Врсте пословне комуникације

Пословна комуникација помаже у изградњи односа са колегама, подређенима, партнерима и клијентима. У процесу комуникације размјењују се не само информације, већ и искуство и знање у одређеној области. Пословна етикета продире у апсолутно све сфере живота, постоје различите врсте пословне комуникације.

Пословна комуникација је важна компонента људског живота. Етикета у пословном окружењу служи као врста подршке. У послу постоји неколико облика комуникације. Изабрати одговарајуће опције које треба дати особним и психолошким карактеристикама учесника у дискусији. Могу се разликовати сљедећи облици комуникације:

• Разговор - вербални контакт између саговорника, сведен на дискусију о важним проблемима и задацима, разјашњење неких од нијанси које се односе на рад. Учесници у разговору у овом случају треба да имају право да се баве различитим задацима и да доносе одлуке. Статус саговорника мора бити једнак.
• Преговори имају ригиднију структуру. У правилу, у њима учествују представници различитих предузећа или дивизија. Преговори се користе за обједињавање напора са партнерима који су заинтересовани за рјешавање одређеног задатка.
• У састанку Судјелује група или велики круг заинтересираних и укључених особа. Састанак укључује прикупљање, анализу информација, размјену података, као и доношење одлука у контроверзним точкама.
• Перформансе - У овом случају, једна особа или мала група дијели потребне информације са публиком. У овом случају, порука није ограничена на дискусију о теми, већ је представљена као информација. Овај облик комуникације захтијева вјештине вође говорника, способност да остану у друштву, као и вјештине јавног говора.
• Кореспонденција - индиректна метода комуникације, игра специфичну улогу комуникацијске комуникације. Ова врста комуникације укључује наредбе, протоколе, наредбе, захтјеве, извјештаје, службена писма, упутства и тако даље. Кореспонденција се користи за комуникацију између одјела или организација. Морате слиједити одређена правила у вођењу кореспонденције.

Потребно је научити пословну комуникацију. Истовремено, личне особине и демонстрација нечијег „ја“ иду у позадину. Главна ствар је способност да се узму у обзир интереси и жеље противника и комбинују их са њиховим захтевима тако да обе стране постигну жељени резултат.

Пословна комуникација се састоји од неколико фаза:

• Формација мотива. Без тога неће бити могуће постићи ефективну интеракцију.
• Припрема за комуникацију - Ово је план за разговор, припрему аргумената и информација. Такође је неопходно припремити листу задатака које треба размотрити током дискусије.
• Почетак разговора. Неопходно је успоставити контакт, након чега је потребно створити “климу односа” погодну за разговор.
• Проблем статемент - истицање распона проблема, представљање његовог положаја и визије овог задатка. Међутим, имајте на уму да морате унапријед припремити сажетке о теми разговора и бити спремни одговорити на постављена питања.
• Дељење информација - утврђивање позиције саговорника. Важно је да будемо у контакту и да одговарамо на питања на доступном службеном језику, ако губимо професионалну терминологију ако је потребно.

• Персуасион анд Аргументатион - неопходни су за неслагања и слиједити из претходне фазе комуникације.Треба напоменути позитивне аспекте ваше визије ситуације и рјешавања спорног питања.
• Проналажење рјешења проблема или проблема - Крај дискусије, његов исход треба да одговара свим учесницима.
• Израда уговора - то значи да су на крају састанка учесници дискусије дошли до заједничког именитеља или добили подршку партнера у рјешавању различитих задатака. Позитиван исход дискусије завршава се писменом потврдом.
• Анализа резултата - Показује да ли су донесене одлуке биле исправне.
• Доношење одлука - преузима сагласност свих страна након анализе. У овом случају, учесници дискусије одлучују о даљој сарадњи или прекиду контаката.

