Ψυχολογία της επικοινωνίας των επιχειρήσεων

Σήμερα, οι επιχειρηματίες έχουν πολλούς τρόπους επικοινωνίας με πελάτες, συναδέλφους και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη. Η κατανόηση της φύσης της επιχειρηματικής επικοινωνίας μπορεί να βοηθήσει στην επίτευξη των στόχων της εταιρείας και στην καθημερινή διαχείριση της.

Στην ψυχολογία, ο όρος "επικοινωνία" σημαίνει την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ ανθρώπων μέσω ενός κοινού συστήματος συμβόλων. Αυτός ο ορισμός της επικοινωνίας περιλαμβάνει δύο πτυχές:

• Πρώτον, υπάρχει κάτι που μεταδίδεται, για παράδειγμα, γεγονότα, συναισθήματα, ιδέες κ.ο.κ. Αυτό σημαίνει ότι στη διαδικασία επικοινωνίας, κάποιος πρέπει να λαμβάνει τις μεταδιδόμενες πληροφορίες.
• Δεύτερον, ο παραπάνω ορισμός τονίζει το στοιχείο της κατανόησης στη διαδικασία της επικοινωνίας. Η κατανόηση θα επιτευχθεί μόνο όταν ο παραλήπτης του μηνύματος το αντιλαμβάνεται με την ίδια έννοια με τον αποστολέα. Έτσι, η σωστή ερμηνεία του μηνύματος έχει μεγάλη σημασία.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι η ανταλλαγή πληροφοριών, γεγονότων και ιδεών που σχετίζονται με την επιχείρηση. Σε αυτήν την εποχή της παγκοσμιοποίησης, κάθε επιχείρηση, μεγάλη ή μικρή, απαιτεί την κατάλληλη επιχειρηματική επικοινωνία, τόσο στο εσωτερικό όσο και στο εξωτερικό περιβάλλον.

Τα κύρια χαρακτηριστικά της επιχειρηματικής επικοινωνίας περιλαμβάνουν τα ακόλουθα στοιχεία:

• Τμηματοποίηση Ακόμη και σε μικρές οργανώσεις, θα ήταν λάθος να υποθέσουμε ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις ίδιες ανάγκες, ενδιαφέροντα και επιθυμίες όταν πρόκειται για επιχειρηματική επικοινωνία. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία είναι κατακερματισμένη για να καλύψει τις ανάγκες συγκεκριμένου κοινού. Για παράδειγμα, οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε ένα διοικητικό περιβάλλον θα έχουν διαφορετικές ανάγκες και διαφορετική πρόσβαση στην πληροφορία από ό, τι οι εργαζόμενοι που εργάζονται σε ένα περιβάλλον παραγωγής.
• Στερεότητα. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να είναι συγκεκριμένη και όσο πιο συγκεκριμένη είναι, τόσο περισσότερο πληροί την ιδιαιτερότητά της.
• Ακρίβεια Όταν οι πληροφορίες είναι ανακριβείς, η αξιοπιστία τους χάνεται. Ο αποστολέας των πληροφοριών αυτών χάνει επίσης την εμπιστοσύνη. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία πρέπει να είναι ακριβής τόσο από την άποψη του μεταδιδόμενου περιεχομένου όσο και από απλά πράγματα που περιλαμβάνουν τη γραμματική, την ορθογραφία και τη στίξη.
• Η επικαιρότητα Οι εργαζόμενοι πρέπει να γνωρίζουν τι συμβαίνει στις οργανώσεις τους και στο εξωτερικό περιβάλλον, καθώς αυτό τους επηρεάζει. Η έγκαιρη επικοινωνία με τους εργαζομένους είναι πιο δύσκολη από ποτέ, αλλά είναι σημαντική για την αποτελεσματική επικοινωνία των επιχειρήσεων.

