Verslo pokalbis: taisyklės, veislės ir etapai

Verslo santykių rezultatai dažnai priklauso nuo asmeninių derybų ir dialogų. Verslo kontaktai, sudaryti raštu arba telefonu, kuriami asmeniniuose pokalbiuose. Interviu dalyviai naudojasi įvairiomis komunikacinėmis priemonėmis: jie naudoja ne tik kalbą, bet ir gestus, veido išraiškas ir asmeninę įtaką.

Verslo pokalbis paprastai yra dviejų pašnekovų pokalbis, todėl jie turėtų atsižvelgti į asmeninę oponento specifiką, jo motyvus, kalbos modelius ir taikyti etikettą. Tarpasmeninis bendravimas apima įvairius įtaką pašnekovui.

Verslo pokalbis, turintis konkrečią temą ir yra asmeniškai orientuotas, dažnai atliekamas toje pačioje organizacijoje tarp darbuotojų. Pokalbio tikslas - vieno komunikacijos dalyvio noras naudoti žodžius daryti įtaką kitai ar visai darbuotojų grupei, siekiant paskatinti veiklą, pokyčius esamoje darbo aplinkoje ar santykiuose ir pagerinti jų kokybę.

Kitas verslo pokalbio tikslas yra tai, kad vadovybė turi sudaryti išvadas ir sprendimus, pagrįstus darbuotojų nuomonėmis ir argumentais.

Verslo pokalbių pranašumas kitų tipų kalbėjimo komunikacijose yra:

• reagavimo į pašnekovų kopijas greitį, padedant pasiekti norimą rezultatą;
• didinti administratoriaus sąmoningumą, atsižvelgiant į, pokalbio metu išgirstus požiūrius, sprendimus, mintis, argumentus ir skeptiškus pareiškimus, juos kontroliuojant ir stebint;
• tikslinga racionaliai racionaliai derinti aptariamos temos tyrimo metodus, kurie yra problemos sprendimo ir visų šalių pretenzijų pasekmė.

Verslo pokalbis yra skirtas tam tikrų funkcijų įgyvendinimui:

• ieškoti naujų krypčių;
• perspektyvių projektų pradžia;
• duomenų mainai;
• vykdomos veiklos reguliavimas;
• vienos įmonės darbuotojų tarpusavio bendravimas;
• verslo ryšių tarp įstaigų, įmonių, pramonės šakų skatinimas.

Verslo pokalbių ir susitikimų rezultatai priklauso ne tik nuo pasirengimo tam, bet ir nuo paties pokalbio statybos. Išvengti neginčytinų klaidų leidžia nustatyti nustatytus interviu atlikimo ir jų principų laikymosi metodus. Visada turėtų būti geros valios atmosfera - atšiaurūs pareiškimai yra nepriimtini.

Racionalumo principas reiškia elgesio suvaržymą, ypač partnerio, turinčio emocionalumą, atveju. Kontrolės trūkumas emocijoms paprastai neigiamai veikia sprendimą. Geriausias toks sprendimas negali būti vadinamas.

Supratimo principas yra būtinas, kad dialogo partneriai galėtų rasti dialogo taškus ir pasiekti norimą rezultatą.

Tęsiant pokalbį pokalbio dėmesio koncentracija svyruoja net ir tada, kai nėra disipacinių veiksnių. Atsižvelgiant į tokius niuansus ir pastebėdami, šiuo metu būtina vėl atkreipti dėmesį į save ir atnaujinti nutrauktą kontaktą.

Patikimumo principas įpareigoja išlaikyti pokalbio partnerio informavimo autentiškumą, net jei jis pateikia neteisingą informaciją. Jis naudingas dialogui ir leidžia pasiekti norimus tikslus.

Svarbus psichologinis principas yra pokalbio su pašnekovu dalykas. Subjektyvus požiūris į priešininką gali turėti įtakos rodiklių vertinimo objektyvumui. Konstruktyvus pokalbis yra grindžiamas įvykių, turinčių omenyje požiūrį, atskyrimu ir nuomonėmis - su patirtimi.

Tokių bendrų verslo pokalbių vykdymo principų konkretizavimas yra jų įgyvendinimo taisyklės, kurios prisideda prie derybų saugumo ir veiksmingumo.

Dvigubo susidomėjimo taisyklė yra ta, kad kiekvienas pokalbis turi dvigubą susidomėjimą: ne tik pokalbio temos esmę ir turinį, bet ir bendradarbiavimą su partneriu. Vaisių santykių palaikymas yra ne mažiau svarbus pokalbio uždavinys nei keitimasis informacija.

