Verslo komunikacijos etapai

Komunikacija yra žmonių sąveikos procesas, apimantis keitimąsi informacija, vertinimą ir supratimą. Kalbant apie verslo ryšius, naudojamos tam tikros taisyklės ir taisyklės, padedančios padaryti partnerių sąveiką patogesnį. Atsižvelgiant į teisingą atitikties verslo komunikacijos etapams seką, užtikrinamas norimo rezultato pasiekimas, pageidautinas abiem partneriams.

Verslo komunikacija - tai daugiapakopis procesas, apimantis ryšius tarp žmonių, susijusių su konkrečiais poreikiais, ir jį toliau tobulinant. Šis procesas apima svarbios informacijos perdavimą, sąveikos koncepcijos kūrimą, pokalbio dalyvio suvokimą ir supratimą.

Verslo komunikacijos turi daug funkcijų, kurių žinojimas padės suprasti šios sąveikos esmę:

• Reputacijos vertė. Verslui įmonės veidas yra reputacija, kuria grindžiama įmonės sėkmė ateityje. Dėl šios priežasties verslo komunikacijos tikslas - išlaikyti ir apsaugoti.
• Aiškumas ir tikslumas. Aiškus ir aiškus tikslų apibrėžimas užtikrina veiksmingą profesinį tobulėjimą, palengvina greitą savęs organizavimą ir atsakomybės formavimą.
• Bendra įmonė, pelninga abiem šalims. Verslo sąveikoje negalite rūpintis tik vienos pusės gerove. Partnerių vienybė ir abipusiai naudinga pozicija užtikrina sėkmę ir puikų rezultatą abiem šalims.

Verslo komunikacijos rezultatas priklauso nuo to, kaip kruopščiai organizuojamas procesas. Verslo komunikacijos struktūroje galima išskirti tam tikrus etapus. Kad pasiektume brangų tikslą, žinosime apie pagrindinius tokios komunikacijos aspektus ir elgesio normas, atitinkančias kiekvieną etapą.

Šis etapas apima tiesioginį susirinkimo organizavimą. Pirmajame etape būtina parengti planą su konkrečiais klausimais ir keliais problemos sprendimais. Būtina išanalizuoti derybų partnerio požiūrį ir pasirinkti naudingiausių santykių strategiją; Rekomenduojama sudaryti pokalbio rezultatą. Parengiamąjį etapą užbaigia organizaciniai momentai: susitikimo vietos ir laiko nustatymas.

Jūsų akyse besivystančio pašnekovo psichologinis portretas priklauso nuo tam tikrų aplinkybių, pažinimo trukmės, informacijos apie asmenį, gautą iš kitų darbuotojų. Yra žodiniai ir neverbaliniai elgesio veiksmai, leidžiantys sudaryti psichologinį pokalbio partnerio portretą:

• kalbėjimo būdas (kalbos turinys, nuoseklumas, trukmė, išraiškingumas ir ypatumai);
• gestai ir veido išraiškos;
• konkretūs veiksmai (asmens judesiai ir pozos, atstumas tarp pašnekovų, paliečia);
• kūno judesiai (liečiantys, pattingi, glostantys).

Svarbi funkcija kuriant psichologinį portretą atlieka pokalbio dalyvio išvaizdą. Tai drabužių, švarumo, tvarkingumo ir išvaizdos nepriekaištingumo, mados tendencijų laikymosi ar jų nepaisymo preferencijos, kopijavimas kitiems žmonėms.

Apibrėžiant psichologinį darbuotojo portretą, būtina sutelkti dėmesį į jo asmenybę:

• pobūdis (interesai, principai, planai, lengvatos);
• elgesys (kompetencija, gyvenimo įgūdžiai, profesinė patirtis);
• dvasinės asmenybės pusės (unikalios intelektinės, kognityvinės ir emocinės sferos procesų ir savybių savybės);
• socialiniai ir psichologiniai aspektai (statusas, socialinis vaidmuo, gyvenimo būdas ir darbo specifika);
• biopsijos savybės (temperamentas, pašnekovo lytis ir amžius, sveikatos būklė);
• kontaktų formavimas.

Norint sukurti verslo komunikaciją, būtina sukurti atmosferą, skatinančią rimtą pokalbį, susijusį su geros valios ir interesų demonstravimu partneriui. Tai prisidės prie švelnios šypsenos, mandagios sveikinimo ir pauzės, suteikiant kitam asmeniui galimybę prisijungti prie pokalbio ir tiesiogiai dalyvauti juose.

Standartinis pokalbis prasideda įgyvendinant šiuos veiksmus: tikslų atskleidimas, partnerių veikla iš vienos pusės ir kita, temos balsas, pokalbį vykdančio asmens pristatymas, problemos tyrimo tvarkos paskelbimas.

