Poslovni razgovor: pravila, vrste i faze

Rezultati poslovnih odnosa često ovise o osobnim pregovorima i dijalozima. Poslovni kontakti u pisanom ili telefonskom obliku razvijeni su u osobnim razgovorima. Sudionici intervjua koriste svu raznolikost komunikacijskih sredstava: koriste ne samo govor, nego i geste, izraze lica i osobni utjecaj.

Poslovni razgovor je obično razgovor dva sugovornika, zbog čega treba uzeti u obzir osobne specifičnosti protivnika, njegove motive, govorne osobitosti i primjenjivati ​​etiketu. Interpersonalna komunikacija uključuje različite metode utjecaja na sugovornika.

Poslovni razgovor, koji ima određenu temu i osobno je orijentiran, često se provodi unutar iste organizacije između zaposlenika. Svrha razgovora je želja jednog sudionika komunikacije da upotrijebi riječi kako bi utjecala na drugu ili na cijelu skupinu zaposlenika kako bi se potaknula na aktivnosti, promjene u postojećem radnom okruženju ili u odnosima te poboljšala njihova kvaliteta.

Drugi cilj poslovnog razgovora je potreba da uprava formira zaključke i odluke na temelju mišljenja i rezoniranja zaposlenika.

Prednost poslovnih razgovora u odnosu na druge vrste govorne komunikacije je:

• u brzini odgovora na replike sugovornika, pomažući u postizanju željenog rezultata;
• povećati svijest administratora uzimajući u obzir, kontrolirati i nadgledati točke gledišta, prosudbe, misli, argumente i skeptične izjave iz razgovora;
• u svrsishodnosti fleksibilne racionalne kombinacije metoda istraživanja teme o kojoj se raspravlja, što je posljedica rješavanja problema i tvrdnji svih strana.

Poslovni razgovor usmjeren je na provedbu određenih funkcija:

• pronalaženje novih smjerova;
• pokretanje obećavajućih projekata;
• razmjena podataka;
• reguliranje započetih aktivnosti;
• međusobna komunikacija zaposlenika jednog poduzeća;
• promicanje poslovnih kontakata između institucija, tvrtki, industrije.

Rezultati poslovnih razgovora i susreta nisu uvjetovani samo spremnošću za nju, već i određivanjem same konstrukcije razgovora. Izbjegavajte neosporne pogreške omogućuju ustanovljene metode vođenja razgovora i poštivanje njihovih načela. Uvijek treba postojati atmosfera dobre volje - grube izjave su neprihvatljive.

Načelo racionalnosti podrazumijeva suzdržanost u ponašanju, osobito u slučaju kada partner pokazuje emocionalnost. Nedostatak kontrole nad emocijama obično negativno utječe na odluku. Najbolje takvo rješenje se ne može nazvati.

Načelo razumijevanja je nužno kako bi sugovornici mogli pronaći kontaktne točke u dijalogu i postići željeni učinak.

U nastavku razgovora, koncentracija pažnje razgovora fluktuira čak iu odsutnosti disipativnih čimbenika. Uzimajući u obzir i uočavajući takve nijanse, u ovom trenutku je potrebno još jednom skrenuti pozornost na sebe i nastaviti prekinuti kontakt.

Načelo pouzdanosti diktira obvezu održavanja autentičnosti informiranja sugovornika - čak i ako on daje lažne informacije. To pogoduje dijalogu i omogućuje vam postizanje željenih ciljeva.

Važan psihološki princip je razlika između subjekta razgovora sa sugovornikom. Subjektivni stav prema protivniku može utjecati na objektivnost procjene pokazatelja. Konstruktivni razgovor temelji se na razgraničenju događaja sa stajalištima i mišljenjima - s iskustvima.

Konkretizacija takvih općih načela za vođenje poslovnih razgovora pravila su njihove provedbe koja doprinose sigurnosti i učinkovitosti pregovora.

Pravilo dvostrukog interesa je da svaki razgovor ima dvostruki interes: ne samo suštinu i sadržaj teme razgovora, nego i suradnju s partnerom. Održavanje plodnog odnosa nije ništa manje važan zadatak u razgovoru nego razmjena informacija.

