Бусинесс етикуетте

Услугна кореспонденција је веома посебан жанр који морате овладати ако ћете се попети на лествици каријере. Добре пословне вјештине писања ће вам послужити вјерно: оне ће вам помоћи у комуникацији са подређенима, надређенима и партнерима, нагласити ваше образовање и ставове. Стил комуникације треба да буде суздржан, фокусиран, без одступања од дате теме.

Свака комуникација: и лична и писана је интеракција са људима како би се размијениле информације, створио утисак, дошло до договора. Ништа људско није нама страно, понекад дајемо слободу емоцијама, али у пословној сфери не би требало бити места за брзо испољавање наших осећања, карактерних црта и темперамента.

Важна карактеристика пословне комуникације је да се она не може прекинути средином реченице. За свако примљено писмо морате написати одговор, чак и ако га не желите. Ако сте примили позив, а нисте имали времена да подигнете слушалицу, морате се јавити. Наравно, комуникација са неким људима је непријатна. Због тога листа обавезних квалитета менаџера подразумева толеранцију на стрес.

Пословни састанак, разговор путем телефона или пословна кореспонденција путем е-маила сигурно ће имати неку сврху. Као резултат тога, стране морају доћи до закључака, разговарати о пројекту, договорити се о стратешком партнерству и тако даље.

У писаном облику, можда има више ограничења и конвенција него оних усмених. Комуницирање са саговорником директно, лично, можемо усредсредити интонацију на одређену чињеницу, разјаснити нешто, ако нас саговорник није разумио. Ако се направи грешка у говору, можемо је одмах поправити. Али у званичном писму морамо бити врло јасни и прецизни, тако да речи не подразумевају двоструко тумачење.

Говорили су: "Папир може све издржати", што значи да чак можете написати непоуздане чињенице. Ми сматрамо да Морате обављати пословну кореспонденцију што је могуће више поштено. Иначе, папирна писма иду све мање. У основи, то су испоручени уговори и други документи. У овом случају, заглавље се користи као доказ високог статуса организације.

Данас се у већини случајева пословна кореспонденција одвија у виртуелном простору, и има своје особитости. Када дијалог тек почиње, уобичајено је да се на етикети напише поздрав, на пример: „Здраво, драги Олег Сергејевићу! ". И на следећој адреси током радног дана поздрав се може смањити.

Писана комуникација, укључујући е-пошту, захтијева поштовање језичких стандарда и беспријекорну писменост. Уосталом, преписка ће се отворити пред образованим саговорником о вашим просторима. Стога, саветујемо вам да проверите писано уз помоћ специјалних услуга, ако нисте сасвим сигурни у своје знање.

Навешћемо општа правила која се захтевају етиком електронске комуникације. Оне су прилично једноставне, али многе, нажалост, занемарују их:

• почетак сваке реченице се пише великим словом;
• на крају фразе се ставља тачка тако да је значење читања јасно;
• корисно је користити листу са ознакама или нумерисану листу да бисте решили проблем и предложили решења;
• ради јасноће, добро је користити табеле, графиконе, дијаграме;
• Не покушавајте да будете посебно интелигентни, образовани саговорник, не компликујте једноставне мисли претераним учешћем и непристрасним скретањима;
• што једноставније изражавате своје мисли, то боље;
• Иако у свакодневном говору култура захтијева избјегавање жаргона, у пословном окружењу професионални жаргон и посуђивање из енглеског сада се сматрају добром формом (али не претјерујте!).

Разликују се следеће врсте порука:

• промотивне понуде;
• тханк-иоус;
• пратећи;
• гаранција;
• подсјетници;
• варнингс;
• понуде за сарадњу.

Поред опћих правила, важно је знати и појединости о пословном писању. Представљамо правила која ће бити прикладна у већини случајева.

Почетак е-поште назива се заглављем. То је лого организације. Увек је корисно имати шаблон са овим логом на руци (то јест, на радној површини вашег рачунара).

За разлику од оффлине комуникације, модерна правила не обавезују добродошлицу примаоцу, а ви можете одмах, назвавши га именом и патронимом, навести суштину ствари. Међутим, многи и даље пишу на почетку поруке: “Добро јутро! "" Здраво! Добро вече! "Или" Поздрав. " И нема одступања од норме.

Захтјеви за главни дио писма сугерирају да је то значење кореспонденције. Подела текста на параграфе сматра се добром формом, знаком пажљивог односа према саговорнику. У сваком параграфу, један или други аспект теме је именован и објављен. Поред идентификације проблема, уобичајено је предложити начине за његово рјешавање. Да кажем, да откријемо пословну идеју у минијатури.

У последњем делу поруке могу се изразити и формална и лична осећања. Текст "Поздрави ...", "Срдачан поздрав ..." ("срдачан поздрав" на енглеском) или емоционалнија жеља "Пријатан дан! ".

У личном потпису морате навести презиме и име (ау неким круговима и средње име). Требали би постојати и телефонски бројеви којима можете доћи: мобилни и уредски. Недавно је у моди дошао електронски потпис са логотипом компаније.

Додатна веза ка електронском порталу организације служи као додатна реклама иу будућности може повећати саобраћај ове странице.

Већина канцеларијског особља има веома обимну архиву писама у електронском поштанском сандучету. Да би се саговорник спријечио да збуњује у дугој кореспонденцији, препоручује се да пошаљете писмо у облику одговора. Када кликнете на одговарајућу плочу на почетку линије предмета, појављује се енглеска скраћеница "Ре ...". Ово је веома згодно, јер ће прималац одмах запамтити ток кореспонденције.

Можете сачувати целу историју виртуелне комуникације са саговорником, а можете оставити само најновије или најважније цитате. Модерна пословна етикета захтева прилично брз одговор на писма. На крају крајева, иза радног компјутера, проводимо значајан дио нашег времена. Поред тога, пошта се може проверити са мобилних уређаја.

Ако је порука од посебног значаја и хитности, онда је дозвољено да пише смс или да телефонира да би вас подсетио на писмо.

У креативној заједници употреба маркица није прихваћена и, штавише, исмијавана и осуђена. Али у пословној кореспонденцији, марке помажу да се одразе стандардне ситуације.

Корисно је да добијете виртуалну прасину стабилних израза и фраза. Уосталом, структурирана комуникација, канцеларијски рад и решавање формалних питања се граде на овим клишеима. На пример, симпатија се изражава прометом "Нажалост, присиљени смо да вас обавестимо ...". Осјећај захвалности одражава се у овој дужничкој формули: “Хвала вам на вашем непроцјењивом доприносу ...”. И на крају, радост: "Поносни смо што вас обавјештавамо да ...". Али коначна фраза: "Рачунамо на даљу плодну сарадњу" изражава наду за даљње пословне контакте.

Дакле, разговарали смо о етикети пословне кореспонденције. Ова правила су потребна како би комуникација била што удобнија и плоднија. Користите их, и видећете да су ваши послови у служби прошли глатко!

За више информација о правилима пословне кореспонденције, укључујући е-пошту, погледајте сљедећи видео.