Šis etapas yra būtinas norint nustatyti tinkamą derybų planą ir padidinti susidomėjimą partnerio sąveika. Ši procedūra gali padėti pokštui, kuris būtų tinkamas vietai ir laikui.

Ji taip pat turėtų nustatyti vaidmenis, kuriuos šalys atliks verslo komunikacijos metu. Procesą paspartina partnerio imitacija, jo laikysenos veidrodinis vaizdas, plastikai, balso tonas, gestai. Po tam tikro laiko (5–10 minučių) galima pereiti prie sąlygų paskelbimo. Reikalingos vienodos pozicijos. Galite pereiti į kitą vietą, kuri pasireiškia nežodine komunikacija.

Šiame etape reikėtų pabrėžti panašumus, o ne skirtumus. Dėl šių derybų bus galima pasiekti norimą rezultatą. Nesėkmingų skirtumų atveju rekomenduojama pereiti į neutralią poziciją, kuri nereiškia jūsų paties vertinimo.

Atminkite, kad būtina įtikinamų priežasčių. Tokiu atveju turėtumėte laikytis tam tikrų taisyklių:

• Mintys turėtų būti pateikiami naudojant paprastas, suprantamas, tikslus ir įtikinamas frazes.
• Būtų tikslinga argumentus pritaikyti partnerio tapatybei.
• Patartina pateikti savo įrodymus aiškiai ir aiškiai.
• Kalbėdami apie problemą, jūs turite būti tvirtas: jūs negalite pasiduoti, jei esate įsitikinę savo nuomone.
• Rezerve turi būti visada vienas svarbus įrodymas, patvirtinantis disertacijas (tuo atveju, jei pokalbio partneris pradeda abejoti sprendimu).
• Rekomenduojama taikyti patikimus faktus, kurie padėtų partneriui nedelsiant priimti sprendimą.
• Negalima atsisakyti, kol partneris pagaliau patvirtins savo atsisakymą.
• Turėtumėte naudoti labiausiai įtikinamus argumentus savo pozicijos naudai, bandydami išreikšti mintis taip, kad jie būtų visiškai suinteresuoti partneriu.

Bendraujant visada sunku vengti įvairių diskusijų. Pagrindinė užduotis, kurią reikia spręsti tokioje situacijoje, yra įrodyti savo partnerio teisingumą (pašalinant abejones, nustatant pasipriešinimo motyvus, gynybinę reakciją, galvojant apie taktiką). Tuo pačiu metu reikėtų vengti kategoriškų sprendimų, kitaip viskas pasirodys priešingu poveikiu.

Jei pasieksite supratimą, tolesnė sąveika nesukels rimtų sunkumų. Po to turėsite rasti bendrą naudą. Partneriui turėtų būti suteikta galimybė imtis iniciatyvos.

Turi būti stebimas jo dalyvavimas norimo tikslo pasiekime. Jei jūsų sprendimas yra daug stipresnis nei pašnekovo, tuomet turėtumėte atidžiai apsvarstyti jo pasiūlymą ir paaiškinti, kodėl reikėtų patobulinti idėją, kokiu pagrindu būtų naudingiau priimti kitokią poziciją.

Formuluoti kriterijai turėtų būti išversti į galutinę versiją. Po to turite pradėti susitarimą. Rekomenduojama išsamiau aprašyti kiekvienos šalies prisiimtus įsipareigojimus. Priėmus sprendimą, partnerio padėkos bus tinkamos.

Galutinis verslo komunikacijos etapas atlieka labai svarbų vaidmenį, todėl jam turėtų būti skiriamas toks pat dėmesys, kaip ir ankstesnėse. Galutinė nuomonė turi įtakos visos partnerės įvaizdžiui ir partnerystėms, kurios šiuo metu remiamos ir planuojamos ateityje. Turėtų ir toliau rodyti gerą valią, pagarbą ir taktiką.

Verslo ryšiai bus naudingi ir užtikrins gerus rezultatus, kai jie bus naudojami šios taisyklės ir rekomendacijos:

• Gėrimai (arbata, kava) siūlomi savininko nuožiūra arba per ilgas derybas.
• Verslo derybų metu negalite skambinti telefonu. Šiuo metu geriau išjungti telefoną. Būtina parodyti pagarbą partneriui ir bendrai verslo sąveikos tvarkai.
• Palikite kambarį, kai derybos yra draudžiamos. Išskirtinis atvejis yra medicininės priežiūros poreikis.
• Sveiki atvykę į darbo pastabas, nes tai pabrėžia susidomėjimą ir dėmesį partneriui.
• Gero skonio ženklas - nesakykite klausimų, susijusių su partnerio komercine paslaptimi. Tai padeda išvengti nepatogumų ir nepatogios padėties.

Viskas apie svarbius verslo bendravimo įgūdžius žr. Šį vaizdo įrašą.