Psychologia komunikacji biznesowej

Dzisiaj ludzie biznesu mają wiele sposobów komunikowania się z klientami, kolegami i innymi zainteresowanymi stronami. Zrozumienie natury komunikacji biznesowej może pomóc w osiągnięciu celów firmy i jej codziennym zarządzaniu.

W psychologii termin „komunikacja” oznacza wymianę informacji między ludźmi za pomocą wspólnego systemu symboli. Ta definicja komunikacji obejmuje dwa aspekty:

• Po pierwsze, jest coś, co jest przekazywane, na przykład fakty, uczucia, pomysły i tak dalej. Oznacza to, że w procesie komunikacji ktoś musi otrzymywać przesyłane informacje.
• Po drugie, powyższa definicja podkreśla element zrozumienia w procesie komunikacji. Zrozumienie zostanie osiągnięte tylko wtedy, gdy odbiorca wiadomości zrozumie go w tym samym znaczeniu co nadawca. Zatem właściwa interpretacja komunikatu ma ogromne znaczenie.

Komunikacja biznesowa to wymiana informacji, faktów i pomysłów związanych z działalnością. W dobie globalizacji każde przedsiębiorstwo, duże lub małe, wymaga właściwej komunikacji biznesowej, zarówno w środowisku wewnętrznym, jak i zewnętrznym.

Główne cechy komunikacji biznesowej obejmują następujące elementy:

• Segmentacja Nawet w małych organizacjach błędem byłoby zakładanie, że wszyscy pracownicy mają takie same potrzeby, zainteresowania i pragnienia, jeśli chodzi o komunikację biznesową. Skuteczna komunikacja biznesowa jest podzielona na segmenty, aby zaspokoić potrzeby określonych odbiorców. Na przykład pracownicy pracujący w środowisku administracyjnym będą mieli inne potrzeby i inny dostęp do informacji niż pracownicy pracujący w środowisku produkcyjnym.
• Konkretność. Skuteczna komunikacja biznesowa powinna być konkretna, a im bardziej konkretna, tym bardziej spełnia swoją specyfikę.
• Dokładność Gdy informacje są niedokładne, ich wiarygodność zostaje utracona. Nadawca tych informacji również traci zaufanie. Skuteczna komunikacja biznesowa powinna być dokładna zarówno pod względem przesyłanych treści, jak i prostych rzeczy, które obejmują gramatykę, ortografię i interpunkcję.
• Terminowość Pracownicy powinni być świadomi tego, co dzieje się w ich organizacjach i środowisku zewnętrznym, ponieważ ma to na nich wpływ. Komunikowanie się z pracownikami na czas jest trudniejsze niż kiedykolwiek wcześniej, ale jest ważne dla skutecznej komunikacji biznesowej.

• Powtarzalność. Jeśli wiadomość zostanie wysłana tylko raz, nie możesz być pewien, że dotarł do odbiorcy. Skuteczna komunikacja biznesowa wymaga częstej komunikacji, aby zapewnić wszystkim pracownikom niezbędne informacje. Ponadto pracownicy zmieniają się, niektórzy odchodzą, inni dołączają do firmy, a to wszystko wymaga aktualizacji informacji.
• Wielokanałowy. Biznes ma wiele kanałów komunikacji - od tradycyjnych (druk, tablice ogłoszeń, spotkania) do nowych (e-mail, blogi, portale społecznościowe). Wszystkie te kanały muszą być używane, aby zapewnić, że pracownicy otrzymują informacje w różnych warunkach.
• Natychmiastowość Zdaniem ekspertów, komunikacja bezpośrednia jest nadal najbardziej skuteczna i powinna być stosowana zawsze, gdy jest to możliwe. Oczywiście w bardzo dużych organizacjach może to być trudne, ale nawet wtedy alternatywy mogą obejmować wideokonferencje lub wykorzystanie webinariów.
• Dostępność opinii. Pracownicy powinni mieć możliwość dzielenia się swoimi opiniami, opiniami i przemyśleniami z menedżerami i pracodawcami. Komunikacja dwustronna jest skuteczna zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Czasami musisz pracować z kimś, kogo nie lubisz lub z kim po prostu nie możesz znieść. Ale dla dobra twojej pracy ważne jest utrzymanie dobrych relacji biznesowych z nimi. W takim przypadku spróbuj poznać osobę. Prawdopodobnie doskonale wie, że go nie lubisz, więc zrób pierwszy krok: rozpocznij poufną rozmowę lub zaproś go na wspólną kolację. Podczas rozmowy skup się na znalezieniu rzeczy, które możesz mieć wspólnego: zapytaj o rodzinę, zainteresowania, przeszłe sukcesy.

