Liikeviestinnän psykologia

Nykyään liikemiehillä on monia tapoja kommunikoida asiakkaiden, kollegojen ja muiden sidosryhmien kanssa. Yrityskommunikaation luonteen ymmärtäminen voi auttaa yrityksen tavoitteiden saavuttamisessa ja sen päivittäisessä hallinnassa.

Psykologiassa termillä "viestintä" tarkoitetaan ihmisten välistä tiedonvaihtoa yhteisen tunnusjärjestelmän avulla. Tämä viestinnän määritelmä sisältää kaksi näkökohtaa:

• Ensinnäkin on jotain, joka välitetään esimerkiksi tosiseikoista, tunteista, ideoista ja niin edelleen. Tämä tarkoittaa, että viestintäprosessissa jonkun on vastaanotettava lähetetyt tiedot.
• Toiseksi edellä mainittu määritelmä korostaa ymmärryksen elementtiä viestintäprosessissa. Ymmärtäminen saavutetaan vain, kun viestin vastaanottaja ymmärtää sen samalla tavalla kuin lähettäjä. Näin ollen sanoman oikea tulkinta on erittäin tärkeää.

Yrityskommunikaatio on liiketoimintaan liittyvien tietojen, tosiseikkojen ja ideoiden vaihto. Tässä globalisaation aikakaudessa jokainen yritys, suuri tai pieni, edellyttää hyvää viestintää sekä sisäisessä että ulkoisessa ympäristössä.

Liiketoiminnan viestinnän pääpiirteet sisältävät seuraavat osat:

• Segmentointia. Myös pienissä organisaatioissa olisi virhe olettaa, että kaikilla työntekijöillä on samat tarpeet, edut ja toiveet yritysviestinnässä. Tehokas yritysviestintä on segmentoitu vastaamaan tiettyjen yleisön tarpeita. Esimerkiksi hallinnollisessa ympäristössä työskentelevillä työntekijöillä on erilaiset tarpeet ja erilaiset tiedonsaantioikeudet kuin tuotantoympäristössä työskentelevät työntekijät.
• erityispiirteet. Tehokkaan yritysviestinnän tulisi olla erityistä, ja mitä tarkemmin se on, sitä enemmän se täyttää sen erityispiirteet.
• Tarkkuus. Kun tiedot ovat virheellisiä, sen uskottavuus menetetään. Tämän tiedon lähettäjä menettää myös luottamuksensa. Tehokkaan yritysviestinnän tulisi olla tarkka sekä lähetetyn sisällön että yksinkertaisten asioiden osalta, jotka sisältävät kielioppia, oikeinkirjoitusta ja välimerkkejä.
• Ajantasaisuutta. Työntekijöiden tulisi olla tietoisia siitä, mitä heidän organisaatioissaan ja ulkoisessa ympäristössä tapahtuu, sillä tämä vaikuttaa heihin. Viestintä hyvissä ajoin työntekijöiden kanssa on vaikeampaa kuin koskaan ennen, mutta se on tärkeää tehokkaan yritysviestinnän kannalta.

• taajuus. Jos viesti lähetetään vain kerran, et voi olla varma siitä, että se on saapunut vastaanottajalle. Tehokas yritysviestintä edellyttää usein viestintää sen varmistamiseksi, että kaikilla työntekijöillä on tarvittavat tiedot. Lisäksi työntekijät muuttuvat, jotkut lähtevät, toiset liittyvät yritykseen, ja kaikki tämä edellyttää tietojen päivittämistä.
• Monikanavainen. Yrityksellä on monia viestintäkanavia - perinteisistä (painetut, ilmoitustaulut, kokoukset) uusiin (sähköposti, blogit, sosiaalisen verkostoitumisen sivustot). Kaikkia näitä kanavia on käytettävä sen varmistamiseksi, että työntekijät saavat tietoja eri olosuhteissa.
• Välittömyys. Asiantuntijoiden mukaan suora viestintä on edelleen tehokkain, ja sitä tulisi käyttää aina kun se on mahdollista. Tietenkin hyvin suurissa organisaatioissa tämä voi olla vaikeaa, mutta jopa silloin vaihtoehdot voivat olla videoneuvottelut tai webinarien käyttö.
• Palautteen saatavuus. Työntekijöiden tulisi pystyä jakamaan palautetta, mielipiteitä ja ajatuksia johtajien ja työnantajien kanssa. Kahdenvälinen viestintä on tehokasta sekä työntekijöille että työnantajille.

Joskus sinun täytyy työskennellä jonkun kanssa, jota et pidä, tai kuka vain ei voi olla. Mutta työnne kannalta on tärkeää ylläpitää hyviä liikesuhteita heidän kanssaan. Tällöin yritä tutustua henkilöön. Hän tietää luultavasti hyvin, ettet pidä häntä, joten ota ensimmäinen askel: aloita luottamuksellinen keskustelu tai kutsu hänet syömään yhdessä. Keskustele keskustelun aikana sellaisten asioiden löytämiseen, jotka saattavat olla yhteisiä: kysy perheestä, eduista, menneistä menestyksistä.

