Rozmowa biznesowa: zasady, odmiany i etapy

Wyniki relacji biznesowych często zależą od osobistych negocjacji i dialogów. Kontakty biznesowe sporządzone na piśmie lub telefonicznie są rozwijane w rozmowach osobistych. Uczestnicy wywiadu wykorzystują całą gamę środków komunikacyjnych: używają nie tylko mowy, ale także gestów, mimiki i osobistego wpływu.

Rozmowa biznesowa to zazwyczaj rozmowa dwóch rozmówców, dlatego powinni wziąć pod uwagę specyfikę osobistą przeciwnika, jego motywy, osobliwości mowy i stosować etykietę. Komunikacja interpersonalna wiąże się z różnymi metodami oddziaływania na rozmówcę.

Rozmowa biznesowa, która ma określony temat i jest zorientowana osobiście, jest często przeprowadzana w ramach tej samej organizacji między pracownikami. Celem rozmowy jest pragnienie jednego uczestnika komunikacji, aby używał słów, aby wpływać na innych lub na całą grupę pracowników, aby naciskać na działania, zmiany w istniejącym środowisku pracy lub w relacjach, i poprawić ich jakość.

Kolejnym celem rozmowy biznesowej jest konieczność formułowania przez kierownictwo wniosków i decyzji na podstawie opinii i rozumowania pracowników.

Zaletą rozmów biznesowych nad innymi rodzajami komunikacji głosowej jest:

• w szybkości odpowiedzi na repliki rozmówców, pomagając uzyskać pożądany rezultat;
• zwiększyć świadomość administratora, biorąc pod uwagę, kontrolując i monitorując punkty widzenia, osądy, myśli, argumenty i sceptyczne wypowiedzi słyszane podczas wywiadu;
• w sensie elastycznej racjonalnej kombinacji metod badawczych omawianego tematu, co jest konsekwencją rozwiązania problemu i roszczeń wszystkich stron.

Rozmowa biznesowa koncentruje się na implementacji pewnych funkcji:

• znalezienie nowych kierunków;
• uruchomienie obiecujących projektów;
• wymiana danych;
• regulacja rozpoczętych działań;
• wzajemna komunikacja pracowników jednego przedsiębiorstwa;
• promocja kontaktów biznesowych między instytucjami, firmami, branżami.

Wyniki rozmów biznesowych i spotkań są nie tylko uwarunkowane gotowością do tego, ale także zdeterminowane przez samą rozmowę. Unikaj niekwestionowanych błędów, pozwalając na ustalone metody przeprowadzania wywiadów i przestrzegania ich zasad. Zawsze powinna istnieć atmosfera dobrej woli - ostre wypowiedzi są niedopuszczalne.

Zasada racjonalności zakłada ograniczenie zachowania, szczególnie w przypadku partnera wykazującego emocjonalność. Brak kontroli nad emocjami zazwyczaj negatywnie wpływa na decyzję. Najlepszego takiego rozwiązania nie można nazwać.

Zasada zrozumienia jest niezbędna, aby rozmówcy mogli znaleźć punkty kontaktu w dialogu i osiągnąć pożądany efekt.

W kontynuacji rozmowy koncentracja uwagi zmienia się nawet w przypadku braku czynników rozpraszających. Biorąc pod uwagę i dostrzegając takie niuanse, konieczne jest w tym momencie ponowne zwrócenie uwagi na siebie i wznowienie przerwanego kontaktu.

Zasada rzetelności dyktuje obowiązek zachowania autentyczności informowania rozmówcy - nawet jeśli podaje fałszywe informacje. Korzysta z dialogu i pozwala osiągnąć zamierzone cele.

Ważną zasadą psychologiczną jest rozróżnienie między przedmiotem rozmowy z rozmówcą. Subiektywne podejście do przeciwnika może wpłynąć na obiektywność oceny wskaźników. Konstruktywna rozmowa opiera się na rozgraniczeniu wydarzeń z punktami widzenia i opiniami - z doświadczeniami.

Konkretizacja takich ogólnych zasad prowadzenia rozmów biznesowych to zasady ich realizacji, które przyczyniają się do bezpieczeństwa i skuteczności negocjacji.

Zasada podwójnego zainteresowania polega na tym, że każda rozmowa ma podwójny interes: nie tylko istotę i treść tematu rozmowy, ale także współpracę z partnerem. Utrzymanie owocnej relacji jest nie mniej ważnym zadaniem w rozmowie niż wymiana informacji.