• Επαναληψιμότητα. Εάν ένα μήνυμα αποστέλλεται μόνο μία φορά, δεν μπορείτε να είστε βέβαιοι ότι έχει φθάσει στον παραλήπτη. Η αποτελεσματική επιχειρηματική επικοινωνία απαιτεί συχνή επικοινωνία για να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι έχουν τις απαραίτητες πληροφορίες. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι αλλάζουν, κάποια άδεια, άλλοι συμμετέχουν στην εταιρεία και όλα αυτά απαιτούν την ενημέρωση των πληροφοριών.
• Πολυκαναλικό. Η επιχείρηση έχει πολλά κανάλια επικοινωνίας - από παραδοσιακά (εκτυπώσεις, πίνακες ανακοινώσεων, συναντήσεις) έως και νέα (e-mail, blogs, ιστότοποι κοινωνικής δικτύωσης). Όλοι αυτοί οι δίαυλοι πρέπει να χρησιμοποιούνται για να εξασφαλίζουν ότι οι εργαζόμενοι λαμβάνουν πληροφορίες σε διαφορετικές συνθήκες.
• Άμεση Σύμφωνα με τους ειδικούς, η άμεση επικοινωνία εξακολουθεί να είναι η πιο αποτελεσματική και πρέπει να χρησιμοποιείται όποτε είναι δυνατόν. Φυσικά, σε πολύ μεγάλους οργανισμούς, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο, αλλά ακόμη και τότε οι εναλλακτικές λύσεις μπορεί να περιλαμβάνουν τηλεδιάσκεψη ή τη χρήση webinars.
• Διαθεσιμότητα σχολίων. Οι εργαζόμενοι θα πρέπει να μπορούν να μοιράζονται τα σχόλιά τους, τις απόψεις και τις σκέψεις τους με τους διευθυντές και τους εργοδότες. Η διμερής επικοινωνία είναι αποτελεσματική τόσο για τους εργαζόμενους όσο και για τους εργοδότες.

Μερικές φορές πρέπει να συνεργαστείτε με κάποιον που δεν σας αρέσει ή που απλά δεν μπορείτε να σταθείτε. Αλλά για χάρη της δουλειάς σας, είναι σημαντικό να διατηρήσετε καλές επιχειρηματικές σχέσεις μαζί τους. Σε αυτή την περίπτωση, προσπαθήστε να γνωρίσετε το άτομο. Πιθανότατα γνωρίζει πολύ καλά ότι δεν τον συμπαθείτε, γι 'αυτό πάρτε το πρώτο βήμα: ξεκινήστε μια εμπιστευτική συζήτηση ή καλέστε τον για δείπνο μαζί. Κατά τη διάρκεια της συζήτησης, επικεντρωθείτε στην εύρεση στοιχείων που μπορεί να έχετε από κοινού: ρωτήστε για την οικογένεια, τα συμφέροντα, τις επιτυχίες του παρελθόντος.

Η εταιρική κουλτούρα είναι σημαντική για την επιτυχή επιχειρηματική επικοινωνία. Συμβάλλει στη διατήρηση της επιχειρηματικής εθιμοτυπίας στην εργασία, επιπλέον, η έρευνα στον τομέα αυτό δείχνει μια άμεση σχέση μεταξύ της εταιρικής κουλτούρας και του κύκλου εργασιών των εταιρειών.

Οι ειδικοί αποκαλούν έξι βασικές ψυχολογικές αρχές της επιχειρηματικής επικοινωνίας:

