Vrste poslovne komunikacije

Poslovna komunikacija pomaže u izgradnji odnosa s kolegama, podređenima, partnerima i klijentima. U procesu komunikacije razmjenjuju se ne samo informacije, već i iskustvo i znanje u određenom području. Poslovna etiketa prodire u apsolutno sve sfere života, postoje različite vrste poslovne komunikacije.

Poslovna komunikacija važna je sastavnica ljudskog života. Bonton u poslovnom okruženju služi kao vrsta podrške. U poslovanju postoji nekoliko oblika komunikacije. Odabrati odgovarajuće opcije treba dati osobne i psihološke karakteristike sudionika u raspravi. Mogu se razlikovati sljedeći oblici komunikacije:

• intervju - verbalni kontakt između sugovornika, sveden na raspravu o važnim problemima i zadacima, razjašnjenje nekih od nijansi koje se odnose na rad. Sudionici razgovora u ovom slučaju trebali bi imati pravo baviti se raznim zadacima i donositi odluke. Status sugovornika mora biti jednak.
• pregovori imaju rigidniju strukturu. U njima u pravilu sudjeluju predstavnici različitih tvrtki ili podružnica. Pregovori se koriste za ujedinjenje napora s partnerima koji su zainteresirani za rješavanje određenog zadatka.
• Na sastanku Sudjeluje skupina ili veliki krug zainteresiranih i uključenih osoba. Sastanak uključuje prikupljanje, analizu informacija, dijeljenje podataka, kao i donošenje odluka u kontroverznim točkama.
• govor - U ovom slučaju, jedna osoba ili mala skupina dijele potrebne informacije s publikom. U ovom slučaju, poruka nije ograničena na raspravu o temi, već se prikazuje kao informacija. Ovaj oblik komunikacije zahtijeva vještine vođe govornika, sposobnost zadržavanja u društvu, kao i vještine javnog govora.
• prepiska - neizravna metoda komunikacije, igra neobičnu ulogu komunikacijske komunikacije. Ova vrsta komunikacije uključuje naredbe, protokole, naredbe, zahtjeve, izvješća, službena pisma, upute i tako dalje. Korespondencija se koristi za komunikaciju između odjela ili organizacija. Morate slijediti određena pravila u vođenju korespondencije.

Poslovna komunikacija treba naučiti. Istovremeno, osobne kvalitete i demonstracija nečijeg "ja" idu u pozadinu. Glavna stvar je sposobnost uzeti u obzir interese i želje protivnika i kombinirati ih sa svojim zahtjevima na način da obje strane postignu željeni rezultat.

Poslovna komunikacija sastoji se od nekoliko faza:

• Formiranje motiva, Bez nje nemoguće je postići učinkovitu interakciju.
• Priprema za komunikaciju - Ovo je plan za razgovor, pripremu argumenata i informacija. Također je potrebno pripremiti popis zadataka koje treba riješiti tijekom rasprave.
• Početak razgovora, Potrebno je uspostaviti kontakt, nakon čega je potrebno stvoriti “klimu odnosa” pogodnu za razgovor.
• Izjava o problemu - isticanje raspona problema, predstavljanje njegovog položaja i vizije tog zadatka. Međutim, imajte na umu da morate unaprijed pripremiti sažetke o temi razgovora i biti spremni odgovoriti na postavljena pitanja.
• Dijeljenje informacija - pronalaženje položaja sugovornika. Važno je održavati komunikaciju i odgovarati na pitanja na dostupnom službenom jeziku, ako je potrebno izgubiti profesionalnu terminologiju.

• Uvjeravanje i argumentiranje - potrebni su za neslaganja i slijediti iz prethodne faze komunikacije.Treba napomenuti pozitivne aspekte vaše vizije situacije i rješavanja spornog pitanja.
• Pronalaženje rješenja problema ili problema - Kraj razgovora, njegov ishod trebao bi odgovarati svim sudionicima.
• Izrada ugovora - to znači da su na kraju sastanka sudionici rasprave došli do zajedničkog nazivnika ili dobili podršku partnera u rješavanju raznih zadataka. Pozitivan ishod rasprave završava se pisanom potvrdom.
• Analiza rezultata - Pokazuje jesu li donesene odluke ispravne.
• Donošenje odluka - nakon analize prihvaća sve strane. U tom slučaju, sudionici rasprave odlučuju o daljnjoj suradnji ili prekidu kontakata.

