Rodzaje komunikacji biznesowej

Komunikacja biznesowa pomaga budować relacje z kolegami, podwładnymi, partnerami i klientami. W procesie komunikacji wymienia się nie tylko informacje, ale także doświadczenie i wiedzę w określonym obszarze. Etykieta biznesowa przenika absolutnie wszystkie sfery życia, istnieją różne rodzaje komunikacji biznesowej.

Komunikacja biznesowa jest ważnym elementem ludzkiego życia. Etykieta w środowisku biznesowym służy jako rodzaj wsparcia. W biznesie istnieje kilka form komunikacji. Wybierz odpowiednie opcje powinny mieć osobiste i psychologiczne cechy uczestników dyskusji. Można wyróżnić następujące formy komunikacji:

• Rozmowa - werbalny kontakt między rozmówcami, sprowadzony do omówienia ważnych problemów i zadań, wyjaśnienie niektórych niuansów związanych z pracą. Uczestnicy rozmowy w tym przypadku powinni mieć prawo do zajmowania się różnymi zadaniami i podejmowania decyzji. Status rozmówców musi być równy.
• Negocjacje mają bardziej sztywną strukturę. Z reguły biorą w nich udział przedstawiciele różnych firm lub oddziałów. Negocjacje są wykorzystywane do połączenia wysiłków z partnerami, którzy są zainteresowani rozwiązaniem konkretnego zadania.
• W spotkaniu Uczestniczy w nim grupa lub duży krąg zainteresowanych i zaangażowanych osób. Spotkanie obejmuje zbieranie, analizę informacji, udostępnianie danych, a także podejmowanie decyzji w kontrowersyjnych punktach.
• Wydajność - W tym przypadku jedna osoba lub mała grupa dzieli się niezbędnymi informacjami z publicznością. W tym przypadku komunikat nie ogranicza się do dyskusji na ten temat, ale jest prezentowany jako informacja. Ta forma komunikacji wymaga umiejętności przywódczych, umiejętności pozostawania w społeczeństwie oraz umiejętności mówienia publicznego.
• Korespondencja - pośrednia metoda komunikacji odgrywa szczególną rolę w komunikacji korespondencyjnej. Ten rodzaj komunikacji obejmuje zamówienia, protokoły, zamówienia, żądania, raporty, oficjalne pisma, instrukcje i tak dalej. Korespondencja służy do komunikacji między departamentami lub organizacjami. Musisz przestrzegać określonych zasad w prowadzeniu korespondencji.

Komunikacja biznesowa musi się uczyć. Jednocześnie cechy osobiste i demonstracja własnego „ja” wchodzą w tło. Najważniejszą rzeczą jest możliwość uwzględnienia zainteresowań i życzeń przeciwnika i połączenia ich z ich wymaganiami w taki sposób, aby obie strony osiągnęły pożądany rezultat.

Komunikacja biznesowa składa się z kilku etapów:

• Tworzenie motywu. Bez tego nie będzie możliwe osiągnięcie skutecznej interakcji.
• Przygotowanie do komunikacji - To jest plan rozmowy, przygotowania argumentów i informacji. Konieczne jest również przygotowanie listy zadań, którymi należy się zająć podczas dyskusji.
• Początek rozmowy. Konieczne jest nawiązanie kontaktu, po którym konieczne jest stworzenie „klimatu relacji” sprzyjającego rozmowie.
• Oświadczenie o problemie - podkreślenie zakresu problemów, przedstawienie jego stanowiska i wizji tego zadania. Należy jednak pamiętać, że należy przygotować z wyprzedzeniem streszczenia na temat rozmowy i być gotowym do odpowiedzi na zadane pytania.
• Udostępnianie informacji - ustalenie stanowiska rozmówcy. Ważne jest, aby utrzymywać kontakt i odpowiadać na pytania w dostępnym języku urzędowym, w razie potrzeby tracąc fachową terminologię.

• Perswazja i argumentacja - są konieczne w sporach i wynikają z poprzedniego etapu komunikacji.Należy zauważyć pozytywne aspekty swojej wizji sytuacji i rozwiązania kontrowersyjnej kwestii.
• Znajdowanie rozwiązania problemu lub problemu - Koniec dyskusji, jej wynik powinien odpowiadać wszystkim uczestnikom.
• Opracowanie umowy - oznacza to, że pod koniec spotkania uczestnicy dyskusji osiągnęli wspólny mianownik lub uzyskali wsparcie partnerów w rozwiązywaniu różnych zadań. Pozytywny wynik dyskusji kończy się pisemnym potwierdzeniem.
• Analiza wyników - Pokazuje, czy podjęte decyzje były prawidłowe.
• Podejmowanie decyzji - przyjmuje zgodę wszystkich stron po przeprowadzeniu analizy. W takim przypadku uczestnicy dyskusji decydują o dalszej współpracy lub zakończeniu kontaktów.

