Στάδια επιχειρηματικής επικοινωνίας

Η επικοινωνία είναι μια διαδικασία αλληλεπίδρασης μεταξύ των ανθρώπων, η οποία καλύπτει την ανταλλαγή, την αξιολόγηση και την κατανόηση των πληροφοριών. Όταν πρόκειται για επιχειρηματική επικοινωνία, χρησιμοποιούνται ορισμένοι κανόνες και κανονισμοί που συμβάλλουν στην πιο άνετη αλληλεπίδραση των εταίρων. Λαμβάνοντας υπόψη τη σωστή σειρά συμμόρφωσης με τα απαραίτητα στάδια της επιχειρηματικής επικοινωνίας, εξασφαλίζεται η επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος, προτιμάται και για τους δύο εταίρους.

Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι μια διαδικασία πολλαπλών σταδίων, η οποία περιλαμβάνει τη δημιουργία και την περαιτέρω βελτίωση των διασυνδέσεων μεταξύ ατόμων που σχετίζονται με συγκεκριμένες ανάγκες. Αυτή η διαδικασία περιλαμβάνει τη μεταφορά σημαντικών πληροφοριών, την ανάπτυξη της έννοιας της αλληλεπίδρασης, της αντίληψης και της κατανόησης του συνομιλητή.

Η επιχειρηματική επικοινωνία έχει μια σειρά χαρακτηριστικών, η γνώση των οποίων θα βοηθήσει στην κατανόηση της ουσίας αυτού του τύπου αλληλεπίδρασης:

• Τιμή φήμης. Στην επιχείρηση, το πρόσωπο της επιχείρησης είναι η φήμη, η οποία είναι το θεμέλιο πάνω στο οποίο η επιτυχία της εταιρείας είναι χτισμένη στο μέλλον. Για το λόγο αυτό, η επιχειρησιακή επικοινωνία στοχεύει στη διατήρηση και την προστασία της.
• Σαφήνεια και ακρίβεια. Ένας σαφής και σαφής ορισμός των στόχων εξασφαλίζει την αποτελεσματική επαγγελματική ανάπτυξη, διευκολύνοντας την ταχεία αυτο-οργάνωση και τον σχηματισμό της ευθύνης.
• Κοινή επιχείρηση, κερδοφόρα και για τα δύο μέρη. Στην επιχειρηματική αλληλεπίδραση, δεν μπορείτε να φροντίσετε για την ευημερία μόνο μιας πλευράς. Η ενότητα των εταίρων και η αμοιβαία επωφελή θέση εξασφαλίζουν την επιτυχία και ένα εξαιρετικό αποτέλεσμα και για τα δύο μέρη.

Το αποτέλεσμα της επιχειρηματικής επικοινωνίας εξαρτάται από το πόσο προσεκτικά οργανώνεται η διαδικασία. Στη δομή της επικοινωνίας των επιχειρήσεων μπορεί να διακρίνει ορισμένα στάδια. Για να επιτύχει κανείς τον επιδιωκόμενο στόχο, θα βοηθήσει στη γνώση των βασικών σημείων της επικοινωνίας και των κανόνων συμπεριφοράς που αντιστοιχούν σε κάθε στάδιο.

Αυτό το στάδιο περιλαμβάνει την άμεση οργάνωση της συνάντησης. Στο πρώτο στάδιο είναι απαραίτητο να καταρτιστεί ένα σχέδιο με συγκεκριμένες ερωτήσεις και διάφορες λύσεις στο πρόβλημα. Είναι απαραίτητο να αναλυθούν οι απόψεις του διαπραγματευτικού εταίρου και να επιλεγεί η πιο ευεργετική στρατηγική σχέσεων. Συνιστάται να κάνετε μια πρόβλεψη για το αποτέλεσμα της συνομιλίας. Το προπαρασκευαστικό στάδιο ολοκληρώνεται από τις οργανωτικές στιγμές: προσδιορισμός του τόπου και της ώρας της συνάντησης.

Το ψυχολογικό πορτραίτο του συνομιλητή, το οποίο αναπτύσσεται στα μάτια σας, εξαρτάται από ορισμένες περιστάσεις, τη διάρκεια της γνωριμίας, πληροφορίες για το άτομο που έλαβε από άλλους υπαλλήλους. Υπάρχουν λεκτικές και μη λεκτικές συμπεριφορές που επιτρέπουν να δημιουργηθεί ένα ψυχολογικό πορτρέτο του συνομιλητή:

• τρόπος ομιλίας (περιεχόμενο, συνέπεια, διάρκεια, εκφραστικότητα και ιδιαιτερότητες του λόγου) ·
• χειρονομίες και εκφράσεις προσώπου.
• συγκεκριμένες ενέργειες (κινήσεις και στάσεις ενός ατόμου, απόσταση μεταξύ συνομιλητών, πινελιές) ·
• σωματικές κινήσεις (αγγίζοντας, χτυπώντας, χαϊδεύοντας).

