Psicologia da comunicação empresarial

Hoje, os empresários têm muitas maneiras de se comunicar com clientes, colegas e outras partes interessadas. Compreender a natureza da comunicação empresarial pode ajudar a alcançar os objetivos da empresa e em sua gestão diária.

Em psicologia, o termo "comunicação" significa a troca de informações entre pessoas através de um sistema comum de símbolos. Esta definição de comunicação inclui dois aspectos:

• Em primeiro lugar, há algo que é transmitido, por exemplo, fatos, sentimentos, idéias e assim por diante. Isso significa que, no processo de comunicação, alguém deve receber as informações transmitidas.
• Em segundo lugar, a definição acima enfatiza o elemento de compreensão no processo de comunicação. A compreensão será alcançada somente quando o destinatário da mensagem a entender no mesmo sentido que o remetente. Assim, a interpretação correta da mensagem é de grande importância.

Comunicação empresarial é a troca de informações, fatos e idéias relacionadas ao negócio. Nesta era de globalização, todo empreendimento, grande ou pequeno, requer comunicação empresarial adequada, tanto no ambiente interno quanto externo.

As principais características da comunicação empresarial incluem os seguintes componentes:

• Segmentação Mesmo em pequenas organizações, seria um erro assumir que todos os funcionários têm as mesmas necessidades, interesses e desejos quando se trata de comunicação empresarial. A comunicação empresarial eficaz é segmentada para atender às necessidades de públicos específicos. Por exemplo, os funcionários que trabalham em um ambiente administrativo terão diferentes necessidades e diferentes acessos às informações do que os funcionários que trabalham em um ambiente de produção.
• Concretude. A comunicação empresarial eficaz deve ser específica e, quanto mais específica, mais ela atende à sua especificidade.
• Precisão Quando a informação é imprecisa, sua credibilidade é perdida. O remetente desta informação também perde a confiança. A comunicação empresarial eficaz deve ser precisa tanto em termos de conteúdo transmitido quanto em termos de coisas simples que incluem gramática, ortografia e pontuação.
• Pontualidade Os funcionários devem estar cientes do que está acontecendo em suas organizações e no ambiente externo, pois isso os afeta. A comunicação em tempo hábil com os funcionários é mais difícil do que nunca, mas é importante para uma comunicação empresarial eficaz.

• Repetibilidade. Se uma mensagem for enviada apenas uma vez, você não pode ter certeza de que ela atingiu o destinatário. A comunicação empresarial eficaz exige comunicação frequente para garantir que todos os funcionários tenham as informações necessárias. Além disso, os funcionários mudam, alguns saem, outros entram na empresa, e tudo isso requer informações atualizadas.
• Multicanal. As empresas têm muitos canais de comunicação - desde os tradicionais (impressão, quadros de avisos, reuniões) até os novos (e-mail, blogs, sites de redes sociais). Todos esses canais devem ser usados ​​para garantir que os funcionários recebam informações em diferentes condições.
• Imediata Segundo especialistas, a comunicação direta ainda é a mais eficaz e deve ser usada sempre que possível. É claro que, em organizações muito grandes, isso pode ser difícil, mas, mesmo assim, as alternativas podem incluir videoconferência ou o uso de webinars.
• Disponibilidade de feedback. Os funcionários devem poder compartilhar seus comentários, opiniões e pensamentos com gerentes e empregadores. A comunicação bilateral é eficaz tanto para funcionários quanto para empregadores.

Às vezes você tem que trabalhar com alguém de quem não gosta ou que simplesmente não suporta. Mas, por causa do seu trabalho, é importante manter boas relações comerciais com eles. Nesse caso, tente conhecer a pessoa. Ele provavelmente sabe perfeitamente que você não gosta dele, então dê o primeiro passo: inicie uma conversa confidencial ou convide-o para jantar juntos. Durante a conversa, concentre-se em encontrar coisas que você possa ter em comum: pergunte sobre família, interesses, sucessos passados.

A cultura corporativa é importante para a comunicação empresarial bem-sucedida. Contribui para a manutenção da etiqueta empresarial no trabalho, além disso, pesquisas nessa área mostram uma relação direta entre a cultura corporativa e o volume de negócios das empresas.

Especialistas chamam seis princípios psicológicos básicos de comunicação empresarial:

• Reciprocidade. Reciprocidade nos negócios significa expectativas mútuas na troca de valores. Se uma pessoa der alguma coisa, espera-se que o destinatário também dê algo em troca. A reciprocidade cria confiança entre os parceiros e seu relacionamento se desenvolve para melhor.
• Persuasão O conhecimento do produto, tendências, resultados de pesquisas no campo da negociação tornarão você muito mais convincente. É importante mostrar sua consciência para ganhar a confiança de seu parceiro.
• Obrigação. Cumpra sempre as suas obrigações, não só escritas, mas também verbais. Lembre-se de que até um aperto de mão é um símbolo de consentimento. Se você achar difícil lembrar o que disse em algum momento, anote-o. Você faz a impressão de uma pessoa obrigatória.
• Seqüência. Seja sempre consistente em suas ações e ações e nunca mude seus princípios de negócios.
• Lutando por consenso. O consenso implica que todos aceitem e apoiem a decisão e entendam as razões da sua adoção. O consenso é possível entre parceiros se eles tiverem valores e objetivos comuns, e houver acordo entre eles sobre questões específicas e uma direção comum.
• Simpatia pessoal. Estamos mais inclinados a interagir com pessoas que deixam claro que gostam de nós e em cuja presença nos sentimos significativos. A atratividade física desempenha um certo papel nisso, mas a similaridade também é muito eficaz. Apelamos para as pessoas que são semelhantes a nós em roupas, idade, status socioeconômico.