W nowoczesnym społeczeństwie ludzie świadomie przestrzegają zasad komunikacji biznesowej, aby osiągnąć określone cele w środowisku korporacyjnym. W biznesie nie wystarczy zajmować określoną pozycję, konieczne jest także wzmocnienie relacji z różnymi ludźmi. Wielkie znaczenie ma następujące:

• Zdolność do posiadania ludzi w sobie i zachowania się w społeczeństwie to ważne aspekty dialogu korporacyjnego. Aby to zrobić, musisz być w stanie jasno i wyrazić swoje myśli, poprawnie argumentować swój punkt widzenia.
• Dane analityczne i możliwość podejmowania szybkich decyzji są zawsze po twojej stronie. Podczas komunikacji z partnerami pamiętaj, że wszystkie strony są zainteresowane szybkim rozwiązaniem kontrowersyjnych kwestii.
• Ważne jest, aby wziąć pod uwagę cechy kulturowe i tradycje narodowe rozmówcy: niewątpliwie pewne zwyczaje i normy przyjęte w innym kraju mogą wydawać się nie do przyjęcia lub obraźliwe.

Podstawowe pojęcia i normy etyki biznesowej powinny być znane każdej szanującej się osobie. Konieczne jest zrozumienie, że w biznesie komunikacja między ludźmi opiera się nie na wzajemnym odczuwaniu nastrojów partnerów, ale na pewnych standardach. Istnieją następujące rodzaje komunikacji biznesowej (cel funkcjonalny):

• Werbalne i niewerbalne - polegają na potrzebie śledzenia mowy, mimiki, gestów i pozycji. W przypadku komunikacji niewerbalnej pozycja ramion, nóg, spojrzeń, pochylenia głowy i mimowolnych ruchów może powiedzieć uczuciowi i nastrojowi człowieka znacznie więcej niż mowa ustna. Warto nauczyć się kontrolować mimikę i gesty.
• Pisemne i ustne. Dla każdej formy komunikacji istnieją oddzielne pojęcia i normy. Pisemną formą komunikacji jest każdy dokument poświadczony podpisami i pieczęciami. Do ustnych - planowanie spotkań, spotkań, negocjacji, raportów i innych form komunikacji biznesowej.

• Monologiczny i dialogowy - mają znaczne różnice językowe. Dialog to komunikacja międzyludzka. Monolog odzwierciedla pojedynczy punkt widzenia; Ten rodzaj komunikacji obejmuje prezentację lub uroczyste przemówienie, a także raport lub słowo wprowadzające.

• Zdalne i osobiste. Do komunikacji zdalnej należą rozmowy telefoniczne, korespondencja pocztowa. Szczególną uwagę zwraca się na wzorzec intonacji mowy, zwięzłość przekazu. Nie można używać gestów.

Każdy styl ma swoje własne cechy. Musisz być w stanie je zrozumieć.

Klasyfikacja stylów:

• Autorytarny. Opiera się na niekwestionowanym autorytecie szefa i bezwzględnym podporządkowaniu pracowników. Wszelkie decyzje są podejmowane indywidualnie i nie są omawiane z zainteresowanymi lub zaangażowanymi osobami.
• Demokratyczna - główną cechą jest wspólna dyskusja na temat problemów i pragnienie wzajemnego zrozumienia.Podczas komunikacji z rozmówcą stosuje się prośbę, zalecenia i motywację.
• Conniving lub formalne - określona przez minimalny udział kierownika w zarządzaniu personelem, negocjacjach i podejmowaniu decyzji. Trudne decyzje biznesowe i ryzykowne są przekazywane innym. Skuteczność takiego zarządzania nie zależy już od lidera, ale od poziomu rozwoju grupy.
• Liberalny - krzyżowanie stylów autorytarnych i demokratycznych. Dyskusja na temat różnych problemów z partnerami lub współpracownikami jest ograniczona do minimum, ale jest stosowana w rzadkich przypadkach i tylko w celu przeniesienia odpowiedzialności na przeciwnika.
• Oficjalny biznes - zakłada ścisłe przestrzeganie norm komunikacyjnych, klisz mowy i przepisów komunikacji biznesowej, w których nie ma miejsca na manifestację indywidualności.
• Naukowy - ścisła, zwięzła i trwała mowa, istotna tylko w dziedzinie nauki i edukacji. Jest wykorzystywany w działalności badawczej lub dydaktycznej.

Komunikacja biznesowa dotyczy wszystkich zewnętrznych aspektów zachowania i jest podzielona na kilka obszarów:

• uczestnicy rozmowy mają wspólne cele i motywy;
• rozmowa odbywa się w tym samym przedziale czasowo-przestrzennym;
• istnieje jasna hierarchia komunikacji między wszystkimi uczestnikami dyskusji, rozpowszechniane są statusy społeczne;
• uczestnicy komunikacji przestrzegają ogólnie przyjętych zasad i przepisów podczas komunikacji.

Komunikacja biznesowa pomaga szybko nawiązać niezbędne kontakty, pozyskać wsparcie wiarygodnych patronów. Pomaga osiągnąć wzajemne zrozumienie.

