Business etiketti

Palvelukirje on erittäin erityinen genre, jota sinun täytyy hallita, jos aiot kiivetä urakehitykseen. Hyvät liiketoimintaa koskevat taidot palvelevat sinua uskollisesti: he auttavat kommunikoimaan alaisten, esimiehen ja kumppaneiden kanssa, korostavat koulutusta ja näkymiä. Viestintätyyliä tulisi hillitä, keskittyä, poikkeamatta annetusta aiheesta.

Mikä tahansa viestintä: sekä henkilökohtainen että kirjallinen on vuorovaikutus ihmisten kanssa tietojen vaihtamiseksi, vaikutelman tekemiseksi, sopimukseksi. Mikään ihminen ei ole meille vieraana, joskus antaa vapaat tunteet tunteille, mutta liike-elämässä ei pitäisi olla paikka tunteiden, luonteenpiirteiden ja temperamentin nopeaan ilmentymiseen.

Liiketoiminnan viestinnän tärkeä piirre on se, että sitä ei voida keskeyttää lauseen puolivälissä. Jokaista vastaanotettua kirjettä varten sinun täytyy kirjoittaa vastaus, vaikka et halua sitä. Jos olet saanut puhelun, eikä sinulla ollut aikaa noutaa puhelinta, sinun täytyy soittaa takaisin. Tietenkin viestintä joidenkin ihmisten kanssa on epämiellyttävää. Siksi johtajan pakollisten ominaisuuksien luettelo tarkoittaa stressitoleranssia.

Yrityskokouksessa, jossa puhutaan puhelimitse tai sähköpostitse sähköpostitse, on varmasti jonkinlainen tarkoitus. Tämän seurauksena osapuolten tulee tehdä päätelmiä, keskustella hankkeesta, sopia strategisesta kumppanuudesta ja niin edelleen.

Kirjallisesti on ehkä enemmän rajoituksia ja yleissopimuksia kuin suulliset. Viestintä keskustelukumppanin kanssa suoraan, henkilökohtaisesti, voimme keskittyä intonaatioon tiettyyn seikkaan, selventää jotain, jos keskustelukumppani ei ymmärtänyt meitä. Jos puhevirhe on tehty, voimme korjata sen heti. Mutta virallisessa kirjeessä meidän on oltava hyvin selkeitä ja täsmällisiä, jotta sanat eivät merkitse kaksinkertaista tulkintaa.

He sanoivat: ”Paperi voi kestää kaiken”, mikä tarkoittaa, että voit jopa kirjoittaa epäluotettavia faktoja. Olemme sitä mieltä, että Liiketoimintakirjoja on käytettävä mahdollisimman rehellisesti. Muuten, nyt paperikirjat menevät yhä vähemmän. Periaatteessa ne ovat lähetettyjä sopimuksia ja muita asiakirjoja. Tässä tapauksessa kirjelomaketta käytetään todisteena organisaation korkeasta tilasta.

Nykyään useimmissa tapauksissa yritysten kirjeenvaihto tapahtuu virtuaalitilassa ja sillä on omat erityispiirteensä. Kun vuoropuhelu on vasta alkamassa, on tapana kirjoittaa tervehdys etikettiin, esimerkiksi: ”Hei, rakas Oleg Sergeevich! ". Ja seuraavana osoitteena työpäivän aikana tervehdys voidaan laskea.

Kirjallinen viestintä, mukaan lukien sähköposti, edellyttää kielenormien ja moitteettoman lukutaidon noudattamista. Loppujen lopuksi kirjeenvaihto avautuu ennen koulutettuja keskustelukumppaneita. Siksi suosittelemme, että tarkistat kirjoitetun erikoispalvelun avulla, jos et ole varma omasta tietämyksestäsi.

Mainitsemme yleiset säännöt, joita sähköisen viestinnän eettinen toiminta edellyttää. Ne ovat melko yksinkertaisia, mutta monet valitettavasti laiminlyövät niitä:

• kunkin lauseen alku kirjoitetaan suurella kirjaimella;
• lauseen lopussa piste asetetaan siten, että lukeman merkitys on selvä;
• On hyödyllistä käyttää luetteloitua tai numeroitua luetteloa ongelman selvittämiseksi ja ratkaisujen ehdottamiseksi;
• selkeyden vuoksi on hyvä käyttää taulukoita, kaavioita, kaavioita;
• Älä yritä näkyä erityisen älykäs, koulutettu keskustelukumppani, älä monimutkaise yksinkertaisia ​​ajatuksia liiallisilla osallistumis- ja puolueettomilla käänteillä;
• mitä yksinkertaisemmin ilmaisette ajatuksiasi, sitä parempi;
• Vaikka jokapäiväisessä puheessa kulttuuri vaatii välttämään ammattikieltä, liiketoimintaympäristössä ammatillista ammattikieltä ja lainaamista englannista pidetään nyt hyvänä muotona (mutta älä liioittele!).

