Επιχειρηματική εθιμοτυπία

Η αλληλογραφία υπηρεσίας είναι ένα πολύ ξεχωριστό είδος που πρέπει να καταλάβετε αν πρόκειται να ανεβείτε στη σταδιοδρομία. Οι καλές επιχειρηματικές δεξιότητες γραφής θα σας εξυπηρετήσουν πιστά: θα βοηθήσουν στην επικοινωνία με τους υφισταμένους, τους ανωτέρους και τους συνεργάτες σας, θα δώσουν έμφαση στην εκπαίδευση και τις προοπτικές σας. Το στυλ επικοινωνίας πρέπει να συγκρατείται, να επικεντρώνεται, χωρίς απόκλιση από το δεδομένο θέμα.

Οποιαδήποτε επικοινωνία: τόσο προσωπική όσο και γραπτή είναι η αλληλεπίδραση με τους ανθρώπους για την ανταλλαγή πληροφοριών, την εντύπωση, την επίτευξη συμφωνίας. Τίποτα δεν είναι αλλόκοτος σε εμάς, εμείς μερικές φορές δίνουμε ελευθερία στα συναισθήματα, αλλά στην επιχειρηματική σφαίρα δεν πρέπει να υπάρχει χώρος για την ταχεία εκδήλωση των συναισθημάτων μας, των χαρακτηριστικών γνωρισμάτων και της ιδιοσυγκρασίας μας.

Ένα σημαντικό χαρακτηριστικό της επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι ότι δεν μπορεί να διακοπεί στην μεσαία πρόταση. Για κάθε ληφθείσα επιστολή πρέπει να γράψετε μια απάντηση, ακόμα κι αν δεν την θέλετε. Εάν λάβατε μια κλήση και δεν είχατε χρόνο να παραλάβετε το τηλέφωνο, πρέπει να καλέσετε ξανά. Φυσικά, η επικοινωνία με μερικούς ανθρώπους είναι δυσάρεστη. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο ο κατάλογος των υποχρεωτικών ιδιοτήτων ενός διαχειριστή σημαίνει αντοχή στο στρες.

Μια επαγγελματική συνάντηση, μιλώντας στο τηλέφωνο ή στην επαγγελματική αλληλογραφία μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα έχει σίγουρα κάποιο σκοπό. Ως αποτέλεσμα, τα μέρη πρέπει να καταλήξουν σε συμπεράσματα, να συζητήσουν το σχέδιο, να συμφωνήσουν σε μια στρατηγική εταιρική σχέση κ.ο.κ.

Γραπτώς, υπάρχουν ίσως περισσότεροι περιορισμοί και συμβάσεις από ό, τι οι προφορικές. Η επικοινωνία με τον συνομιλητή άμεσα, αυτοπροσώπως, μπορούμε να εστιάσουμε τον ήχο σε ένα συγκεκριμένο γεγονός, να διευκρινίσουμε κάτι, αν ο συνομιλητής δεν μας καταλάβει. Εάν γίνει κάποιο λάθος ομιλίας, μπορούμε να το διορθώσουμε αμέσως. Αλλά στην επίσημη επιστολή πρέπει να είμαστε πολύ σαφείς και ακριβείς, έτσι ώστε οι λέξεις να μην συνεπάγονται διπλή ερμηνεία.

Είπαν: "Το χαρτί μπορεί να αντέξει τα πάντα", υπονοώντας ότι μπορείτε να γράψετε ακόμη και αναξιόπιστα γεγονότα. Είμαστε της γνώμης ότι Πρέπει να διεξάγετε επιχειρηματική αλληλογραφία όσο το δυνατόν ειλικρινέστερα. Με την ευκαιρία, τώρα χαρτί επιστολές πηγαίνει όλο και λιγότερο. Βασικά, αποστέλλονται συμβόλαια και άλλα έγγραφα. Στην περίπτωση αυτή, το επιστολόχαρτο χρησιμοποιείται ως απόδειξη της υψηλής κατάστασης του οργανισμού.

Σήμερα, στις περισσότερες περιπτώσεις, η επιχειρηματική αλληλογραφία λαμβάνει χώρα στον εικονικό χώρο και έχει τις δικές της ιδιαιτερότητες. Όταν ένας διάλογος μόλις αρχίζει, είναι συνηθισμένο να γράψω ένα χαιρετισμό στην εθιμοτυπία, για παράδειγμα: "Γεια σας, αγαπητό Oleg Sergeevich! ". Και στη επόμενη διεύθυνση κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας ο χαιρετισμός μπορεί να μειωθεί.

