Verslo komunikacijos psichologija

Šiandien verslininkai turi daug būdų bendrauti su klientais, kolegomis ir kitomis suinteresuotomis šalimis. Verslo komunikacijos pobūdžio supratimas gali padėti pasiekti įmonės tikslus ir kasdieninį jos valdymą.

Psichologijoje terminas „komunikacija“ reiškia keitimąsi informacija tarp žmonių per bendrą simbolių sistemą. Šis komunikacijos apibrėžimas apima du aspektus:

• Pirma, yra kažkas, kas perduodama, pavyzdžiui, faktai, jausmai, idėjos ir pan. Tai reiškia, kad komunikacijos procese kažkas turi gauti perduotą informaciją.
• Antra, aukščiau pateikta apibrėžtis pabrėžia supratimo elementą bendravimo procese. Supratimas bus pasiektas tik tada, kai žinutės gavėjas supras tą pačią prasmę kaip siuntėjas. Taigi, labai svarbu teisingai interpretuoti pranešimą.

Verslo komunikacija - tai keitimasis informacija, faktais ir idėjomis, susijusiomis su verslu. Šiame globalizacijos amžiuje kiekviena įmonė, didelė ar maža, reikalauja tinkamo verslo komunikacijos tiek vidinėje, tiek išorinėje aplinkoje.

Pagrindinės verslo komunikacijos savybės apima šiuos komponentus:

• Segmentavimas Net ir mažose organizacijose būtų klaidinga manyti, kad visi darbuotojai turi tuos pačius poreikius, interesus ir norus, kai kalbama apie verslo ryšius. Efektyvus verslo ryšys yra suskirstytas į tam tikros auditorijos poreikius. Pavyzdžiui, administracinėje aplinkoje dirbantys darbuotojai turės skirtingus poreikius ir skirtingą prieigą prie informacijos nei darbuotojai, dirbantys gamybos aplinkoje.
• Konkretumas. Veiksmingas verslo ryšys turėtų būti konkretus, tuo labiau konkretus, tuo labiau jis atitinka jo specifiškumą.
• Tikslumas Kai informacija yra netiksli, jos patikimumas prarandamas. Šios informacijos siuntėjas praranda pasitikėjimą. Veiksmingas verslo ryšys turėtų būti tikslus tiek perduodamo turinio, tiek paprastų dalykų, įskaitant gramatiką, rašybą ir skyrybos ženklus, atžvilgiu.
• Savalaikiškumas Darbuotojai turėtų žinoti, kas vyksta jų organizacijose ir išorinėje aplinkoje, nes tai turi jiems įtakos. Laiku bendrauti su darbuotojais yra sunkiau nei bet kada anksčiau, tačiau tai yra svarbu efektyviam verslo komunikavimui.

• Pakartojamumas. Jei pranešimas siunčiamas tik vieną kartą, negalite būti tikri, kad jis pasiekė gavėją. Efektyviam verslo komunikavimui reikalingas dažnas bendravimas, siekiant užtikrinti, kad visi darbuotojai turėtų reikiamą informaciją. Be to, darbuotojai keičiasi, kai kurie atostogos, kiti prisijungia prie bendrovės, o visa tai reikalauja atnaujinti informaciją.
• Daugiakanalis. Verslas turi daug bendravimo kanalų - nuo tradicinių (spausdinimo, skelbimų lentų, susitikimų) iki naujų (elektroninio pašto, dienoraščių, socialinių tinklų svetainių). Visi šie kanalai turi būti naudojami siekiant užtikrinti, kad darbuotojai gautų informaciją įvairiomis sąlygomis.
• Netikrumas Ekspertų teigimu, tiesioginis ryšys vis dar yra efektyviausias, ir jis turėtų būti naudojamas, kai tik įmanoma. Žinoma, labai didelėse organizacijose tai gali būti sunku, tačiau netgi tada alternatyvos gali būti vaizdo konferencijos arba interneto seminarų naudojimas.
• Grįžtamasis ryšys. Darbuotojai turėtų turėti galimybę pasidalinti savo atsiliepimais, nuomonėmis ir mintimis su vadovais ir darbdaviais. Dvišalis bendravimas yra veiksmingas tiek darbuotojams, tiek darbdaviams.

Kartais jūs turite dirbti su žmogumi, kuriam nenorite, arba ką tu negali stovėti. Tačiau jūsų darbo labui svarbu palaikyti gerus verslo santykius su jais. Tokiu atveju pabandykite susipažinti su asmeniu. Tikriausiai jis puikiai žino, kad jam nepatinka, todėl imkite pirmąjį žingsnį: pradėkite slaptą pokalbį arba pakvieskite jį kartu. Pokalbio metu sutelkkite dėmesį į tai, kad galėtumėte rasti bendrų dalykų: paklausti apie šeimą, interesus, praeities sėkmę.