У савременом друштву људи свесно прате правила пословне комуникације како би постигли специфичне циљеве у корпоративном окружењу. У послу није довољно заузети одређену позицију, такође је потребно ојачати односе са различитим људима. Од великог значаја је:

• Способност да имамо људе у себи и да се држимо у друштву важни су аспекти корпоративног дијалога. Да бисте то урадили, морате бити у стању да јасно и артикулишете своје мисли, правилно изнесете своју тачку гледишта.
• Аналитички подаци и могућност брзог одлучивања увијек су на вашој страни. Када комуницирате са партнерима, запамтите да су све стране заинтересоване за брзо рјешавање контроверзних питања.
• Важно је узети у обзир културне карактеристике и националне традиције саговорника: несумњиво, одређени обичаји и норме усвојени у другој земљи могу се чинити неприхватљивим или увредљивим.

Основни концепти и норме пословне етике треба да буду познате свакој особи која поштује себе. Неопходно је схватити да се у пословању комуникација између људи гради не на међусобном осјећају расположења партнера, већ на одређеним стандардима. Постоје следеће врсте пословне комуникације (функционална сврха):

• Вербална и невербална - састоје се у потреби да се прате говор, изрази лица, гестови и положаји. Код невербалне комуникације, положај руку, ногу, погледа, нагиба главе и невољних покрета може да каже осећањима и расположењу особе много више од усменог говора. Вреди научити како контролисати изразе лица и гестове.
• Писана и усмена. За сваки облик комуникације постоје одвојени концепти и норме. Писани облик комуникације је сваки документ овјерен потписом и печатом. Усмено - планирање састанака, састанака, преговора, извјештаја и других облика пословне комуникације.

• Монолошки и дијалошки - имају значајне језичке разлике. Дијалог је интерперсонална комуникација. Монолог одражава једну тачку гледишта; Ова врста комуникације укључује презентацију или свечани говор, као и извјештај или уводну ријеч.

• Удаљено и лично. За даљинску комуникацију укључују телефонске разговоре, кореспонденцију путем поште. Посебна пажња се посвећује интонацијском обрасцу говора, краткости поруке. Немогуће је користити гестове.

Сваки стил има своје карактеристике. Морате бити у стању да их разумете.

Класификација стила:

• Аутхоритариан. Она се заснива на неоспорном ауторитету шефа и апсолутној подређености запослених. Све одлуке доносе се појединачно и не расправљају се са заинтересованим или укљученим лицима.
• Демократски - главна карактеристика је заједничка расправа о питањима и жељи за међусобним разумијевањем.Када се комуницира са саговорником, користи се захтев, препоруке и мотивација.
• Цоннивинг или формал - одређује се минималним учешћем руководиоца у управљању кадровима, преговарању и одлучивању. Тешке пословне и ризичне одлуке се преносе на друге. Ефикасност таквог управљања више не зависи од лидера, већ од нивоа развоја групе.
• Либерал - криж између ауторитарних и демократских стилова. Дискусија о различитим питањима са партнерима или колегама сведена је на минимум, али се користи у ретким случајевима и само у сврху пребацивања одговорности на противника.
• Службени посао - претпоставља стриктно поштовање комуникативних норми, говорних клишеја и прописа о пословној комуникацији, гдје нема мјеста за испољавање индивидуалности.
• Сциентифиц - строг, концизан и одржив говор, релевантан само у области науке и образовања. Користи се у истраживачким или наставним активностима.

Пословна комуникација се односи на све вањске аспекте понашања и подијељена је на неколико подручја:

• учесници разговора имају заједничке циљеве и мотиве;
• разговор се одвија у истом простору-временском интервалу;
• постоји јасна хијерархија комуникације између свих учесника у дискусији, социјални статуси се дистрибуирају;
• учесници у комуникацији се придржавају општеприхваћених правила и прописа приликом комуницирања.

Пословна комуникација помаже у брзом успостављању неопходних контаката, за добијање подршке поузданих покровитеља. Помаже да се постигне међусобно разумевање.

