Faze poslovne komunikacije

Komunikacija je proces interakcije među ljudima, koji obuhvaća razmjenu, procjenu i razumijevanje informacija. Kada je riječ o poslovnoj komunikaciji, koriste se određena pravila i propisi koji pomažu da se partnerstvo učini ugodnijim. Uzimajući u obzir ispravan slijed usklađenosti s potrebnim fazama poslovne komunikacije, osigurava se postizanje željenog rezultata, poželjno za oba partnera.

Poslovna komunikacija je proces u više koraka, koji uključuje stvaranje i daljnje poboljšanje međusobnih veza između ljudi povezanih s posebnim potrebama. Ovaj proces uključuje prijenos važnih informacija, razvoj koncepta interakcije, percepcije i razumijevanja sugovornika.

Poslovna komunikacija ima niz značajki, čije će poznavanje pomoći u razumijevanju suštine ove vrste interakcije:

• Vrijednost ugleda. U poslu, lice poduzeća je ugled, koji je temelj na kojem se u budućnosti gradi uspjeh tvrtke. Zbog toga je poslovna komunikacija usmjerena na njezino održavanje i zaštitu.
• Jasnoća i točnost. Jasna i jasna definicija ciljeva osigurava učinkovit profesionalni razvoj, olakšavajući brzu samoorganizaciju i formiranje odgovornosti.
• Zajedničko ulaganje, profitabilno za obje strane. U poslovnoj interakciji ne možete brinuti o dobrobiti samo jedne strane. Jedinstvo partnera i obostrano koristan položaj osiguravaju uspjeh i veliki rezultat za obje strane.

Rezultat poslovne komunikacije ovisi o tome koliko je proces organiziran. U strukturi poslovne komunikacije mogu se razlikovati određene faze. Postizanje željenog cilja pomoći će poznavanju glavnih točaka takve komunikacije i normama ponašanja koje odgovaraju svakoj fazi.

Ova faza uključuje izravnu organizaciju sastanka. U prvoj fazi potrebno je napraviti plan sa specifičnim pitanjima i nekoliko rješenja problema. Potrebno je analizirati stajališta pregovaračkog partnera i odabrati najkorisniju strategiju odnosa; Preporučljivo je napraviti prognozu rezultata razgovora. Pripremna faza završava organizacijskim trenucima: određivanje mjesta i vremena sastanka.

Psihološki portret sugovornika, koji se razvija u vašim očima, ovisi o određenim okolnostima, trajanju poznanstva, informacijama o osobi primljenim od drugih zaposlenika. Postoje verbalna i neverbalna ponašanja koja omogućuju da se napravi psihološki portret sugovornika:

• način govora (sadržaj, dosljednost, trajanje, izražajnost i osobitosti govora);
• geste i izrazi lica;
• specifične akcije (kretanje i držanje osobe, udaljenost između sugovornika, dodiri);
• tjelesni pokreti (dodirivanje, tapkanje, milovanje).

Važna funkcija pri kreiranju psihološkog portreta je proučavanje izgleda sugovornika. To su preferencije u odjeći, čistoća, urednost i besprijekornost izgleda, pridržavanje modnim trendovima ili zanemarivanje, kopiranje odjeće koju nose drugi ljudi.

Definiranjem psihološkog portreta zaposlenika potrebno je usredotočiti se na njegovu osobnost:

• priroda (interesi, načela, planovi, preferencije);
• ponašanje (kompetentnost, životne vještine, profesionalno iskustvo);
• duhovna strana ličnosti (jedinstvene značajke procesa i svojstava intelektualne, kognitivne i emocionalne sfere);
• društveni i psihološki aspekti (status, društvena uloga, način života i specifičnosti rada);
• biopsihijska svojstva (temperament, spol i dob sugovornika, zdravstveno stanje);
• formiranje kontakta.

Da bi se uspostavila poslovna komunikacija, potrebno je stvoriti atmosferu koja vodi do ozbiljnog razgovora, koji uključuje demonstraciju dobre volje i interesa za partnera. To će pridonijeti nježnom osmijehu, pristojnom pozdravu i stanki, dajući drugoj osobi priliku da se uključi u razgovor i izravno sudjeluje u njemu.

Standardni razgovor započinje provedbom sljedećih akcija: otkrivanje ciljeva, izvedba partnera s jedne i druge strane, glas teme, prezentacija osobe koja vodi razgovor, objava redoslijeda istraživanja problema.