Verslo kultūra yra svarbi sėkmingai verslo komunikacijai. Jis prisideda prie verslo etiketo išlaikymo darbe, be to, šioje srityje atliekami tyrimai rodo tiesioginį ryšį tarp įmonių kultūros ir įmonių prekybos apyvartos.

Ekspertai vadina šešis pagrindinius verslo komunikacijos psichologinius principus:

• Abipusiškumas. Abipusiškumas versle reiškia abipusius lūkesčius keičiantis vertybėmis. Jei vienas žmogus duoda kažką, tikimasi, kad gavėjas taip pat duos ką nors. Abipusiškumas sukuria pasitikėjimą tarp partnerių ir jų santykiai vystosi geriau.
• Įtikinamumas Žinios apie produktą, tendencijas, mokslinių tyrimų rezultatus derybų srityje leis jums daug labiau įtikinti. Svarbu parodyti savo sąmoningumą, kad įgytumėte savo partnerio pasitikėjimą.
• Įpareigojimas. Visada vykdykite savo įsipareigojimus ne tik raštu, bet ir žodžiu. Atminkite, kad net rankos paspaudimas yra sutikimo simbolis. Jei sunku prisiminti, ką pasakėte vienu ar kitu metu, užsirašykite. Jūs padarote privalomo asmens įspūdį.
• Seka. Būkite nuoseklūs savo veiksmuose ir darbuose ir niekada nekeiskite savo verslo principų.
• Siekti sutarimo. Konsensusas reiškia, kad visi priima ir palaiko sprendimą ir supranta jo priėmimo priežastis. Konsensusas galimas tarp partnerių, jei jie turi bendrų vertybių ir tikslų, ir yra susitarimas dėl konkrečių klausimų ir bendros krypties.
• Asmeninė užuojauta. Mes labiau linkę bendrauti su žmonėmis, kurie aiškiai nurodo, kad jiems patinka ir kurių buvimas jaučiasi reikšmingas. Fizinis patrauklumas šioje srityje vaidina tam tikrą vaidmenį, tačiau panašumas taip pat yra labai veiksmingas. Kviečiame tuos žmones, kurie yra panašūs į mus suknelę, amžių, socialinę ir ekonominę padėtį.

Bendravimas yra etinis, kai jis yra tiesioginis, sąžiningas ir abipusis. Jei komunikacija skirta paslėpti tiesą ar pakenkti kitam asmeniui, tai negali būti etinė.

Nors etika nėra tokia pati, kaip moralė, tarp šių sąvokų yra stiprus ryšys: moralė yra idėjos apie tai, kas yra teisinga ir kas yra negerai, ir etika yra elgesio principai, kuriuos įtakoja moraliniai įsitikinimai. Todėl komunikacijos etika labai priklauso nuo moralinių principų:

• Sąžiningumas. Apskritai, etinis bendravimas yra sąžiningas bendravimas. Nors yra atvejų, kai būtų labiau etiški, pavyzdžiui, tariamam žudikui apie potencialios aukos buvimo vietą, šie atvejai yra išimtis, o ne taisyklė. Be to, sąžiningumas yra daugiau nei tik tiesa; tai reiškia, kad esate atvira, savanoriška bet kokia jūsų turima informacija, net jei ji kelia grėsmę jūsų trumpalaikiams interesams. Pasitikėjimas žmonėmis yra glaudžiai susijęs su sąžiningumu. Pasitikėjimo aplinkos sukūrimas yra kelias į etinį bendravimą verslo aplinkoje.
• Atvirumas. Atvirumas yra vienas iš pagrindinių etinio bendravimo aspektų. Komunikate tai reiškia būti atviriems skirtingoms idėjoms ir nuomonėms, taip pat būti pasirengusiems pareikšti savo nuomonę, net jei nesitikima, kad jie bus priimti.

• Lojalumas. Verslo ryšių kontekste lojalumas reiškia reikiamo laiko ir išteklių paskirstymą visapusiškai aptarti klausimus. Tik tada kiekvienas turės galimybę būti išklausytoms.
• Konsensuso kūrimas. Etinis bendravimas yra orientuotas į tikslus, o ne į statusą. Komunikacijos stilius, kuriame skirtingos grupės susivienija priešingose ​​stovyklose ir daugiausia orientuojasi į jų pačių interesus, visai organizacijai nesuteikia. Organizacijos etika yra bendravimo stilius, kuriame žmonės siekia sutarimo, o ne opozicijos, ir sutelkti dėmesį į tai, ką įmonė gali padaryti. Taigi, kadangi organizacijos pagalba yra moralinė būtinybė, sutarimas yra etinis bendravimo stilius.