Eksperci zalecają kierowanie rozmową w taki sposób, aby nie kolidowało to z relacjami personelu z menedżerami. Do tego potrzebujesz:

• nie spieszyć się z wnioskami o motywacjach i intencjach rozmówców, w oparciu o własne założenia;
• słuchaj uważnie swojego przeciwnika i pokaż, że jest zrozumiany;
• wyrażać swoje zainteresowanie i cele, zamiast dyskutować o przeszłości, a myśli powinny być wyrażane jasno i wyraźnie;
• omówić obiecujące działania.

Nacisk na zainteresowanie partnerem jest również uważany za istotną zasadę, która poważnie ułatwi zadania obu rozmówców. Zwroty: „zrozumiały”, „interesujący”, „przyjemny”, naturalnie wpisane w rozmowę, stworzą miłą atmosferę i pomogą wyrazić zgodę i wzajemne zrozumienie. To samo zadanie można rozwiązać, zwracając się do swojego rozmówcy, nazywając go imieniem i nazwiskiem, a także nie okazując niepokoju i drażliwości.

Chęć wyjaśnienia dodatkowych lub pomocniczych informacji pomoże również utrzymać zainteresowanie.

Każda rozmowa jest sposobem na znalezienie punktów kontaktowych. Aby dialog się powiódł, nie zaleca się rozpoczynania go od sprzeczności. Zwykle zaczynają się od takich tematów, których opinie są takie same, na przykład o pogodzie. Dzieje się tak, aby od samego początku nie usłyszeć negatywnej odpowiedzi i nie należy podejmować żadnych wysiłków, aby przekonać rozmówcę. Eksperci zalecają, aby zawsze mieć kilka gotowych fraz, na które odpowiedzi są tylko pozytywne.

Przygotowanie do rozmowy biznesowej rozpoczyna się od ważnego etapu - planowania, który polega na sformułowaniu problemów i zadań spotkania, a także na stworzeniu planu negocjacji i metod jego realizacji. Specjaliści doradzają:

• rozważyć i rozważyć zamierzony proces zamierzonej rozmowy, opracować jego program;
• zebrać wszystkie niezbędne informacje o ewentualnym rozmówcy;
• przetestować skuteczność swoich argumentów, wymaganych do uzasadnienia ich przekonań i intencji;
• sprawdzić spójność ich definicji i myśli;
• rozważyć opcje reakcji rozmówcy lub przeciwnika na wysunięte argumenty.

Wyznaczenie czasu i miejsca przyszłej rozmowy zależy od pozycji i instalacji uczestników. Może odbywać się na własnym, obcym lub neutralnym terytorium.Po szkoleniu operacyjnym konieczne jest monitorowanie i edycja zebranych i przygotowanych materiałów oraz nadanie ostatecznemu planowi ostatecznego planu wywiadu.

Konstrukcja rozmowy biznesowej składa się z 5 etapów:

• początek rozmowy;
• dostarczanie informacji;
• argumentacja;
• obalenie argumentów przeciwnika;
• zatwierdzanie propozycji.

Każdy z tych kroków opiera się na profesjonalnej wiedzy, jasności, spójności, do której dodane są osobiste cechy rozmowy, które mają ogromne znaczenie w rozmowie. Zbuduj plan rozmowy powinien opierać się na różnych możliwych wariantach jego wyniku. Czasami musisz ponownie sformułować kilka argumentów.

Na pierwszym etapie - na początku dialogu - ważne jest znalezienie kontaktu z partnerem, zorganizowanie atrakcyjnego środowiska, zainteresowanie rozmówcy i przejęcie inicjatywy. Wskazane jest stosowanie specjalnych technik, które rozpoczynają dialog. Obejmują one:

• metoda łagodzenia napięcia, która pomaga nawiązać bliskie kontakty z przeciwnikiem;
• sposób na zaczepienie rozmówcy, co pozwala szybko wejść w przebieg problemu;
• metoda stymulowania fantazji, obejmująca pojawienie się dużej liczby pytań;
• metody bezpośredniego dostępu do problemu.

Za prawidłowy początek rozmowy uważa się znajomość, dokładne sformułowanie celów i celów, wyznaczenie tematu, przekazanie zasad rozpatrywania problemów.

Na etapie dostarczania informacji konieczne jest poznanie żądań i opinii partnera, jego motywacji, argumentów i życzeń, przekazanie zaplanowanych informacji, przeanalizowanie stanowiska rozmówcy.

W fazie odrzucenia wyroków przeciwnika jego uwagi powinny zostać zneutralizowane. W tym celu konieczne jest przekonujące, bez wątpienia podanie argumentów, które nie pozwalają na odrzucenie twojej opinii. Logika negacji polega na analizie wątpliwej informacji, znalezieniu prawdziwej przyczyny, wyborze koncepcji i metodologii. Dotyczy to różnorodnych technik i sztuczek.

