Forretningsmetikett

Tjenestekorrespondanse er en veldig spesiell sjanger som du må mestre hvis du skal klatre på karrierestigen. Gode ​​forretningsmessige skriveferdigheter vil tjene deg trofastt: de vil hjelpe med å kommunisere med underordnede, overordnede og partnere, vil legge vekt på din utdanning og utsikt. Kommunikasjonsstil bør holdes fast, fokusert, uten avvik fra det oppgitte emnet.

Enhver kommunikasjon: både personlig og skriftlig er samhandling med mennesker for å utveksle informasjon, få inntrykk, komme til en avtale. Ingenting menneske er fremmed for oss, vi gir noen ganger frihet til følelser, men i næringslivet bør det ikke være noe sted for den raske manifestasjonen av våre følelser, karaktertrekk og temperament.

Et viktig trekk ved forretningskommunikasjon er at den ikke kan avbrytes midtveis. For hvert mottatt brev må du skrive et svar, selv om du ikke vil ha det. Hvis du mottok et anrop, og du ikke har tid til å hente telefonen, må du ringe tilbake. Selvfølgelig er kommunikasjon med noen mennesker ubehagelig. Det er derfor listen over obligatoriske kvaliteter som en leder betyr stresstoleranse.

Et forretningsmøte, å snakke på telefon eller bedriftskorrespondanse via e-post, vil sikkert ha en form for formål. Som et resultat må partene komme til konklusjoner, diskutere prosjektet, bli enige om et strategisk partnerskap, og så videre.

Skriftlig er det kanskje flere restriksjoner og konvensjoner enn muntlige. Kommunisere med samtalepartneren direkte, personlig, kan vi fokusere intonasjon på et bestemt faktum, avklare noe hvis samtalepartneren ikke forstod oss. Hvis det oppstår en talefeil, kan vi løse det med en gang. Men i den offisielle brevet må vi være veldig klare og presise, slik at ordene ikke innebærer en dobbel tolkning.

De pleide å si: "Papir kan tåle alt", noe som betyr at du selv kan skrive upålitelige fakta. Vi er av den oppfatning at Du må gjøre forretningskorrespondanse så ærlig som mulig. Forresten, nå går papirbokstaver enda mindre. I utgangspunktet er de sendt kontrakter og andre dokumenter. I dette tilfellet brukes brevpapir som bevis på organisasjonens høye status.

I dag skjer i de fleste tilfeller forretningskorrespondanse i det virtuelle rommet, og det har sine egne særegenheter. Når en dialog bare begynner, er det vanlig å skrive en hilsen på etikett, for eksempel: "Hei, kjære Oleg Sergeevich! ". Og på den påfølgende adressen i løpet av arbeidsdagen kan hilsen senkes.

Skriftlig kommunikasjon, inkludert e-post, krever samsvar med språkstandarder og uklanderlig leseferdighet. Tross alt vil korrespondansen åpne før den utdannede samtalepartneren dine mellomrom. Derfor anbefaler vi deg å sjekke skriftlig ved hjelp av spesielle tjenester, hvis du ikke er helt sikker på din egen kunnskap.

Vi lister de generelle reglene som kreves av etikk i elektronisk kommunikasjon. De er ganske enkle, men mange, dessverre, forsømmer dem:

• Begynnelsen av hver setning er skrevet med et stort brev;
• på slutten av uttrykket settes en prikk slik at lesens betydning er tydelig;
• det er nyttig å bruke en punktliste eller nummerert liste for å løse problemet og foreslå løsninger;
• For klarhet er det godt å bruke tabeller, grafer, diagrammer;
• Ikke prøv å dukke opp spesielt intelligent, utdannet samtalepartner, ikke komplisere enkle tanker med overdreven deltakelse og upartisk sving;
• Jo enklere du uttrykker dine tanker, jo bedre;
• Selv om det i daglig tale krever kultur å unngå jargong, i et forretningsmiljø er profesjonell jargong og lån fra engelsk nå betraktet som god form (men overdriv ikke det!).