Yrityskulttuuri on tärkeä menestyksekkään yritysviestinnän kannalta. Se myötävaikuttaa liiketoiminnan etiketin ylläpitoon työpaikalla, lisäksi tämän alan tutkimukset osoittavat suoran yhteyden yrityskulttuurin ja yritysten kaupankäynnin välillä.

Asiantuntijat kutsuvat kuusi liiketoiminnan viestinnän perusperiaatetta:

• vastavuoroisuus. Vastavuoroisuus liiketoiminnassa tarkoittaa keskinäisiä odotuksia arvojen vaihdossa. Jos yksi henkilö antaa jotain, on odotettavissa, että vastaanottaja antaa myös jotain vastineeksi. Vastavuoroisuus luo luottamusta kumppaneiden kesken ja niiden suhde kehittyy paremmaksi.
• Vakuuttavuutta. Tuotteen tuntemus, suuntaukset, neuvottelutulosten tutkimustulokset saavat sinut paljon vakuuttavammiksi. On tärkeää osoittaa tietoisuutenne saadaksesi kumppanisi luottamuksen.
• velvollisuus. Täytä aina velvollisuutesi, ei vain kirjoitettu, vaan myös suullinen. Muista, että jopa kättely on symbolin symboli. Jos on vaikea muistaa, mitä sanoit kerralla tai toisella, kirjoita se alas. Teet vaikutelman pakollisesta henkilöstä.
• Järjestyksessä. Ole aina johdonmukainen tekojesi ja tekojesi suhteen eikä koskaan muuta liiketoimintaperiaatteita.
• Pyrkimys yksimielisyyteen. Konsensus tarkoittaa sitä, että kaikki hyväksyvät ja tukevat päätöstä ja ymmärtävät sen hyväksymisen syyt. Kumppanien välillä on mahdollista päästä yksimielisyyteen, jos niillä on yhteisiä arvoja ja tavoitteita, ja niiden välillä on yhteisymmärrys tietyistä kysymyksistä ja yhteisestä suunnasta.
• Henkilökohtainen myötätunto. Olemme taipuvaisempia vuorovaikutuksessa ihmisten kanssa, jotka tekevät selväksi, että he pitävät meistä ja joiden läsnäolossa tunnemme merkittävän. Fyysinen houkuttelevuus on tässä tietyssä roolissa, mutta samankaltaisuus on myös erittäin tehokas. Pyydämme niitä ihmisiä, jotka ovat samanlaisia ​​kuin mekko, ikä, sosioekonominen asema.

Viestintä on eettistä, kun se on suora, rehellinen ja keskinäinen. Jos viestinnän tarkoituksena on piilottaa totuus tai vahingoittaa toista henkilöä, se ei voi olla eettistä.

Vaikka etiikka ei ole sama kuin moraali, näiden käsitteiden välillä on vahva suhde: moraali on ajatuksia siitä, mikä on oikea ja väärä, ja etiikka ovat käyttäytymisperiaatteita, joihin moraaliset uskomukset vaikuttavat. Siksi viestinnän etiikka riippuu suuresti moraalisista periaatteista:

• rehellisyys. Eettinen viestintä on yleensä rehellinen viestintä. Vaikka on aikoja, joissa olisi enemmän eettistä olla esimerkiksi väitetyn tappajan kannalta mahdollisen uhrin olinpaikalla, nämä tapaukset ovat pikemminkin poikkeus kuin sääntö. Lisäksi rehellisyys on enemmän kuin vain totuus; se tarkoittaa avointa, vapaaehtoistyötä, jos sinulla on tietoja, vaikka se uhkaa omia lyhyen aikavälin etujasi. Luottamus ihmisiin liittyy läheisesti rehellisyyteen. Luottamusympäristön luominen on tie eettiseen viestintään liiketoimintaympäristössä.
• avoimuus. Avoimuus on yksi eettisen viestinnän avainkohdista. Viestinnässä tämä tarkoittaa sitä, että olet avoin erilaisille ajatuksille ja mielipiteille ja että olet valmis ilmaisemaan omia mielipiteitänne, vaikka et odota niiden hyväksymistä.

• uskollisuus. Yritysviestinnän yhteydessä uskollisuus merkitsee tarvittavan ajan ja resurssien jakamista asioiden täysimääräiseen keskusteluun. Vain silloin jokaisella on mahdollisuus tulla kuulluksi.
• Konsensuksen rakentaminen. Eettinen viestintä keskittyy tavoitteisiin eikä asemaan. Viestintätapa, jossa eri ryhmät yhdistyvät vastakkaisiin leireihin ja keskittyvät ensisijaisesti omiin etuihinsa, ei anna mitään organisaatiolle kokonaisuutena. Organisaation eettisyys on viestintätapa, jossa ihmiset pyrkivät yksimielisyyteen, eivät vastustukseen, ja keskittyvät siihen, mitä yritys voi tehdä. Koska organisaation apu on moraalinen pakottava, konsensuksen saavuttaminen on eettinen viestintätapa.

