Faser av forretningskommunikasjon

Kommunikasjon er en prosess for samhandling mellom mennesker, som dekker utveksling, evaluering og forståelse av informasjon. Når det gjelder forretningskommunikasjon, brukes visse regler og forskrifter som gjør samspillet til samarbeidspartnere mer komfortable. Med tanke på den korrekte sekvensen for overholdelse av de nødvendige stadiene av virksomheten kommunikasjon, sikrer det å oppnå ønsket resultat, foretrukket for begge parter.

Forretningskommunikasjon er en multi-trinns prosess som involverer etablering og videre forbedring av sammenkobling mellom personer som er knyttet til spesifikke behov. Denne prosessen innebærer overføring av viktig informasjon, utvikling av begrepet interaksjon, oppfatning og forståelse av samtalepartneren.

Forretningskommunikasjon har en rekke funksjoner, kunnskap som vil bidra til å forstå essensen av denne typen interaksjon:

• Rykte verdi. I virksomheten er ansiktet av bedriften rykte, som er grunnlaget for suksessen til selskapet er bygget i fremtiden. Av denne grunn er forretningskommunikasjon rettet mot å opprettholde og beskytte den.
• Klarhet og nøyaktighet. En klar og klar definisjon av mål sikrer effektiv profesjonell utvikling, noe som letter rask selvorganisasjon og ansvarsdannelse.
• Joint venture, lønnsomt for begge parter. I forretningssammenheng kan du ikke ta vare på velferden til bare én side. Sammenslutningen av partnere og gjensidig fordelaktig stilling sikrer suksess og et godt resultat for begge parter.

Resultatet av virksomheten kommunikasjon avhenger av hvor nøye prosessen er organisert. I strukturen av virksomheten kommunikasjon kan skille visse stadier. Å oppnå det verdsatte målet vil bidra til kunnskap om de viktigste punktene i slik kommunikasjon og normer for atferd som samsvarer med hvert stadium.

Dette stadiet innebærer direkte organisering av møtet. I første fase er det nødvendig å lage en plan med spesifikke spørsmål og flere løsninger på problemet. Det er nødvendig å analysere synspunkter fra forhandlingspartneren og velge den mest fordelaktige forholdsstrategien; Det anbefales å lage en prognose av resultatet av samtalen. Forberedelsesfasen er fullført av organisasjonsmomentene: betegnelse av sted og tidspunkt for møtet.

Psykologisk portrett av samtalepartneren, som utvikler seg i dine øyne, avhenger av visse forhold, varigheten av bekjennelsen, informasjon om personen mottatt fra andre ansatte. Det er verbale og ikke-verbale handlinger som gjør det mulig å lage et psykologisk portrett av samtalepartneren:

• måte å snakke på (innhold, konsistens, varighet, uttrykksevne og særegenheter i tale);
• bevegelser og ansiktsuttrykk;
• bestemte handlinger (bevegelser og stillinger av en person, avstand mellom samtalepartnere, berører);
• kroppslige bevegelser (berøring, patting, stroking).

En viktig funksjon når man oppretter et psykologisk portrett utfører studien av samtalepartnerens utseende. Disse er preferanser i klær, renslighet, ryddighet og upåklagelighet av utseende, overholdelse av motetrender eller manglende respekt for dem, kopiering av klær som andre har på seg.

Definere den psykologiske portretten til den ansatte, det er nødvendig å fokusere på hans personlighet:

• natur (interesser, prinsipper, planer, preferanser);
• adferd (kompetanse, livsferdigheter, yrkeserfaring);
• den åndelige siden av personligheten (unike egenskaper av prosessene og egenskapene til de intellektuelle, kognitive og emosjonelle sfærene);
• sosiale og psykologiske aspekter (status, sosial rolle, livsstil og arbeidsoppgaver);
• biopsykiske egenskaper (temperament, kjønn og alder av samtalepartneren, helsetilstand);
• kontaktformasjon.

For å etablere forretningskommunikasjon er det nødvendig å skape en atmosfære som bidrar til å gjennomføre en seriøs samtale som involverer demonstrasjon av goodwill og interesse for en partner. Dette vil bidra til et mykt smil, høflig hilsen og en pause, noe som gir den andre personen muligheten til å delta i samtalen og delta direkte i det.

En standard samtale begynner med implementeringen av følgende handlinger: avsløring av mål, ytelse av partnere fra den ene siden til den andre, emnetes stemme, presentasjon av personen som gjennomfører samtalen, kunngjøring av undersøkelsesordningen for problemet.

