Tipos de comunicação empresarial

A comunicação empresarial ajuda a construir relacionamentos com colegas, subordinados, parceiros e clientes. No processo de comunicação, não apenas a informação é trocada, mas também a experiência e o conhecimento em uma determinada área. Etiqueta empresarial penetra absolutamente todas as esferas da vida, existem vários tipos de comunicação empresarial.

A comunicação empresarial é um componente importante da vida humana. A etiqueta no ambiente de negócios serve como um tipo de suporte. Nos negócios, existem várias formas de comunicação. Escolha as opções apropriadas devem ser dadas as características pessoais e psicológicas dos participantes da discussão. As seguintes formas de comunicação podem ser distinguidas:

• Conversa - contato verbal entre os interlocutores, reduzido a uma discussão de problemas e tarefas importantes, esclarecimento de algumas das nuances relativas ao trabalho. Os participantes da conversa, neste caso, devem ter o direito de lidar com várias tarefas e tomar decisões. O status dos interlocutores deve ser igual.
• Negociações tem uma estrutura mais rígida. Como regra, representantes de diferentes empresas ou divisões participam deles. As negociações são usadas para unir esforços com parceiros interessados ​​em resolver uma tarefa específica.
• Em reunião Um grupo ou um grande círculo de pessoas interessadas e envolvidas participa. O encontro envolve a coleta, análise de informações, compartilhamento de dados e tomada de decisão em pontos controversos.
• Performance - Neste caso, uma pessoa ou um pequeno grupo compartilha as informações necessárias com o público. Nesse caso, a mensagem não se limita à discussão do tópico, mas é apresentada como informação. Esta forma de comunicação requer habilidades de liderança do orador, a capacidade de permanecer na sociedade, bem como habilidades de falar em público.
• Correspondência - um método indireto de comunicação, desempenha um papel peculiar de comunicação por correspondência. Esse tipo de comunicação inclui pedidos, protocolos, pedidos, solicitações, relatórios, cartas oficiais, instruções e assim por diante. A correspondência é usada para se comunicar entre departamentos ou organizações. Você deve seguir regras específicas na condução da correspondência.

A comunicação empresarial precisa aprender. Ao mesmo tempo, as qualidades pessoais e a demonstração do "eu" ficam em segundo plano. O principal é a capacidade de levar em conta os interesses e desejos do oponente e combiná-los com suas exigências de forma que ambas as partes atinjam o resultado desejado.

A comunicação empresarial consiste em várias etapas:

• Formação de motivação. Sem isso, não será possível conseguir uma interação efetiva.
• Preparando para comunicação - Este é um plano para a conversa, a preparação de argumentos e informações. Também é necessário preparar uma lista de tarefas que precisam ser abordadas durante a discussão.
• O começo da conversa. É necessário estabelecer o contato, depois do que é necessário criar um "clima de relações" favorável à conversação.
• Declaração do problema - destacando a gama de problemas, a apresentação da sua posição e visão desta tarefa. No entanto, observe que você deve preparar resumos antecipados sobre o tema da conversa e estar pronto para responder às perguntas feitas.
• Compartilhamento de informações - descobrir a posição do interlocutor. É importante manter contato e responder a perguntas em um idioma oficial acessível, perdendo a terminologia profissional, se necessário.

• Persuasão e Argumentação - são necessários em desentendimentos e seguem do estágio prévio de comunicação.Deve-se notar aspectos positivos da sua visão da situação e a resolução da questão controversa.
• Encontrar uma solução para um problema ou problema - O final da discussão, o seu resultado deve atender todos os participantes.
• Contrato de redação - isto significa que no final da reunião os participantes da discussão chegaram a um denominador comum ou recrutaram o apoio de parceiros na resolução de várias tarefas. O resultado positivo da discussão termina com uma confirmação por escrito.
• Análise de resultados - Demonstra se as decisões tomadas foram corretas.
• Tomada de decisão - Assume o consentimento de todas as partes após a análise. Nesse caso, os participantes da discussão decidem sobre cooperação adicional ou término de contatos.

