Etapy komunikacji biznesowej

Komunikacja to proces interakcji między ludźmi, który obejmuje wymianę, ocenę i zrozumienie informacji. Jeśli chodzi o komunikację biznesową, stosuje się pewne zasady i przepisy, które ułatwiają interakcję partnerów. Uwzględnienie właściwej kolejności zgodności z niezbędnymi etapami komunikacji biznesowej zapewnia osiągnięcie pożądanego rezultatu, preferowanego przez obu partnerów.

Komunikacja biznesowa jest procesem wieloetapowym, obejmującym tworzenie i dalsze ulepszanie połączeń między osobami powiązanymi z określonymi potrzebami. Proces ten obejmuje przekazywanie ważnych informacji, rozwój koncepcji interakcji, percepcji i zrozumienia rozmówcy.

Komunikacja biznesowa ma wiele cech, których znajomość pomoże zrozumieć istotę tego typu interakcji:

• Wartość reputacji. W biznesie twarzą przedsiębiorstwa jest reputacja, na której opiera się sukces firmy w przyszłości. Z tego powodu komunikacja biznesowa ma na celu utrzymanie i ochronę.
• Jasność i dokładność. Jasne i jasne określenie celów zapewnia skuteczny rozwój zawodowy, ułatwiając szybką samoorganizację i tworzenie odpowiedzialności.
• Wspólne przedsięwzięcie, korzystne dla obu stron. W kontaktach biznesowych nie możesz zadbać o dobro tylko jednej strony. Jedność partnerów i wzajemnie korzystna pozycja zapewniają sukces i wspaniały wynik dla obu stron.

Wynik komunikacji biznesowej zależy od tego, jak dokładnie zorganizowany jest ten proces. W strukturze komunikacji biznesowej można wyróżnić pewne etapy. Osiągnięcie cenionego celu pomoże w poznaniu głównych punktów takiej komunikacji i norm zachowania, które odpowiadają każdemu etapowi.

Ten etap obejmuje bezpośrednią organizację spotkania. W pierwszym etapie konieczne jest przygotowanie planu z konkretnymi pytaniami i kilkoma rozwiązaniami problemu. Konieczna jest analiza punktów widzenia partnera negocjacyjnego i wybór najkorzystniejszej strategii relacji; Zaleca się sporządzenie prognozy wyniku rozmowy. Etap przygotowawczy dopełniają momenty organizacyjne: wyznaczenie miejsca i czasu spotkania.

Psychologiczny portret rozmówcy, który rozwija się w twoich oczach, zależy od pewnych okoliczności, czasu trwania znajomości, informacji o osobie otrzymanej od innych pracowników. Istnieją zachowania werbalne i niewerbalne, pozwalające na zrobienie psychologicznego portretu rozmówcy:

• sposób mówienia (treść, spójność, czas trwania, ekspresyjność i osobliwości mowy);
• gesty i mimika;
• konkretne działania (ruchy i postawy osoby, odległość między rozmówcami, dotyk);
• ruchy ciała (dotykanie, klepanie, głaskanie).

Ważną funkcją przy tworzeniu portretu psychologicznego jest badanie wyglądu rozmówcy. Są to preferencje dotyczące odzieży, czystości, porządku i nieskazitelności wyglądu, przestrzegania trendów w modzie lub lekceważenia ich, kopiowania ubrań, które noszą inni ludzie.

Definiując portret psychologiczny pracownika, należy skupić się na jego osobowości:

• natura (zainteresowania, zasady, plany, preferencje);
• zachowanie (kompetencje, umiejętności życiowe, doświadczenie zawodowe);
• duchowa strona osobowości (unikalne cechy procesów i właściwości sfery intelektualnej, poznawczej i emocjonalnej);
• aspekty społeczne i psychologiczne (status, rola społeczna, styl życia i specyfika pracy);
• właściwości biopsychiczne (temperament, płeć i wiek rozmówcy, stan zdrowia);
• formowanie kontaktu.

Aby nawiązać komunikację biznesową, konieczne jest stworzenie atmosfery sprzyjającej prowadzeniu poważnej rozmowy, polegającej na wykazaniu dobrej woli i zainteresowaniu partnera. Przyczyni się to do łagodnego uśmiechu, uprzejmego powitania i przerwy, dając drugiej osobie możliwość przyłączenia się do rozmowy i wzięcia w niej udziału.

Standardowa rozmowa rozpoczyna się od realizacji następujących działań: ujawnienie celów, działanie partnerów z jednej i drugiej strony, głos tematu, prezentacja osoby prowadzącej rozmowę, ogłoszenie kolejności badań zagadnienia.

Ten etap jest wymagany do określenia odpowiedniego planu negocjacji i zwiększenia zainteresowania interakcją ze strony partnera. Ta procedura może pomóc żart, który byłby odpowiedni dla miejsca i czasu.

