Psykologi for forretningsforbindelse

I dag har forretningsfolk mange måter å kommunisere med kunder, kolleger og andre interesserte parter. Å forstå forretningskommunikasjonens natur kan bidra til å nå bedriftens mål og i den daglige ledelsen av virksomheten.

I psykologi betyr begrepet "kommunikasjon" utveksling av informasjon mellom mennesker gjennom et felles system av symboler. Denne definisjonen av kommunikasjon omfatter to aspekter:

• For det første er det noe som overføres, for eksempel fakta, følelser, ideer og så videre. Dette betyr at i kommunikasjonsprosessen må noen motta overført informasjon.
• For det andre vektlegger ovennevnte definisjon elementet av forståelse i kommunikasjonsprosessen. Forståelse vil bare oppnås når mottakeren av meldingen forstår det på samme måte som avsenderen. Således er korrekt tolkning av meldingen av stor betydning.

Forretningskommunikasjon er utveksling av informasjon, fakta og ideer knyttet til virksomheten. I denne globaliseringsalderen krever hver bedrift, stor eller liten, riktig forretningskommunikasjon, både i det interne og eksterne miljøet.

Hovedkarakteristikkene til virksomheten kommunikasjon inkluderer følgende komponenter:

• Segmentering. Selv i små organisasjoner, ville det være en feil å anta at alle ansatte har de samme behovene, interessene og ønskene når det gjelder kommunikasjon mellom bedrifter. Effektiv forretningskommunikasjon er segmentert for å møte behovene til bestemte målgrupper. For eksempel vil ansatte i et administrativt miljø ha ulike behov og forskjellig tilgang til informasjon enn ansatte som arbeider i et produksjonsmiljø.
• spesifisitet. Effektiv forretningskommunikasjon bør være spesifikk, og jo mer spesifikk det er, desto mer møter det sin spesifisitet.
• Nøyaktighet. Når informasjonen er unøyaktig, er dens troverdighet tapt. Avsenderen av denne informasjonen mister også tillit. Effektiv forretningskommunikasjon bør være nøyaktig både når det gjelder overført innhold og når det gjelder enkle ting som inkluderer grammatikk, stavemåte og tegnsetting.
• Aktualitet. Ansatte bør være klar over hva som skjer i deres organisasjoner og i det ytre miljøet, da dette påvirker dem. Det er vanskeligere å kommunisere i tide med ansatte, men det er viktig for effektiv forretningskommunikasjon.

• frekvens. Hvis en melding kun sendes én gang, kan du ikke være sikker på at den har kommet til mottakeren. Effektiv forretningskommunikasjon krever hyppig kommunikasjon for å sikre at alle ansatte har den nødvendige informasjonen. I tillegg endres ansatte, enkelte permisjoner, andre blir med i selskapet, og alt dette krever oppdatering av informasjon.
• Multikanal. Virksomheten har mange kanaler for kommunikasjon - fra den tradisjonelle (print, oppslagstavler, møter) til nye (e-post, blogger, nettsamfunn). Alle disse kanalene må brukes til å sikre at ansatte får informasjon under ulike forhold.
• Umiddelbarhet. Ifølge eksperter er direkte kommunikasjon fortsatt den mest effektive, og den bør brukes når det er mulig. Selvfølgelig kan det i svært store organisasjoner være vanskelig, men selv da kan alternativer inkludere videokonferanser eller bruk av webinarer.
• Tilgjengelighet av tilbakemelding. Ansatte bør kunne dele sine tilbakemeldinger, meninger og tanker med ledere og arbeidsgivere. Bilateral kommunikasjon er effektiv for både ansatte og arbeidsgivere.

Noen ganger må du jobbe med noen du ikke liker, eller hvem du bare ikke kan stå. Men for arbeidets skyld er det viktig å opprettholde gode forretningsforbindelser med dem. I dette tilfellet, prøv å bli kjent med personen. Han vet sikkert godt at du ikke liker ham, så ta det første skrittet: start en konfidensiell samtale, eller inviter ham til å spise middag sammen. Under samtalen fokuserer du på å finne ting som du kanskje har til felles: spør om familie, interesser, tidligere suksesser.

