Conversa de negócios: regras, variedades e estágios

Os resultados das relações de negócios geralmente dependem de negociações e diálogos pessoais. Contatos comerciais feitos por escrito ou por telefone são desenvolvidos em conversas pessoais. Os participantes da entrevista usam toda a variedade de meios comunicativos: usam não apenas fala, mas também gestos, expressões faciais e influência pessoal.

Uma conversa de negócios é geralmente uma conversa de dois interlocutores, razão pela qual eles devem levar em conta as especificidades pessoais do oponente, seus motivos, peculiaridades de fala e aplicar etiqueta. A comunicação interpessoal envolve uma variedade de métodos de influência no interlocutor.

Conversa de negócios, que tem um tópico específico e é pessoalmente orientada, é frequentemente realizada dentro da mesma organização entre os funcionários. O propósito de uma conversa é o desejo de um participante de comunicação usar palavras para influenciar outro ou todo um grupo de funcionários, a fim de estimular atividades, mudanças no ambiente de trabalho existente ou em relacionamentos, e melhorar sua qualidade.

Outro objetivo da conversa de negócios é a necessidade de a administração formar conclusões e decisões baseadas nas opiniões e no raciocínio dos funcionários.

A vantagem das conversas de negócios sobre outros tipos de comunicação de fala é:

• na velocidade de resposta às réplicas dos interlocutores, ajudando a obter o resultado desejado;
• aumentar a conscientização do administrador, levando em conta, controlando e monitorando pontos de vista, julgamentos, pensamentos, argumentos e declarações céticas ouvidas durante a entrevista;
• na conveniência de uma combinação racional flexível de métodos de pesquisa do tópico em discussão, que é uma conseqüência da solução do problema e das reivindicações de todas as partes.

Conversa de negócios é focada na implementação de certas funções:

• encontrar novas direções;
• lançamento de projetos promissores;
• intercâmbio de dados;
• regulação das atividades iniciadas;
• comunicação mútua de funcionários de uma empresa;
• promoção de contatos comerciais entre instituições, firmas, indústrias.

Os resultados das conversas e reuniões de negócios não são apenas condicionados pela prontidão para isso, mas também determinados pela própria construção da conversa. Evite erros indiscutíveis que permitam métodos estabelecidos de conduzir entrevistas e conformidade com seus princípios. Deve sempre haver uma atmosfera de boa vontade - afirmações duras são inaceitáveis.

O princípio da racionalidade implica restrição do comportamento, especialmente no caso de um parceiro que demonstra emotividade. A falta de controle sobre as emoções geralmente afeta negativamente a decisão. A melhor solução não pode ser chamada.

O princípio da compreensão é necessário para que os interlocutores possam encontrar pontos de contato no diálogo e alcançar o efeito desejado.

Na continuação da conversa, a concentração de atenção da conversa flutua mesmo na ausência de fatores dissipativos. Considerando e percebendo tais nuances, é necessário, neste momento, mais uma vez chamar a atenção para si mesmo e retomar o contato interrompido.

O princípio da confiabilidade dita a obrigação de manter a autenticidade de informar o interlocutor - mesmo que ele forneça informações falsas. Beneficia o diálogo e permite que você atinja seus objetivos desejados.

Um princípio psicológico importante é a distinção entre o assunto da conversa com o interlocutor. Atitude subjetiva ao oponente pode afetar a objetividade da avaliação dos indicadores. A conversação construtiva baseia-se na delimitação de eventos com pontos de vista e opiniões - com experiências.

A concretização de tais princípios gerais para a realização de conversas de negócios são as regras para sua implementação que contribuem para a segurança e eficácia das negociações.

A regra do duplo interesse é que cada conversa tenha um duplo interesse: não apenas a essência e o conteúdo do tópico da conversa, mas também a cooperação com um parceiro. Manter um relacionamento frutífero não é uma tarefa menos importante na conversa do que o intercâmbio de informações.