Powinien także określać role, które strony będą pełnić w trakcie komunikacji biznesowej. Proces jest przyspieszany przez naśladowanie partnera, lustrzane odbicie jego postawy, tworzywa sztuczne, ton głosu, gesty. Po pewnym czasie (5-10 minut) przejście do ogłoszenia warunków jest możliwe. Wymagane są równe pozycje. Możesz przejść do innej pozycji, która objawia się komunikacją niewerbalną.

Podczas tej fazy należy położyć nacisk na podobieństwa, a nie różnice. Dzięki temu negocjacje pomogą uzyskać pożądany rezultat. W przypadku nierozwiązywalnych różnic zaleca się przejście do neutralnej pozycji, która nie oznacza własnej oceny.

Pamiętaj, że konieczne są ważne powody. W takim przypadku należy przestrzegać pewnych zasad:

• Prezentacja myśli powinna być przeprowadzona przy użyciu prostych, zrozumiałych, dokładnych i przekonujących zwrotów.
• Właściwe byłoby dostosowanie argumentów do tożsamości partnera.
• Wskazane jest, aby przedstawić swoje dowody jasno i wyraźnie.
• Mówiąc o problemie, musisz być stanowczy: nie możesz się poddać, jeśli jesteś pewien swojej opinii.
• Zawsze powinien istnieć jeden ważny dowód w rezerwie potwierdzający tezy (w przypadku gdy rozmówca zaczyna wątpić w decyzję).
• Zaleca się stosowanie wiarygodnych faktów, które pomogłyby rozmówcy w podjęciu decyzji bez zwłoki.
• Nie poddawaj się, dopóki partner ostatecznie nie potwierdzi odmowy.
• Powinieneś użyć najbardziej przekonujących argumentów na rzecz swojego stanowiska, starając się wyrazić myśli w taki sposób, aby w pełni zainteresowali rozmówcę.

Podczas interakcji zawsze trudno jest uniknąć różnych dyskusji. Głównym zadaniem, które należy rozwiązać w takiej sytuacji, jest udowodnienie słuszności partnera (poprzez wyeliminowanie wątpliwości, określenie motywów oporu, reakcji obronnej, myślenia o taktyce). Jednocześnie należy unikać kategorycznych sądów, w przeciwnym razie wszystko okaże się efektem odwrotnym.

Jeśli osiągniesz porozumienie, dalsza interakcja nie spowoduje poważnych trudności. Po tym będziesz musiał znaleźć wspólną korzyść. Partner powinien mieć możliwość przejęcia inicjatywy.

Jego udział w osiągnięciu pożądanego celu powinien być monitorowany. Jeśli twoja decyzja jest znacznie silniejsza niż decyzja rozmówcy, powinieneś starannie rozważyć jego propozycję i wyjaśnić, dlaczego pomysł powinien zostać dopracowany, na jakiej podstawie bardziej opłaca się przyjąć inną pozycję.

Sformułowane kryteria należy przetłumaczyć na wersję ostateczną. Po tym musisz przystąpić do porozumienia. Zaleca się bardziej szczegółowe opisanie zobowiązań podjętych przez każdą ze stron. Jak tylko decyzja zostanie podjęta, podziękowania wyrażone przez rozmówcę będą odpowiednie.

Ostatni etap komunikacji biznesowej odgrywa bardzo ważną rolę, dlatego powinien być traktowany tak samo jak wszystkie poprzednie. Ostateczna opinia ma wpływ na wizerunek rozmówcy jako całości oraz na partnerstwa, które są obecnie wspierane i planowane w przyszłości. Powinien nadal wykazywać dobrą wolę, szacunek i takt.

Komunikacja biznesowa przyniesie korzyści i zagwarantuje dobre wyniki, jeśli zostaną wykorzystane następujące zasady i zalecenia:

• Napoje (herbata, kawa) są oferowane według uznania właściciela lub podczas przedłużających się negocjacji.
• Nie możesz wykonywać połączeń telefonicznych podczas negocjacji biznesowych. Lepiej jest teraz wyłączyć telefon. Konieczne jest okazywanie szacunku partnerowi i ogólnej procedury interakcji biznesowej.
• Zostaw pokój podczas negocjacji jest zabronione. Wyjątkowym przypadkiem jest potrzeba opieki medycznej.
• Zachowywanie notatek roboczych jest mile widziane, ponieważ podkreśla to zainteresowanie i uwagę partnera.
• Znak dobrego smaku - nie zadawaj pytań związanych z tajemnicą handlową partnera. Pomaga to uniknąć zakłopotania i niewygodnej pozycji.

Wszystko o ważnych umiejętnościach komunikacji biznesowej patrz poniższy film.