Etykieta biznesowa

Korespondencja służbowa to bardzo szczególny gatunek, który musisz opanować, jeśli zamierzasz wspinać się po szczeblach kariery. Dobre umiejętności pisania biznesowego będą Ci służyć wiernie: pomogą w komunikacji z podwładnymi, przełożonymi i partnerami, podkreślą twoje wykształcenie i perspektywy. Styl komunikacji powinien być powściągliwy, skupiony, bez odstępstw od danego tematu.

Każda komunikacja: zarówno osobista, jak i pisana, to interakcja z ludźmi w celu wymiany informacji, wywarcia wrażenia, osiągnięcia porozumienia. Nic ludzkiego nie jest nam obce, czasami dajemy upust emocjom, ale w sferze biznesowej nie powinno być miejsca na szybkie manifestowanie naszych uczuć, cech charakteru i temperamentu.

Ważną cechą komunikacji biznesowej jest to, że nie można jej przerwać w połowie zdania. Dla każdego otrzymanego listu musisz napisać odpowiedź, nawet jeśli jej nie chcesz. Jeśli odebrałeś połączenie, a nie miałeś czasu, aby odebrać telefon, musisz oddzwonić. Oczywiście komunikacja z niektórymi ludźmi jest nieprzyjemna. Dlatego lista obowiązkowych cech menedżera oznacza tolerancję na stres.

Spotkanie biznesowe, rozmowa przez telefon lub korespondencja biznesowa przez e-mail z pewnością będzie miała jakiś cel. W rezultacie strony muszą dojść do konkluzji, przedyskutować projekt, uzgodnić strategiczne partnerstwo i tak dalej.

Na piśmie jest więcej ograniczeń i konwencji niż ustnych. Komunikując się bezpośrednio z rozmówcą, osobiście, możemy skupić intonację na konkretnym fakcie, wyjaśnić coś, jeśli rozmówca nas nie zrozumiał. Jeśli wystąpi błąd mowy, możemy go natychmiast naprawić. Ale w oficjalnym liście musimy być bardzo jasni i precyzyjni, aby słowa nie sugerowały podwójnej interpretacji.

Mówili: „Papier może wytrzymać wszystko”, co oznacza, że ​​można nawet pisać niewiarygodne fakty. Jesteśmy tego zdania Musisz prowadzić korespondencję biznesową tak uczciwie, jak to możliwe. Nawiasem mówiąc, teraz papierowe listy idą coraz mniej. Zasadniczo są to kontrakty i inne dokumenty. W tym przypadku papier firmowy jest używany jako dowód wysokiego statusu organizacji.

Obecnie w większości przypadków korespondencja biznesowa odbywa się w przestrzeni wirtualnej i ma swoje własne cechy szczególne. Kiedy rozpoczyna się dialog, jest zwyczajem pisanie pozdrowienia na etykiecie, na przykład: „Witaj, drogi Olegu Sergeevich! „ A pod kolejnym adresem w dzień roboczy powitanie może zostać obniżone.

Komunikacja pisemna, w tym poczta elektroniczna, wymaga przestrzegania standardów językowych i nienagannej umiejętności czytania. W końcu korespondencja otworzy się przed wykształconym rozmówcą swoimi przestrzeniami. Dlatego radzimy sprawdzić pisane przy pomocy specjalnych usług, jeśli nie jesteś całkiem pewien swojej wiedzy.

Podajemy ogólne zasady wymagane przez etykę komunikacji elektronicznej. Są dość proste, ale wiele, niestety, zaniedbuje je:

• początek każdego zdania jest zapisany wielką literą;
• na końcu frazy umieszcza się kropkę, aby znaczenie czytania było jasne;
• przydatne jest użycie listy wypunktowanej lub numerowanej, aby rozwiązać problem i zaproponować rozwiązania;
• dla jasności dobrze jest używać tabel, wykresów, diagramów;
• Nie próbuj wyglądać na specjalnie inteligentnego, wykształconego rozmówcę, nie komplikuj prostych myśli nadmiernymi partycypacyjnymi i bezstronnymi zwrotami;
• im prostsze wyrażasz swoje myśli, tym lepiej;
• Chociaż w mowie codziennej kultura wymaga unikania żargonu, w środowisku biznesowym profesjonalny żargon i zapożyczanie z języka angielskiego są obecnie uważane za dobrą formę (ale nie przesadzaj!).

