Poslovna etiketa

Usluga korespondencija je vrlo poseban žanr koji morate svladati ako ćete se popeti na ljestvici karijere. Dobre poslovne vještine pisanja vjerno će vam poslužiti: pomoći će u komunikaciji s podređenima, nadređenima i partnerima, naglasit će vaše obrazovanje i stavove. Stil komunikacije treba biti suzdržan, fokusiran, bez odstupanja od zadane teme.

Svaka komunikacija: i osobna i pisana je interakcija s ljudima kako bi se razmijenile informacije, stvorio dojam, došlo do sporazuma. Ništa ljudsko nije nama strano, mi ponekad dajemo slobodu emocijama, ali u poslovnoj sferi ne bi trebalo biti mjesta za brzo ispoljavanje naših osjećaja, karakternih crta i temperamenta.

Važna značajka poslovne komunikacije je da se ne može prekinuti sredinom rečenice. Za svako primljeno pismo morate napisati odgovor, čak i ako ga ne želite. Ako ste primili poziv, a niste imali vremena pokupiti telefon, morate nazvati. Naravno, komunikacija s nekim ljudima je neugodna. Zbog toga popis obveznih odlika menadžera znači toleranciju na stres.

Poslovni sastanak, razgovor putem telefona ili poslovna korespondencija putem e-maila sigurno će imati neku svrhu. Kao rezultat toga, stranke moraju doći do zaključaka, razgovarati o projektu, dogovoriti se o strateškom partnerstvu i tako dalje.

U pisanom obliku, možda ima više ograničenja i konvencija nego onih usmenih. Komunicirajući izravno sa sugovornikom, osobno, možemo usredotočiti intonaciju na određenu činjenicu, nešto pojasniti, ako nas sugovornik nije razumio. Ako se napravi greška u govoru, možemo je odmah popraviti. Ali u službenom pismu moramo biti vrlo jasni i precizni, tako da riječi ne podrazumijevaju dvostruko tumačenje.

Govorili su: "Papir može podnijeti sve", što znači da čak možete napisati nepouzdane činjenice. Mi to smatramo Morate obavljati poslovnu korespondenciju što je moguće poštenije. Usput, papirna pisma idu sve manje. U osnovi, to su isporučeni ugovori i drugi dokumenti. U ovom slučaju, zaglavlje se koristi kao dokaz visokog statusa organizacije.

Danas se u većini slučajeva poslovna korespondencija odvija u virtualnom prostoru i ima svoje osobitosti. Kada je dijalog tek počeo, uobičajeno je pisati pozdrav na bontonu, na primjer: “Zdravo, dragi Oleg Sergejeviču! ”. I na sljedećoj adresi tijekom radnog dana pozdrav se može smanjiti.

Pisana komunikacija, uključujući e-poštu, zahtijeva poštivanje jezičnih standarda i besprijekornu pismenost. Uostalom, korespondencija će se otvoriti pred obrazovanim sugovornikom vaše prostore. Stoga vam savjetujemo da provjerite pisano uz pomoć posebnih usluga, ako niste sasvim sigurni u vlastito znanje.

Nabrojili smo opća pravila koja zahtijevaju etika elektroničke komunikacije. Vrlo su jednostavni, ali mnogi ih, nažalost, zanemaruju:

• početak svake rečenice napisan je velikim slovom;
• na kraju izraza stavlja se točka tako da je značenje čitanja jasno;
• korisno je upotrijebiti popis s grafičkim oznakama ili brojevima kako biste riješili problem i predložili rješenja;
• radi jasnoće, dobro je koristiti tablice, grafikone, dijagrame;
• Ne pokušavajte se pojaviti posebno inteligentnim, obrazovanim sugovornikom, nemojte komplicirati jednostavne misli s prekomjernim participativnim i nepristranim skretanjima;
• što jednostavnije izražavate svoje misli, to bolje;
• Iako u svakodnevnom govoru kultura zahtijeva izbjegavanje žargona, u poslovnom okruženju profesionalni žargon i posuđivanje s engleskog sada se smatraju dobrom formom (ali nemojte pretjerivati!).