Μια σημαντική λειτουργία κατά τη δημιουργία ενός ψυχολογικού πορτρέτου εκτελεί τη μελέτη της εμφάνισης του συνομιλητή. Αυτές είναι οι προτιμήσεις στην ένδυση, την καθαριότητα, την καθαριότητα και την άψογη εμφάνιση, την τήρηση των τάσεων της μόδας ή την αδιαφορία για αυτά, την αντιγραφή ρούχων που φορούν άλλοι.

Ορίζοντας το ψυχολογικό πορτρέτο του εργαζομένου, είναι απαραίτητο να επικεντρωθεί στην προσωπικότητά του:

• φύση (συμφέροντα, αρχές, σχέδια, προτιμήσεις) ·
• συμπεριφορά (ικανότητα, δεξιότητες ζωής, επαγγελματική εμπειρία) ·
• η πνευματική πλευρά της προσωπικότητας (μοναδικά χαρακτηριστικά των διαδικασιών και ιδιοτήτων των πνευματικών, γνωστικών και συναισθηματικών σφαιρών).
• κοινωνικές και ψυχολογικές πτυχές (καθεστώς, κοινωνικός ρόλος, τρόπος ζωής και ιδιαιτερότητες της εργασίας) ·
• βιοψυχικές ιδιότητες (ιδιοσυγκρασία, φύλο και ηλικία του συνομιλητή, κατάσταση της υγείας) ·
• σχηματισμό επαφών.

Για να καθιερωθεί επιχειρηματική επικοινωνία, είναι απαραίτητο να δημιουργηθεί μια ατμόσφαιρα ευνοϊκή για τη διεξαγωγή μιας σοβαρής συζήτησης, η οποία να περιλαμβάνει την επίδειξη καλής θέλησης και ενδιαφέροντος για έναν εταίρο. Αυτό θα συμβάλει σε ένα μαλακό χαμόγελο, ευγενικό χαιρετισμό και μια παύση, δίνοντας στο άλλο πρόσωπο την ευκαιρία να συμμετάσχει στη συζήτηση και να συμμετάσχει άμεσα σε αυτήν.

Μια τυποποιημένη συζήτηση ξεκινά με την υλοποίηση των ακόλουθων ενεργειών: αποκάλυψη των στόχων, απόδοση των εταίρων από τη μία πλευρά και την άλλη, φωνή του θέματος, παρουσίαση του ατόμου που διεξάγει τη συζήτηση, ανακοίνωση της σειράς έρευνας του θέματος.

Αυτό το στάδιο είναι απαραίτητο για να καθοριστεί ένα κατάλληλο σχέδιο διαπραγμάτευσης και να αυξηθεί το ενδιαφέρον για την αλληλεπίδραση από τον εταίρο. Αυτή η διαδικασία μπορεί να βοηθήσει ένα αστείο, το οποίο θα ήταν κατάλληλο για τον τόπο και το χρόνο.

Θα πρέπει επίσης να προσδιορίσει τους ρόλους που θα διαδραματίσουν τα μέρη κατά τη διάρκεια της επιχειρηματικής επικοινωνίας. Η διαδικασία επιταχύνεται με απομίμηση ενός συνεργάτη, μια καθρέφτη εικόνα της στάσης του, πλαστικά, τόνος φωνής, χειρονομίες. Μετά από κάποιο χρονικό διάστημα (5-10 λεπτά), είναι δυνατή η μετάβαση στην ανακοίνωση των συνθηκών. Απαιτούνται ίσες θέσεις. Μπορείτε να μετακινηθείτε σε μια άλλη θέση, η οποία εκδηλώνεται με μη λεκτική επικοινωνία.

Κατά τη διάρκεια αυτής της φάσης, πρέπει να δοθεί έμφαση στις ομοιότητες, όχι στις διαφορές. Χάρη σε αυτές τις διαπραγματεύσεις θα συμβάλει στην επίτευξη του επιθυμητού αποτελέσματος. Σε περίπτωση ανυπόληπτων διαφορών, συνιστάται να μετακινηθείτε σε μια ουδέτερη θέση που δεν συνεπάγεται τη δική σας αξιολόγηση.

Θυμηθείτε ότι απαιτούνται επιτακτικοί λόγοι. Σε αυτή την περίπτωση, θα πρέπει να ακολουθήσετε ορισμένους κανόνες:

• Η παρουσίαση των σκέψεων θα πρέπει να γίνεται με απλές, κατανοητές, ακριβείς και πειστικές φράσεις.
• Θα ήταν σκόπιμο να προσαρμοστούν τα επιχειρήματα στην ταυτότητα του εταίρου.
• Συνιστάται να παρουσιάσετε σαφώς και με σαφήνεια τα αποδεικτικά στοιχεία σας.
• Μιλώντας για το πρόβλημα, πρέπει να είστε σταθεροί: δεν μπορείτε να δώσετε αν είστε σίγουροι κατά τη γνώμη σας.
• Πρέπει πάντα να υπάρχει ένα βαρύ στοιχείο στο αποθεματικό που επιβεβαιώνει τις διατριβές (σε περίπτωση που ο συνομιλητής αρχίζει να αμφιβάλλει για την απόφαση).
• Συνιστάται η εφαρμογή αξιόπιστων στοιχείων που θα βοηθούσαν τον συνομιλητή να λάβει μια απόφαση χωρίς καθυστέρηση.
• Μην παραιτηθείτε μέχρι κάποιος σύντροφος να επιβεβαιώσει τελικά την άρνησή του.
• Πρέπει να χρησιμοποιήσετε τα πιο πειστικά επιχειρήματα υπέρ της θέσης σας, προσπαθώντας να εκφράσετε σκέψεις με τέτοιο τρόπο ώστε να ενδιαφέρονται πλήρως οι συνομιλητές.