Dette stadiet er nødvendig for å bestemme en egnet forhandlingsplan og øke interessen for samspillet fra partneren. Denne prosedyren kan hjelpe en vits, som ville være egnet for sted og tid.

Det bør også bestemme hvilke roller partene skal utføre i løpet av virksomheten kommunikasjon. Prosessen akselereres ved imitasjon av en partner, et speilbilde av hans stilling, plast, tonefølge, gestus. Etter en tid (5-10 minutter) er overgangen til kunngjøringen mulig. Likestilling er nødvendig. Du kan flytte til en annen posisjon, som manifesteres av ikke-verbal kommunikasjon.

I denne fasen skal det legges vekt på likheter, ikke forskjeller. Takket være disse forhandlingene vil det bidra til å få det ønskede resultatet. I tilfelle uhåndterlige forskjeller, anbefales det å flytte til en nøytral stilling som ikke innebærer din egen vurdering.

Husk at overbevisende grunner er nødvendige. I dette tilfellet bør du følge visse regler:

• Presentasjon av tanker bør utføres ved hjelp av enkle, forståelige, nøyaktige og overbevisende setninger.
• Det ville være hensiktsmessig å tilpasse argumentene til partnerenes identitet.
• Det er tilrådelig å presentere bevisene tydelig og tydelig.
• Når du snakker om problemet, må du være fast: du kan ikke gi inn hvis du er trygg i din mening.
• Det bør alltid være ett tyngre bevis i reserven som bekrefter oppgavene (hvis samtalepartneren begynner å tvile på beslutningen).
• Det anbefales å bruke pålitelige fakta som vil hjelpe samtalepartneren til å ta en avgjørelse uten forsinkelse.
• Ikke gi opp før en partner endelig bekrefter sitt avslag.
• Du bør bruke de mest overbevisende argumentene til fordel for din posisjon, og forsøke å uttrykke tanker på en slik måte at de fullt ut interesserte samtalepartneren.

Ved samhandling er det alltid vanskelig å unngå ulike diskusjoner. Hovedoppgaven som må tas opp i en slik situasjon, er å bevise partnerns rettferdighet (ved å eliminere tvil, bestemme motstandene til motstand, defensiv reaksjon, tenk på taktikk). Samtidig bør kategoriske dommer unngås, ellers vil alt vise seg å være motsatt effekt.

Hvis du kommer til en forståelse, vil ikke videre interaksjon føre til alvorlige vanskeligheter. Deretter må du finne en felles fordel. Partneren bør få anledning til å ta initiativet.

Hans deltakelse i å oppnå ønsket mål bør overvåkes. Hvis din egen beslutning er mye sterkere enn samtalepartneren, bør du nøye vurdere hans forslag og forklare hvorfor ideen bør forfines, på hvilken grunn er det mer lønnsomt å oppta en annen stilling.

De formulerte kriteriene skal oversettes til den endelige versjonen. Deretter må du gå videre til en avtale. Det anbefales å beskrive nærmere de forpliktelsene som hver av partene forutsetter. Så snart beslutningen er fattet, vil takknemligheten fra samtalepartneren være hensiktsmessig.

Den endelige fasen av forretningskommunikasjon spiller en svært viktig rolle, så det bør gis samme oppmerksomhet som alle tidligere. Den endelige oppfatningen har en innvirkning på samtalepartneren som helhet og på partnerskapene som for tiden støttes og planlegges i fremtiden. Skal fortsette å vise goodwill, respekt og takt.

Bedriftskommunikasjon vil gi fordel og garantere gode resultater når det brukes Følgende regler og anbefalinger:

• Drikkevarer (te, kaffe) tilbys etter eierens skjønn eller under langvarige forhandlinger.
• Du kan ikke foreta telefonsamtaler under forretningsforhandlinger. Det er bedre å slå av telefonen på dette tidspunktet. Det er nødvendig å vise respekt for partneren og den generelle prosedyren for forretningsinteraksjon.
• La et rom stå når forhandling er forbudt. En eksepsjonell sak er behovet for medisinsk behandling.
• Å holde arbeidsnotater er velkomne, da dette understreker interessen og oppmerksomheten til partneren.
• Et tegn på god smak - ikke stille spørsmål knyttet til partnerenes forretningshemmelighet. Dette bidrar til å unngå forlegenhet og ubehagelig stilling.

Alt om viktige forretningskommunikasjonsferdigheter, se følgende video.