Etiqueta comercial

Correspondência de serviço é um gênero muito especial que você deve dominar se você estiver indo para subir a escada da carreira. Boas habilidades de redação de negócios servirão a você com fidelidade: ajudarão na comunicação com subordinados, superiores e parceiros, enfatizarão sua educação e suas perspectivas. O estilo de comunicação deve ser restrito, focado, sem desvio do tópico dado.

Qualquer comunicação: pessoal e escrita é a interação com as pessoas, a fim de trocar informações, fazer uma impressão, chegar a um acordo. Nada humano é estranho para nós, às vezes damos rédea solta às emoções, mas na esfera empresarial não deve haver lugar para a rápida manifestação de nossos sentimentos, traços de caráter e temperamento.

Uma característica importante da comunicação empresarial é que ela não pode ser interrompida no meio da frase. Para cada carta recebida, você precisa escrever uma resposta, mesmo que não a queira. Se você recebeu uma chamada e não teve tempo de atender o telefone, é necessário ligar novamente. Claro, a comunicação com algumas pessoas é desagradável. É por isso que a lista de qualidades obrigatórias de um gerente significa tolerância ao estresse.

Uma reunião de negócios, falar ao telefone ou correspondência comercial por e-mail certamente terá algum tipo de propósito. Como resultado, as partes devem chegar a conclusões, discutir o projeto, concordar com uma parceria estratégica e assim por diante.

Por escrito, talvez haja mais restrições e convenções do que as orais. Comunicando-se diretamente com o interlocutor, em pessoa, podemos focar a entonação em um fato particular, esclarecer algo, se o interlocutor não nos entendeu. Se um erro de fala for feito, podemos corrigi-lo imediatamente. Mas na carta oficial devemos ser muito claros e precisos, para que as palavras não impliquem uma dupla interpretação.

Eles costumavam dizer: “O papel pode suportar tudo”, sugerindo que você pode até mesmo escrever fatos não confiáveis. Somos de opinião que Você precisa fazer correspondência comercial da maneira mais honesta possível. By the way, agora cartas de papel vai cada vez menos. Basicamente, eles são enviados contratos e outros documentos. Nesse caso, o papel timbrado é usado como evidência do alto status da organização.

Hoje em dia, na maioria dos casos, a correspondência comercial ocorre no espaço virtual e tem suas peculiaridades. Quando um diálogo está apenas começando, é costume escrever uma saudação sobre etiqueta, por exemplo: “Olá, querido Oleg Sergeevich! ". E no endereço subsequente durante o dia de trabalho, a saudação pode ser reduzida.

A comunicação escrita, incluindo e-mail, requer conformidade com padrões de linguagem e alfabetização impecável. Afinal, a correspondência abrirá diante do interlocutor educado seus espaços. Portanto, aconselhamo-lo a verificar por escrito com a ajuda de serviços especiais, se você não tem certeza sobre o seu próprio conhecimento.

Listamos as regras gerais que são exigidas pela ética da comunicação eletrônica. Eles são bastante simples, mas muitos, infelizmente, os negligenciam:

• o começo de cada sentença é escrito com letra maiúscula;
• no final da frase, um ponto é colocado de modo que o significado da leitura seja claro;
• é útil usar uma lista com marcadores ou numerada para resolver o problema e sugerir soluções;
• Para maior clareza, é bom usar tabelas, gráficos, diagramas;
• Não tente parecer especialmente inteligente, educado interlocutor, não complique pensamentos simples com turnos participiais e imparciais excessivos;
• quanto mais simples você expressar seus pensamentos, melhor;
• Embora no discurso cotidiano, a cultura exija o jargão de evitar, em um jargão profissional de ambiente de negócios e empréstimos do inglês agora são considerados boa forma (mas não exagere!).

Os seguintes tipos de mensagens são distinguidos:

• Ofertas promocionais;
• obrigada;
• acompanhando;
• garantia;
• lembretes;
• avisos;
• ofertas de cooperação.