Rozróżnia się następujące typy wiadomości:

• oferty promocyjne;
• dziękuję;
• towarzyszące;
• gwarancja;
• przypomnienia;
• ostrzeżenia;
• oferty współpracy.

Oprócz ogólnych zasad, ważne jest, aby znać pewne szczegóły dotyczące pisania biznesowego. Prezentujemy zasady, które będą odpowiednie w większości przypadków.

Początek wiadomości e-mail nazywa się nagłówkiem. To logo organizacji. Zawsze dobrze jest mieć szablon z tym logo pod ręką (to znaczy na pulpicie komputera).

W przeciwieństwie do komunikacji w trybie offline, nowoczesne zasady nie zobowiązują do przyjęcia adresata, a ty możesz natychmiast, nazywając go imieniem i nazwiskiem, podać istotę sprawy. Jednak wielu na początku pisze: „Dzień dobry! „” Cześć! „” Dobry wieczór! „Lub„ Pozdrowienia ”. I nie ma żadnego odstępstwa od normy.

Wymagania dotyczące głównej części listu sugerują, że jest to znaczenie korespondencji. Podział tekstu na akapity uważany jest za dobrą formę, znak uważnej postawy wobec rozmówcy. W każdym akapicie wymieniono i ujawniono jeden lub inny aspekt tematu. Oprócz zidentyfikowania problemu, zwyczajowo proponuje się sposoby jego rozwiązania. Że tak powiem, aby ujawnić pomysł na biznes w miniaturze.

W ostatniej części przekazu można wyrazić zarówno formalne, jak i bardziej osobiste uczucia. Sformułowanie „Pozdrawiam ...”, „Pozdrawiam ...” („pozdrawiam” po angielsku) lub bardziej emocjonalne życzenie „Miłego dnia! „

W podpisie osobistym należy podać nazwisko i imię (aw niektórych kręgach również drugie imię). Powinny być również numery telefonów, do których można dotrzeć: miasto mobilne i biurowe. Ostatnio modne stało się podpisanie elektroniczne z logo firmy.

Dodatkowy link do portalu elektronicznego organizacji służy jako dodatkowa reklama, aw przyszłości może zwiększyć ruch na tej stronie.

Większość pracowników biura ma bardzo obszerne archiwum listów w elektronicznej skrzynce pocztowej. Aby rozmówca nie mylił się w długiej korespondencji, zaleca się wysłanie listu w formie odpowiedzi. Po kliknięciu odpowiedniej płyty na początku wiersza tematu pojawi się angielski skrót „Re ...”. Jest to bardzo wygodne, ponieważ adresat natychmiast zapamięta przebieg korespondencji.

Możesz zapisać całą historię wirtualnej komunikacji z rozmówcą, a możesz zostawić tylko najnowsze lub najważniejsze cytaty. Nowoczesna etykieta biznesowa wymaga dość szybkiej reakcji na listy. W końcu za działającym komputerem spędzamy znaczną część naszego dnia. Ponadto pocztę można sprawdzać z urządzeń mobilnych.

Jeśli wiadomość jest szczególnie ważna i pilna, można napisać sms lub zadzwonić, aby przypomnieć o liście.

W społeczności twórczej użycie znaczków nie jest akceptowane, a ponadto jest wyśmiewane i wyrzucane. Ale w korespondencji biznesowej znaczki pomagają odzwierciedlić standardowe sytuacje.

Przydaje się wirtualny skarbonka stabilnych wyrażeń i fraz. Przecież komunikacja strukturalna, praca biurowa i rozwiązywanie problemów formalnych opierają się na tych stereotypach. Na przykład współczucie wyraża obroty „Niestety, jesteśmy zmuszeni Cię poinformować ...”. Poczucie wdzięczności znajduje odzwierciedlenie w tym obowiązkowym wzorze: „Dziękujemy za nieoceniony wkład ...”. I wreszcie radość: „Z dumą informujemy, że ...”. Ale ostatnia fraza: „Liczymy na dalszą owocną współpracę” wyraża nadzieję na dalsze kontakty biznesowe.

Rozmawialiśmy o etykiecie korespondencji biznesowej. Zasady te są potrzebne, aby komunikacja była jak najbardziej komfortowa i owocna. Skorzystaj z nich, a zobaczysz, że twoje sprawy w służbie poszły gładko!

Aby uzyskać więcej informacji na temat reguł korespondencji biznesowej, w tym poczty e-mail, zobacz poniższy film.