Kultura korporacyjna jest ważna dla udanej komunikacji biznesowej. Przyczynia się to do zachowania etykiety biznesowej w pracy, ponadto badania w tej dziedzinie pokazują bezpośredni związek między kulturą korporacyjną a obrotami handlowymi firm.

Eksperci nazywają sześć podstawowych psychologicznych zasad komunikacji biznesowej:

• Wzajemność. Wzajemność w biznesie oznacza wzajemne oczekiwania w wymianie wartości. Jeśli jedna osoba coś daje, oczekuje się, że odbiorca również da coś w zamian. Wzajemność tworzy zaufanie między partnerami, a ich relacje rozwijają się na lepsze.
• Przekonanie Znajomość produktu, trendy, wyniki badań w dziedzinie negocjacji sprawią, że będziesz bardziej przekonujący. Ważne jest, aby pokazać swoją świadomość, aby zdobyć zaufanie partnera.
• Obowiązek. Zawsze wypełniaj swoje obowiązki, nie tylko pisane, ale także słowne. Pamiętaj, że nawet uścisk dłoni jest symbolem zgody. Jeśli trudno jest Ci zapamiętać to, co powiedziałeś w takim czy innym czasie, zapisz je. Sprawiasz wrażenie osoby obowiązkowej.
• Sekwencja. Bądź zawsze konsekwentny w swoich działaniach i czynach i nigdy nie zmieniaj zasad biznesowych.
• Dążenie do konsensusu. Konsensus oznacza, że ​​wszyscy akceptują i popierają decyzję i rozumieją powody jej przyjęcia. Konsensus jest możliwy między partnerami, jeśli mają wspólne wartości i cele, a między nimi panuje zgoda co do konkretnych kwestii i wspólnego kierunku.
• Osobista sympatia. Jesteśmy bardziej skłonni do interakcji z ludźmi, którzy wyjaśniają, że nas lubią i w których obecności czujemy się znaczący. Atrakcyjność fizyczna odgrywa w tym pewną rolę, ale podobieństwo jest również bardzo skuteczne. Apelujemy do osób podobnych do nas w stroju, wieku, statusie społeczno-ekonomicznym.

Komunikacja jest etyczna, gdy jest bezpośrednia, uczciwa i wzajemna. Jeśli komunikacja ma na celu ukrycie prawdy lub zaszkodzenie innej osobie, nie może być etyczna.

Chociaż etyka nie jest tym samym co moralność, istnieje silny związek między tymi pojęciami: moralność jest ideą tego, co jest dobre, a co złe, a etyka to zasady zachowania, na które mają wpływ przekonania moralne. Dlatego etyka komunikacji jest silnie uzależniona od zasad moralnych:

• Szczerość. Ogólnie rzecz biorąc, komunikacja etyczna to uczciwa komunikacja. Chociaż zdarzają się sytuacje, w których bardziej etyczne byłoby kłamanie, na przykład, wobec domniemanego zabójcy o miejscu pobytu potencjalnej ofiary, są to raczej wyjątki niż reguły. Poza tym uczciwość jest czymś więcej niż tylko prawdą; oznacza to bycie otwartym, dobrowolne zgłaszanie wszelkich posiadanych informacji, nawet jeśli zagraża to twoim krótkoterminowym interesom. Zaufanie do ludzi jest ściśle związane z uczciwością. Tworzenie środowiska zaufania to droga do komunikacji etycznej w środowisku biznesowym.
• Otwartość. Otwartość jest jednym z kluczowych punktów komunikacji etycznej. W komunikacji oznacza to bycie otwartym na różne pomysły i opinie, a także gotowość do wyrażania własnych opinii, nawet jeśli nie oczekuje się ich akceptacji.

• Lojalność. W kontekście komunikacji biznesowej lojalność oznacza przeznaczenie niezbędnego czasu i zasobów na pełne omówienie kwestii. Tylko wtedy wszyscy będą mieli szansę zostać wysłuchani.
• Budowanie konsensusu. Komunikacja etyczna koncentruje się na celach, a nie na statusie. Styl komunikacji, w którym różne grupy jednoczą się w przeciwnych obozach i koncentrują się przede wszystkim na własnych interesach, nie daje niczego organizacji jako całości. Etyczne dla organizacji to styl komunikacji, w którym ludzie szukają konsensusu, a nie opozycji, i koncentrują się na robieniu tego, co mogą dla firmy. Dlatego, ponieważ pomoc organizacji jest moralnym imperatywem, osiągnięcie konsensusu jest etycznym stylem komunikacji.

