Είδη επιχειρηματικής επικοινωνίας

Η επιχειρησιακή επικοινωνία συμβάλλει στη δημιουργία σχέσεων με συναδέλφους, υφισταμένους, συνεργάτες και πελάτες. Στη διαδικασία της επικοινωνίας δεν ανταλλάσσονται μόνο πληροφορίες, αλλά και εμπειρία και γνώση σε μια συγκεκριμένη περιοχή. Η επιχειρηματική εθιμοτυπία διεισδύει απολύτως σε όλες τις σφαίρες της ζωής, υπάρχουν διάφοροι τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας.

Η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελεί σημαντική συνιστώσα της ανθρώπινης ζωής. Η εθιμοτυπία στο επιχειρηματικό περιβάλλον χρησιμεύει ως είδος υποστήριξης. Στην επιχείρηση υπάρχουν διάφορες μορφές επικοινωνίας. Επιλέξτε τις κατάλληλες επιλογές θα πρέπει να δοθούν τα προσωπικά και ψυχολογικά χαρακτηριστικά των συμμετεχόντων στη συζήτηση. Μπορούν να διακριθούν οι ακόλουθες μορφές επικοινωνίας:

• Συνομιλία - λεκτική επικοινωνία μεταξύ συνομιλητών, περιοριζόμενη σε συζήτηση σημαντικών προβλημάτων και καθηκόντων, διευκρίνιση ορισμένων από τις αποχρώσεις που σχετίζονται με την εργασία. Οι συμμετέχοντες στη συζήτηση σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να έχουν το δικαίωμα να ασχολούνται με διάφορα καθήκοντα και να λαμβάνουν αποφάσεις. Η κατάσταση των συνομιλητών πρέπει να είναι ίση.
• Διαπραγματεύσεις έχουν πιο άκαμπτη δομή. Κατά κανόνα, σε αυτές συμμετέχουν εκπρόσωποι διαφορετικών εταιρειών ή τμημάτων. Οι διαπραγματεύσεις χρησιμοποιούνται για να ενώσουν τις προσπάθειες με τους εταίρους που ενδιαφέρονται να επιλύσουν ένα συγκεκριμένο έργο.
• Στη συνάντηση Μια ομάδα ή ένας μεγάλος κύκλος ενδιαφερομένων και εμπλεκόμενων ατόμων συμμετέχει. Η συνάντηση περιλαμβάνει συλλογή, ανάλυση πληροφοριών, ανταλλαγή δεδομένων, καθώς και λήψη αποφάσεων σε αμφιλεγόμενα σημεία.
• Απόδοση - Στην περίπτωση αυτή, ένα άτομο ή μια μικρή ομάδα μοιράζεται τις απαραίτητες πληροφορίες με το κοινό. Σε αυτή την περίπτωση, το μήνυμα δεν περιορίζεται στη συζήτηση του θέματος, αλλά παρουσιάζεται ως πληροφορία. Αυτή η μορφή επικοινωνίας απαιτεί τις ηγετικές ικανότητες του ομιλητή, την ικανότητα να παραμείνει στην κοινωνία, καθώς και τις δεξιότητες δημόσιας ομιλίας.
• Αλληλογραφία - μια έμμεση μέθοδος επικοινωνίας, παίζει έναν ιδιαίτερο ρόλο επικοινωνίας αλληλογραφίας. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας περιλαμβάνει εντολές, πρωτόκολλα, εντολές, αιτήματα, αναφορές, επίσημα γράμματα, οδηγίες και ούτω καθεξής. Η αλληλογραφία χρησιμοποιείται για την επικοινωνία μεταξύ τμημάτων ή οργανισμών. Πρέπει να ακολουθείτε συγκεκριμένους κανόνες κατά τη διεξαγωγή της αλληλογραφίας.

Η επιχειρησιακή επικοινωνία πρέπει να μάθει. Ταυτόχρονα, οι προσωπικές ιδιότητες και η επίδειξη του "εγώ" πηγαίνουν στο παρασκήνιο. Το κυριότερο είναι η ικανότητα να λαμβάνονται υπόψη τα συμφέροντα και οι επιθυμίες του αντιπάλου και να συνδυάζονται με τις απαιτήσεις τους με τέτοιο τρόπο ώστε και τα δύο μέρη να επιτύχουν το επιθυμητό αποτέλεσμα.