Постоје 4 функције пословне комуникације, које су главне:

• Информативна комуникација - укључује прикупљање и пружање специфичних информација, као и размјену знања и искуства.
• Интерацтиве - због процеса интеракције међу људима. Користи се у процесу интеракције (понашање, активности и одлуке партнера).
• Перцептуално - је разумети другу особу. Успостављање или слабљење контакта настаје на основу узајамног разумевања.
• Регулаторна комуникација - омогућава вам да прилагодите понашање учесника у дискусији. Да би се то постигло, неопходно је савршено савладати посебне технике: бити у стању да убеди, нађе компромисе и уступи се.

Поред тога, морате имати у виду посебна правила када се ради са пословним људима. Све поруке, поруке и информације морају одговарати трима основама:

• према оријентацији према садржају - поруке и информације морају бити јасне и сажете;
• експресивни део - односи се на емоционалну компоненту;
• Мотив је усмерен на мисли и осећања саговорника.

Када комуницира особа обраћа пажњу на говор и глас саговорника. Процењује се на основу одређених индикатора:

• Воцабулари - одсуство речи-паразита и компетентан, изражајан говор омогућавају да се са сигурношћу изјави да је особа образована и културна.
• Интелигибилни говор и исправан изговор речи је кључ успеха било које особе.
• Интонација - омогућава вам да поставите потребне акценте.
• Брзина говора - спор говор ће проузроковати меланколију, а брзина неће омогућити да се концентришете на пружене информације.
• Расправа о позитивним и негативним квалитетима конкурената. Покушајте да се бавите таквим темама изузетно тактично и пажљиво. То је нека врста безазлене манипулације која ће помоћи да се саговорнику допадне.
• Комбинација дугих и кратких фраза. Ова техника ће задржати пажњу саговорника.

Да бисте постигли поштовање међу колегама и партнерима, морате размотрити неке од нијанси:

• Расправа о позитивним и негативним квалитетима конкурената. Покушајте да се бавите таквим темама изузетно тактично и пажљиво. То је нека врста безазлене манипулације која ће помоћи да се саговорнику допадне.
• Комбинација дугих и кратких фраза. Ова техника ће задржати пажњу саговорника.
• У пословном окружењу не показују личне преференције и емоције у решавању различитих проблема. Главну улогу имају интереси компаније коју заступате и интересе саговорника. Не би требало да прелазите на узвишене тонове или улазите у вербални сукоб: било какви прикази емоција ће негативно утицати на ваш углед и слику.
• Не мешајте посао и лични живот. Односи са колегама не би требало да утичу на решавање проблема компаније. Ако не можете изградити топао однос с особом, то не значи да бисте требали игнорирати његово мишљење и савјет када рјешавате заједничке проблеме. Способност раздвајања личних односа од бизниса помаже да се концентришете на жељене задатке и ријешите спорове.

• Припремите се за дискусију: распитајте се о саговорнику и изаберите одговарајућу тактику комуникације.
• Будите тачни - од пословних партнера не треба времена.
• Способност слушања саговорника - Ваша неоспорна предност. Без способности комуницирања са купцима, да би разумели њихове потребе и жеље немогуће је успети.
• Пријатељски однос према свим саговорницима. Чак се и непоштени партнер не може занемарити. Заборавите на одбојност и покушајте да третирате другу особу повољно и доброхотно. Запамтите да дискусија о вашим односима са другим људима у пословном окружењу није вредна труда. О односима, личном животу не треба ни са ким разговарати.
• Способност фокусирања на главну ствар. Покушајте да схватите шта ваш партнер жели. Имајући у виду његове интересе, покушајте да решите проблем и дођете до заједничког именитеља, а да не изгубите своје жеље.
• Способност да будем искрена. Ако је информација нетачна, искривљена, она може постати јасна у сваком неприкладном тренутку и утјецати на вашу репутацију.
• Не заборавите правила доброг тона. Увијек контактирајте особу по имену, насмијешите се и покушајте направити комплименте, али избјегавајте ласкање.

У наредном видеу чекате најважније вјештине пословне комуникације.