Stručnjaci preporučuju usmjeriti razgovor na takav način da se ne miješa u odnose s zaposlenicima s menadžerima. Za to trebate:

• ne žuriti s zaključcima o motivacijama i namjerama sugovornika, na temelju vlastitih pretpostavki;
• pažljivo slušajte protivnika i pokažite da ga razumiju;
• izraziti svoj interes i svoje ciljeve umjesto da se raspravljaju o prošlosti, a misli treba jasno i jasno izraziti;
• razgovarati o obećavajućim akcijama.

Naglasak na interesu za partnera također se smatra značajnim pravilom koje će ozbiljno olakšati zadatke oba sugovornika. Izrazi: „razumljivo“, „zanimljivo“, „ugodno za upoznavanje“, prirodno umetnuti u razgovor, stvorit će opuštenu atmosferu i pomoći da se izrazi dogovor i međusobno razumijevanje. Isti zadatak može se riješiti ako se obratite svom sugovorniku, nazivajući ga imenom i patronimom, a ne pokazivati ​​tjeskobu i razdražljivost.

Želja da se razjasne dodatne ili pomoćne informacije također će pomoći u održavanju interesa.

Svaki razgovor je način pronalaženja kontaktnih točaka. Da bi dijalog bio uspješan, nije preporučljivo započeti ga s proturječnostima. Obično počinju s takvim temama, mišljenja koja su ista, na primjer, o vremenu. To je učinjeno tako da se od samog početka ne čuje negativan odgovor i ne treba ulagati napor da se sugovornik uvjeri. Stručnjaci uvijek preporučuju nekoliko unaprijed pripremljenih fraza, a odgovori su samo pozitivni.

Priprema za poslovni razgovor počinje važnom fazom - planiranjem, koje se sastoji u formuliranju problema i zadataka sastanka, kao i izradi plana pregovora i metoda za njegovu provedbu. Profesionalci savjetuju:

• razmotriti i odmjeriti planirani proces predviđenog razgovora, izraditi njegov program;
• prikuplja sve potrebne informacije o mogućem sugovorniku;
• ispitati učinkovitost svojih argumenata, potrebnih za opravdanje svojih uvjerenja i namjera;
• provjeriti dosljednost njihovih definicija i misli;
• razmotriti mogućnosti za reakciju sugovornika ili protivnika na argumente iznesene.

Imenovanje vremena i mjesta budućeg razgovora ovisi o položaju i instalaciji sudionika. Može se održati na vlastitoj, stranoj ili neutralnoj teritoriji.Nakon operativnog osposobljavanja potrebno je pratiti i uređivati ​​prikupljene i pripremljene materijale i dati konačni plan intervjua konačnom obliku.

Izgradnja poslovnog razgovora sastoji se od 5 faza:

• početak razgovora;
• pružanje informacija;
• dokazivanje;
• zbacivanje argumenata protivnika;
• odobravanje prijedloga.

Svaki od ovih koraka temelji se na profesionalnom znanju, jasnoći, dosljednosti, kojoj se dodaju osobne kvalitete razgovora, koje su od velike važnosti u razgovoru. Konstruirati plan razgovora treba temeljiti na različitim mogućim varijantama njegovog ishoda. Ponekad morate ponovno artikulirati neke argumente.

U prvoj fazi - na početku dijaloga - važno je pronaći kontakt s partnerom, organizirati atraktivno okruženje, zainteresirati sugovornika i preuzeti inicijativu. Preporučljivo je koristiti posebne tehnike koje započinju dijalog. To uključuje:

• način olakšavanja napetosti, koji pomaže uspostaviti bliske kontakte s protivnikom;
• način spajanja sugovornika, omogućujući vam da brzo uđete u tijek problema;
• metoda poticanja fantazije, koja uključuje pojavu velikog broja pitanja;
• metode izravnog pristupa problemu.

Ispravan početak razgovora smatra se poznanstvom, točnom formulacijom njegovih ciljeva i ciljeva, nominacijom teme, priopćavanjem pravila za razmatranje pitanja.

U fazi pružanja informacija potrebno je saznati zahtjeve i mišljenja partnera, njegove motive, argumente i želje, prenijeti planirane informacije, analizirati položaj sugovornika.

U fazi pobijanja presude protivnika, njegove primjedbe treba neutralizirati. Za to je potrebno navesti svoje argumente uvjerljivo, bez sumnje, ne dopuštajući mogućnost opovrgavanja vašeg mišljenja. Logika negacije sastoji se u analiziranju sumnjivih informacija, pronalaženju pravog uzroka, odabiru koncepta i metodologije. To se odnosi na razne tehnike i trikove.