A comunicação é ética quando é direta, honesta e mútua. Se a comunicação se destina a ocultar a verdade ou prejudicar outra pessoa, não pode ser ético.

Embora ética não seja o mesmo que moralidade, há uma forte relação entre esses conceitos: moralidade é ideias sobre o que é certo e o que é errado, e ética são princípios comportamentais que são influenciados por crenças morais. Portanto, a ética da comunicação é altamente dependente de princípios morais:

• Honestidade. Em geral, a comunicação ética é uma comunicação honesta. Embora haja momentos em que seria mais ético mentir, por exemplo, para o suposto assassino sobre o paradeiro da possível vítima, esses casos são a exceção e não a regra. Além disso, a honestidade é mais do que apenas a verdade; significa estar aberto, oferecendo voluntariamente qualquer informação que você tenha, mesmo que isso ameace seus próprios interesses de curto prazo. A confiança nas pessoas está intimamente relacionada à honestidade. Criar um ambiente de confiança é o caminho para a comunicação ética em um ambiente de negócios.
• Abertura. A abertura é um dos pontos-chave da comunicação ética. Na comunicação, isso significa estar aberto a diferentes ideias e opiniões, bem como estar pronto para expressar suas próprias opiniões, mesmo que você não espere que elas sejam aceitas.

• Lealdade. No contexto das comunicações empresariais, a lealdade significa alocar o tempo e os recursos necessários para discutir completamente os problemas. Só então todos terão a chance de serem ouvidos.
• Construção de consenso. A comunicação ética está focada em objetivos e não em status. O estilo de comunicação, no qual diferentes grupos se unem em campos opostos e focam principalmente em seus próprios interesses, não dá nada à organização como um todo. Ético para uma organização é um estilo de comunicação em que as pessoas buscam consenso, não oposição e se concentram em fazer o que podem para a empresa. Assim, uma vez que a assistência da organização é um imperativo moral, chegar a um consenso é um estilo ético de comunicação.

Acredita-se que existam seis tipos principais de interlocutores. Para se preparar melhor para conversas importantes, é importante saber de que tipo você é:

• Reflexivo. Você é um interlocutor reflexivo, se no processo de comunicação você sentir o humor do seu parceiro. Sua fala é suave, calma, sensível, você entende o interlocutor e gosta de construir relacionamentos com outras pessoas.
• O juiz. Você é o interlocutor do tipo “juiz” se você analisar tópicos e problemas, descobrir os pontos principais e depois explicá-los efetivamente aos outros. Você conduz a conversa e a conduz diretamente e de forma convincente.
• Nobre. Você é um tipo de interlocutor "nobre", se gosta de comunicação aberta e é fácil para outras pessoas se comunicarem com você. Você também está focado e sempre vai direto para o gol.
• MP. O interlocutor do tipo “vice” é diplomático e usa a comunicação para acabar com os conflitos. Ele também fala suavemente, é encantador e faz as pessoas se sentirem confortáveis.
• Sócrates. O interlocutor do tipo Sócrates é bem versado na resolução de problemas e convence os outros, ele gosta de longos debates. Ele é detalhado e bem informado, e suas opiniões são apreciadas por outros.
• Oficial. O interlocutor desse tipo usa a comunicação para realizar seus sonhos e ter sucesso no trabalho e em casa. Este é um tipo perspicaz e estratégico.

Especialistas dizem que existem quatro estilos básicos de comunicação: analítico, intuitivo, funcional e pessoal. Nenhum estilo de comunicação é inerentemente melhor que outro. Mas escolher o estilo errado de comunicação para um público específico pode causar problemas:

• Estilo analítico. A comunicação em um estilo analítico envolve a operação com dados concretos e números reais. As pessoas que se comunicam nesse estilo evitam expressar sentimentos e emoções durante uma conversa. A grande vantagem de um estilo de comunicação analítica é que você pode analisar os problemas de forma lógica e imparcial. Isso significa que as pessoas veem que você está bem informado e possui uma grande experiência analítica. A desvantagem potencial de ter um estilo de comunicação analítica é que você pode achá-lo frio ou insensível.
• Estilo intuitivo. Comunicando em um estilo intuitivo, você prefere cobrir toda a imagem e evitar detalhes, por medo de se atolar neles. Isso permite que você vá direto ao cerne do problema, em vez de considerá-lo em etapas. A vantagem deste estilo é que você se comunica com rapidez e precisão, facilmente se aprofundando em problemas grandes e complexos.No entanto, em uma situação que realmente requer detalhes, você pode não ter paciência suficiente.

• Estilo funcional. Esse estilo pressupõe a metódica, a disponibilidade de planos detalhados, datas exatas. As pessoas que se comunicam nesse estilo são de bom desempenho e nunca sentem falta de nada. Uma desvantagem potencial de um estilo de comunicação funcional é que você pode perder a atenção do seu público, especialmente quando estiver conversando com conversadores intuitivos.
• Estilo pessoal. Comunicando-se em estilo pessoal, você sente uma conexão emocional com um parceiro, e isso permite que você descubra o que ele realmente pensa. Você é um bom ouvinte e um bom diplomata, sabe como suavizar conflitos, manter boas relações com muitas pessoas. Esse estilo permite que você construa relacionamentos pessoais profundos. As pessoas geralmente recorrem a você porque você pode conectar diferentes grupos. A desvantagem desse estilo de comunicação é que, às vezes, você pode irritar interlocutores de um tipo analítico que gostam de números concretos e discussões lógicas.

Veja o próximo vídeo sobre as mais importantes habilidades de comunicação empresarial.