Além das regras gerais, é importante conhecer alguns detalhes da redação comercial. Apresentamos as regras que serão apropriadas na maioria dos casos.

O início de um email é chamado de cabeçalho. É o logotipo da organização. É sempre útil ter um modelo com este logotipo à mão (ou seja, na área de trabalho do seu computador).

Ao contrário da comunicação off-line, as regras modernas não obrigam a receber o destinatário, e você pode imediatamente, chamando-o pelo nome e pelo patronímico, declarar a essência do assunto. No entanto, muitos continuam escrevendo no início da mensagem: “Bom dia! "" Olá! "" Boa noite! "Ou" Saudações ". E não há desvio da norma também.

Requisitos para a parte principal da carta sugerem que é o significado da correspondência. A divisão do texto em parágrafos é considerada boa forma, sinal de atitude atenta em relação ao interlocutor. Em cada parágrafo, um ou outro aspecto do tópico é nomeado e divulgado. Além de identificar o problema, costuma-se sugerir maneiras de resolvê-lo. Por assim dizer, divulgar uma ideia de negócio em miniatura.

Na parte final da mensagem, sentimentos formais e mais pessoais podem ser expressos. A frase "Cumprimentos ...", "Melhores cumprimentos ..." ("melhores cumprimentos" em inglês) ou um desejo mais emocional "Tenha um bom dia! ".

Em uma assinatura pessoal, você deve indicar o sobrenome e o primeiro nome (e, em alguns círculos, também o nome do meio). Também deve haver números de telefone que você pode acessar: cidade móvel e de escritório. Recentemente, uma assinatura eletrônica com um logotipo da empresa entrou em voga.

Um link adicional para o portal eletrônico da organização serve como publicidade adicional e, no futuro, pode aumentar o tráfego deste site.

A maioria dos funcionários do escritório tem um extenso arquivo de cartas em uma caixa postal eletrônica. Para evitar que o entrevistador confunda em uma longa correspondência, recomenda-se enviar uma carta na forma de uma resposta. Quando você clica na placa correspondente no início da linha de assunto, aparece a abreviação em inglês "Re ...". Isto é muito conveniente, porque o destinatário lembrará imediatamente o curso da correspondência.

Você pode salvar todo o histórico de comunicação virtual com o interlocutor e pode deixar apenas as cotações mais recentes ou mais importantes. A etiqueta empresarial moderna requer uma resposta bastante rápida às cartas. Afinal, atrás do computador de trabalho, passamos uma parte significativa do nosso dia. Além disso, o correio pode ser verificado em dispositivos móveis.

Se a mensagem é de especial importância e urgência, então é permitido escrever sms ou fazer um telefonema para lembrá-lo da carta.

Na comunidade criativa, o uso de selos não é aceito e, além disso, é ridicularizado e condenado. Mas, na correspondência comercial, os carimbos ajudam a refletir situações-padrão.

É útil obter um cofrinho virtual de expressões e frases estáveis. Afinal, a comunicação estruturada, o trabalho de escritório e a solução de questões formais são construídos sobre esses clichês. Por exemplo, a simpatia é expressa pelo volume de negócios "Infelizmente, somos obrigados a informá-lo ...". O sentimento de apreciação é refletido nesta fórmula de dever: "Obrigado por sua contribuição inestimável ...". E finalmente, alegria: "Temos o orgulho de informar que ...". Mas a frase final: "Contamos com uma cooperação mais frutífera" expressa a esperança de mais contatos comerciais.

Então, falamos sobre a etiqueta da correspondência comercial. Essas regras são necessárias para tornar a comunicação o mais confortável e proveitosa possível. Use-os e você verá que seus assuntos no serviço transcorreram suavemente!

Para mais informações sobre as regras de correspondência comercial, incluindo e-mail, veja o vídeo a seguir.