U fazi donošenja odluka sumiraju se rezultati argumenta koji je sagovornik prihvatio i odobrio, eliminirane su negativne nijanse i zaključci, postignut rezultat je fiksiran i potvrđen, predložene su teme daljnje suradnje. U ovoj fazi ne može biti nesigurnosti, tako da i partner ne počinje sumnjati u odluku.

Neovisne vrste poslovnih razgovora karakterizira sljedeća klasifikacija:

• kada se prijavljujete za posao;
• nakon otkaza;
• o problemu;
• disciplinsku prirodu.

Prvi tip ima vrstu utvrđivanja činjenica, čiji je glavni zadatak utvrditi i procijeniti poslovne kvalitete podnositelja zahtjeva za radno mjesto. Od voditelja se traži da postavi podnositelju zahtjeva samo nekoliko osnovnih pitanja koja sadrže podatke o osobi: stupanj obrazovanja, radno iskustvo, raspoložive vještine i sposobnosti, razloge za pronalaženje posla, razinu potraživanja plaćanja. Ponekad morate razjasniti i osobne kvalitete.

Razgovor o odlasku zaposlenika može biti dviju vrsta: dobrovoljno namirenje ili prisilno. U prvom slučaju, administrator bi trebao saznati razloge za otpuštanje - to je zbog pozornosti na poboljšanje upravljanja organizacijom. Obično je u takvim slučajevima moguće naučiti korisne informacije koje omogućuju rješavanje nekih problema.

Treći tip je razgovor sa zaposlenikom koji je prisiljen otići. U pravilu je glavi vrlo teško. U procesu takvog razgovora treba promatrati delikatnost, ali istodobno treba istinito i pošteno iznijeti svoje tvrdnje. Postoje posebna pravila i savjeti kako voditi takav razgovor.

Konstrukcija argumentacije može se temeljiti na retoričkim i spekulativnim metodama. U retoričku su:

• temeljna, koja se sastoji od izravnog poziva na partnera;
• proturječnost koja se temelji na pronalaženju neslaganja u argumentima;
• metodologiju za izdvajanje zaključaka, što dovodi do željenih rezultata kroz među-zaključke;
• usporedna;
• metoda raskomadavanja, koja se temelji na raspodjeli pojedinih dijelova;
• metoda bumeranga;

• bojkoti;
• prebacivanje naglaska i isticanje njihovih interesa;
• metoda dedukcije koja se temelji na faznoj promjeni prirode problema;
• metoda upitnika priložena u prethodno postavljenim pitanjima;
• način eksplicitne pomoći.

Mogu se razmatrati spekulativne metode:

• tehnika pretjerivanja;
• anegdota;
• tehnologija korištenja autoriteta;
• tehnika sumnje u osobnost sugovornika;
• metoda izolacije, koja se sastoji od prikazivanja pojedinih izraza u modificiranom obliku;
• pretvorbu smjera koja se temelji na prijelazu na drugu stvar koja nije povezana sa sporom;
• represija, koja se sastoji u pretjerivanju manjih problema;
• tehnika obmane, u kojoj se javlja zbunjujuća informacija;
• Odgoda - odgađanje razgovora;
• žalba utemeljena na pozivu na suosjećanje;
• tehniku ​​iskrivljavanja;
• pitanja-zamke.

Stručnjaci preporučuju vođenje poslovnih razgovora na sljedeći način: davati prijedloge ili ocjenjivati ​​nešto u obliku pitanja-odgovora, što omogućuje da se održi inicijativna pozicija, ne dopusti kategorički ton, potakne sugovornika da bude aktivan i istovremeno prima potrebne informacije. Primjerice, prikladno je i racionalno koristiti izraze:

• - Kakvo je vaše mišljenje o tome? „;
• "Što misliš? ..";
• - Jesam li ispravno shvatio vaše stajalište? „;
• "Zar ne bismo trebali provjeriti drugu mogućnost s vama?" „;
• - Mislite li da situacija sada ne ide u prilog vašem sudu? ”.

Poslovni razgovor doprinosi ostvarenju želje ljudi za promjenom situacije ili uspostavljanjem kvalitativno novih odnosa između sudionika u dijalogu. Takvi su razgovori važan dio odnosa u poslovanju i politici, što predstavlja uspostavljanje odnosa između partnera ovlaštenih od strane njihovih organizacija za rješavanje problema. Moram kratko govoriti.

Više o poslovnim pravilima potražite u sljedećem videozapisu.