Психологија пословне комуникације

Данас пословни људи имају много начина да комуницирају са клијентима, колегама и другим заинтересованим странама. Разумевање природе пословне комуникације може помоћи у постизању циљева компаније иу њеном свакодневном управљању.

У психологији, термин "комуникација" значи размјену информација између људи кроз заједнички систем симбола. Ова дефиниција комуникације укључује два аспекта:

• Прво, постоји нешто што се преноси, на пример, чињенице, осећања, идеје и тако даље. То значи да у процесу комуникације неко мора примити пренесену информацију.
• Друго, горе наведена дефиниција наглашава елемент разумевања у процесу комуникације. Разумијевање ће се постићи само када га приматељ поруке разумије у истом смислу као и пошиљатељ. Стога је исправна интерпретација поруке од велике важности.

Пословна комуникација је размјена информација, чињеница и идеја везаних за пословање. У ово доба глобализације, свако предузеће, велико или мало, захтева одговарајућу пословну комуникацију, како у унутрашњем тако иу спољашњем окружењу.

Основне карактеристике пословне комуникације су следеће компоненте:

• Сегментација Чак иу малим организацијама, било би погрешно претпоставити да сви запослени имају исте потребе, интересе и жеље када је у питању пословна комуникација. Ефикасна пословна комуникација је сегментирана да задовољи потребе специфичне публике. На пример, запослени који раде у административном окружењу ће имати различите потребе и различит приступ информацијама од запослених који раде у производном окружењу.
• Конкретност. Ефективна пословна комуникација треба да буде специфична, а што је специфичнија, она више задовољава своју специфичност.
• Тачност Када су информације нетачне, његов кредибилитет се губи. Пошиљалац ових информација такођер губи повјерење. Ефикасна пословна комуникација треба да буде тачна како у смислу преношеног садржаја тако иу смислу једноставних ствари које укључују граматику, правопис и интерпункцију.
• Правовременост Запослени треба да буду свесни шта се дешава у њиховим организацијама иу спољашњем окружењу, јер то утиче на њих. Правовремено комуницирање са запосленима је теже него икада раније, али је важно за ефикасну пословну комуникацију.

• Поновљивост. Ако се порука шаље само једном, не можете бити сигурни да је стигла до примаоца. Ефективна пословна комуникација захтева честу комуникацију како би се осигурало да сви запослени имају потребне информације. Поред тога, запослени се мењају, неки одлазе, други се придружују компанији, а све то захтева ажурирање информација.
• Мултицханнел. Бизнис има много канала комуникације - од традиционалних (штампа, огласних табли, састанака) до нових (е-маил, блогови, сајтови за друштвене мреже). Сви ови канали морају се користити како би се осигурало да запослени добијају информације у различитим условима.
• Иммедиаци Према мишљењу стручњака, директна комуникација је и даље најефикаснија и треба је користити кад год је то могуће. Наравно, у веома великим организацијама ово може бити тешко, али чак и тада алтернативе могу укључивати видео конференције или кориштење вебинара.
• Доступност повратних информација. Запослени треба да буду у стању да подијеле своје повратне информације, мишљења и размишљања са менаџерима и послодавцима. Билатерална комуникација је ефикасна и за запослене и за послодавце.

Понекад морате да радите са неким ко вам се не допада, или коме једноставно не можете да поднесете. Али због вашег рада, важно је са њима одржавати добре пословне односе. У овом случају, покушајте да упознате особу. Вероватно добро зна да га не волите, па направите први корак: започните поверљив разговор или га позовите да вечера заједно. Током разговора, фокусирајте се на проналажење ствари које можете имати заједничко: питајте о породици, интересима, прошлим успјесима.

Корпоративна култура је важна за успјешну пословну комуникацију. Она доприноси одржавању пословне етикете на послу, поред тога, истраживања у овој области показују директну везу између корпоративне културе и трговинског промета предузећа.

Експерти називају шест основних психолошких принципа пословне комуникације:

• Реципроцити. Реципроцитет у пословању значи обострана очекивања у размјени вриједности. Ако једна особа да нешто, очекује се да ће и прималац дати нешто заузврат. Реципроцитет ствара поверење између партнера и њихов однос се развија на боље.
• Персуасивенесс Познавање производа, трендови, резултати истраживања у области преговарања ће вас учинити много увјерљивијим. Важно је да покажете своју свест да бисте стекли поверење вашег партнера.
• Обавеза. Увек испуњавајте своје обавезе, не само писане, већ и вербалне. Запамтите да је чак и руковање симболом пристанка. Ако вам је тешко запамтити оно што сте рекли у једном или другом тренутку, запишите га. Стварате утисак обавезне особе.
• Секуенце. Будите увијек досљедни у својим поступцима и дјелима и никада не мијењајте своје пословне принципе.
• Тежња за консензусом. Консензус подразумева да свако прихвата и подржава одлуку и разуме разлоге за њено доношење. Консензус је могућ између партнера ако имају заједничке вриједности и циљеве, а постоји споразум између њих о специфичним питањима и заједничком правцу.
• Лична симпатија. Ми смо склонији интеракцији са људима који нам јасно показују да нас воле и у чијем се присуству осећамо значајним. Физичка привлачност у томе игра одређену улогу, али сличност је такође веома ефикасна. Позивамо људе који су слични нама у одијевању, доби, социо-економском статусу.