U modernom društvu ljudi svjesno slijede pravila poslovne komunikacije kako bi postigli specifične ciljeve u korporativnom okruženju. U poslu nije dovoljno zauzeti određenu poziciju, također je potrebno ojačati odnose s različitim ljudima. Od velike je važnosti sljedeće:

• Sposobnost imati ljude u sebi i održati se u društvu važni su aspekti korporativnog dijaloga. Da biste to učinili, morate biti u stanju jasno i artikulirati svoje misli, ispravno argumentirati svoje gledište.
• Analitički podaci i sposobnost brzog odlučivanja uvijek su na vašoj strani. Kada komunicirate s partnerima, imajte na umu da su sve strane zainteresirane za brzo rješavanje kontroverznih pitanja.
• Važno je uzeti u obzir kulturne karakteristike i nacionalne tradicije sugovornika: nedvojbeno, određeni običaji i norme usvojeni u drugoj zemlji mogu se činiti neprihvatljivima ili uvredljivima.

Osnovni pojmovi i norme poslovne etike trebaju biti poznate svakoj osobi koja poštuje sebe. Potrebno je shvatiti da se u poslovanju komunikacija među ljudima ne gradi na uzajamnom osjećaju raspoloženja partnera, već na određenim standardima. Postoje sljedeće vrste poslovne komunikacije (funkcionalna svrha):

• Verbalne i neverbalne - sastoje se u potrebi da se prati govor, izrazi lica, geste i položaji. Kod neverbalne komunikacije, položaj ruku, nogu, pogleda, nagiba glave i nevoljnih pokreta može osobama ispričati osjećaje i raspoloženje mnogo više nego usmeni govor. Vrijedi naučiti kako kontrolirati izraze lica i geste.
• Pisana i usmena, Za svaki oblik komunikacije postoje odvojeni koncepti i norme. Pisani oblik komunikacije je svaki dokument ovjeren potpisom i pečatom. Usmeno - planiranje sastanaka, sastanaka, pregovora, izvješća i drugih oblika poslovne komunikacije.

• Monološki i dijaloški - imaju značajne jezične razlike. Dijalog je međuljudska komunikacija. Monolog odražava jednu točku gledišta; Ova vrsta komunikacije uključuje prezentaciju ili svečani govor, kao i izvješće ili uvodnu riječ.

• Udaljeno i osobno. Za daljinsku komunikaciju uključuju telefonske razgovore, korespondenciju putem pošte. Posebna pozornost posvećuje se intonacijskom obrascu govora, kratkotrajnosti poruke. Nemoguće je koristiti geste.

Svaki stil ima svoje osobine. Morate ih moći razumjeti.

Klasifikacija stila:

• diktatorski, Ona se temelji na neospornoj vlasti glavnog i apsolutnoj podređenosti zaposlenika. Sve odluke donose se pojedinačno i ne raspravljaju se s zainteresiranim ili uključenim osobama.
• demokratski - glavna značajka je zajednička rasprava o pitanjima i želji za međusobnim razumijevanjem.Pri komunikaciji sa sugovornikom koristi se zahtjev, preporuke i motivacija.
• Dopušteno ili formalno - određuje se minimalnim sudjelovanjem voditelja u upravljanju osobljem, pregovaranju i odlučivanju. Teške poslovne i rizične odluke prenose se drugima. Učinkovitost takvog upravljanja više ne ovisi o vođi, nego o razini razvoja grupe.
• liberalan - križ između autoritarnih i demokratskih stilova. Rasprava o raznim pitanjima s partnerima ili kolegama svedena je na minimum, ali se koristi u rijetkim slučajevima i samo u svrhu prebacivanja odgovornosti na protivnika.
• Službeni posao - pretpostavlja strogo poštivanje komunikacijskih normi, govornih klišeja i propisa o poslovnoj komunikaciji, gdje nema mjesta manifestaciji individualnosti.
• znanstvena - strog, koncizan i održiv govor, relevantan samo u području znanosti i obrazovanja. Koristi se u istraživačkim ili nastavnim aktivnostima.

Poslovna komunikacija odnosi se na sve vanjske aspekte ponašanja i podijeljena je na nekoliko područja:

• sudionici razgovora imaju zajedničke ciljeve i motive;
• razgovor se odvija u istom prostoru-vremenskom intervalu;
• postoji jasna hijerarhija komunikacije između svih sudionika u raspravi, socijalni statusi su distribuirani;
• Sudionici komunikacije pridržavaju se općeprihvaćenih pravila i propisa prilikom komuniciranja.

Poslovna komunikacija pomaže u brzom uspostavljanju potrebnih kontakata, poticanju pouzdanih pokrovitelja. Pomaže u postizanju međusobnog razumijevanja.