Na etapie podejmowania decyzji wyniki argumentu, że rozmówca został zaakceptowany i zatwierdzony są sumowane, negatywne niuanse i wnioski są eliminowane, osiągnięty wynik jest ustalony i potwierdzony, sugerowane są tematy do dalszej współpracy. Na tym etapie nie może być żadnej niepewności, aby partner również nie zaczął wątpić w decyzję.

Niezależne typy rozmów biznesowych charakteryzują się następującą klasyfikacją:

• przy ubieganiu się o pracę;
• po zwolnieniu;
• o problemie;
• charakter dyscyplinarny.

Pierwszy typ ma typ ustalania faktów, którego głównym zadaniem jest ustalenie i ocena cech biznesowych wnioskodawcy na to stanowisko. Kierownik ma obowiązek zadać wnioskodawcy tylko kilka podstawowych pytań zawierających informacje o osobie: poziom wykształcenia, doświadczenie zawodowe, dostępne umiejętności i zdolności, powody znalezienia pracy, poziom wniosków o płatność. Czasami trzeba także wyjaśnić cechy osobiste.

Wywiad dotyczący wyjazdu pracownika może być dwojakiego rodzaju: dobrowolne rozliczenie lub przymusowe. W pierwszym przypadku administrator powinien znaleźć powody zwolnienia - jest to spowodowane dbałością o poprawę zarządzania organizacją. Zazwyczaj w takich przypadkach można nauczyć się przydatnych informacji, które pozwalają rozwiązać niektóre problemy.

Trzeci typ to rozmowa z pracownikiem zmuszonym do wyjazdu. Z reguły jest to bardzo trudne dla głowy. W trakcie takiej rozmowy należy zachować delikatność, ale jednocześnie powinno być prawdziwe i sprawiedliwe stwierdzenie jej. Istnieją specjalne zasady i wskazówki dotyczące prowadzenia takiej rozmowy.

Konstrukcja argumentacji może opierać się na metodach retorycznych i spekulacyjnych. Do retorycznych należą:

• fundamentalne, polegające na bezpośrednim odwołaniu się do partnera;
• sprzeczność oparta na znajdowaniu nieporozumień w argumentach;
• metodologia wyodrębniania wniosków, która prowadzi do pożądanych rezultatów dzięki wnioskom pośrednim;
• porównawczy;
• metoda rozczłonkowania, oparta na alokacji poszczególnych części;
• metoda bumerangu;

• bojkot;
• przesunięcie akcentu i podkreślenie ich interesów;
• metoda dedukcyjna oparta na stopniowej zmianie charakteru problemu;
• metoda kwestionariusza dołączona do zadanych pytań;
• metoda wyraźnej pomocy.

Można rozważyć metody spekulacyjne:

• technika przesady;
• niepotwierdzony;
• technologia wykorzystywania władzy;
• technika zwątpienia w osobowość rozmówcy;
• metoda izolacji, polegająca na prezentacji poszczególnych wyrażeń w zmodyfikowanej formie;
• konwersja kierunku oparta na przejściu do innej sprawy niezwiązanej ze sporem;
• represje, które polegają na wyolbrzymianiu drobnych problemów;
• technika ułudy, w której zgłaszane są mylące informacje;
• Opóźnienie - opóźnianie rozmowy;
• odwołanie oparte na apelowaniu do sympatii;
• technika zniekształcająca;
• pułapki na pytania.

Eksperci zalecają prowadzenie rozmów biznesowych w następujący sposób: aby wysunąć propozycje lub ocenić coś w formularzu pytań i odpowiedzi, co pozwala ci utrzymać pozycję inicjatywy, nie pozwalać na kategoryczny ton, zachęcać rozmówcę do aktywności i jednocześnie otrzymywać niezbędne informacje. Na przykład właściwe i racjonalne jest używanie zwrotów:

• „Jaka jest twoja opinia na ten temat? „;
• „Co o tym myślisz? ..”;
• „Czy poprawnie rozumiałem twój punkt widzenia? „;
• „Czy nie powinniśmy sprawdzić z tobą innej opcji?” „;
• „Czy uważasz, że sytuacja nie przemawia teraz za twoją oceną? „

Rozmowa biznesowa przyczynia się do uświadomienia ludziom chęci zmiany sytuacji lub ustanowienia jakościowo nowych relacji między uczestnikami dialogu. Takie rozmowy stanowią ważną część relacji w biznesie i polityce, reprezentując ustanowienie relacji między partnerami upoważnionymi przez ich organizacje do rozwiązywania problemów. Muszę mówić krótko.

Więcej informacji na temat reguł biznesowych można znaleźć w następnym filmie.