Følgende typer meldinger utmerker seg:

• salgsfremmende tilbud;
• takk;
• støtte;
• garanti;
• påminnelser;
• forebygging;
• tilbud om samarbeid.

I tillegg til generelle regler er det viktig å vite noen detaljer om virksomhetsskriving. Vi presenterer reglene som vil være hensiktsmessige i de fleste tilfeller.

Begynnelsen av en e-post kalles en header. Det er logoen til organisasjonen. Det er alltid nyttig å ha en mal med denne logoen for hånden (det vil si på skrivebordet på datamaskinen).

I motsetning til frakoblet kommunikasjon, forplikter moderne regler ikke til å ønske mottakeren velkommen, og du kan umiddelbart ringe til ham ved navn og patronymic, angi kjernen i saken. Imidlertid fortsetter mange å skrive i begynnelsen av meldingen: "God morgen! "" Hei! "" God kveld! "Eller" Hilsener. " Og det er heller ingen avvik fra normen.

Krav til hoveddelen av brevet antyder at det er betydningen av korrespondansen. Oppdeling av teksten i avsnitt betraktes som god form, et tegn på oppmerksom holdning til samtalepartneren. I hvert avsnitt blir et eller annet aspekt av emnet navngitt og avslørt. I tillegg til å identifisere problemet, er det vanlig å foreslå måter å løse det på. Så å si, å avsløre en forretningsidé i miniatyr.

I den siste delen av meldingen kan både formelle og mer personlige følelser uttrykkes. Ordlyden "Hilsen ...", "Med vennlig hilsen ..." ("Hilsen" på engelsk) eller et mer følelsesmessig ønske "Ha en fin dag! ".

I en personlig signatur må du angi etternavn og fornavn (og i noen kretser, også mellomnavn). Det bør også være telefonnumre som du kan nå: mobil- og kontorby. Nylig har en elektronisk signatur med en firmalogo kommet i vekt.

En ekstra lenke til organisasjonens elektroniske portal tjener som ekstra reklame og i fremtiden kan øke trafikken på dette nettstedet.

De fleste av kontorspersonalet har et veldig omfattende arkiv av brev i en elektronisk postkasse. For å holde intervjueren fra forvirrende i en lang korrespondanse, anbefales det å sende et brev i form av et svar. Når du klikker på den tilsvarende platen i begynnelsen av emnelinjen, vises den engelske forkortelsen "Re ...". Dette er veldig praktisk, fordi adressaten umiddelbart vil huske korrespondansen.

Du kan lagre hele historien om virtuell kommunikasjon med samtalepartneren, og du kan bare legge igjen de nyeste eller viktigste sitatene. Modern forretningsmetikett krever ganske rask respons på brev. Tross alt, bak arbeidsdisplayet bruker vi en betydelig del av dagen vår. I tillegg kan posten kontrolleres fra mobilenheter.

Hvis meldingen er av spesiell betydning og haster, så er det lov til å skrive sms eller ringe for å minne deg om brevet.

I det kreative samfunnet er ikke bruk av frimerker akseptert, og dessuten er det latterliggjort og fordømt. Men i virksomheten korrespondanse, stempler bidra til å gjenspeile standard situasjoner.

Det er nyttig å skaffe deg en virtuell spargebok med stabile uttrykk og uttrykk. Tross alt er strukturert kommunikasjon, kontorarbeid og løsning av formelle problemer bygget på disse klichéene. For eksempel er sympati uttrykt av omsetningen "Dessverre er vi tvunget til å informere deg ...". Følelsen av forståelse gjenspeiles i denne pliktformelen: "Takk for ditt uvurderlige bidrag ...". Og til slutt, glede: "Vi er stolte over å informere deg om at ...". Men den endelige setningen: "Vi regner med ytterligere fruktbart samarbeid" uttrykker håp for videre forretningsforbindelser.

Så snakket vi om etiketten til bedriftskorrespondanse. Disse reglene er nødvendige for å gjøre kommunikasjonen så komfortabel og fruktbar som mulig. Bruk dem, og du vil se at dine saker i tjenesten gikk jevnt!

For mer informasjon om reglene for bedriftskorrespondanse, inkludert e-post, se følgende video.