Ova faza je potrebna kako bi se odredio prikladan plan pregovora i povećao interes za partnerstvo. Ovaj postupak može pomoći šali, koja bi bila prikladna za mjesto i vrijeme.

Također bi trebalo odrediti uloge koje će stranke obavljati tijekom poslovne komunikacije. Proces se ubrzava imitacijom partnera, zrcalnom slikom njegova držanja, plastikom, tonom glasa, gestama. Nakon nekog vremena (5-10 minuta), moguć je prijelaz na najavu uvjeta. Potrebni su jednaki položaji. Možete se premjestiti na drugo mjesto, koje se manifestira neverbalnom komunikacijom.

Tijekom ove faze treba naglasiti sličnosti, a ne razlike. Zahvaljujući ovim pregovorima pomoći ćete da dobijete željeni rezultat. U slučaju neugodnih razlika preporučuje se prelazak na neutralnu poziciju koja ne podrazumijeva vašu vlastitu procjenu.

Ne zaboravite da su nužni razlozi. U tom slučaju trebate slijediti određena pravila:

• Prikazivanje misli treba provoditi jednostavnim, razumljivim, točnim i uvjerljivim izrazima.
• Bilo bi primjereno prilagoditi argumente identitetu partnera.
• Preporučljivo je jasno i jasno iznijeti svoje dokaze.
• Govoreći o problemu, morate biti čvrsti: ne možete popustiti ako ste uvjereni u vaše mišljenje.
• U rezervi uvijek mora postojati jedan važan dokaz koji potvrđuje teze (u slučaju da sugovornik počne sumnjati u odluku).
• Preporuča se primijeniti pouzdane činjenice koje će sugovorniku pomoći da bez odgode donese odluku.
• Nemojte odustati dok partner konačno ne potvrdi svoje odbijanje.
• Trebali biste koristiti najuvjerljivije argumente u prilog svojoj poziciji, pokušavajući izraziti misli na takav način da potpuno zainteresiraju sugovornika.

U interakciji je uvijek teško izbjeći različite rasprave. Glavna zadaća koja se mora riješiti u takvoj situaciji je dokazati ispravnost vašeg partnera (uklanjanjem sumnji, određivanjem motiva otpora, obrambene reakcije, razmišljanja o taktici). Istodobno, treba izbjegavati kategorične prosudbe, jer će se u suprotnom sve pokazati suprotnim učinkom.

Ako postignete razumijevanje, daljnja interakcija neće uzrokovati ozbiljne poteškoće. Nakon toga morat ćete pronaći zajedničku korist. Partneru treba dati mogućnost da preuzme inicijativu.

Njegovo sudjelovanje u postizanju željenog cilja treba pratiti. Ako je vaša vlastita odluka mnogo jača od sugovornika, onda biste trebali pažljivo razmotriti njegov prijedlog i objasniti zašto bi se ideja trebala oplemeniti, na temelju čega je isplativije zauzeti drugačiji stav.

Formulirani kriteriji trebaju biti prevedeni u konačnu verziju. Nakon toga morate se dogovoriti. Preporučuje se detaljnije opisati obveze koje su preuzele sve stranke. Čim se donese odluka, zahvalnost koju je izrazio sugovornik bit će prikladna.

Završna faza poslovne komunikacije igra vrlo važnu ulogu, pa joj treba posvetiti jednaku pažnju kao i sve prethodne. Konačno mišljenje ima utjecaj na imidž sugovornika u cjelini i na partnerstva koja su trenutno podržana i planirana u budućnosti. Treba nastaviti pokazivati ​​dobru volju, poštovanje i takt.

Poslovna komunikacija koristit će i jamčiti dobre rezultate kada se koristi sljedeća pravila i preporuke:

• Pića (čaj, kava) nude se prema vlastitom nahođenju ili tijekom dugotrajnih pregovora.
• Ne možete telefonirati tijekom poslovnih pregovora. Bolje je sada isključiti telefon. Potrebno je iskazati poštovanje prema partneru i opći postupak poslovne interakcije.
• Ako je zabranjeno pregovaranje, ostavite sobu. Izniman slučaj je potreba za medicinskom skrbi.
• Zadržavanje radnih bilješki je dobrodošlo, jer to naglašava interes i pažnju prema partneru.
• Znak dobrog ukusa - ne postavljajte pitanja vezana uz poslovnu tajnu partnera. To pomaže izbjeći neugodnost i neugodan položaj.

Sve o važnim vještinama poslovne komunikacije, pogledajte sljedeći video.