Os especialistas recomendam direcionar a conversa de tal forma que ela não interfira nas relações do pessoal com os gerentes. Para isso você precisa:

• não se precipitar em conclusões sobre as motivações e intenções dos interlocutores, com base em suas próprias premissas;
• ouça atentamente o seu adversário e mostre que ele é compreendido;
• expressar seu interesse e seus objetivos em vez de discutir sobre o passado, e os pensamentos devem ser expressos de forma clara e clara;
• discutir ações promissoras.

A ênfase no interesse em um parceiro também é considerada uma regra significativa que facilitará seriamente as tarefas de ambos os interlocutores. Frases: “compreensível”, “interessante”, “agradável de saber”, naturalmente inseridas na conversa, criarão um ambiente descontraído e ajudarão a expressar concordância e compreensão mútua. A mesma tarefa pode ser resolvida se você recorrer ao seu interlocutor, chamando-o pelo nome e pelo patronímico, e também não demonstrar ansiedade e irritabilidade.

O desejo de esclarecer informações adicionais ou auxiliares também ajudará a manter o interesse.

Toda conversa é uma maneira de encontrar pontos de contato. Para que o diálogo seja bem sucedido, não é aconselhável iniciá-lo com contradições. Geralmente eles começam com esses tópicos, opiniões sobre as quais são as mesmas, por exemplo, sobre o clima. Isso é feito para que, desde o início, uma resposta negativa não seja ouvida e nenhum esforço seja gasto para persuadir o interlocutor. Os especialistas recomendam sempre ter várias frases pré-preparadas, cujas respostas são apenas positivas.

A preparação para uma conversa de negócios começa com uma etapa importante - o planejamento, que consiste em formular os problemas e tarefas da reunião, bem como criar um plano de negociações e métodos para sua implementação. Profissionais aconselham:

• considerar e ponderar o processo pretendido da conversa pretendida, elaborar seu programa;
• coletar todas as informações necessárias sobre um possível interlocutor;
• testar a eficácia de seus argumentos, necessária para justificar suas crenças e intenções;
• verifique a consistência de suas definições e pensamentos;
• Considere as opções para a reação do interlocutor ou do oponente aos argumentos apresentados.

A nomeação da hora e local da conversa futura depende da posição e instalação dos participantes. Pode ser realizado em território próprio, estrangeiro ou neutro.Após o treinamento operacional, é necessário monitorar e editar os materiais coletados e preparados e dar o plano final da entrevista para o formulário final.

A construção de uma conversa de negócios consiste em 5 etapas:

• o começo da conversa;
• o fornecimento de informações;
• argumentação;
• derrubar argumentos do oponente;
• aprovação de propostas.

Cada uma dessas etapas é baseada no conhecimento profissional, clareza e consistência, às quais são adicionadas as qualidades pessoais da conversa, que são de grande importância na conversação. Construir um plano de conversa deve basear-se nas várias variantes possíveis do seu resultado. Às vezes você tem que rearticular alguns argumentos.

Na primeira etapa - no início do diálogo - é importante encontrar um contato com um parceiro, organizar um ambiente atraente, interessar ao interlocutor e aproveitar a iniciativa. É aconselhável usar técnicas especiais que iniciem o diálogo. Estes incluem:

• método de aliviar a tensão, que ajuda a estabelecer contatos próximos com um adversário;
• uma maneira de ligar o interlocutor, permitindo que você entre rapidamente no curso do problema;
• método de estimular a fantasia, envolvendo o surgimento de um grande número de questões;
• métodos de acesso direto ao problema.

O início correto da conversa é considerado um conhecimento, a formulação exata de suas metas e objetivos, a nomeação do tópico, a comunicação das regras para a consideração de questões.

Na fase de fornecimento de informações, é necessário descobrir os pedidos e opiniões do parceiro, suas motivações, argumentos e desejos, comunicar as informações planejadas, analisar a posição do interlocutor.

Na fase de refutação dos julgamentos do oponente, suas observações devem ser neutralizadas. Para isso, é necessário afirmar seus argumentos de forma convincente, sem dúvida, não permitindo a possibilidade de uma refutação de sua opinião. A lógica da negação consiste em analisar informações duvidosas, encontrar a causa verdadeira, selecionar um conceito e uma metodologia. Isso aplica uma variedade de técnicas e truques.

