Пословни разговор: правила, сорте и фазе

Резултати пословних односа често зависе од личних преговора и дијалога. Пословни контакти у писаној или телефонској форми су развијени у личним разговорима. Учесници у интервјуу користе сву разноликост комуникативних средстава: користе не само говор, већ и гестове, изразе лица и лични утицај.

Пословни разговор је обично разговор два саговорника, због чега треба узети у обзир личне специфичности противника, његове мотиве, говорне специфичности и примијенити етикету. Интерперсонална комуникација укључује различите методе утицаја на саговорника.

Пословни разговор, који има специфичну тему и лично је оријентисан, често се одвија унутар исте организације између запослених. Сврха разговора је жеља једног учесника комуникације да користи речи да утичу на другу или на целу групу запослених како би се потицали на активности, промене у постојећем радном окружењу или у односима и побољшали њихов квалитет.

Други циљ пословног разговора је потреба да менаџмент формира закључке и одлуке на основу мишљења и резоновања запослених.

Предност пословних разговора у односу на друге врсте говорне комуникације је:

• у брзини одговора на реплике саговорника, помажући да се добије жељени резултат;
• да повећа свијест администратора узимајући у обзир, контролирајући и пратећи гледишта, просудбе, мисли, аргументе и скептичне изјаве које су чули током интервјуа;
• у сврсисходности флексибилне рационалне комбинације истраживачких метода теме о којој се расправља, што је посљедица рјешавања проблема и тврдњи свих страна.

Пословни разговор је фокусиран на реализацију одређених функција:

• проналажење нових праваца;
• покретање обећавајућих пројеката;
• размена података;
• регулисање започетих активности;
• међусобна комуникација запослених у једном предузећу;
• промовисање пословних контаката између институција, фирми, индустрија.

Резултати пословних разговора и састанака не само да су условљени спремношћу за то, већ су и одређени конструкцијом самог разговора. Избегавање неспорних грешака омогућава установљене методе вођења разговора и поштовање њихових принципа. Увек треба постојати атмосфера добре воље - грубе изјаве су неприхватљиве.

Принцип рационалности подразумева обуздавање понашања, посебно у случају када партнер показује емоционалност. Недостатак контроле над емоцијама обично негативно утиче на одлуку. Најбоље рјешење се не може назвати.

Принцип разумевања је неопходан да би саговорници могли да пронађу контактне тачке у дијалогу и постигну жељени ефекат.

У наставку разговора, концентрација пажње разговора варира чак иу одсуству дисипативних фактора. Узимајући у обзир и примећујући такве нијансе, неопходно је у овом тренутку поново скренути пажњу на себе и наставити са прекинутим контактом.

Принцип поузданости диктира обавезу одржавања аутентичности информисања саговорника - чак и ако он даје лажне информације. Он користи дијалог и омогућава вам да остварите жељене циљеве.

Важан психолошки принцип је разлика између субјекта разговора са саговорником. Субјективни став према противнику може утицати на објективност евалуације индикатора. Конструктивни разговор се заснива на разграничењу догађаја са тачкама гледишта и мишљењима - са искуствима.

Конкретизација таквих општих принципа за вођење пословних разговора су правила за њихову имплементацију која доприносе сигурности и ефикасности преговора.

Правило двоструког интереса је да сваки од разговора има двоструки интерес: не само суштину и садржај теме разговора, већ и сарадњу са партнером. Одржавање плодног односа није ништа мање важан задатак у разговору него размјена информација.

Стручњаци препоручују да се разговор води на такав начин да се не ометају кадровски односи са менаџерима. За ово вам је потребно:

• да не жури са закључцима о мотивацији и намерама саговорника, на основу сопствених претпоставки;
• пажљиво слушајте противника и покажите да га разумију;
• да изразе свој интерес и своје циљеве уместо да се расправљају о прошлости, а мисли треба да буду јасно и јасно изражене;
• дискутовати обећавајуће акције.

Нагласак на интересовање за партнера такође се сматра значајним правилом које ће озбиљно олакшати задатке оба саговорника. Фразе: “разумљиво”, “занимљиво”, “пријатно знати”, природно уметнуто у разговор, створит ће опуштену атмосферу и помоћи да се изрази договор и међусобно разумијевање. Исти задатак се може ријешити ако се обратите свом саговорнику, назовете га именом и патронимом, а не показујете ни узнемиреност и раздражљивост.

Жеља да се разјасне додатне или помоћне информације такође ће помоћи да се задржи интерес.

Сваки разговор је начин да пронађете тачке контакта. Да би дијалог био успешан, није препоручљиво започети га са контрадикцијама. Обично почињу са таквим темама, мишљења која су иста, на пример, о времену. Ово је учињено тако да се од самог почетка не чује негативан одговор и не треба улагати напоре да се убеди саговорника. Стручњаци препоручују да увијек имате неколико унапријед припремљених фраза, а одговори су само позитивни.

Припрема за пословни разговор почиње важном фазом - планирањем, које се састоји од формулисања проблема и задатака састанка, као и израде плана за преговоре и метода за његову реализацију. Професионалци саветују:

• размотри и измери планирани процес предвиђеног разговора, изради његов програм;
• прикупља све потребне информације о могућем саговорнику;
• да тестира ефикасност својих аргумената, потребних да оправдају своја уверења и намере;
• проверити доследност њихових дефиниција и мисли;
• размотри опције за реакцију саговорника или противника на аргументе које је изнио.