Η γραπτή επικοινωνία, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, απαιτεί συμμόρφωση με τα γλωσσικά πρότυπα και την άψογη παιδεία. Μετά από όλα, η αλληλογραφία θα ανοίξει ενώπιον του μορφωμένου συνομιλητή τους χώρους σας. Επομένως, σας συμβουλεύουμε να ελέγξετε γραπτά με τη βοήθεια ειδικών υπηρεσιών, αν δεν είστε σίγουροι για τις δικές σας γνώσεις.

Παραθέτουμε τους γενικούς κανόνες που απαιτούνται από την ηθική της ηλεκτρονικής επικοινωνίας. Είναι πολύ απλά, αλλά πολλά, δυστυχώς, τα παραμελούν:

• η αρχή κάθε φράσης γράφεται με κεφαλαίο γράμμα.
• στο τέλος της φράσης τίθεται μια κουκίδα έτσι ώστε να είναι σαφής η έννοια της ανάγνωσης.
• είναι χρήσιμο να χρησιμοποιήσετε μια λίστα με κουκκίδες ή αριθμημένες για να λύσετε το πρόβλημα και να προτείνετε λύσεις.
• για λόγους σαφήνειας, καλό είναι να χρησιμοποιείτε πίνακες, γραφήματα, διαγράμματα.
• Μην προσπαθήσετε να εμφανίσετε έναν ιδιαίτερα ευφυή, μορφωμένο συνομιλητή, μην περιπλέξετε απλές σκέψεις με υπερβολικές συμμετοχικές και αμερόληπτες στροφές.
• όσο πιο απλά εκφράζετε τις σκέψεις σας τόσο το καλύτερο.
• Παρόλο που στην καθημερινή ομιλία ο πολιτισμός απαιτεί αποφυγή φρασεολογίας, σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον επαγγελματική φρασεολογία και δανεισμό από τα αγγλικά θεωρούνται τώρα καλή μορφή (αλλά μην το παρακάνετε!).

Διακρίνονται οι ακόλουθοι τύποι μηνυμάτων:

• προσφορές προώθησης ·
• ευχαριστώ;
• συνοδεία ·
• εγγύηση;
• υπενθυμίσεις;
• προειδοποιήσεις ·
• προσφορές συνεργασίας.

Εκτός από τους γενικούς κανόνες, είναι σημαντικό να γνωρίζουμε κάποιες λεπτομέρειες σχετικά με την επιχειρηματική γραφή. Παρουσιάζουμε τους κανόνες που θα είναι κατάλληλοι στις περισσότερες περιπτώσεις.

Η αρχή ενός μηνύματος καλείται κεφαλίδα. Είναι το λογότυπο του οργανισμού. Είναι πάντα χρήσιμο να έχετε ένα πρότυπο με αυτό το λογότυπο στο χέρι (δηλαδή στην επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας).

Σε αντίθεση με την επικοινωνία εκτός σύνδεσης, οι σύγχρονοι κανόνες δεν υποχρεώνουν την υποδοχή του παραλήπτη, και μπορείτε αμέσως, καλώντας τον με το όνομα και την επωνυμία του, να δηλώσετε την ουσία του θέματος. Ωστόσο, πολλοί συνεχίζουν να γράφουν στην αρχή του μηνύματος: "Καλημέρα! "" Γεια σας! "" Καλησπέρα! "Ή" Χαιρετισμούς ". Και δεν υπάρχει καμία απόκλιση από τον κανόνα.

Απαιτήσεις για το κύριο μέρος της επιστολής δείχνουν ότι είναι η έννοια της αλληλογραφίας. Η διαίρεση του κειμένου σε παραγράφους θεωρείται καλή μορφή, ένα σημάδι προσεκτικής στάσης απέναντι στον συνομιλητή. Σε κάθε παράγραφο, μία ή άλλη πτυχή του θέματος ονομάζεται και αποκαλύπτεται. Εκτός από τον εντοπισμό του προβλήματος, είναι συνηθισμένο να προτείνουμε τρόπους επίλυσης του προβλήματος. Για να πω, να αποκαλύψω μια επιχειρηματική ιδέα σε μικρογραφία.

Στο τελευταίο μέρος του μηνύματος, μπορούν να εκφραστούν τόσο τυπικά όσο και πιο προσωπικά συναισθήματα. Η φράση "Χαιρετίζω ...", "Καλές προσδοκίες ..." ("καλές σχέσεις" στα αγγλικά) ή μια πιο συναισθηματική επιθυμία "Καλή μέρα! ".