Na sociedade moderna, as pessoas seguem conscientemente as regras da comunicação empresarial para atingir objetivos específicos em um ambiente corporativo. Nos negócios não é o suficiente para ocupar uma determinada posição, também é necessário fortalecer as relações com pessoas diferentes. De grande importância é o seguinte:

• A capacidade de ter pessoas em si e manter-se na sociedade são aspectos importantes do diálogo corporativo. Para fazer isso, você precisa ser capaz de claramente e articular seus pensamentos, argumentar corretamente o seu ponto de vista.
• Dados analíticos e a capacidade de tomar decisões rápidas estão sempre do seu lado. Ao se comunicar com parceiros, lembre-se de que todas as partes estão interessadas na rápida resolução de questões controversas.
• É importante levar em conta as características culturais e as tradições nacionais do interlocutor: indubitavelmente, certos costumes e normas adotadas em outro país podem parecer inaceitáveis ​​ou ofensivas.

Os conceitos básicos e as normas da ética nos negócios devem ser conhecidos por todas as pessoas que se respeitam. É necessário entender que, nos negócios, a comunicação entre as pessoas é construída não na percepção mútua do humor dos parceiros, mas em certos padrões. Existem os seguintes tipos de comunicação empresarial (finalidade funcional):

• Verbal e não verbal - consiste na necessidade de seguir a fala, expressões faciais, gestos e posturas. Com a comunicação não-verbal, a posição dos braços, pernas, olhares, inclinação da cabeça e movimentos involuntários podem dizer os sentimentos e o humor de uma pessoa muito mais do que a fala oral. Vale a pena aprender a controlar expressões faciais e gestos.
• Escrito e oral. Para cada forma de comunicação, existem conceitos e normas separados. A forma escrita de comunicação é qualquer documento certificado por assinaturas e selos. Para as reuniões de planejamento oral, reuniões, negociações, relatórios e outras formas de comunicação empresarial.

• Monológico e dialógico - tem diferenças significativas de idioma. O diálogo é comunicação interpessoal. Um monólogo reflete um único ponto de vista; Este tipo de comunicação inclui apresentação ou um discurso solene, bem como um relatório ou uma palavra introdutória.

• Remota e pessoal. Para comunicação remota incluem conversas telefônicas, correspondência por correspondência. É dada especial atenção ao padrão de entonação da fala, a brevidade da mensagem. É impossível usar gestos.

Cada estilo tem suas próprias características. Você precisa ser capaz de compreendê-los.

Classificação de estilo:

• Autoritário. Baseia-se na autoridade indiscutível do chefe e na subordinação absoluta dos empregados. Quaisquer decisões são tomadas individualmente e não são discutidas com pessoas interessadas ou envolvidas.
• Democrata - a principal característica é a discussão conjunta de questões e o desejo de compreensão mútua.Ao se comunicar com o interlocutor, o pedido, as recomendações e a motivação são usados.
• Conivente ou formal - determinado pela participação mínima do chefe em gestão de pessoal, negociação e tomada de decisões. Negócios difíceis e decisões arriscadas são transferidos para outros. A eficácia de tal gestão não depende mais do líder, mas do nível de desenvolvimento do grupo.
• Liberal - um cruzamento entre estilos autoritários e democráticos. A discussão de várias questões com parceiros ou colegas é reduzida ao mínimo, mas é usada em casos raros e apenas com o propósito de transferir a responsabilidade para o adversário.
• Negócio oficial - Assume estrita observância das normas comunicativas, clichês de discursos e regulamentos de comunicação empresarial, onde não há lugar para manifestação da individualidade.
• Scientific - discurso estrito, conciso e sustentado, relevante apenas nos campos da ciência e da educação. É usado em pesquisas ou atividades de ensino.

A comunicação empresarial diz respeito a todos os aspectos externos do comportamento e é dividida em várias áreas:

• os participantes da conversa têm objetivos e motivos comuns;
• a conversa ocorre no mesmo intervalo de espaço-tempo;
• existe uma clara hierarquia de comunicação entre todos os participantes da discussão, os status sociais são distribuídos;
• os participantes da comunicação aderem às regras e regulamentos geralmente aceitos ao se comunicar.

A comunicação empresarial ajuda a estabelecer rapidamente os contatos necessários, para obter o apoio de clientes confiáveis. Isso ajuda a alcançar um entendimento mútuo.