• Αμοιβαιότητα. Η αμοιβαιότητα στις επιχειρήσεις σημαίνει αμοιβαίες προσδοκίες στην ανταλλαγή αξιών. Εάν κάποιος δίνει κάτι, αναμένεται ότι ο παραλήπτης θα δώσει και κάτι σε αντάλλαγμα. Η αμοιβαιότητα δημιουργεί εμπιστοσύνη μεταξύ των εταίρων και η σχέση τους αναπτύσσεται προς το καλύτερο.
• Πειθαρχία Η γνώση του προϊόντος, οι τάσεις, τα αποτελέσματα της έρευνας στον τομέα των διαπραγματεύσεων θα σας κάνουν πολύ πιο πειστικές. Είναι σημαντικό να δείξετε την ευαισθητοποίησή σας για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη του συνεργάτη σας.
• Υποχρέωση. Πάντα να εκπληρώνετε τις υποχρεώσεις σας, όχι μόνο γραπτά, αλλά και λεκτικά. Θυμηθείτε ότι ακόμη και μια χειραψία είναι σύμβολο συγκατάθεσης. Αν δυσκολεύεστε να θυμηθείτε αυτό που είπατε κάποια στιγμή, γράψτε το. Κάνετε την εντύπωση ενός υποχρεωτικού ατόμου.
• Ακολουθία. Να είστε πάντα συνεπείς στις ενέργειες και τις πράξεις σας και να μην αλλάζετε ποτέ τις επιχειρηματικές σας αρχές.
• Προσπάθεια συναίνεσης. Η συναίνεση συνεπάγεται ότι όλοι αποδέχονται και υποστηρίζουν την απόφαση και κατανοούν τους λόγους για την υιοθέτησή της. Είναι δυνατή η συναίνεση μεταξύ εταίρων εάν έχουν κοινές αξίες και στόχους και υπάρχει συμφωνία μεταξύ τους για συγκεκριμένα ζητήματα και κοινή κατεύθυνση.
• Προσωπική συμπάθεια. Είμαστε περισσότερο διατεθειμένοι να αλληλεπιδράμε με ανθρώπους που μας διευκρινίζουν ότι μας αρέσουν και με την παρουσία μας αισθανόμαστε σημαντικές. Η φυσική ελκυστικότητα παίζει κάποιο ρόλο σε αυτό, αλλά η ομοιότητα είναι επίσης πολύ αποτελεσματική. Απευθύνουμε έκκληση σε εκείνους τους ανθρώπους που είναι παρόμοιοι με εμάς σε φόρεμα, ηλικία, κοινωνικοοικονομική κατάσταση.

Η επικοινωνία είναι ηθική όταν είναι άμεση, ειλικρινής και αμοιβαία. Εάν η επικοινωνία έχει σκοπό να αποκρύψει την αλήθεια ή να βλάψει άλλο άτομο, δεν μπορεί να είναι ηθική.

Αν και η ηθική δεν είναι η ίδια με την ηθική, υπάρχει μια ισχυρή σχέση μεταξύ αυτών των εννοιών: η ηθική είναι ιδέες για το τι είναι σωστό και τι είναι λάθος και η ηθική είναι αρχές συμπεριφοράς που επηρεάζονται από ηθικές πεποιθήσεις. Επομένως, η ηθική της επικοινωνίας εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τις ηθικές αρχές:

• Ειλικρινά. Γενικά, η ηθική επικοινωνία είναι έντιμη επικοινωνία. Αν και υπάρχουν στιγμές που θα ήταν πιο ηθικό να βρίσκονται, για παράδειγμα, στον υποτιθέμενο δολοφόνο σχετικά με τον εντοπισμό του δυνητικού θύματος, αυτές οι περιπτώσεις είναι η εξαίρεση παρά ο κανόνας. Εκτός αυτού, η ειλικρίνεια είναι κάτι περισσότερο από την αλήθεια. σημαίνει να είσαι ανοιχτός, να εθελοντίζεις κάθε πληροφορία που έχεις, ακόμα και αν απειλεί τα δικά σου βραχυπρόθεσμα συμφέροντα. Η εμπιστοσύνη στους ανθρώπους συνδέεται στενά με την ειλικρίνεια. Η δημιουργία ενός περιβάλλοντος εμπιστοσύνης είναι η πορεία προς την ηθική επικοινωνία σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον.
• Διαφάνεια. Η διαφάνεια είναι ένα από τα βασικά σημεία της ηθικής επικοινωνίας. Στην επικοινωνία, αυτό σημαίνει να είσαι ανοικτός σε διαφορετικές ιδέες και απόψεις, καθώς και να είσαι έτοιμος να εκφράσεις τις δικές σου απόψεις, ακόμα κι αν δεν περιμένεις να γίνουν δεκτοί.