Κατά την αλληλεπίδραση, είναι πάντα δύσκολο να αποφευχθούν διάφορες συζητήσεις. Το κύριο καθήκον που πρέπει να αντιμετωπιστεί σε μια τέτοια κατάσταση είναι να αποδείξει την ορθότητα του συνεργάτη σας (εξαλείφοντας τις αμφιβολίες, προσδιορίζοντας τα κίνητρα αντίστασης, αμυντική αντίδραση, σκέψεις για τακτικές). Ταυτόχρονα, θα πρέπει να αποφεύγονται κρίσιμες κρίσεις, αλλιώς όλα θα αποδειχθούν το αντίθετο αποτέλεσμα.

Αν καταλήξετε σε κατανόηση, η περαιτέρω αλληλεπίδραση δεν θα προκαλέσει σοβαρές δυσκολίες. Μετά από αυτό, θα πρέπει να βρείτε ένα κοινό όφελος. Ο εταίρος πρέπει να έχει την ευκαιρία να αναλάβει την πρωτοβουλία.

Η συμμετοχή του στην επίτευξη του επιθυμητού στόχου θα πρέπει να παρακολουθείται. Αν η δική σας απόφαση είναι πολύ ισχυρότερη από αυτή του συνομιλητή, τότε θα πρέπει να εξετάσετε προσεκτικά την πρότασή του και να εξηγήσετε γιατί πρέπει να εξευγενιστεί η ιδέα, σε ποια βάση είναι πιο κερδοφόρο να υιοθετήσετε μια διαφορετική θέση.

Τα διατυπωμένα κριτήρια θα πρέπει να μεταφραστούν στην τελική έκδοση. Μετά από αυτό, πρέπει να προχωρήσετε σε μια συμφωνία. Συνιστάται να περιγραφούν με περισσότερες λεπτομέρειες οι υποχρεώσεις που ανέλαβε κάθε μέρος. Μόλις ληφθεί η απόφαση, οι ευχαριστίες που εκφράζει ο συνομιλητής θα είναι κατάλληλες.

Το τελικό στάδιο της επιχειρηματικής επικοινωνίας διαδραματίζει πολύ σημαντικό ρόλο, οπότε πρέπει να δοθεί η ίδια προσοχή με όλες τις προηγούμενες. Η τελική γνώμη έχει αντίκτυπο στην εικόνα του συνομιλητή στο σύνολό του και στις εταιρικές σχέσεις που υποστηρίζονται και σχεδιάζονται επί του παρόντος στο μέλλον. Πρέπει να συνεχίσει να δείχνει καλή θέληση, σεβασμό και διακριτικότητα.

Η επιχειρηματική επικοινωνία θα ωφελήσει και θα εγγυηθεί καλά αποτελέσματα όταν χρησιμοποιηθεί σύμφωνα με τους κανόνες και τις συστάσεις:

• Ποτά (τσάι, καφές) προσφέρονται κατά την κρίση του ιδιοκτήτη ή κατά τη διάρκεια παρατεταμένων διαπραγματεύσεων.
• Δεν μπορείτε να πραγματοποιείτε τηλεφωνικές κλήσεις κατά τη διάρκεια των επιχειρηματικών διαπραγματεύσεων. Είναι καλύτερο να απενεργοποιήσετε το τηλέφωνο αυτή τη στιγμή. Είναι απαραίτητο να δείξουμε σεβασμό για τον εταίρο και τη γενική διαδικασία της επιχειρηματικής αλληλεπίδρασης.
• Αφήστε ένα δωμάτιο όταν απαγορεύεται η διαπραγμάτευση. Μια εξαιρετική περίπτωση είναι η ανάγκη για ιατρική περίθαλψη.
• Η διατήρηση των σημειώσεων εργασίας είναι ευπρόσδεκτη, καθώς αυτό δίνει έμφαση στο ενδιαφέρον και την προσοχή στον εταίρο.
• Ένα σημάδι καλής γεύσης - μην κάνετε ερωτήσεις σχετικά με το εμπορικό μυστικό του συνεργάτη. Αυτό βοηθά στην αποφυγή αμηχανίας και δυσάρεστης θέσης.

Όλα σχετικά με σημαντικές δεξιότητες επικοινωνίας επιχειρήσεων, δείτε το παρακάτω βίντεο.