Bedriftskultur er viktig for vellykket forretningskommunikasjon. Det bidrar til vedlikehold av forretningsmetikett på jobb, i tillegg viser forskning på dette området et direkte forhold mellom bedriftskultur og omsetning av selskaper.

Eksperter kaller seks grunnleggende psykologiske prinsipper for forretningskommunikasjon:

• gjensidighet. Gjenvinning i virksomheten betyr gjensidig forventning om verdiskifte. Hvis en person gir noe, er det forventet at mottakeren også vil gi noe i retur. Gensidighet skaper tillit mellom partnere, og deres forhold utvikles til det bedre.
• Overtalelsesevne. Kunnskap om produktet, trender, forskningsresultater innen forhandling vil gjøre deg mye mer overbevisende. Det er viktig å vise bevisstheten for å få tillit til partneren din.
• forpliktelse. Alltid oppfylle dine forpliktelser, ikke bare skriftlig, men også muntlig. Husk at selv et håndtrykk er et symbol på samtykke. Hvis du finner det vanskelig å huske hva du sa på et eller annet tidspunkt, skriv det ned. Du får inntrykk av en obligatorisk person.
• Sekvens. Vær alltid konsekvent i dine handlinger og gjerninger, og aldri endre forretningsprinsippene dine.
• Striving for konsensus. Konsensus innebærer at alle aksepterer og støtter avgjørelsen og forstår årsakene til vedtaket. Konsensus er mulig mellom partnere hvis de har felles verdier og mål, og det er enighet mellom dem på bestemte problemer og en felles retning.
• Personlig sympati. Vi er mer tilbøyelige til å samhandle med folk som gjør det klart at de liker oss og i hvis tilstedeværelse vi føler oss viktige. Fysisk attraktivitet spiller en viss rolle i dette, men likheten er også svært effektiv. Vi appellerer til de menneskene som ligner oss i kjole, alder, sosioøkonomisk status.

Kommunikasjon er etisk når den er direkte, ærlig og gjensidig. Hvis kommunikasjon er ment å skjule sannheten eller skade en annen person, kan det ikke være etisk.

Selv om etikk ikke er det samme som moral, er det et sterkt forhold mellom disse konseptene: moral er ideer om hva som er riktig og hva som er galt, og etikk er atferdsprinsipper som påvirkes av moralske trosoppfatninger. Derfor er kommunikasjonens etikk sterkt avhengig av moralske prinsipper:

• ærlighet. Generelt er etisk kommunikasjon ærlig kommunikasjon. Selv om det er tider når det ville være mer etisk å lyve for eksempel til den påståtte morderen om hvorvidt det potensielle offeret befinner seg, er disse tilfellene unntaket i stedet for regelen. Dessuten er ærlighet mer enn bare sannheten; det betyr å være åpen, frivillig informasjon som du har, selv om den truer dine egne kortsiktige interesser. Stol på folk er nært knyttet til ærlighet. Å skape et tillitsmiljø er veien til etisk kommunikasjon i et bedriftsmiljø.
• åpenhet. Åpenhet er et av hovedpunktene i etisk kommunikasjon. I kommunikasjon betyr dette å være åpen for ulike ideer og meninger, samt å være klar til å uttrykke egne meninger, selv om du ikke forventer at de blir akseptert.

• lojalitet. I forbindelse med forretningskommunikasjon betyr lojalitet allokering av nødvendig tid og ressurser for å diskutere problemer fullt ut. Først da vil alle få en sjanse til å bli hørt.
• Konsensusbygging. Etisk kommunikasjon er fokusert på mål i stedet for status. Kommunikasjonsstilen, der ulike grupper forener i motsatte leirer og primært fokuserer på egne interesser, gir ikke noe til organisasjonen som en helhet. Etisk for en organisasjon er en form for kommunikasjon der folk søker konsensus, ikke motstand, og fokuserer på å gjøre det de kan for selskapet. Siden organisasjonens bistand er en moralsk nødvendighet, er nå en konsensus en etisk kommunikasjonsform.