Η επιχειρηματική επικοινωνία αποτελείται από διάφορα στάδια:

• Δημιουργία κινήτρων. Χωρίς αυτήν, δεν θα είναι δυνατή η επίτευξη αποτελεσματικής αλληλεπίδρασης.
• Προετοιμασία για επικοινωνία - Πρόκειται για ένα σχέδιο για τη συζήτηση, την προετοιμασία των επιχειρημάτων και των πληροφοριών. Είναι επίσης αναγκαίο να καταρτιστεί κατάλογος των καθηκόντων που πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά τη διάρκεια της συζήτησης.
• Η αρχή της συνομιλίας. Είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί επαφή, μετά την οποία είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί ένα "κλίμα σχέσεων" ευνοϊκό για συνομιλία.
• Δήλωση προβλήματος - τονίζοντας το φάσμα των προβλημάτων, την παρουσίαση της θέσης και του οράματος αυτού του έργου. Ωστόσο, σημειώστε ότι πρέπει να προετοιμάσετε εκ των προτέρων περιλήψεις σχετικά με το θέμα της συνομιλίας και να είστε έτοιμοι να απαντήσετε στις ερωτήσεις που τίθενται.
• Κοινή χρήση πληροφοριών - διαπίστωση της θέσης του συνομιλητή. Είναι σημαντικό να διατηρείτε επαφή και να απαντάτε σε ερωτήσεις σε προσιτή επίσημη γλώσσα, χάνοντας επαγγελματική ορολογία, εάν είναι απαραίτητο.

• Πείθωση και επιχειρηματολογία - είναι απαραίτητες για διαφωνίες και ακολουθούν το προηγούμενο στάδιο επικοινωνίας.Θα πρέπει να σημειωθούν θετικές πτυχές του οράματός σας για την κατάσταση και την επίλυση του αμφιλεγόμενου θέματος.
• Εύρεση λύσης σε κάποιο πρόβλημα ή πρόβλημα - Το τέλος της συζήτησης, το αποτέλεσμά της θα πρέπει να ταιριάζει σε όλους τους συμμετέχοντες.
• Συμβόλαιο σύνταξης - αυτό σημαίνει ότι στο τέλος της συνάντησης οι συμμετέχοντες συζήτησαν σε έναν κοινό παρονομαστή ή ζήτησαν την υποστήριξη των εταίρων για την επίλυση διαφόρων καθηκόντων. Το θετικό αποτέλεσμα της συζήτησης τελειώνει με γραπτή επιβεβαίωση.
• Ανάλυση αποτελεσμάτων - Αποδεικνύει εάν οι αποφάσεις που ελήφθησαν ήταν σωστές.
• Λήψη αποφάσεων - αναλαμβάνει τη συναίνεση όλων των μερών μετά την ανάλυση. Στην περίπτωση αυτή, οι συμμετέχοντες στη συζήτηση αποφασίζουν για περαιτέρω συνεργασία ή τερματισμό των επαφών.

Στη σύγχρονη κοινωνία, οι άνθρωποι ακολουθούν συνειδητά τους κανόνες της επικοινωνίας των επιχειρήσεων για να επιτύχουν συγκεκριμένους στόχους σε ένα εταιρικό περιβάλλον. Στις επιχειρήσεις δεν αρκεί να καταλαμβάνουν μια συγκεκριμένη θέση, είναι επίσης απαραίτητο να ενισχυθούν οι σχέσεις με διαφορετικούς ανθρώπους. Ιδιαίτερη σημασία έχουν τα εξής:

• Η ικανότητα να έχουν τους ανθρώπους στον εαυτό τους και να διατηρούν τον εαυτό τους στην κοινωνία είναι σημαντικές πτυχές του εταιρικού διαλόγου. Για να γίνει αυτό, πρέπει να είστε σε θέση να διατυπώσετε σαφώς και να διατυπώσετε τις σκέψεις σας, να υποστηρίξετε σωστά την άποψή σας.
• Τα αναλυτικά δεδομένα και η δυνατότητα λήψης γρήγορων αποφάσεων είναι πάντα στο πλευρό σας. Όταν επικοινωνείτε με τους εταίρους, να θυμάστε ότι όλα τα μέρη ενδιαφέρονται για την ταχεία επίλυση των αμφιλεγόμενων ζητημάτων.
• Είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη τα πολιτιστικά χαρακτηριστικά και οι εθνικές παραδόσεις του συνομιλητή: αναμφισβήτητα, ορισμένα έθιμα και κανόνες που υιοθετήθηκαν σε άλλη χώρα μπορεί να φαίνονται απαράδεκτα ή προσβλητικά.

