Фазе пословне комуникације

Комуникација је процес интеракције између људи, који обухвата размјену, процјену и разумијевање информација. Када је у питању пословна комуникација, користе се одређена правила и прописи који помажу да се интеракција партнера учини удобнијом. Узимајући у обзир правилан редослед усклађености са неопходним фазама пословне комуникације, осигурава се постизање жељеног резултата, пожељног за оба партнера.

Пословна комуникација је процес у више корака, који укључује стварање и даље побољшање интерконекција између људи повезаних са специфичним потребама. Овај процес подразумева пренос важних информација, развој концепта интеракције, перцепције и разумевања саговорника.

Пословна комуникација има бројне карактеристике, чије ће познавање помоћи у разумевању суштине ове врсте интеракције:

• Вредност репутације. У послу, лице предузећа је углед, који је основа на којој се у будућности гради успех компаније. Из тог разлога, пословна комуникација има за циљ одржавање и заштиту.
• Јасноћа и прецизност. Јасна и јасна дефиниција циљева осигурава ефикасан професионални развој, олакшавајући брзу самоорганизацију и формирање одговорности.
• Заједничко улагање, профитабилно за обје стране. У пословној интеракцији не можете бринути о добробити само једне стране. Јединство партнера и узајамно корисна позиција осигуравају успјех и велики резултат за обје стране.

Резултат пословне комуникације зависи од тога колико пажљиво је организован процес. У структури пословне комуникације могу се разликовати одређене фазе. Постизање жељеног циља помоћи ће у познавању главних тачака такве комуникације и нормама понашања које одговарају свакој фази.

Ова фаза подразумева директну организацију састанка. У првој фази потребно је направити план са специфичним питањима и неколико рјешења проблема. Неопходно је анализирати ставове преговарачког партнера и одабрати најкориснију стратегију односа; Препоручује се да направите прогнозу резултата разговора. Припремна фаза се завршава организационим тренуцима: одређивање места и времена састанка.

Психолошки портрет саговорника, који се развија у вашим очима, зависи од одређених околности, трајања познанства, информација о особи добијених од других запослених. Постоје вербална и невербална понашања која омогућавају да се направи психолошки портрет саговорника:

• начин говора (садржај, конзистентност, трајање, изражајност и особености говора);
• гестове и изразе лица;
• специфичне акције (покрети и положаји особе, удаљеност између саговорника, додири);
• телесни покрети (додиривање, тапкање, миловање).

Важна функција при креирању психолошког портрета је проучавање изгледа суговорника. То су преференције у одјећи, чистоћа, уредност и беспријекорност изгледа, придржавање модних трендова или занемаривање, копирање одјеће коју други носе.

Дефинишући психолошки портрет запосленог, потребно је фокусирати се на његову личност:

• природа (интереси, принципи, планови, преференције);
• понашање (компетентност, животне вјештине, професионално искуство);
• духовна страна личности (јединствене карактеристике процеса и својстава интелектуалне, когнитивне и емоционалне сфере);
• социјални и психолошки аспекти (статус, друштвена улога, начин живота и специфичности рада);
• биопсихијска својства (темперамент, пол и узраст саговорника, здравствено стање);
• контакт формација.

Да би се успоставила пословна комуникација, потребно је створити атмосферу погодну за вођење озбиљног разговора, укључујући демонстрацију добре воље и интереса за партнера. То ће допринијети њежном осмијеху, уљудном поздраву и паузи, дајући другој особи прилику да се укључи у разговор и директно учествује у њему.

Стандардни разговор почиње са реализацијом следећих акција: откривање циљева, извођење партнера са једне и друге стране, глас теме, презентација особе која води разговор, објављивање редоследа истраживања питања.

Ова фаза је потребна да би се одредио погодан план преговора и повећао интерес за интеракцију од стране партнера. Ова процедура може помоћи шали, која би била погодна за место и време.

Такође би требало да одреди улоге које ће стране обављати у току пословне комуникације. Процес се убрзава имитацијом партнера, огледалом његове позиције, пластиком, тоном гласа, гестовима. Након неког времена (5-10 минута), могућ је прелазак на објављивање услова. Потребни су једнаки положаји. Можете се померити на другу позицију, која се манифестује невербалном комуникацијом.

Током ове фазе, нагласак треба ставити на сличности, а не на разлике. Захваљујући овим преговорима помоћи ћете да добијете жељени резултат. У случају неподношљивих разлика, препоручује се прелазак на неутралну позицију која не подразумијева вашу властиту процјену.

Запамтите да су неопходни увјерљиви разлози. У овом случају, требате слиједити одређена правила:

• Представљање мисли треба да се изводи једноставним, разумљивим, тачним и убедљивим фразама.
• Било би прикладно да се аргументи прилагоде идентитету партнера.
• Препоручује се да јасно и јасно изнесете своје доказе.
• Говорећи о проблему, морате бити чврсти: не можете се предати ако сте сигурни у своје мишљење.
• У резерви треба увек постојати један важан доказ који потврђује тезе (у случају да саговорник почне сумњати у одлуку).
• Препоручује се да се примене поуздане чињенице које ће помоћи саговорнику да донесе одлуку без одлагања.
• Немојте одустати док партнер коначно не потврди своје одбијање.
• Требали бисте користити најувјерљивије аргументе у прилог својој позицији, покушавајући да изразите мисли на такав начин да потпуно заинтересују суговорника.

У интеракцији је увијек тешко избјећи различите расправе. Главни задатак који треба решити у таквој ситуацији јесте да се докаже исправност вашег партнера (елиминисањем сумњи, утврђивањем мотива отпора, одбрамбене реакције, размишљања о тактици). Истовремено, треба избегавати категоричне судове, јер ће се у супротном све испоставити супротно.

Ако постигнете разумевање, даља интеракција неће изазвати озбиљне потешкоће. Након тога, мораћете да пронађете заједничку корист. Партнеру треба дати могућност да преузме иницијативу.

Његово учешће у постизању жељеног циља треба пратити. Ако је ваша одлука много јача од оне саговорника, онда треба пажљиво размислити о његовом приједлогу и објаснити зашто би се идеја требала оплеменити, на основу чега је исплативије усвојити другачију позицију.

Формулисане критеријуме треба превести у коначну верзију. Након тога, морате наставити са договором. Препоручује се да се детаљније опишу обавезе које преузима свака од страна. Чим се донесе одлука, захвалност коју је изразио саговорник биће прикладна.

Завршна фаза пословне комуникације игра веома важну улогу, па је треба посветити исту пажњу као и све претходне. Коначно мишљење има утицај на имиџ саговорника уопште и на партнерства која се тренутно подржавају и планирају у будућности. Треба наставити да показује добру вољу, поштовање и такт.

Пословна комуникација ће имати користи и гарантира добре резултате када се користи следећа правила и препоруке:

• Пића (чај, кафа) нуде се по нахођењу власника или током дугих преговора.
• Не можете телефонирати током пословних преговора. Боље је сада искључити телефон. Потребно је показати поштовање према партнеру и општој процедури пословне интеракције.
• Оставите собу када је преговарање забрањено. Изузетан случај је потреба за медицинском негом.
• Одржавање радних биљешки је добродошло, јер то наглашава интерес и пажњу према партнеру.
• Знак доброг укуса - не постављајте питања везана за пословну тајну партнера. То помаже да се избегне нелагодност и неугодан положај.

Све о важним вјештинама пословне комуникације, погледајте сљедећи видео.