsız bir şekilde analiz edebilmenizdir. Bu, insanların sizin bilgili olduğunuzu ve çok sayıda analitik deneyime sahip olduğunuzu gördüğü anlamına gelir. Analitik bir iletişim tarzına sahip olmanın olası dezavantajı, onu soğuk veya duyarsız bulmanızdır.
• Sezgisel stil. Sezgisel bir tarzda iletişim kurarken, tüm resimleri tamamen kaplamayı ve içinde tıkanma korkusuyla ayrıntılardan kaçınmayı tercih ediyorsunuz. Bu, aşamalı olarak düşünmek yerine doğrudan sorunun kalbine gitmenizi sağlar. Bu stilin avantajı, hızlı ve doğru bir şekilde iletişim kurup büyük ve karmaşık problemlere kolayca erişebilmenizdir.Ancak, gerçekten ayrıntı gerektiren bir durumda, yeterli sabrınız olmayabilir.

• İşlevsel stil. Bu stil metodikliği, ayrıntılı planların mevcudiyetini, kesin tarihleri ​​kabul eder. Bu tarzda iletişim kuran insanlar hiçbir şeyi özlemeyen iyi oyunculardır. İşlevsel bir iletişim tarzının olası bir dezavantajı, özellikle sezgisel konuşmacılarla konuşurken izleyicinizin dikkatini yitirmenizdir.
• Kişisel tarzı. Kişisel tarzda iletişim kurarsanız, bir partnerle duygusal bir bağ hissedersiniz ve bu onun gerçekte ne düşündüğünü bulmanızı sağlar. Sen iyi bir dinleyicisin ve iyi bir diplomatsın, çatışmaları nasıl düzleştireceğini, birçok insanla iyi ilişkilerini sürdürdüğünü biliyorsun. Bu tarz, derin kişisel ilişkiler kurmanıza olanak sağlar. İnsanlar genellikle size yönelir, çünkü farklı gruplar bağlayabilirsiniz. Bu iletişim tarzının dezavantajı, bazen zor sayılardan ve mantıksal tartışmalardan hoşlanan analitik tipteki muhatapları rahatsız edebilmenizdir.

En önemli iş iletişimi becerileri için bir sonraki videoya bakın.