Uskotaan, että keskustelukumppaneita on kuusi. Jotta voit valmistautua tärkeisiin keskusteluihin, on tärkeää tietää, millainen olet:

• heijastava. Olet heijastava keskustelukumppani, jos tunnet viestintäprosessissa kumppanisi tunnelman. Puheesi on pehmeä, rauhallinen, olet herkkä, ymmärrät keskustelukumppanin ja haluat rakentaa suhteita muihin ihmisiin.
• Tuomari. Olette "tuomarin" keskustelukumppani, jos analysoit aiheita ja ongelmia, selvität tärkeimmät kohdat ja selitätte ne tehokkaasti muille. Voit johtaa keskustelua ja johtaa sitä suoraan ja vakuuttavasti.
• jalo. Olet eräänlainen "jalo" keskustelukumppani, jos pidät avointa viestintää, ja muiden ihmisten on helppo kommunikoida kanssasi. Olet myös keskittynyt ja siirry aina suoraan tavoitteeseen.
• sijainen. "Varajäsenen" keskustelukumppani on diplomaattinen ja käyttää viestintää konfliktien lopettamiseksi. Hän puhuu myös hiljaa, on viehättävä ja saa ihmiset tuntemaan olonsa mukavaksi.
• Sokrates. Sokrates-tyypin keskustelukumppani on hyvin perehtynyt ongelmien ratkaisuun ja vakuuttaa muita, hän pitää pitkiä keskusteluja. Hän on yksityiskohtainen ja hyvin tietoinen, ja muut arvostavat hänen mielipiteitään.
• virallinen. Tämäntyyppinen keskustelukumppani käyttää viestintää voidakseen toteuttaa unelmansa ja menestyä työssä ja kotona. Tämä on oivaltavaa ja strategisesti ajattelevaa tyyppiä.

Asiantuntijat sanovat, että on olemassa neljä viestintätapaa: analyyttinen, intuitiivinen, toiminnallinen ja henkilökohtainen. Ei viestintätapaa ole luonnostaan ​​parempi kuin toinen. Väärän viestintätavan valitseminen tietylle yleisölle voi kuitenkin aiheuttaa ongelmia:

• Analyyttinen tyyli. Analyyttiseen tyyliin liittyvä viestintä edellyttää kovaa tietoa ja todellisia lukuja. Ihmiset, jotka kommunikoivat tässä tyylissä, välttävät ilmaisemasta tunteita ja tunteita keskustelun aikana. Analyyttisen viestintätavan suuri plussa on, että voit analysoida ongelmia loogisesti ja puolueettomasti. Tämä tarkoittaa, että ihmiset näkevät, että olet hyvin tietoinen ja että sinulla on paljon analyyttistä kokemusta. Analyyttisen viestintätavan mahdollinen haitta on se, että saatat joutua kylmäksi tai epäherkäksi.
• Intuitiivinen tyyli. Viestintä intuitiivisella tyylillä kannattaa peittää koko kuvan kokonaan ja välttää yksityiskohtia, koska he pelkäävät heitä. Näin voit mennä suoraan ongelman ytimeen eikä harkita sitä vaiheittain. Tämän tyylin etuna on, että kommunikoi nopeasti ja tarkasti ja helposti suuriin ja monimutkaisiin ongelmiin.Kuitenkin tilanteessa, jossa todella tarvitaan yksityiskohtia, sinulla ei ehkä ole tarpeeksi kärsivällisyyttä.

• Toiminnallinen tyyli. Tämä tyyli edellyttää menetelmällisyyttä, yksityiskohtaisten suunnitelmien saatavuutta, tarkkoja päivämääriä. Ihmiset, jotka kommunikoivat tällä tyylillä, ovat hyviä esiintyjiä, jotka eivät koskaan menetä mitään. Toiminnallisen viestintätavan mahdollinen haittapuoli on, että saatat menettää yleisön huomion, varsinkin kun puhut intuitiivisiin keskustelupalvelijoihin.
• Henkilökohtainen tyyli. Viestintä henkilökohtaisella tyylillä tuntuu emotionaaliselta yhteydeltä kumppaniin, ja näin voit selvittää, mitä hän todella ajattelee. Olette hyvä kuuntelija ja hyvä diplomaatti, tiedät, miten konflikteja voidaan tasoittaa, ylläpitää hyviä suhteita moniin ihmisiin. Tämän tyylin avulla voit rakentaa syviä henkilökohtaisia ​​suhteita. Ihmiset kääntyvät usein sinulle, koska voit yhdistää erilaisia ​​ryhmiä. Tämän viestintätavan haittana on, että voit joskus ärsyttää analyysityyppisiä keskustelukumppaneita, jotka haluavat kovia numeroita ja loogisia keskusteluja.

Katso seuraava video tärkeimmistä liike-elämän viestintätaidoista.