Na etapa de tomada de decisão, os resultados do argumento de que o interlocutor aceito e aprovado são resumidos, as nuances e conclusões negativas são eliminadas, o resultado alcançado é fixo e confirmado, os tópicos para maior cooperação são sugeridos. Nesse estágio, não pode haver incerteza, de modo que o parceiro também não comece a duvidar da decisão.

Os tipos independentes de conversas de negócios são caracterizados pela seguinte classificação:

• quando se candidata a um emprego;
• após demissão;
• sobre o problema;
• natureza disciplinar.

O primeiro tipo tem o tipo de apuração de fatos, cuja principal tarefa é verificar e avaliar as qualidades comerciais do candidato para o cargo. O gerente deve fazer ao solicitante apenas algumas perguntas básicas que contenham informações sobre a pessoa: nível de instrução, experiência de trabalho, habilidades e habilidades disponíveis, razões para encontrar um emprego, nível de reclamações de pagamento. Às vezes você tem que esclarecer qualidades pessoais também.

Uma entrevista sobre a saída de um empregado pode ser de dois tipos: acordo voluntário ou forçado. No primeiro caso, o administrador deve descobrir os motivos da demissão - isso se deve à atenção em melhorar a gestão da organização. Normalmente em tais casos é possível aprender a informação útil que permite resolver alguns problemas.

O terceiro tipo é uma conversa com um funcionário que é forçado a sair. Por via de regra, é muito difícil para a cabeça. No processo de tal conversa, a delicadeza deve ser observada, mas, ao mesmo tempo, deve ser verdadeira e justa declarar as alegações a ela. Existem regras e dicas especiais sobre como conduzir essa conversa.

A construção da argumentação pode ser baseada em métodos retóricos e especulativos. Para retórica incluem:

• fundamental, consistindo em um apelo direto a um parceiro;
• contradição baseada em encontrar desacordos nos argumentos;
• metodologia para isolar conclusões, que leva aos resultados desejados através de conclusões intermediárias;
• comparativo;
• o método de desmembramento, baseado na alocação de partes individuais;
• método bumerangue;

• boicote;
• mudando a ênfase e destacando seus interesses;
• deduzindo método baseado em uma mudança gradual na natureza do problema;
• método de questionário incluído em perguntas pré-formuladas;
• método de assistência explícita.

Métodos especulativos podem ser considerados:

• técnica de exagero;
• anedótico;
• tecnologia de usar autoridade;
• técnica de dúvida na personalidade do interlocutor;
• método de isolamento, que consiste na apresentação de expressões individuais de forma modificada;
• uma conversão de direção com base em uma transição para outro assunto não relacionado à disputa;
• repressão, que consiste em exagerar problemas menores;
• técnica de ilusão, na qual informações confusas são relatadas;
• Atraso - atrasando a conversa;
• apelo baseado em apelo à simpatia;
• técnica de distorção;
• armadilhas de perguntas.

Os especialistas recomendam conduzir conversas de negócios da seguinte maneira: fazer propostas ou avaliar algo em um formulário de perguntas e respostas, que permite manter uma posição de iniciativa, não permitir um tom categórico, encorajar o interlocutor a ser ativo e ao mesmo tempo receber as informações necessárias. Por exemplo, é apropriado e racional usar frases:

• “Qual é a sua opinião sobre isso? ";
• "O que você acha?";
• “Eu entendi seu ponto de vista corretamente? ";
• "Não deveríamos verificar outra opção com você?" ";
• “Você acha que a situação não é favorável ao seu julgamento agora? ".

Uma conversa de negócios contribui para a realização do desejo das pessoas de mudar a situação ou para estabelecer relações qualitativamente novas entre os participantes do diálogo. Tais conversas são uma parte importante do relacionamento nos negócios e na política, representando o estabelecimento de relacionamentos entre parceiros autorizados por suas organizações para resolver problemas. Precisa falar brevemente.

Para mais informações sobre regras de negócios, veja o próximo vídeo.