Det antas at det er seks hovedtyper av samtalepartnere. For bedre å forberede seg på viktige samtaler, er det viktig å vite hvilken type du er:

• reflekterende. Du er en reflekterende samtalepartner, hvis du i kommunikasjonsprosessen føler stemningen til partneren din. Talen din er myk, rolig, du er sensitiv, du forstår samtalepartneren, og du liker å bygge relasjoner med andre mennesker.
• Dommeren. Du er samtalepartneren av typen "dommer" hvis du analyserer emner og problemer, finn ut hovedpoengene, og deretter forklare dem effektivt for andre. Du fører samtalen og leder den direkte og overbevisende.
• edel. Du er en slags "edle" samtalepartner, hvis du liker åpen kommunikasjon, og det er lett for andre å kommunisere med deg. Du er også fokusert, og alltid gå rett til målet.
• nestleder. Samtalepartneren av "nestleder" -typen er diplomatisk og bruker kommunikasjon for å avslutte konflikter. Han snakker også mykt, er sjarmerende og gjør at folk føler seg komfortabel.
• Sokrates. Samtalepartneren til Sokrates-typen er godt kjent med å løse problemer og overbeviser andre, han liker lange debatter. Han er detaljert og godt informert, og hans meninger er verdsatt av andre.
• offisielle. Samtalepartneren av denne typen bruker kommunikasjon for å realisere sine drømmer og bli vellykket på jobben og hjemme. Dette er en innsiktsfull og strategisk tenkende type.

Eksperter sier at det er fire grunnleggende kommunikasjonsstiler: analytisk, intuitivt, funksjonelt og personlig. Ingen kommunikasjonsstil er iboende bedre enn en annen. Men å velge feil kommunikasjonsform for et bestemt publikum kan føre til problemer:

• Analytisk stil. Kommunikasjon i en analytisk stil innebærer drift med harde data og ekte tall. Folk som kommuniserer i denne stilen, unngår å uttrykke følelser og følelser under en samtale. Det store plusset med en analytisk kommunikasjonsstil er at du kan analysere problemer logisk og upartisk. Dette betyr at folk ser at du er godt informert og har mye analytisk erfaring. Den potensielle ulempen ved å ha en analytisk kommunikasjonsstil er at du kanskje finner den kald eller ufølsom.
• Intuitiv stil. Kommuniserer i en intuitiv stil, foretrekker du å dekke hele bildet helt og unngå detaljer, for frykt for å bli presset ned i dem. Dette gjør at du kan gå rett til hjertet av problemet, heller enn å vurdere det i etapper. Fordelen med denne stilen er at du kommuniserer raskt og nøyaktig, og kan enkelt deles inn i store og komplekse problemer.Men i en situasjon som virkelig krever detaljer, har du kanskje ikke nok tålmodighet.

• Funksjonell stil. Denne stilen forutsetter metodiskhet, tilgjengeligheten av detaljerte planer, eksakte datoer. Folk som kommuniserer i denne stilen er gode utøvere som aldri savner noe. En potensiell ulempe ved en funksjonell kommunikasjonsstil er at du kan miste publikums oppmerksomhet, spesielt når du snakker med intuitive conversationalists.
• Personlig stil. Kommuniserer i personlig stil, føler deg en følelsesmessig forbindelse med en partner, og dette gjør at du kan finne ut hva han virkelig mener. Du er en god lytter og en god diplomat, du vet hvordan du utjevner konflikter, opprettholder gode relasjoner med mange mennesker. Denne stilen lar deg bygge dype personlige relasjoner. Folk vender seg ofte til deg fordi du kan koble til forskjellige grupper. Ulempen med denne kommunikasjonstypen er at du noen ganger kan irritere samtalepartnere av en analytisk type som liker harde tal og logiske diskusjoner.

Se neste video for de viktigste forretningskommunikasjonsferdighetene.