Комуникација је етична када је директна, искрена и узајамна. Ако је комуникација намијењена прикривању истине или наношењу штете другој особи, она не може бити етичка.

Иако етика није исто што и моралност, постоји јака веза између ових појмова: моралност су идеје о томе шта је исправно а шта погрешно, а етика су принципи понашања на које утичу морална увјерења. Стога, етика комуникације у великој мери зависи од моралних принципа:

• Поштење. У принципу, етичка комуникација је поштена комуникација. Иако постоје случајеви када би било етичније да се лаже, на пример, за наводног убицу о томе где се потенцијална жртва налази, ови случајеви су више изузетак него правило. Осим тога, искреност је више од истине; то значи бити отворен, волонтирати било коју информацију коју имате, чак и ако она угрожава ваше краткорочне интересе. Поверење у људе је уско повезано са поштењем. Стварање окружења повјерења је пут ка етичкој комуникацији у пословном окружењу.
• Отвореност. Отвореност је једна од кључних тачака етичке комуникације. У комуникацији, то значи бити отворен за различите идеје и мишљења, као и бити спреман да изрази своје мишљење, чак и ако не очекујете да буду прихваћени.

• Лојалност. У контексту пословних комуникација, лојалност значи издвајање потребног времена и ресурса за потпуно разматрање питања. Тек тада ће сви имати прилику да се чују.
• Изградња консензуса. Етичка комуникација је фокусирана на циљеве а не на статус. Стил комуникације, у којем се различите групе уједињују у супротстављене кампове и које се првенствено фокусирају на властите интересе, не даје ништа за организацију у цјелини. Етичко за организацију је стил комуникације у којем људи траже консензус, а не противљење, и фокусирају се на оно што могу за компанију. Према томе, пошто је помоћ организације морални императив, постизање консензуса је етички стил комуникације.

Сматра се да постоји шест главних типова саговорника. Да бисте се боље припремили за важне разговоре, важно је знати који сте тип:

• Рефлективно. Ви сте рефлексивни саговорник, ако у процесу комуникације осећате расположење вашег партнера. Ваш говор је мекан, миран, осетљиви сте, разумете саговорника и волите да градите односе са другим људима.
• Судија. Ви сте саговорник типа “судија” ако анализирате теме и проблеме, сазнате главне тачке, а затим их другима учинковито објасните. Водите разговор и водите га директно и увјерљиво.
• Нобле. Ви сте врста “племенитог” саговорника, ако волите отворену комуникацију, а другим људима је лако да комуницирају са вама. Такође сте фокусирани и увек идите право ка циљу.
• МП. Саговорник типа "замјеник" је дипломатски и користи комуникацију како би окончао сукобе. Говори и тихо, шармантно и чини да се људи осећају пријатно.
• Сократ. Саговорник типа Сократ је добро упућен у рјешавање проблема и увјерава друге, воли дуге расправе. Он је детаљан и добро информисан, а његова мишљења су цијењена од других.
• Званични. Саговорник ове врсте користи комуникацију како би остварио своје снове и постао успешан на послу и код куће. Ово је проницљива и стратешки оријентисана врста.

Стручњаци кажу да постоје четири основна начина комуникације: аналитички, интуитивни, функционални и лични. Ниједан стил комуникације није боље од другог. Али избор погрешног стила комуникације за одређену публику може изазвати проблеме:

• Аналитицал стиле. Комуникација у аналитичком стилу укључује рад са чврстим подацима и реалним бројевима. Људи који комуницирају у овом стилу избјегавају изражавање осјећаја и емоција током разговора. Велики плус аналитичког стила комуникације је да можете логички и непристрасно анализирати проблеме. То значи да људи виде да сте добро информисани и да имате много аналитичког искуства. Потенцијални недостатак поседовања аналитичког стила комуникације је да ћете га сматрати хладним или неосетљивим.
• Интуитивни стил. Комуницирајући се у интуитивном стилу, више волите да у потпуности покријете целу слику и избегавате детаље, из страха да се не заробите у њима. То вам омогућава да пређете право у срце проблема, а не да га разматрате у фазама. Предност овог стила је у томе што комуницирате брзо и прецизно, лако се бавите великим и сложеним проблемима.Међутим, у ситуацији која заиста захтева детаље, можда немате довољно стрпљења.

• Функционални стил. Овај стил подразумева методичност, доступност детаљних планова, тачне датуме. Људи који комуницирају у овом стилу су добри извођачи који ништа не пропусте. Потенцијални недостатак функционалног комуникацијског стила је у томе што можете изгубити пажњу своје публике, посебно када разговарате с интуитивним суговорницима.
• Персонал стиле. Комуницирање у особном стилу, осјећате емоционалну везу с партнером, а то вам омогућује да сазнате што он стварно мисли. Ви сте добар слушалац и добар дипломата, знате како да изгладите конфликте, одржите добре односе са многим људима. Овај стил вам омогућава да изградите дубоке личне односе. Људи се често обраћају вама јер можете повезати различите групе. Недостатак овог стила комуникације је што понекад можете досађивати саговорнике аналитичког типа који воле тешке бројеве и логичке расправе.

Погледајте следећи видео за најважније вештине пословне комуникације.