Οι βασικές έννοιες και οι κανόνες της επιχειρηματικής δεοντολογίας πρέπει να είναι γνωστοί σε κάθε πρόσωπο που σέβεται τον εαυτό του. Πρέπει να γίνει κατανοητό ότι στην επιχείρηση, η επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων δεν βασίζεται στην αμοιβαία αίσθηση των διαθέσεων των εταίρων, αλλά σε ορισμένα πρότυπα. Υπάρχουν οι ακόλουθοι τύποι επιχειρηματικής επικοινωνίας (λειτουργικός σκοπός):

• Λεκτική και μη λεκτική - συνίσταται στην ανάγκη να ακολουθήσετε την ομιλία, τις εκφράσεις του προσώπου, τις χειρονομίες και τις στάσεις. Με τη μη λεκτική επικοινωνία, η θέση των χεριών, των ποδιών, των ματιών, της κλίσης της κεφαλής και των ακούσιων κινήσεων μπορεί να διακρίνει τα συναισθήματα και τη διάθεση ενός ατόμου πολύ περισσότερο από την προφορική ομιλία. Αξίζει να μάθετε πώς να ελέγχετε τις εκφράσεις του προσώπου και τις χειρονομίες.
• Γραπτή και προφορική. Για κάθε μορφή επικοινωνίας υπάρχουν ξεχωριστές έννοιες και κανόνες. Η γραπτή μορφή επικοινωνίας είναι κάθε έγγραφο που πιστοποιείται με υπογραφές και σφραγίδες. Στις προφορικές συναντήσεις, συνεδριάσεις, διαπραγματεύσεις, εκθέσεις και άλλες μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας.

• Μονολογική και διαλογική - να έχουν σημαντικές γλωσσικές διαφορές. Ο διάλογος είναι διαπροσωπική επικοινωνία. Ο μονόλογος αντικατοπτρίζει μια ενιαία οπτική γωνία. Αυτός ο τύπος επικοινωνίας περιλαμβάνει παρουσίαση ή επίσημη ομιλία, καθώς και αναφορά ή εισαγωγική λέξη.

• Απομακρυσμένη και προσωπική. Για απομακρυσμένη επικοινωνία συμπεριλάβετε τηλεφωνικές συνομιλίες, αλληλογραφία μέσω ταχυδρομείου. Ιδιαίτερη προσοχή δίνεται στο μοντέλο της ομιλίας, στη συντομία των μηνυμάτων. Είναι αδύνατο να χρησιμοποιήσετε χειρονομίες.

Κάθε στυλ έχει τα δικά του χαρακτηριστικά. Πρέπει να είστε σε θέση να τις καταλάβετε.

Κατάταξη στυλ:

• Authoritarian. Βασίζεται στην αδιαμφισβήτητη εξουσία του επικεφαλής και στην απόλυτη υπαγωγή των εργαζομένων. Οι αποφάσεις γίνονται μεμονωμένα και δεν συζητούνται με ενδιαφερόμενα ή εμπλεκόμενα πρόσωπα.
• Δημοκρατικός - το κύριο χαρακτηριστικό είναι η κοινή συζήτηση θεμάτων και η επιθυμία για αμοιβαία κατανόηση.Κατά την επικοινωνία με τον συνομιλητή χρησιμοποιούνται τα αιτήματα, οι συστάσεις και τα κίνητρα.
• Συγχέοντας ή επίσημη - καθορίζεται από την ελάχιστη συμμετοχή του επικεφαλής στη διαχείριση του προσωπικού, τη διαπραγμάτευση και τη λήψη αποφάσεων. Οι δύσκολες επιχειρηματικές και επικίνδυνες αποφάσεις μεταφέρονται σε άλλους. Η αποτελεσματικότητα μιας τέτοιας διαχείρισης δεν εξαρτάται πλέον από τον ηγέτη, αλλά από το επίπεδο ανάπτυξης της ομάδας.
• Φιλελεύθερος - μια διασταύρωση μεταξύ αυταρχικών και δημοκρατικών μορφών. Η συζήτηση διαφόρων θεμάτων με τους συνεργάτες ή τους συναδέλφους μειώνεται στο ελάχιστο, αλλά χρησιμοποιείται σε σπάνιες περιπτώσεις και μόνο για να μετατοπιστεί η ευθύνη στον αντίπαλο.
• Επίσημη επιχείρηση - προϋποθέτει αυστηρή τήρηση των επικοινωνιακών κανόνων, των κλισέ ομιλίας και των κανονισμών για την επικοινωνία των επιχειρήσεων, όπου δεν υπάρχει χώρος για την εκδήλωση της ατομικότητας.
• Επιστημονική - αυστηρή, συνοπτική και διαρκή ομιλία, σχετική μόνο στους τομείς της επιστήμης και της εκπαίδευσης. Χρησιμοποιείται σε δραστηριότητες έρευνας ή διδασκαλίας.