Именовање времена и места будућег разговора зависи од позиције и инсталације учесника. Може се одржати на својој, страној или неутралној територији.Након оперативне обуке потребно је пратити и уредити прикупљене и припремљене материјале и дати коначни план интервјуа коначном облику.

Изградња пословног разговора састоји се од 5 фаза:

• почетак разговора;
• пружање информација;
• аргументација;
• збацивање аргумената противника;
• одобравање предлога.

Сваки од ових корака заснива се на професионалном знању, јасноћи, конзистентности, на које се додају лични квалитети разговора, који су од велике важности у разговору. Конструисати план разговора треба да се заснива на различитим могућим варијантама његовог исхода. Понекад морате поново артикулисати неке аргументе.

У првој фази - на почетку дијалога - важно је пронаћи контакт са партнером, организовати атрактивно окружење, заинтересовати саговорника и искористити иницијативу. Препоручљиво је користити посебне технике које започињу дијалог. Оне укључују:

• метод олакшавања напетости, који помаже успостављању блиских контаката са противником;
• начин да се повеже саговорник, омогућавајући вам да брзо уђете у ток проблема;
• метода стимулације фантазије, која укључује појаву великог броја питања;
• методе директног приступа проблему.

Тачан почетак разговора сматра се познанством, тачном формулацијом његових циљева и циљева, номинацијом теме, комуникацијом правила за разматрање питања.

У фази пружања информација, потребно је сазнати захтјеве и мишљења партнера, његове мотиве, аргументе и жеље, пренијети планирану информацију, анализирати позицију саговорника.

У фази побијања пресуде противника, његове примедбе треба неутралисати. За то је неопходно увјерљиво, без сумње, изнијети своје аргументе, не допуштајући могућност оповргавања вашег мишљења. Логика негације састоји се у анализирању сумњивих информација, проналажењу правог узрока, одабиру концепта и методологије. Ово се односи на разне технике и трикове.

У фази доношења одлука резимирају се резултати аргумента који је саговорник прихватио и одобрио, елиминисане су негативне нијансе и закључци, постигнут резултат је фиксиран и потврђен, предложене су теме за даљу сарадњу. У овој фази не може бити неизвјесности, тако да и партнер не почиње сумњати у одлуку.

Независне типове пословних разговора карактерише следећа класификација:

• када се пријављујете за посао;
• након отпуштања;
• о проблему;
• дисциплинску природу.

Први тип има врсту утврђивања чињеница, чији је главни задатак утврдити и процијенити пословне квалитете подносиоца захтјева за радно мјесто. Менаџер је дужан да постави апликанту само неколико основних питања која садрже информације о особи: ниво образовања, радно искуство, расположиве вјештине и способности, разлоге за проналажење посла, ниво потраживања плаћања. Понекад морате разјаснити и особне квалитете.

Разговор у вези са одласком запосленог може бити два типа: добровољно насељавање или присилно. У првом случају, администратор треба да сазна разлоге за отпуштање - то је због пажње побољшања управљања организацијом. Обично је у таквим случајевима могуће научити корисне информације које омогућавају рјешавање неких проблема.

Трећи тип је разговор са запосленим који је присиљен да оде. По правилу, глави је веома тешко. У процесу таквог разговора треба посматрати деликатност, али у исто вријеме треба бити истинито и поштено изнијети тврдње. Постоје посебна правила и савјети како водити такав разговор.

Конструкција аргументације може се заснивати на реторичким и спекулативним методама. У реторички су:

• фундаментална, која се састоји од директног позивања на партнера;
• контрадикција заснована на проналажењу неслагања у аргументима;
• методологију за издвајање закључака, што доводи до жељених резултата путем средњих закључака;
• упоредни;
• метод распарчавања, заснован на расподјели појединих дијелова;
• метода бумеранга;

• бојкот;
• пребацивање нагласка и истицање њихових интереса;
• метод дедукције заснован на фазној промјени природе проблема;
• метода упитника приложена у претходно постављеним питањима;
• метод експлицитне помоћи.

Могу се разматрати спекулативне методе:

• техника претеривања;
• анецдотал;
• технологија коришћења власти;
• техника сумње у личности саговорника;
• метода изолације, која се састоји у представљању појединачних израза у модификованом облику;
• конверзију правца засновану на преласку на другу ствар која није везана за спор;
• репресија, која се састоји у претјеривању мањих проблема;
• технику обмане, у којој се јавља збуњујућа информација;
• Одлагање - одлагање разговора;
• жалба заснована на позиву на симпатије;
• технику искривљавања;
• питања-замке.

Експерти препоручују вођење пословних разговора на следећи начин: да дају предлоге или процене нешто у облику питања-одговора, што омогућава да се одржи иницијативна позиција, не дозволи категорички тон, охрабри саговорника да буде активан и истовремено добија потребне информације. На пример, прикладно је и рационално користити фразе:

• „Какво је ваше мишљење о томе? ";
• "Шта мислите? ..";
• „Да ли сам исправно схватио ваше гледиште? ";
• "Зар не би требало да проверимо другу опцију са тобом?" ";
• „Мислите ли да ситуација сада не иде у прилог вашем суду? ".

Пословни разговор доприноси остварењу жеље људи да промијене ситуацију или да успоставе квалитетно нове односе између учесника у дијалогу. Такви разговори су важан дио односа у пословању и политици, представљајући успостављање односа између партнера овлаштених од стране њихових организација за рјешавање проблема. Треба да говоримо кратко.

За више информација о пословним правилима погледајте сљедећи видео.