• Αφοσίωση. Στο πλαίσιο των επιχειρηματικών επικοινωνιών, η αφοσίωση σημαίνει την κατανομή του αναγκαίου χρόνου και πόρων για την πλήρη συζήτηση θεμάτων. Μόνο τότε θα έχουν όλοι την ευκαιρία να ακουστούν.
• Η οικοδόμηση συναίνεσης. Η ηθική επικοινωνία επικεντρώνεται στους στόχους και όχι στην κατάσταση. Ο τρόπος επικοινωνίας, στον οποίο οι διάφορες ομάδες ενώνονται σε αντιτιθέμενα στρατόπεδα και εστιάζουν κυρίως στα δικά τους συμφέροντα, δεν δίνει τίποτα στον οργανισμό ως σύνολο. Η ηθική για έναν οργανισμό είναι ένα στυλ επικοινωνίας στο οποίο οι άνθρωποι αναζητούν συναίνεση, όχι αντιπολίτευση και επικεντρώνονται στο να κάνουν ό, τι μπορούν για την εταιρεία. Έτσι, δεδομένου ότι η βοήθεια του οργανισμού είναι ηθική επιταγή, η επίτευξη συναίνεσης είναι ένα ηθικό στυλ επικοινωνίας.

Πιστεύεται ότι υπάρχουν έξι κύριοι τύποι συνομιλητών. Για να προετοιμαστείτε καλύτερα για σημαντικές συνομιλίες, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τον τύπο σας:

• Αντανακλαστική. Είστε ένας αντανακλαστικός συνομιλητής, εάν στη διαδικασία της επικοινωνίας αισθάνεστε τη διάθεση του συνεργάτη σας. Η ομιλία σας είναι απαλή, ήρεμη, είστε ευαίσθητοι, καταλαβαίνετε τον συνομιλητή και θέλετε να οικοδομήσετε σχέσεις με άλλους ανθρώπους.
• Ο δικαστής. Είστε ο συνομιλητής του τύπου "δικαστής" εάν αναλύετε θέματα και προβλήματα, ανακαλύπτετε τα κύρια σημεία και, στη συνέχεια, τα εξηγείτε αποτελεσματικά σε άλλους. Μπορείτε να οδηγήσετε τη συζήτηση και να την οδηγήσετε άμεσα και πειστικά.
• Ευγενής. Είστε ένας τύπος "ευγενών" συνομιλητών, αν θέλετε ανοιχτή επικοινωνία και είναι εύκολο για άλλους ανθρώπους να επικοινωνούν μαζί σας. Είστε επίσης επικεντρωμένοι, και πάντα πηγαίνετε κατευθείαν στο στόχο.
• MP. Ο συνομιλητής του τύπου "αναπληρωτή" είναι διπλωματικός και χρησιμοποιεί επικοινωνία για να τερματίσει τις συγκρούσεις. Μιλά επίσης απαλά, είναι γοητευτική και κάνει τους ανθρώπους να αισθάνονται άνετα.
• Σωκράτης. Ο συνομιλητής του τύπου Σωκράτης είναι πολύ έμπειρος στην επίλυση προβλημάτων και πείθει τους άλλους, του αρέσουν οι μακρές συζητήσεις. Είναι λεπτομερής και καλά ενημερωμένος και οι απόψεις του εκτιμώνται από άλλους.
• Επίσημο. Ο συνομιλητής αυτού του τύπου χρησιμοποιεί επικοινωνία για να πραγματοποιήσει τα όνειρά του και να γίνει επιτυχής στην εργασία και στο σπίτι. Πρόκειται για έναν διορατικό και στρατηγικό τρόπο.