Existem 4 funções de comunicação empresarial, que são as principais:

• Comunicativo informativo - envolve a coleta e fornecimento de informações específicas, bem como a troca de conhecimento e experiência.
• Interativa - devido ao processo de interação entre as pessoas. É utilizado no processo de interação (comportamento, atividades e decisões dos parceiros).
• Perceptivo - é entender a outra pessoa. O estabelecimento ou enfraquecimento do contato ocorre com base no entendimento mútuo.
• Comunicador regulatório - permite ajustar o comportamento dos participantes na discussão. Para fazer isso, é necessário dominar perfeitamente técnicas especiais: ser capaz de convencer, encontrar compromissos e fazer concessões.

Além disso, você deve levar em conta as regras especiais ao lidar com pessoas de negócios. Quaisquer mensagens, mensagens e informações devem obedecer a três princípios básicos:

• por orientação de conteúdo - mensagens e informações devem ser claras e concisas;
• parte expressiva - refere-se ao componente emocional;
• O motivo é destinado aos pensamentos e sentimentos do interlocutor.

Ao comunicar uma pessoa presta atenção ao discurso e voz do interlocutor. É avaliado em certos indicadores:

• Vocabulário - a ausência de palavras-parasitas e o discurso competente e expressivo tornam possível declarar com confiança que uma pessoa é educada e cultural.
• Discurso inteligível e a pronúncia correta das palavras é a chave para o sucesso de qualquer pessoa.
• Entonação - permite que você coloque os acentos necessários.
• Taxa de fala - o discurso lento causará a melancolia, e rápido não permitirá concentrar-se na informação fornecida.
• Discussão das qualidades positivas e negativas dos concorrentes. Tente lidar com esses tópicos com muito tato e cuidado. Este é um tipo de manipulação inócua, que ajudará a tornar o interlocutor mais carinhoso.
• A combinação de frases longas e curtas. Essa técnica vai manter a atenção do interlocutor.

Para alcançar o respeito entre colegas e parceiros, você precisa considerar algumas das nuances:

• Discussão das qualidades positivas e negativas dos concorrentes. Tente lidar com esses tópicos com muito tato e cuidado. Este é um tipo de manipulação inócua, que ajudará a tornar o interlocutor mais carinhoso.
• A combinação de frases longas e curtas. Essa técnica vai manter a atenção do interlocutor.
• No ambiente de negócios não mostre preferências e emoções pessoais na resolução de vários problemas. O papel principal é desempenhado pelos interesses da empresa que você representa e os interesses do interlocutor. Você não deve mudar para tons elevados ou entrar em uma escaramuça verbal: qualquer demonstração de emoções afetará negativamente sua reputação e imagem.
• Não misture trabalho e vida pessoal. Relacionamentos com colegas não devem influenciar a solução dos problemas da empresa. Se você não pode construir um relacionamento caloroso com uma pessoa, isso não significa que você deva ignorar sua opinião e seu conselho ao resolver problemas comuns. A capacidade de separar os relacionamentos pessoais dos negócios ajuda a concentrar-se nas tarefas desejadas e resolver disputas.

• Prepare-se para a discussão: pergunte sobre o interlocutor e selecione as táticas de comunicação apropriadas.
• Seja pontual - não tome tempo com parceiros de negócios.
• Capacidade de ouvir o interlocutor - sua vantagem indiscutível. Sem a capacidade de se comunicar com os clientes, para entender suas necessidades e desejos, é impossível ter sucesso.
• Atitude amigável para com todos os interlocutores. Mesmo um parceiro desonesto não pode ser desconsiderado. Esqueça a antipatia e tente tratar a outra pessoa de forma favorável e benevolente. Lembre-se que discutir suas relações com outras pessoas em um ambiente de negócios não vale a pena. Relacionamentos, vida pessoal não devem ser discutidos com ninguém.
• A capacidade de se concentrar na coisa principal. Tente descobrir o que seu parceiro quer. Considerando seus interesses, tente resolver o problema e chegar a um denominador comum, sem perder seus desejos.
• Capacidade de ser honesto. Se a informação estiver imprecisa, distorcida, pode ficar clara em qualquer momento inoportuno e afetar sua reputação.
• Não se esqueça das regras do bom tom. Sempre entre em contato com a pessoa pelo nome, sorria e tente fazer elogios, mas evite lisonja.

No próximo vídeo, você está esperando pelas mais importantes habilidades de comunicação empresarial.