Ekspertai rekomenduoja nukreipti pokalbį taip, kad jis netrukdytų darbuotojų santykiams su vadovais. Tam reikia:

• nesiremti išvadomis apie partnerių motyvus ir ketinimus, remiantis jų pačių prielaidomis;
• atidžiai klausykite savo priešininko ir parodyti, kad jis yra suprantamas;
• išreikšti savo interesus ir tikslus, o ne ginčytis apie praeitį, o mintys turėtų būti aiškiai ir aiškiai išreikštos;
• aptarti perspektyvius veiksmus.

Svarbi taisyklė, kuri labai palengvins abiejų partnerių užduotis, yra dėmesys partnerio interesams. Frazės: „suprantamas“, „įdomus“, „malonus žinoti“, natūraliai įtrauktas į pokalbį, sukurs atsipalaiduojančią atmosferą ir padės išreikšti sutikimą ir tarpusavio supratimą. Tą pačią užduotį galima išspręsti, jei kreipiatės į savo pašnekovą, pavadindamas jį vardu ir patronimu, taip pat nerodo nerimo ir dirglumo.

Noras išaiškinti papildomą arba pagalbinę informaciją taip pat padės išlaikyti susidomėjimą.

Kiekvienas pokalbis yra būdas rasti kontaktinius taškus. Kad dialogas būtų sėkmingas, nerekomenduojama jį pradėti prieštaringai. Paprastai jie pradeda tokias temas, kurių nuomonė yra tokia pati, pavyzdžiui, apie orą. Tai daroma taip, kad nuo pat pradžių neigiamas atsakymas nebus išgirstas ir neturėtų būti dedamos jokios pastangos, kad įtikintų pokalbį. Ekspertai rekomenduoja visuomet turėti keletą iš anksto paruoštų frazių, į kurias atsakymai yra tik teigiami.

Pasirengimas verslo pokalbiui prasideda svarbiu etapu - planavimu, kuris susideda iš susitikimo problemų ir uždavinių formulavimo, taip pat derybų plano ir jo įgyvendinimo metodų kūrimo. Profesionalai pataria:

• apsvarstyti ir pasverti numatomą pokalbio procesą, parengti savo programą;
• surinkti visą būtiną informaciją apie galimą pašnekovą;
• išbandyti savo argumentų, reikalingų jų įsitikinimams ir ketinimams pagrįsti, veiksmingumą;
• patikrinti jų apibrėžimų ir minčių nuoseklumą;
• apsvarstyti galimybę pokalbio partneriui ar priešininkui reaguoti į pateiktus argumentus.

Paskutinio pokalbio laiko ir vietos paskyrimas priklauso nuo dalyvių padėties ir įrengimo. Jis gali būti laikomas savo, svetimoje ar neutralioje teritorijoje.Po operatyvinio mokymo būtina stebėti ir redaguoti surinktas ir paruoštas medžiagas bei galutinį interviu planą.

Verslo pokalbio sudarymą sudaro 5 etapai:

• pokalbio pradžia;
• informacijos teikimas;
• argumentavimas;
• nugriauti priešininko argumentus;
• patvirtinti pasiūlymus.

Kiekvienas iš šių žingsnių yra pagrįstas profesinėmis žiniomis, aiškumu, nuoseklumu, prie kurio pridedamos asmeninės pokalbio savybės, kurios yra labai svarbios pokalbiui. Sukurkite pokalbio planą, kuris turėtų būti pagrįstas įvairiais galimais jo rezultatų variantais. Kartais turite iš naujo suformuluoti kai kuriuos argumentus.

Pirmajame etape - dialogo pradžioje - svarbu rasti ryšį su partneriu, organizuoti patrauklią aplinką, domėtis pašnekovu ir pasinaudoti iniciatyva. Patartina naudoti specialius metodus, kurie pradeda dialogą. Tai apima:

• įtampos mažinimo metodas, kuris padeda užmegzti glaudžius ryšius su priešininku;
• būdas pakabinti pokalbį, leidžiant jums greitai patekti į problemos eigą;
• fantazijos skatinimo metodas, apimantis daugelio klausimų atsiradimą;
• tiesioginio prieigos prie problemos metodai.

Teisingas pokalbio pradžia laikomas pažįstamu, tiksliu jos tikslų ir tikslų formulavimu, temos paskyrimu, taisyklių svarstymo klausimais svarstymu.

Informacijos teikimo etape būtina išsiaiškinti partnerio prašymus ir nuomones, jo motyvus, argumentus ir pageidavimus, perduoti planuojamą informaciją, analizuoti pašnekovo padėtį.

Atsakovo prieštaravimų fazėje jo pastabos turėtų būti neutralizuojamos. Tam būtina įtikinamai, be abejonės, pareikšti savo argumentus, neleidžiant atmesti jūsų nuomonės. Negacijos logika - tai abejotinos informacijos analizė, tikrosios priežasties radimas, koncepcijos ir metodikos parinkimas. Tai taikoma įvairiems metodams ir gudrybėms.