Οι ειδικοί λένε ότι υπάρχουν τέσσερις βασικές μορφές επικοινωνίας: αναλυτικές, διαισθητικές, λειτουργικές και προσωπικές. Κανένας τρόπος επικοινωνίας δεν είναι εγγενώς καλύτερος από τον άλλο. Αλλά η επιλογή του λανθασμένου τρόπου επικοινωνίας για ένα συγκεκριμένο κοινό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα:

• Αναλυτικό στυλ. Η επικοινωνία σε αναλυτικό στυλ συνεπάγεται τη λειτουργία με σκληρά δεδομένα και πραγματικούς αριθμούς. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν σε αυτό το στυλ αποφεύγουν να εκφράζουν συναισθήματα και συναισθήματα κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας. Το μεγάλο πλεονέκτημα ενός αναλυτικού στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορείτε να αναλύσετε τα προβλήματα λογικά και αμερόληπτα. Αυτό σημαίνει ότι οι άνθρωποι βλέπουν ότι είστε καλά ενημερωμένοι και έχετε μεγάλη αναλυτική εμπειρία. Το δυνητικό μειονέκτημα της ύπαρξης ενός αναλυτικού στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορεί να το βρείτε κρύο ή αδιάφορο.
• Διαισθητικό στυλ. Επικοινωνώντας με ένα διαισθητικό στυλ, προτιμάτε να καλύψετε ολόκληρη την εικόνα εντελώς και να αποφύγετε τις λεπτομέρειες, για το φόβο ότι θα μπλοκαριστεί σε αυτά. Αυτό σας επιτρέπει να πάτε κατευθείαν στην καρδιά του προβλήματος, αντί να το εξετάζετε σταδιακά. Το πλεονέκτημα αυτού του στυλ είναι ότι επικοινωνείτε γρήγορα και με ακρίβεια, διευκολύνοντας εύκολα τα μεγάλα και σύνθετα προβλήματα.Ωστόσο, σε μια κατάσταση που απαιτεί πραγματικά λεπτομέρειες, μπορεί να μην έχετε αρκετή υπομονή.

• Λειτουργικό στυλ. Αυτό το στυλ προϋποθέτει μεθοδικότητα, διαθεσιμότητα λεπτομερών σχεδίων, ακριβείς ημερομηνίες. Οι άνθρωποι που επικοινωνούν με αυτό το στυλ είναι καλοί καλλιτέχνες που δεν χάνουν τίποτα. Ένα πιθανό μειονέκτημα ενός λειτουργικού στυλ επικοινωνίας είναι ότι μπορεί να χάσετε την προσοχή του ακροατηρίου σας, ειδικά όταν μιλάτε με διαισθητικούς συνομιλητές.
• Προσωπικό στυλ. Επικοινωνώντας σε προσωπικό στυλ, αισθάνεστε μια συναισθηματική σύνδεση με έναν συνεργάτη και αυτό σας επιτρέπει να ανακαλύψετε αυτό που πραγματικά σκέφτεται. Είστε ένας καλός ακροατής και ένας καλός διπλωμάτης, ξέρετε πώς να εξομαλύνετε τις συγκρούσεις, να διατηρείτε καλές σχέσεις με πολλούς ανθρώπους. Αυτό το στυλ σας επιτρέπει να δημιουργείτε βαθιές προσωπικές σχέσεις. Οι άνθρωποι συχνά στρέφονται προς εσάς επειδή μπορείτε να συνδέσετε διαφορετικές ομάδες. Το μειονέκτημα αυτού του τρόπου επικοινωνίας είναι ότι μπορείτε μερικές φορές να ενοχλήσετε συνομιλητές αναλυτικού τύπου που τους αρέσουν σκληροί αριθμοί και λογικές συζητήσεις.

Δείτε το επόμενο βίντεο για τις πιο σημαντικές επιχειρηματικές δεξιότητες επικοινωνίας.