Η επιχειρηματική επικοινωνία αφορά όλες τις εξωτερικές πτυχές της συμπεριφοράς και διαιρείται σε διάφορους τομείς:

• οι συμμετέχοντες στη συνομιλία έχουν κοινούς στόχους και κίνητρα.
• η συνομιλία λαμβάνει χώρα στο ίδιο διάστημα-διάστημα.
• υπάρχει μια σαφής ιεραρχία επικοινωνίας μεταξύ όλων των συμμετεχόντων στη συζήτηση, κατανέμονται οι κοινωνικές καταστάσεις.
• οι συμμετέχοντες στην επικοινωνία τηρούν τους γενικά αποδεκτούς κανόνες και κανονισμούς κατά την επικοινωνία.

Η επιχειρησιακή επικοινωνία συμβάλλει στη γρήγορη δημιουργία των απαραίτητων επαφών, προκειμένου να προσελκύσει την υποστήριξη αξιόπιστων προσκεκλημένων. Βοηθά στην επίτευξη αμοιβαίας κατανόησης.

Υπάρχουν 4 λειτουργίες επιχειρηματικής επικοινωνίας, οι οποίες είναι οι κύριες:

• Ενημερωτική επικοινωνιακή - περιλαμβάνει τη συλλογή και την παροχή συγκεκριμένων πληροφοριών, καθώς και την ανταλλαγή γνώσεων και εμπειριών.
• Διαδραστική - λόγω της διαδικασίας αλληλεπίδρασης μεταξύ των ανθρώπων. Χρησιμοποιείται στη διαδικασία αλληλεπίδρασης (συμπεριφορά, δραστηριότητες και αποφάσεις εταίρων).
• Αντιληπτική - είναι να καταλάβετε το άλλο άτομο. Η δημιουργία ή αποδυνάμωση της επαφής γίνεται με βάση την αμοιβαία κατανόηση.
• Ρυθμιστική επικοινωνία - σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τη συμπεριφορά των συμμετεχόντων στη συζήτηση. Για να γίνει αυτό, είναι απαραίτητο να κατοχυρωθούν τέλειες τεχνικές: να είστε σε θέση να πείσετε, να βρείτε συμβιβασμούς και να κάνετε παραχωρήσεις.

Επιπλέον, πρέπει να λάβετε υπόψη τους ειδικούς κανόνες όταν πρόκειται για επιχειρηματίες. Οποιαδήποτε μηνύματα, μηνύματα και πληροφορίες πρέπει να συμμορφώνονται με τρία βασικά:

• από το προσανατολισμό του περιεχομένου - τα μηνύματα και οι πληροφορίες πρέπει να είναι σαφείς και συνοπτικές.
• εκφραστικό μέρος - αναφέρεται στο συναισθηματικό στοιχείο.
• Το κίνητρο έχει ως στόχο τις σκέψεις και τα συναισθήματα του συνομιλητή.

Όταν η επικοινωνία ενός ατόμου δίνει προσοχή στην ομιλία και τη φωνή του συνομιλητή. Αξιολογείται βάσει ορισμένων δεικτών:

• Λεξιλόγιο - η απουσία λέξεων-παρασίτων και η ικανή, εκφραστική ομιλία, καθιστούν δυνατή τη δήλωση με βεβαιότητα ότι ένα άτομο είναι μορφωμένο και πολιτιστικό.
• Ευδιάκριτη ομιλία και η σωστή προφορά των λέξεων είναι το κλειδί για την επιτυχία κάθε ατόμου.
• Συγχαρητήρια - σας επιτρέπει να τοποθετήσετε τους απαραίτητους τόνους.
• Ρυθμός ομιλίας - αργή ομιλία θα προκαλέσει μελαγχολία, και γρήγορα δεν θα επιτρέψει να επικεντρωθεί στις πληροφορίες που παρέχονται.
• Συζήτηση για τις θετικές και αρνητικές ιδιότητες των ανταγωνιστών. Προσπαθήστε να αντιμετωπίζετε τέτοιου είδους θέματα εξαιρετικά διακριτικά και προσεκτικά. Αυτό είναι ένα είδος αβλαβούς χειραγώγησης, το οποίο θα βοηθήσει να γοητεύσει τον συνομιλητή.
• Ο συνδυασμός μακρών και μικρών φράσεων. Αυτή η τεχνική θα κρατήσει την προσοχή του συνομιλητή.