Istnieją 4 funkcje komunikacji biznesowej, które są głównymi:

• Komunikatywna komunikacja - obejmuje gromadzenie i dostarczanie konkretnych informacji, a także wymianę wiedzy i doświadczeń.
• Interaktywny - ze względu na proces interakcji między ludźmi. Jest wykorzystywany w procesie interakcji (zachowanie, działania i decyzje partnerów).
• Percepcyjny - ma zrozumieć drugą osobę. Ustanowienie lub osłabienie kontaktu następuje na zasadzie wzajemnego zrozumienia.
• Komunikatywność regulacyjna - pozwala dostosować zachowanie uczestników dyskusji. Aby to zrobić, konieczne jest perfekcyjne opanowanie specjalnych technik: być w stanie przekonać, znaleźć kompromisy i poczynić ustępstwa.

Ponadto należy uwzględnić specjalne zasady dotyczące ludzi biznesu. Wszelkie wiadomości, wiadomości i informacje muszą być zgodne z trzema podstawami:

• według orientacji treści - wiadomości i informacje powinny być jasne i zwięzłe;
• część ekspresyjna - odnosi się do komponentu emocjonalnego;
• Motyw jest skierowany na myśli i uczucia rozmówcy.

Podczas komunikowania się osoba zwraca uwagę na mowę i głos rozmówcy. Jest oceniany na podstawie niektórych wskaźników:

• Słownictwo - brak słów-pasożytów i kompetentna, ekspresyjna mowa pozwalają stwierdzić z ufnością, że dana osoba jest wykształcona i kulturowa.
• Wybredna mowa a poprawna wymowa słów jest kluczem do sukcesu każdej osoby.
• Intonacja - pozwala umieścić niezbędne akcenty.
• Wskaźnik mowy - powolna mowa spowoduje melancholię, a szybkie nie pozwoli skoncentrować się na dostarczonych informacjach.
• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Spróbuj poradzić sobie z takimi tematami niezwykle taktownie i ostrożnie. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże uszanować rozmówcę.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika zachowa uwagę rozmówcy.

Aby osiągnąć szacunek wśród kolegów i partnerów, należy rozważyć niektóre niuanse:

• Omówienie pozytywnych i negatywnych cech konkurentów. Spróbuj poradzić sobie z takimi tematami niezwykle taktownie i ostrożnie. Jest to rodzaj nieszkodliwej manipulacji, która pomoże uszanować rozmówcę.
• Połączenie długich i krótkich fraz. Ta technika zachowa uwagę rozmówcy.
• W środowisku biznesowym nie pokazuj osobistych preferencji i emocji w rozwiązywaniu różnych problemów. Główną rolę odgrywają interesy firmy, którą reprezentujesz, oraz interesy rozmówcy. Nie powinieneś przełączać się na podwyższone tony lub wchodzić w słowną potyczkę: wszelkie przejawy emocji negatywnie wpłyną na twoją reputację i wizerunek.
• Nie mieszaj pracy z życiem osobistym. Relacje z kolegami nie powinny wpływać na rozwiązanie problemów firmy. Jeśli nie możesz zbudować ciepłego związku z osobą, nie oznacza to, że powinieneś ignorować jego opinie i rady przy rozwiązywaniu wspólnych problemów. Zdolność do oddzielania osobistych relacji od biznesu pomaga skoncentrować się na pożądanych zadaniach i rozwiązywać spory.

• Przygotuj się do dyskusji: zapytać o rozmówcę i wybrać odpowiednią taktykę komunikacji.
• Bądź punktualny - Nie bierz czasu od partnerów biznesowych.
• Umiejętność słuchania rozmówcy - twoja niepodważalna przewaga. Bez umiejętności komunikowania się z klientami, aby zrozumieć ich potrzeby i pragnienia, niemożliwe jest osiągnięcie sukcesu.
• Przyjazny stosunek do wszystkich rozmówców. Nawet nieuczciwy partner nie może być lekceważony. Zapomnij o niechęci i staraj się traktować drugą osobę przychylnie i życzliwie. Pamiętaj, że omawianie relacji z innymi ludźmi w środowisku biznesowym nie jest tego warte. Relacje, życie osobiste nie powinno być z nikim dyskutowane.
• Możliwość skupienia się na najważniejszej rzeczy. Spróbuj dowiedzieć się, czego chce twój partner. Biorąc pod uwagę jego zainteresowania, spróbuj rozwiązać problem i dojść do wspólnego mianownika, bez utraty życzeń.
• Zdolność do uczciwości. Jeśli informacje są niedokładne, zniekształcone, mogą stać się jasne w każdym nieodpowiednim momencie i wpłynąć na twoją reputację.
• Nie zapominaj o zasadach dobrego tonu. Zawsze kontaktuj się z osobą po imieniu, uśmiechaj się i próbuj komplementować, ale unikaj pochlebstw.

W następnym filmie czekasz na najważniejsze umiejętności komunikacji biznesowej.