Psihologija poslovne komunikacije

Danas poslovni ljudi imaju mnogo načina za komunikaciju s klijentima, kolegama i drugim zainteresiranim stranama. Razumijevanje prirode poslovne komunikacije može pomoći u postizanju ciljeva tvrtke iu svakodnevnom upravljanju njome.

U psihologiji izraz "komunikacija" znači razmjenu informacija između ljudi kroz zajednički sustav simbola. Ova definicija komunikacije uključuje dva aspekta:

• Prvo, postoji nešto što se prenosi, na primjer, činjenicama, osjećajima, idejama i tako dalje. To znači da u procesu komunikacije netko mora primiti prenesenu informaciju.
• Drugo, gore navedena definicija naglašava element razumijevanja u procesu komunikacije. Razumijevanje će se postići samo kada primatelj poruke to razumije u istom smislu kao i pošiljatelj. Stoga je ispravna interpretacija poruke od velike važnosti.

Poslovna komunikacija je razmjena informacija, činjenica i ideja vezanih uz poslovanje. U ovo doba globalizacije svako poduzeće, veliko ili malo, zahtijeva odgovarajuću poslovnu komunikaciju, kako u unutarnjem tako iu vanjskom okruženju.

Glavne karakteristike poslovne komunikacije uključuju sljedeće komponente:

• Segmentacija. Čak iu malim organizacijama bilo bi pogrešno pretpostaviti da svi zaposlenici imaju iste potrebe, interese i želje kada je riječ o poslovnoj komunikaciji. Učinkovita poslovna komunikacija segmentirana je kako bi se zadovoljile potrebe određene publike. Primjerice, zaposlenici koji rade u administrativnom okruženju imat će različite potrebe i različit pristup informacijama od zaposlenika koji rade u proizvodnom okruženju.
• specifičnost, Učinkovita poslovna komunikacija trebala bi biti specifična, a što je točnija, to više zadovoljava svoju specifičnost.
• Točnost. Kada su informacije netočne, njegova se vjerodostojnost gubi. Pošiljatelj ovih informacija također gubi povjerenje. Učinkovita poslovna komunikacija trebala bi biti točna iu smislu prenesenog sadržaja iu smislu jednostavnih stvari koje uključuju gramatiku, pravopis i interpunkciju.
• Pravovremenost. Zaposlenici trebaju biti svjesni što se događa u njihovim organizacijama iu vanjskom okruženju, jer to utječe na njih. Pravodobno komuniciranje sa zaposlenicima teže je nego ikada prije, ali je važno za učinkovitu poslovnu komunikaciju.

• frekvencija, Ako je poruka poslana samo jednom, ne možete biti sigurni da je stigla do primatelja. Učinkovita poslovna komunikacija zahtijeva česte komunikacije kako bi se osiguralo da svi zaposlenici imaju potrebne informacije. Osim toga, zaposlenici se mijenjaju, neki odlaze, drugi se pridružuju tvrtki, a sve to zahtijeva ažuriranje informacija.
• Višekanalni. Poslovanje ima mnogo kanala komunikacije - od tradicionalnih (tisak, oglasne ploče, sastanci) do novih (e-mail, blogovi, društvene mreže). Svi ovi kanali moraju se koristiti kako bi se osiguralo da zaposlenici dobivaju informacije u različitim uvjetima.
• Neposrednost. Prema mišljenju stručnjaka, izravna komunikacija i dalje je najučinkovitija i treba je koristiti kad god je to moguće. Naravno, u vrlo velikim organizacijama to može biti teško, ali čak i tada alternative mogu uključivati ​​videokonferencije ili korištenje webinara.
• Dostupnost povratnih informacija, Zaposlenici trebaju biti u mogućnosti podijeliti svoje povratne informacije, mišljenja i misli s menadžerima i poslodavcima. Bilateralna komunikacija je učinkovita i za zaposlenike i za poslodavce.

Ponekad morate raditi s nekim koga ne volite ili s kim jednostavno ne možete podnijeti. No, radi vašeg rada, važno je održavati dobre poslovne odnose s njima. U tom slučaju pokušajte upoznati osobu. Vjerojatno dobro zna da ga ne volite, pa napravite prvi korak: započnite povjerljivi razgovor ili ga pozovite da večera zajedno. Tijekom razgovora usredotočite se na pronalaženje stvari koje su vam zajedničke: pitajte o obitelji, interesima, prošlim uspjesima.