Razlikuju se sljedeće vrste poruka:

• promotivne ponude;
• hvala;
• podržava;
• jamstvo;
• podsjetnici;
• prevencija;
• ponude suradnje.

Osim općih pravila, važno je znati i pojedinosti poslovnog pisanja. Predstavljamo pravila koja će biti prikladna u većini slučajeva.

Početak poruke e-pošte naziva se zaglavljem. To je logotip organizacije. Uvijek je korisno imati predložak s ovim logom na ruci (to jest, na radnoj površini vašeg računala).

Za razliku od offline komunikacije, moderna pravila ne obavezuju dobrodošlicu primatelju, a možete odmah, nazvavši ga imenom i patronimom, navesti suštinu stvari. Međutim, mnogi i dalje pišu na početku poruke: “Dobro jutro! "" Zdravo! "" Dobra večer! "Ili" Pozdrav. " I nema odstupanja od norme.

Zahtjevi za glavni dio pisma sugeriraju da je to značenje korespondencije. Podjela teksta na paragrafe smatra se dobrom formom, znakom pažljivog odnosa prema sugovorniku. U svakom odlomku, jedan ili drugi aspekt teme je imenovan i objavljen. Osim prepoznavanja problema, uobičajeno je predložiti načine za njegovo rješavanje. Tako reći, otkriti poslovnu ideju u minijaturi.

U posljednjem dijelu poruke mogu se izraziti i formalni i osobniji osjećaji. Izraz "Pozdravi ...", "Srdačan pozdrav ..." ("srdačan pozdrav" na engleskom) ili emocionalnija želja "Ugodan dan! ”.

U osobnom potpisu morate navesti prezime i ime (au nekim krugovima i srednje ime). Trebali bi postojati i telefonski brojevi kojima možete doći: grad za mobitele i ured. Nedavno je u modi došao elektronički potpis s logotipom tvrtke.

Dodatna veza do elektroničkog portala organizacije služi kao dodatno oglašavanje iu budućnosti može povećati promet ove stranice.

Većina uredskog osoblja ima vrlo opsežnu arhivu pisama u elektronskom poštanskom sandučiću. Da bi intervjuer bio nejasan u dugoj korespondenciji, preporuča se poslati pismo u obliku odgovora. Kada kliknete odgovarajuću pločicu na početku retka, pojavljuje se engleska kratica "Re ...". To je vrlo zgodno, jer će primatelj odmah zapamtiti tijek dopisivanja.

Možete sačuvati cijelu povijest virtualne komunikacije sa sugovornikom, a možete ostaviti samo najnovije ili najvažnije citate. Moderna poslovna etiketa zahtijeva vrlo brz odgovor na pisma. Uostalom, iza radnog računala, provodimo značajan dio našeg vremena. Osim toga, poštu se može provjeriti s mobilnih uređaja.

Ako je poruka od posebne važnosti i žurnosti, tada je dopušteno pisati SMS ili telefonirati kako bi vas podsjetio na pismo.

U kreativnoj zajednici uporaba markica nije prihvaćena i, štoviše, ismijavana i osuđena. No, u poslovnoj korespondenciji, marke pomažu odraz standardnih situacija.

Korisno je nabaviti virtualnu prasinu stabilnih izraza i fraza. Uostalom, strukturirana komunikacija, uredski rad i rješavanje formalnih pitanja temelje se na tim klišeima. Na primjer, suosjećanje se izražava prometom "Nažalost, prisiljeni smo vas obavijestiti ...". Osjećaj zahvalnosti odražava se u ovoj dužnoj formuli: "Hvala vam na vašem neprocjenjivom doprinosu ...". I na kraju, radost: "Ponosni smo što vas možemo obavijestiti ...". No, konačni izraz: "Računamo na daljnju plodnu suradnju" izražava nadu za daljnje poslovne kontakte.

Dakle, razgovarali smo o etiketi poslovne korespondencije. Ta su pravila potrebna kako bi komunikacija bila što ugodnija i plodnija. Iskoristite ih, i vidjet ćete da su vaši poslovi u službi prošli glatko!

Za više informacija o pravilima poslovne korespondencije, uključujući e-poštu, pogledajte sljedeći video.