İş görgü kuralları

Servis yazışmaları, kariyer basamaklarına tırmanacaksanız ustalaşmanız gereken çok özel bir türdür. İyi iş yazma becerileri, size sadık bir şekilde hizmet edecektir: astları, üstleri ve ortakları ile iletişim kurmaya yardımcı olacak, eğitiminizi ve bakış açınızı vurgulayacaktır. İletişim tarzı, belirli bir konudan sapmadan, odaklanmalı ve kısıtlanmalıdır.

Herhangi bir iletişim: hem kişisel hem de yazılı bilgi alışverişinde bulunmak, izlenim bırakmak, bir anlaşmaya varmak için insanlarla etkileşimdir. İnsan hiçbir şey bize yabancı değildir, bazen duyguları özgür bırakamayız, ancak iş alanında duygularımızın, karakter özelliklerimizin ve mizacımızın hızlı tezahürü için yer olmamalıdır.

İş iletişiminin önemli bir özelliği, cümlenin ortasında kesilmemesidir. Her alınan mektup için, istemeseniz bile bir cevap yazmanız gerekir. Bir arama aldıysanız ve telefonu almak için zamanınız olmadıysa, geri aramanız gerekir. Elbette, bazı insanlarla iletişim kurmak tatsızdır. Bir yöneticinin zorunlu nitelikleri listesinin strese tolerans göstermesinin nedeni budur.

Bir iş toplantısı, telefonda konuşma ya da e-posta yoluyla iş yazışmaları kesinlikle bir amaç edinecektir. Sonuç olarak, tarafların vardığı sonuçlara varması, projeyi tartışması, stratejik bir ortaklık üzerinde anlaşması vb.

Yazılı olarak, sözlü olanlardan daha fazla kısıtlama ve kongre vardır. Muhatap ile doğrudan iletişime geçmek, şahsen, muhalifleri belirli bir gerçeğe odaklayabiliriz, muhatap bizi anlamadıysa bir şeyi açıklığa kavuşturabiliriz. Bir konuşma hatası yapılırsa hemen düzeltebiliriz. Ancak resmi mektubunda çok açık ve net olmalıyız, böylece kelimeler çifte yorumlama anlamına gelmez.

“Kağıt her şeye katlanabilir” derdi, güvenilmez gerçekleri bile yazabileceğinizi ima ederdi. Biz görüşe göre İş yazışmaları mümkün olduğunca dürüst olmalısınız. Bu arada, şimdi kağıt mektuplar daha az gider. Temel olarak, sevk sözleşmeleri ve diğer belgeler. Bu durumda, antetli kuruluşun yüksek statüsünün kanıtı olarak kullanılır.

Günümüzde, çoğu durumda, iş yazışmaları sanal alanda gerçekleşir ve kendine has özellikleri vardır. Bir diyalog yeni başladığında, görgü kuralları üzerine bir tebrik yazmak geleneksel bir şeydir; ". Ve çalışma günü boyunca takip eden adreste karşılama selamı azaltılabilir.

E-posta dahil olmak üzere yazılı iletişim, dil standartlarına ve kusursuz okuryazarlığa uyumu gerektirir. Ne de olsa, yazışma eğitimli muhataplardan önce mekanlarınızı açacaktır. Bu nedenle, kendi bilgilerinizden tam olarak emin değilseniz, özel hizmetler yardımıyla yazılı olarak kontrol etmenizi tavsiye ederiz.

Elektronik iletişim etiğinin gerektirdiği genel kuralları listeleriz. Oldukça basitler, ama ne yazık ki, onları ihmal ettiler:

• Her cümlenin başlangıcı büyük harfle yazılır;
• ifadenin sonuna, okunan anlamın açık olması için bir nokta konur;
• sorunu çözmek ve çözümler önermek için madde imli veya numaralandırılmış bir liste kullanmak faydalı olacaktır;
• netlik için, tablo, grafik, diyagram kullanmak iyidir;
• Özel olarak akıllı, eğitimli muhatap görünmeye çalışmayın, aşırı katılımcı ve tarafsız dönüşlerle basit düşünceleri karmaşıklaştırmayın;
• düşüncelerinizi ne kadar basit ifade ederseniz o kadar iyidir;
• Her gün konuşmada kültür, jargondan kaçınmayı gerektirse de, bir iş ortamında profesyonel jargon ve İngilizce'den ödünç almak artık iyi bir form olarak kabul edilir (ancak abartma!).

Aşağıdaki mesaj türleri ayırt edilir:

• promosyon teklifleri;
• teşekkür ederim;
• desteklenmesi;
• garanti;
• hatırlatıcı;
• önleme;
• işbirliği teklifleri.