Postoje 4 funkcije poslovne komunikacije, koje su glavne:

• Informativna komunikacija - uključuje prikupljanje i pružanje specifičnih informacija, kao i razmjenu znanja i iskustava.
• interaktivni - zbog procesa interakcije među ljudima. Koristi se u procesu interakcije (ponašanje, aktivnosti i odluke partnera).
• uočljive - je razumjeti drugu osobu. Uspostavljanje ili slabljenje kontakta događa se na temelju uzajamnog razumijevanja.
• Regulatorna komunikacija - omogućuje vam prilagođavanje ponašanja sudionika u raspravi. Da biste to učinili, potrebno je savršeno ovladati posebnim tehnikama: biti u stanju uvjeriti, pronaći kompromise i ustupiti se.

Osim toga, morate uzeti u obzir posebna pravila kada se bavite poslovnim ljudima. Sve poruke, poruke i informacije moraju odgovarati trima osnovama:

• prema orijentaciji prema sadržaju - poruke i informacije moraju biti jasne i sažete;
• izražajni dio - odnosi se na emocionalnu komponentu;
• Motiv je usmjeren na misli i osjećaje sugovornika.

Kada komunicira osoba obraća pozornost na govor i glas sugovornika. Procjenjuje se na temelju određenih pokazatelja:

• rječnik - odsustvo riječi-parazita i kompetentan, izražajan govor omogućuju da se s povjerenjem izjavi da je osoba obrazovana i kulturna.
• Inteligentan govor i ispravan izgovor riječi ključ je uspjeha bilo koje osobe.
• intonacija - omogućuje postavljanje potrebnih naglasaka.
• Brzina govora - spor govor će uzrokovati melankoliju, a brzina neće dopustiti da se usredotočite na pružene informacije.
• Rasprava o pozitivnim i negativnim osobinama konkurenata. Pokušajte se baviti takvim temama iznimno taktično i pažljivo. To je neka vrsta bezazlene manipulacije koja će pomoći da se sugovorniku svidi.
• Kombinacija dugih i kratkih fraza, Ova tehnika će zadržati pozornost sugovornika.

Da biste postigli poštovanje među kolegama i partnerima, morate razmotriti neke od nijansi:

• Rasprava o pozitivnim i negativnim osobinama konkurenata. Pokušajte se baviti takvim temama iznimno taktično i pažljivo. To je neka vrsta bezazlene manipulacije koja će pomoći da se sugovorniku svidi.
• Kombinacija dugih i kratkih fraza, Ova tehnika će zadržati pozornost sugovornika.
• U poslovnom okruženju ne pokazuju osobne preferencije i emocije u rješavanju različitih problema. Glavnu ulogu imaju interesi tvrtke koju zastupate i interese sugovornika. Ne smijete se prebacivati ​​na uzvišene tonove ili ulaziti u verbalni sukob: bilo kakvi prikazi emocija negativno će utjecati na vaš ugled i sliku.
• Nemojte miješati posao i osobni život. Odnosi s kolegama ne bi trebali utjecati na rješavanje problema tvrtke. Ako ne možete izgraditi topao odnos s osobom, to ne znači da biste trebali zanemariti njegovo mišljenje i savjet kada rješavate zajedničke probleme. Sposobnost odvajanja osobnih odnosa od posla pomaže koncentrirati se na željene zadatke i rješavati sporove.

• Pripremite se za raspravu: raspitajte se o sugovorniku i odaberite odgovarajuću taktiku komunikacije.
• Budite točni - ne oduzimajte vrijeme poslovnim partnerima.
• Sposobnost slušanja sugovornika - vaša nesporna prednost. Bez sposobnosti komuniciranja s kupcima, razumjeti njihove potrebe i želje nemoguće je uspjeti.
• Prijateljski odnos prema svim sugovornicima, Čak se i nepošteni partner ne može zanemariti. Zaboravite na odbojnost i pokušajte tretirati drugu osobu povoljno i dobrohotno. Zapamtite da raspravljanje vaših odnosa s drugim ljudima u poslovnom okruženju nije vrijedno truda. Odnosi, osobni život ne bi se trebali raspravljati ni s kim.
• Sposobnost fokusiranja na glavnu stvar. Pokušajte shvatiti što vaš partner želi. S obzirom na njegove interese, pokušajte riješiti problem i doći do zajedničkog nazivnika, a da ne izgubite svoje želje.
• Sposobnost da budemo iskreni, Ako je informacija netočna, iskrivljena, može postati jasna u svakom neprikladnom trenutku i utjecati na vaš ugled.
• Ne zaboravite pravila dobrog tona, Uvijek kontaktirajte osobu po imenu, nasmiješite se i pokušajte komplimentirati, ali izbjegavajte laskanje.

U sljedećem videu čekate najvažnije vještine poslovne komunikacije.