Σε μια προσωπική υπογραφή, πρέπει να αναφέρετε το επώνυμο και το όνομα (και σε μερικούς κύκλους, επίσης και το μεσαίο όνομα). Θα πρέπει επίσης να υπάρχουν τηλεφωνικοί αριθμοί που μπορείτε να προσεγγίσετε: κινητή και γραφική πόλη. Πρόσφατα, μια ηλεκτρονική υπογραφή με ένα λογότυπο της εταιρείας έχει έρθει στη μόδα.

Ένας πρόσθετος σύνδεσμος με την ηλεκτρονική πύλη του οργανισμού λειτουργεί ως πρόσθετη διαφήμιση και στο μέλλον μπορεί να αυξήσει την επισκεψιμότητα αυτού του ιστότοπου.

Το μεγαλύτερο μέρος του προσωπικού του γραφείου διαθέτει ένα πολύ εκτεταμένο αρχείο επιστολών σε ένα ηλεκτρονικό γραμματοκιβώτιο. Προκειμένου ο συνομιλητής να μην συγχέεται με μια μακρά αλληλογραφία, συνιστάται να στείλετε ένα γράμμα με τη μορφή απάντησης. Όταν κάνετε κλικ στην αντίστοιχη πινακίδα στην αρχή της γραμμής του θέματος, εμφανίζεται η αγγλική συντομογραφία "Re ...". Αυτό είναι πολύ βολικό, επειδή ο παραλήπτης θα θυμάται αμέσως την πορεία της αλληλογραφίας.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε ολόκληρη την ιστορία της εικονικής επικοινωνίας με τον συνομιλητή και να αφήσετε μόνο τα πιο πρόσφατα ή πιο σημαντικά αποσπάσματα. Η σύγχρονη επιχειρηματική εθιμοτυπία απαιτεί αρκετά γρήγορη απάντηση στις επιστολές. Μετά από όλα, πίσω από τον υπολογιστή εργασίας, περνάμε ένα σημαντικό μέρος της ημέρας μας. Επιπλέον, τα μηνύματα μπορούν να ελεγχθούν από κινητές συσκευές.

Εάν το μήνυμα έχει ιδιαίτερη σημασία και επείγον, τότε επιτρέπεται η εγγραφή sms ή η πραγματοποίηση τηλεφωνικής κλήσης για να σας υπενθυμίσουμε την επιστολή.

Στη δημιουργική κοινότητα, η χρήση γραμματοσήμων δεν γίνεται αποδεκτή και, επιπλέον, γελοιοποιείται και καταδικάζεται. Αλλά στην επαγγελματική αλληλογραφία, τα γραμματόσημα βοηθούν να αντικατοπτρίζουν τυποποιημένες καταστάσεις.

Είναι χρήσιμο να αποκτήσετε τον εαυτό σας μια εικονική γουρουνάκι με σταθερές εκφράσεις και φράσεις. Μετά από όλα, η δομημένη επικοινωνία, η εργασία γραφείου και η επίλυση επίσημων θεμάτων βασίζονται σε αυτά τα κλισέ. Για παράδειγμα, η συμπάθεια εκφράζεται από τον κύκλο εργασιών "Δυστυχώς, είμαστε αναγκασμένοι να σας ενημερώσουμε ...". Το αίσθημα της εκτίμησης αντικατοπτρίζεται σε αυτή τη φόρμουλα: "Σας ευχαριστώ για την ανεκτίμητη συνεισφορά σας ...". Και τέλος, χαρά: "Είμαστε υπερήφανοι που σας ενημερώσουμε ότι ...". Αλλά η τελευταία φράση: "Βασίζουμε στην περαιτέρω γόνιμη συνεργασία" εκφράζει την ελπίδα για περαιτέρω επιχειρηματικές επαφές.

Έτσι, μιλήσαμε για την εθιμοτυπία της επαγγελματικής αλληλογραφίας. Αυτοί οι κανόνες είναι απαραίτητοι προκειμένου να γίνει η επικοινωνία όσο το δυνατόν πιο άνετη και γόνιμη. Χρησιμοποιήστε τα, και θα δείτε ότι οι υποθέσεις σας στην υπηρεσία πήγαν ομαλά!

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τους κανόνες της επαγγελματικής αλληλογραφίας, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ανατρέξτε στο παρακάτω βίντεο.