Sprendimų priėmimo etape argumentai, kad partneris priėmė ir patvirtino, yra apibendrinti, neigiami niuansai ir išvados pašalinami, pasiektas rezultatas yra fiksuotas ir patvirtintas, siūlomos tolesnio bendradarbiavimo temos. Šiame etape nėra jokio neapibrėžtumo, todėl partneris taip pat nepradeda abejoti sprendimu.

Nepriklausomų verslo pokalbių tipams būdinga ši klasifikacija:

• kreipiantis dėl darbo;
• atleidus iš darbo;
• apie problemą;
• drausminio pobūdžio.

Pirmasis tipas turi faktų nustatymo tipą, kurio pagrindinis uždavinys yra nustatyti ir įvertinti pareiškėjo verslo pozicijas. Vadybininkas privalo užduoti pareiškėjui tik kelis pagrindinius klausimus, kuriuose pateikiama informacija apie asmenį: išsilavinimo lygis, darbo patirtis, turimi įgūdžiai ir gebėjimai, darbo paieškos priežastys, mokėjimo prašymų lygis. Kartais turite išsiaiškinti ir asmenines savybes.

Pokalbis dėl darbuotojo išvykimo gali būti dviejų tipų: savanoriškas atsiskaitymas arba priverstinis. Pirmuoju atveju administratorius turėtų išsiaiškinti atleidimo priežastis - tai yra dėl dėmesio organizacijos valdymo tobulinimui. Paprastai tokiais atvejais galima išmokti naudingos informacijos, kuri leidžia išspręsti kai kurias problemas.

Trečiasis tipas yra pokalbis su darbuotoju, kuris yra priverstas palikti. Kaip taisyklė, galva labai sunku. Tokio pokalbio metu reikėtų laikytis delikateso, tačiau tuo pat metu turėtų būti teisinga ir teisinga pareikšti pretenzijas. Yra specialių taisyklių ir patarimų, kaip atlikti tokį pokalbį.

Argumentavimas gali būti grindžiamas retoriniais ir spekuliaciniais metodais. Į retorinį:

• esminis dalykas, tiesiogiai susijęs su partneriu;
• prieštaravimai, pagrįsti nesutarimų argumentais;
• išvadų atskyrimo metodika, kuri leidžia pasiekti norimus rezultatus per tarpines išvadas;
• lyginamoji;
• suskaidymo metodas, pagrįstas atskirų dalių paskirstymu;
• bumerango metodas;

• boikotuoti;
• pabrėžiant ir pabrėžiant jų interesus;
• išskaičiavimo metodas, pagrįstas laipsnišku problemos pobūdžio pasikeitimu;
• klausimyno metodas, pateikiamas išankstiniuose klausimuose;
• aiškios pagalbos metodas.

Galima svarstyti spekuliacinius metodus:

• perdėtos technikos;
• anekdotinis;
• institucijos naudojimo technologija;
• abejonių technikos pokalbio partnerio asmenybėje;
• izoliavimo metodas, kurį sudaro atskirų išraiškų pateikimas pakeistoje formoje;
• krypties konversija, pagrįsta perėjimu prie kito su ginču nesusijusio klausimo;
• represijų, kurios yra perdėtos mažos problemos;
• klaidinimo metodas, kuriame pateikiama paini informacija;
• Vėlavimas - pokalbio atidėjimas;
• apeliacinis skundas, pagrįstas apeliacija;
• iškreipianti technika;
• klausimų-spąstų.

Ekspertai rekomenduoja surengti verslo pokalbius taip: pateikti pasiūlymus ar įvertinti kažką klausimo ir atsakymo formoje, kuri leidžia laikyti iniciatyvinę poziciją, neleisti kategoriškai atspindėti, paskatinti pokalbį partnerį būti aktyviu ir tuo pat metu gauti reikiamą informaciją. Pavyzdžiui, tikslinga ir racionalu naudoti frazes:

• „Kokia jūsų nuomonė? ";
• "Ką manote? ..";
• „Ar teisingai supratau jūsų požiūrį? ";
• „Ar neturėtume su jumis patikrinti kito varianto?“ ";
• „Ar manote, kad dabar padėtis nepritaria jūsų sprendimui? ".

Verslo pokalbis prisideda prie žmonių noro pakeisti situaciją arba sukurti kokybiškai naujus santykius tarp dialogo dalyvių. Toks pokalbis yra svarbi verslo ir politikos santykių dalis, atstovaujanti santykiams tarp partnerių, kuriuos jų organizacijos įgaliojo spręsti problemas. Reikia trumpai kalbėti.

Daugiau informacijos apie verslo taisykles rasite kitame vaizdo įraše.