Uważa się, że istnieje sześć głównych typów rozmówców. Aby lepiej przygotować się do ważnych rozmów, ważne jest, aby wiedzieć, jakiego typu jesteś:

• Odblaskowe. Jesteś refleksyjnym rozmówcą, jeśli w procesie komunikacji czujesz nastrój swojego partnera. Twoja mowa jest miękka, spokojna, wrażliwa, rozumiesz rozmówcę i lubisz budować relacje z innymi ludźmi.
• Sędzia. Jesteś rozmówcą typu „sędzia”, jeśli analizujesz tematy i problemy, znajdujesz główne punkty, a następnie efektywnie wyjaśniasz je innym. Prowadzisz rozmowę i prowadzisz ją bezpośrednio i przekonująco.
• Szlachetny. Jesteś typem „szlachetnego” rozmówcy, jeśli lubisz otwartą komunikację, a innym osobom łatwo jest się z tobą komunikować. Jesteś także skupiony i zawsze idziesz prosto do celu.
• MP. Rozmówca typu „zastępca” jest dyplomatyczny i używa komunikacji do zakończenia konfliktów. Mówi także cicho, jest uroczy i sprawia, że ​​ludzie czują się komfortowo.
• Sokrates. Rozmówca Sokratesa jest dobrze zorientowany w rozwiązywaniu problemów i przekonuje innych, lubi długie debaty. Jest szczegółowy i dobrze poinformowany, a jego opinie są doceniane przez innych.
• Urzędnik. Rozmówca tego typu wykorzystuje komunikację, aby zrealizować swoje marzenia i odnieść sukces w pracy iw domu. Jest to wnikliwy i strategicznie myślący typ.

Eksperci twierdzą, że istnieją cztery podstawowe style komunikacji: analityczny, intuicyjny, funkcjonalny i osobisty. Żaden styl komunikacji nie jest z natury lepszy niż inny. Ale wybór niewłaściwego stylu komunikacji dla określonej grupy odbiorców może powodować problemy:

• Styl analityczny. Komunikacja w stylu analitycznym polega na operowaniu twardymi danymi i liczbami rzeczywistymi. Ludzie, którzy komunikują się w tym stylu, unikają wyrażania uczuć i emocji podczas rozmowy. Dużym plusem analitycznego stylu komunikacji jest to, że można analizować problemy logicznie i bezstronnie. Oznacza to, że ludzie widzą, że jesteś dobrze poinformowany i masz duże doświadczenie analityczne. Potencjalną wadą posiadania analitycznego stylu komunikacji jest to, że możesz uznać, że jest zimny lub niewrażliwy.
• Intuicyjny styl. Komunikując się w intuicyjnym stylu, wolisz całkowicie ukryć cały obraz i uniknąć szczegółów, z obawy, że się w nich zatopisz. Pozwala to przejść od razu do sedna problemu, zamiast rozważać go etapowo. Zaletą tego stylu jest to, że komunikujesz się szybko i dokładnie, łatwo zagłębiając się w duże i złożone problemy.Jednak w sytuacji, która naprawdę wymaga szczegółów, możesz nie mieć wystarczającej cierpliwości.

• Styl funkcjonalny. Ten styl zakłada metodyczność, dostępność szczegółowych planów, dokładne daty. Ludzie, którzy komunikują się w tym stylu, są dobrymi wykonawcami, którzy niczego nie przegapią. Potencjalną wadą stylu komunikacji funkcjonalnej jest to, że możesz stracić uwagę odbiorców, zwłaszcza gdy rozmawiasz z intuicyjnymi rozmówcami.
• Osobisty styl. Komunikując się w osobistym stylu, czujesz emocjonalny związek z partnerem, a to pozwala ci dowiedzieć się, co naprawdę myśli. Jesteś dobrym słuchaczem i dobrym dyplomatą, wiesz jak wygładzić konflikty, utrzymać dobre relacje z wieloma ludźmi. Ten styl pozwala budować głębokie relacje osobiste. Ludzie często zwracają się do ciebie, ponieważ możesz łączyć różne grupy. Wadą tego stylu komunikacji jest to, że czasami denerwujesz rozmówców typu analitycznego, którzy lubią twarde liczby i logiczne dyskusje.

Zobacz następny film na temat najważniejszych umiejętności komunikacji biznesowej.