Manoma, kad yra šešios pagrindinės partnerių rūšys. Siekiant geriau pasirengti svarbiems pokalbiams, svarbu žinoti, kokio tipo esate:

• Atspindintis. Jūs esate atspindintis pokalbis, jei bendravimo procese jaučiate savo partnerio nuotaiką. Jūsų kalba yra švelnus, ramus, jūs esate jautrus, suprantate pokalbio partnerį ir norite kurti santykius su kitais žmonėmis.
• Teisėjas. Jūs esate „teisėjo“ tipo partneris, jei analizuojate temas ir problemas, išsiaiškinate pagrindinius dalykus ir tuomet juos veiksmingai paaiškinate kitiems. Jūs vedate pokalbį ir tiesiogiai ir įtikinamai jį vedate.
• Noble. Jūs esate „kilnus“ pašnekovas, jei jums patinka atviras bendravimas, o kitiems žmonėms lengva bendrauti su jumis. Jūs taip pat esate sutelktas ir visada einate tiesiai į tikslą.
• MP. „Deputato“ tipo partneris yra diplomatinis ir naudojasi komunikacija, kad nutrauktų konfliktus. Jis taip pat kalba švelniai, žavinga ir verčia žmones jaustis patogiai.
• Socrates. „Socrates“ tipo partneris gerai išmano problemas ir įtikina kitus, mėgsta ilgas diskusijas. Jis yra išsamus ir gerai informuotas, o jo nuomones vertina kiti.
• Oficialus. Šio tipo pašnekovas naudoja komunikaciją, kad realizuotų savo svajones ir taptų sėkmingas darbe ir namuose. Tai yra įžvalgus ir strategiškai mąstantis tipas.

Ekspertai teigia, kad yra keturi pagrindiniai komunikacijos stiliai: analitinis, intuityvus, funkcinis ir asmeninis. Jokio ryšio stiliaus nėra savaime geresnis nei kitas. Tačiau pasirinkus netinkamą komunikacijos stilių konkrečiai auditorijai, gali kilti problemų:

• Analitinis stilius. Analitinio stiliaus komunikacija apima darbą su sunkiais duomenimis ir realiais skaičiais. Žmonės, bendraujantys šiuo stiliumi, vengia pokalbio metu išreikšti jausmus ir emocijas. Didelis analitinio bendravimo stiliaus pliusas yra tas, kad galite logiškai ir nešališkai analizuoti problemas. Tai reiškia, kad žmonės mato, kad esate gerai informuoti ir turite daug analitinės patirties. Galimas analitinio bendravimo stiliaus trūkumas yra tai, kad gali būti šalta ar nejautrus.
• Intuityvus stilius. Bendravimas intuityviu stiliumi, jūs norėtumėte visiškai padengti visą vaizdą ir vengti detalių, nes bijo, kad jose įstrigo. Tai leidžia jums eiti tiesiai į problemos širdį, o ne apsvarstyti ją etapais. Šio stiliaus privalumas yra tai, kad jūs greitai ir tiksliai bendraujate, lengvai išsiskleidžiate didelėmis ir sudėtingomis problemomis.Tačiau tokioje situacijoje, kuriai tikrai reikalinga informacija, gali būti nepakankamai kantrybės.

• Funkcinis stilius. Šis stilius prisiima metodiškumą, išsamių planų prieinamumą, tikslią datą. Žmonės, bendraujantys šiuo stiliumi, yra geri atlikėjai, kurie niekada nieko nepraleis. Galimas funkcinio ryšio stiliaus trūkumas yra tai, kad galite prarasti savo auditorijos dėmesį, ypač kai kalbate su intuityviais pokalbių palaikytojais.
• Asmeninis stilius. Bendravimas asmeniniu stiliumi, jūs jaučiate emocinį ryšį su partneriu, o tai leidžia jums sužinoti, ką jis iš tikrųjų galvoja. Jūs esate geras klausytojas ir geras diplomatas, žinote, kaip išlyginti konfliktus, palaikyti gerus santykius su daugeliu žmonių. Šis stilius leidžia sukurti gilius asmeninius santykius. Žmonės dažnai kreipiasi į jus, nes galite sujungti skirtingas grupes. Šio bendravimo stiliaus trūkumas yra tas, kad kartais galite suardyti analitinio tipo pokalbius, kurie mėgsta sunkius numerius ir logiškas diskusijas.

Žr. Kitą vaizdo įrašą apie svarbiausius verslo bendravimo įgūdžius.