Korporativna kultura je važna za uspješnu poslovnu komunikaciju. Doprinosi održavanju poslovne etikete na poslu, a istraživanja na ovom području pokazuju i izravan odnos korporativne kulture i prometa poduzeća.

Stručnjaci nazivaju šest osnovnih psiholoških principa poslovne komunikacije:

• uzajamnost, Uzajamnost u poslovanju znači međusobna očekivanja u razmjeni vrijednosti. Ako jedna osoba da nešto, očekuje se da će i primatelj dati nešto zauzvrat. Uzajamnost stvara povjerenje između partnera, a njihov se odnos razvija na bolje.
• Uvjerljivost. Poznavanje proizvoda, trendovi, rezultati istraživanja u području pregovora učinit će vas mnogo uvjerljivijim. Važno je pokazati svoju svjesnost kako biste stekli povjerenje vašeg partnera.
• obaveza, Uvijek ispunite svoje obveze, ne samo pisane, nego i usmene. Zapamtite da je čak i stisak ruke simbol pristanka. Ako vam je teško zapamtiti ono što ste rekli u jednom ili drugom trenutku, zapišite ga. Osjećate se kao obavezna osoba.
• Slijed. Budite uvijek dosljedni u svojim postupcima i djelima i nikada ne mijenjajte svoja poslovna načela.
• Težnja za konsenzusom, Konsenzus podrazumijeva da svatko prihvaća i podržava odluku i razumije razloge za njezino donošenje. Moguće je postići konsenzus između partnera ako imaju zajedničke vrijednosti i ciljeve, a među njima postoji dogovor o određenim pitanjima i zajedničkom smjeru.
• Osobna simpatija. Skloniji smo interakciji s ljudima koji nam jasno pokazuju da nas vole i u čijoj se prisutnosti osjećamo značajnima. Fizička privlačnost u tome igra određenu ulogu, ali sličnost je također vrlo učinkovita. Pozivamo ljude koji su slični nama u odijevanju, dobi, društveno-ekonomskom statusu.

Komunikacija je etična kada je izravna, iskrena i uzajamna. Ako je komunikacija namijenjena prikrivanju istine ili nanošenju štete drugoj osobi, ona ne može biti etička.

Iako etika nije isto što i moralnost, postoji jaka veza između tih pojmova: moralnost su ideje o tome što je ispravno, a što pogrešno, a etika su načela ponašanja na koja utječu moralna uvjerenja. Stoga, etika komunikacije jako ovisi o moralnim načelima:

• poštenje, Općenito, etička komunikacija je poštena komunikacija. Iako postoje slučajevi kad bi bilo etičkije lagati, na primjer, navodnom ubojici o tome gdje se nalazi potencijalna žrtva, ti su slučajevi prije iznimka nego pravilo. Osim toga, iskrenost je više od istine; to znači biti otvoren, volontirati bilo koju informaciju koju imate, čak i ako ona ugrožava vaše kratkoročne interese. Povjerenje u ljude usko je povezano s poštenjem. Stvaranje okruženja povjerenja je put prema etičkoj komunikaciji u poslovnom okruženju.
• otvorenost, Otvorenost je jedna od ključnih točaka etičke komunikacije. U komunikaciji to znači biti otvoren prema različitim idejama i mišljenjima, kao i biti spreman izraziti svoje mišljenje, čak i ako ne očekujete da budu prihvaćeni.

• vjernost, U kontekstu poslovne komunikacije, lojalnost znači izdvajanje potrebnog vremena i resursa za potpuno raspravljanje o pitanjima. Tek tada će svatko imati priliku biti saslušan.
• Izgradnja konsenzusa. Etička komunikacija usmjerena je na ciljeve, a ne na status. Stil komunikacije, u kojem se različite grupe ujedinjuju u suprotstavljene kampove i prvenstveno se fokusiraju na vlastite interese, ne daje ništa organizaciji. Etičko za organizaciju je stil komunikacije u kojem ljudi traže konsenzus, a ne protivljenje, te se usredotočuju na ono što mogu za tvrtku. Stoga, budući da je pomoć organizacije moralni imperativ, postizanje konsenzusa je etički stil komunikacije.