Seuraavat viestityypit erotetaan:

• myynninedistämistarjoukset;
• kiitos;
• tukeminen;
• takuu;
• muistutukset,
• ennaltaehkäisy;
• yhteistyön tarjoukset.

Yleisten sääntöjen lisäksi on tärkeää tietää joitakin yritystoiminnan yksityiskohtia. Esitämme säännöt, jotka ovat asianmukaisia ​​useimmissa tapauksissa.

Sähköpostin alkua kutsutaan otsikoksi. Se on organisaation logo. On aina hyödyllistä käyttää mallia, jossa on tämä logo käsillä (eli tietokoneen työpöydällä).

Toisin kuin offline-viestinnässä, nykyaikaiset säännöt eivät velvoita vastaanottajaa tervetulleiksi, ja voit välittömästi kutsua häntä nimen ja isäntänä, ilmoittamalla asian ydin. Monet kirjoittavat kuitenkin edelleen viestin alussa: ”Hyvää huomenta! "" Hei! "" Hyvää iltaa! "Tai" Tervehdys. " Ja ei myöskään ole poikkeamia normistosta.

Kirjeen pääosaa koskevat vaatimukset viittaavat siihen, että se on kirjeenvaihdon merkitys. Tekstin jakoa kohdiksi pidetään hyvänä muotona, merkkinä tarkkaavaisesta asenteesta keskustelukumppaniin. Kussakin kappaleessa yksi tai toinen aihe on nimetty ja julkistettu. Ongelman tunnistamisen lisäksi on tapana ehdottaa tapoja ratkaista se. Niin sanottuna, paljastaa liikeidea miniatyyrissä.

Viestin viimeisessä osassa voidaan ilmaista sekä muodollisia että henkilökohtaisempia tunteita. Sanamuoto "Terveisin ...", "Ystävällisin terveisin ..." ("parhain terveisin" englanniksi) tai tunteellisempi toive "Mukava päivä! ".

Henkilökohtaisessa allekirjoituksessa sinun on ilmoitettava sukunimi ja etunimi (ja joissakin piireissä myös keskimmäinen nimi). Myös puhelinnumerot, joihin voit päästä: mobiili- ja toimistokaupunki. Viime aikoina sähköinen allekirjoitus, jossa on yrityksen logo, on tullut muodikkaaksi.

Ylimääräinen linkki organisaation sähköiseen portaaliin toimii lisämainona ja voi tulevaisuudessa lisätä tämän sivuston liikennettä.

Suurimmalla osalla toimistohenkilöstöstä on erittäin laaja arkistokirjain sähköisessä postilaatikossa. Jotta haastattelija ei häiritse pitkää kirjeenvaihtoa, on suositeltavaa lähettää kirje vastauksen muodossa. Kun napsautat vastaavaa levyä alarivin alussa, näkyviin tulee englanninkielinen lyhenne "Re ...". Tämä on erittäin kätevää, koska vastaanottaja muistaa välittömästi kirjeenvaihdon.

Voit tallentaa koko virtuaalisen viestinnän historian keskustelukumppanin kanssa, ja voit jättää vain viimeisimmät tai tärkeimmät lainaukset. Nykyaikainen yritysetiketti vaatii melko nopeaa vastausta kirjeisiin. Loppujen lopuksi työskentelevän tietokoneen takana vietämme merkittävän osan päivästä. Lisäksi postia voidaan tarkistaa mobiililaitteista.

Jos viesti on erityisen tärkeää ja kiireellistä, se voi kirjoittaa tekstiviestejä tai soittaa puhelun muistuttamaan sinua kirjeestä.

Luovassa yhteisössä postimerkkien käyttöä ei hyväksytä, ja lisäksi sitä nauretaan ja tuomitaan. Liiketoiminnallisessa kirjeenvaihdossa leimat auttavat heijastamaan vakiotoimintaa.

On hyödyllistä saada virtuaalinen säästöpossu, jossa on vakaita ilmaisuja ja lauseita. Näiden kliseiden pohjalta rakennetun viestinnän, toimistotyön ja muodollisten asioiden ratkaisun avulla. Esimerkiksi myötätunto ilmaistaan ​​liikevaihdosta "Valitettavasti meitä on pakko ilmoittaa sinulle ...". Arvostus tuntuu tässä työmuodossa: ”Kiitos korvaamattomasta panoksestanne…”. Ja lopuksi ilo: "Olemme ylpeitä voidessamme kertoa teille, että ...". Viimeinen lause: "Luotamme lisää hedelmälliseen yhteistyöhön" ilmaisee toivoa lisää liikekontakteja.

Joten puhuimme liiketoiminnan kirjeenvaihdon etiketistä. Näitä sääntöjä tarvitaan, jotta viestintä olisi mahdollisimman mukava ja hedelmällinen. Käytä niitä, ja huomaat, että asiat palvelussa menivät sujuvasti!

Lisätietoja liiketoiminnan kirjeenvaihtoa koskevista säännöistä, mukaan lukien sähköpostiviestit, on seuraavassa videossa.