Genel kurallara ek olarak, işletme yazarlığının bazı ayrıntılarını bilmek önemlidir. Çoğu durumda uygun olacak kuralları sunuyoruz.

Bir e-postanın başlangıcına başlık denir. Bu organizasyonun logosu. Bu logoya sahip bir şablonun elinizde (yani, masaüstünde) olması her zaman yararlıdır.

Çevrimdışı iletişimden farklı olarak, modern kurallar muhataptan hoşlanmaya mecbur değildir ve derhal, onu ad ve patronim olarak adlandırarak konunun özünü anlatabilirsiniz. Ancak, mesajın başında birçoğu yazmaya devam ediyor: “Günaydın! "" Merhaba! "" İyi akşamlar! "Veya" Selamlar. " Ve normdan da hiçbir sapma yoktur.

Mektubun ana kısmı için gerekenler yazışmaların anlamı olduğunu göstermektedir. Metnin paragraflara bölünmesi, muhataplara karşı özenli bir tutumun işareti olarak iyi bir form olarak kabul edilir. Her paragrafta, konunun bir veya başka bir yönü adlandırılmış ve açıklanmıştır. Sorunu tanımlamanın yanı sıra, sorunu çözmenin yollarını önermek de gelenekseldir. Söylemek gerekirse, bir işletme fikrini minyatürde ifşa etmek.

Mesajın son bölümünde, hem resmi hem de daha kişisel duygular ifade edilebilir. "Saygılarımızla ...", "Saygılarımla ..." (İngilizce'de "saygılarımla") veya daha duygusal bir dilek ifadesi “İyi günler! ".

Kişisel bir imzada, soyadınızı ve adınızı (ve bazı çevrelerde de orta adı) belirtmeniz gerekir. Ayrıca ulaşabileceğiniz telefon numaraları da olmalıdır: mobil ve ofis şehri. Son zamanlarda, bir şirket logosu ile elektronik bir imza moda haline geldi.

Kuruluşun elektronik portalıyla ek bir bağlantı ek reklam görevi görür ve gelecekte bu sitenin trafiğini artırabilir.

Büro personelinin çoğu elektronik posta kutusundaki çok geniş bir mektup arşivine sahiptir. Muhatapların uzun süreli yazışmalarda kafa karışıklıklarını önlemek için, cevap şeklinde bir mektup göndermesi önerilir. Konu satırının başındaki ilgili levhaya tıkladığınızda, İngilizce kısaltma "Re ..." belirir. Bu çok kullanışlıdır, çünkü muhatap yazışmaların akışını derhal hatırlayacaktır.

Muhatap ile tüm sanal iletişim geçmişini kaydedebilir ve yalnızca en yeni veya en önemli teklifleri bırakabilirsiniz. Modern iş görgü kuralları, mektuplara oldukça hızlı yanıt verilmesini gerektirir. Sonuçta, çalışan bilgisayarın arkasında, günümüzün önemli bir bölümünü harcıyoruz. Ayrıca, posta mobil cihazlardan kontrol edilebilir.

Eğer mesaj özel bir önem ve aciliyet ise, mektubu hatırlatmak için sms yazmak veya telefon görüşmesi yapmak için izin verilir.

Yaratıcı toplulukta pul kullanımı kabul edilmez ve dahası gülünç bırakılır ve mahkum edilir. Ancak ticari yazışmalarda, pullar standart durumları yansıtmaya yardımcı olur.

Kendinize sabit ifadeler ve ifadeler içeren sanal bir kumbara bulmakta fayda var. Sonuçta, yapılandırılmış iletişim, ofis işleri ve resmi sorunların çözümü bu klişeler üzerine kuruludur. Örneğin, sempati ciro ile ifade edilir "Maalesef, sizi bilgilendirmek zorundayız ...". Takdir duygusu, bu görev formülüne yansıtılmıştır: “paha biçilmez katkınız için teşekkür ederiz…”. Ve nihayet, sevinç: "Size bunu bildirmekten gurur duyuyoruz ...". Ancak son ifade: “Verimli işbirliğine güveniyoruz”, daha fazla iş bağlantısı için umutlarını ifade ediyor.

Böylece, iş yazışmalarının görgü kuralları hakkında konuştuk. İletişimi mümkün olduğu kadar rahat ve verimli kılmak için bu kurallara ihtiyaç vardır. Onları kullanın ve hizmetteki işlerinizin sorunsuz gittiğini göreceksiniz!

E-posta da dahil olmak üzere ticari yazışma kuralları hakkında daha fazla bilgi için aşağıdaki videoya bakın.