Smatra se da postoji šest glavnih tipova sugovornika. Da biste se bolje pripremili za važne razgovore, važno je znati koji ste tip:

• zamišljen, Vi ste refleksivni sugovornik, ako u procesu komunikacije osjećate raspoloženje vašeg partnera. Vaš govor je mekan, smiren, osjetljivi ste, vi razumijete sugovornika i volite graditi odnose s drugim ljudima.
• Sudac. Vi ste sugovornik tipa “sudac” ako analizirate teme i probleme, saznate glavne točke, a zatim ih učinkovito objasnite drugima. Vodite razgovor i vodite ga izravno i uvjerljivo.
• plemenite, Vi ste vrsta "plemenitog" sugovornika, ako volite otvorenu komunikaciju, a drugim ljudima je lako komunicirati s vama. Također ste fokusirani i uvijek idite ravno do cilja.
• zamjenik, Sagovornik tipa zamjenika je diplomatski i koristi komunikaciju kako bi okončao sukobe. Govori i tiho, šarmantno i čini da se ljudi osjećaju ugodno.
• Sokrat. Sagovornik tipa Sokrat je dobro upućen u rješavanje problema i uvjerava druge, voli duge rasprave. On je detaljan i dobro informiran, a njegova mišljenja su cijenjena od drugih.
• službeno, Sugovornik ove vrste koristi komunikaciju kako bi ostvario svoje snove i postao uspješan na poslu i kod kuće. To je pronicljiva i strateški smišljena vrsta.

Stručnjaci kažu da postoje četiri osnovna komunikacijska stila: analitički, intuitivni, funkcionalni i osobni. Nijedan stil komunikacije nije inherentno bolji od drugog. Ali odabir pogrešnog stila komunikacije za određenu publiku može uzrokovati probleme:

• Analitički stil, Komunikacija u analitičkom stilu uključuje rad s tvrdim podacima i realnim brojevima. Ljudi koji komuniciraju u ovom stilu izbjegavaju izražavanje osjećaja i emocija tijekom razgovora. Veliki plus analitičkog komunikacijskog stila je da možete analizirati probleme logično i nepristrano. To znači da ljudi vide da ste dobro informirani i da imate mnogo analitičkog iskustva. Potencijalni nedostatak postojanja analitičkog stila komunikacije je da ćete ga smatrati hladnim ili neosjetljivim.
• Intuitivni stil, Komunicirajući se u intuitivnom stilu, radije ćete u potpunosti pokriti cijelu sliku i izbjeći detalje, iz straha da se ne zarobite. To vam omogućuje da prijeđete ravno u srce problema, umjesto da ga razmotrite u fazama. Prednost ovog stila je ta što komunicirate brzo i točno, lako se prepuštajući velikim i složenim problemima.Međutim, u situaciji koja stvarno zahtijeva detalje, možda nemate dovoljno strpljenja.

• Funkcionalni stil, Ovaj stil pretpostavlja metodičnost, dostupnost detaljnih planova, točne datume. Ljudi koji komuniciraju u ovom stilu su dobri izvođači koji ništa ne propuste. Potencijalni nedostatak funkcionalnog komunikacijskog stila je u tome što možete izgubiti pažnju svoje publike, pogotovo kada razgovarate s intuitivnim sugovornicima.
• Osobni stil, Komuniciranje u osobnom stilu, osjećate emocionalnu vezu s partnerom, a to vam omogućuje da saznate što on stvarno misli. Dobar ste slušatelj i dobar diplomat, znate kako izgladiti sukobe, održavati dobre odnose s mnogim ljudima. Ovaj stil omogućuje izgradnju dubokih osobnih odnosa. Ljudi se često obraćaju vama jer možete povezati različite grupe. Nedostatak ovog načina komunikacije je što ponekad možete dosađivati ​​sugovornike analitičkog tipa koji vole tvrde brojeve i logičke rasprave.

Pogledajte sljedeći video za najvažnije vještine poslovne komunikacije.