Για να επιτύχετε το σεβασμό μεταξύ συναδέλφων και συνεργατών, πρέπει να εξετάσετε μερικές από τις αποχρώσεις:

• Συζήτηση για τις θετικές και αρνητικές ιδιότητες των ανταγωνιστών. Προσπαθήστε να αντιμετωπίζετε τέτοιου είδους θέματα εξαιρετικά διακριτικά και προσεκτικά. Αυτό είναι ένα είδος αβλαβούς χειραγώγησης, το οποίο θα βοηθήσει να γοητεύσει τον συνομιλητή.
• Ο συνδυασμός μακρών και μικρών φράσεων. Αυτή η τεχνική θα κρατήσει την προσοχή του συνομιλητή.
• Στο επιχειρηματικό περιβάλλον δεν δείχνουν προσωπικές προτιμήσεις και συναισθήματα στην επίλυση διαφόρων προβλημάτων. Ο κύριος ρόλος διαδραματίζουν τα συμφέροντα της εταιρείας που εκπροσωπείτε και τα συμφέροντα του συνομιλητή. Δεν πρέπει να μεταβείτε σε ανυψωμένους τόνους ή να κάνετε μια λεκτική αψιμαχία: οποιεσδήποτε επιδείξεις συναισθημάτων θα επηρεάσουν αρνητικά τη φήμη και την εικόνα σας.
• Μην συνδυάζετε την εργασία και την προσωπική ζωή. Οι σχέσεις με τους συναδέλφους δεν πρέπει να επηρεάζουν τη λύση των προβλημάτων της εταιρείας. Εάν δεν μπορείτε να δημιουργήσετε μια ζεστή σχέση με ένα άτομο, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αγνοήσετε τη γνώμη και τις συμβουλές του όταν επιλύετε κοινά προβλήματα. Η ικανότητα διαχωρισμού των προσωπικών σχέσεων από τις επιχειρήσεις συμβάλλει στην επικέντρωση σε επιθυμητά καθήκοντα και στην επίλυση των διαφορών.

• Προετοιμαστείτε για τη συζήτηση: ρωτήστε για τον συνομιλητή και επιλέξτε τις κατάλληλες τακτικές επικοινωνίας.
• Να είστε ακριβείς - δεν χρειάζεται χρόνος από τους επιχειρηματικούς εταίρους.
• Δυνατότητα να ακούσετε τον συνομιλητή - το αναμφισβήτητο πλεονέκτημά σας. Χωρίς τη δυνατότητα επικοινωνίας με τους πελάτες, για να κατανοήσουμε τις ανάγκες και τις επιθυμίες τους, είναι αδύνατο να πετύχουμε.
• Φιλική στάση απέναντι σε όλους τους συνομιλητές. Ακόμη και ένας ανέντιμος συνεργάτης δεν μπορεί να αγνοηθεί. Ξεχάστε για την ανυπαρξία και προσπαθήστε να αντιμετωπίσετε το άλλο άτομο ευνοϊκά και καλοπροαίρετα. Θυμηθείτε ότι η συζήτηση των σχέσεών σας με άλλους ανθρώπους σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον δεν αξίζει τον κόπο. Οι σχέσεις, η προσωπική ζωή δεν πρέπει να συζητούνται με κανέναν.
• Η ικανότητα να επικεντρωθεί στο κύριο πράγμα. Προσπαθήστε να καταλάβετε τι θέλει ο συνεργάτης σας. Λαμβάνοντας υπόψη τα συμφέροντά του, προσπαθήστε να λύσετε το πρόβλημα και να φτάσετε σε έναν κοινό παρονομαστή, χωρίς να χάσετε τις επιθυμίες σας.
• Ικανότητα να είμαι ειλικρινής. Εάν οι πληροφορίες είναι ανακριβείς, παραμορφωμένες, μπορεί να γίνουν σαφείς σε οποιαδήποτε άσχημη στιγμή και να επηρεάσουν τη φήμη σας.
• Μην ξεχάσετε τους κανόνες του καλού τόνου. Πάντα επικοινωνήστε με το άτομο με το όνομα, χαμόγελο και προσπαθήστε να κάνετε συγχαρητήρια, αλλά αποφύγετε κολακεία.

Στο επόμενο βίντεο περιμένετε τις πιο σημαντικές επιχειρηματικές δεξιότητες επικοινωνίας.