Psychologie der Geschäftskommunikation

Geschäftsleute haben heute viele Möglichkeiten, mit Kunden, Kollegen und anderen Interessenten zu kommunizieren. Das Verständnis der Art der Geschäftskommunikation kann dazu beitragen, die Unternehmensziele zu erreichen und das tägliche Management zu steuern.

In der Psychologie bedeutet der Begriff "Kommunikation" den Austausch von Informationen zwischen Menschen durch ein gemeinsames Symbolsystem. Diese Definition von Kommunikation umfasst zwei Aspekte:

• Erstens wird etwas übermittelt, beispielsweise Tatsachen, Gefühle, Ideen usw. Dies bedeutet, dass jemand während des Kommunikationsprozesses die übertragenen Informationen erhalten muss.
• Zweitens betont die obige Definition das Element des Verstehens im Kommunikationsprozess. Ein Verständnis wird nur dann erreicht, wenn der Empfänger der Nachricht diese im selben Sinne wie der Absender versteht. Daher ist die korrekte Interpretation der Nachricht von großer Bedeutung.

Geschäftskommunikation ist der Austausch von Informationen, Fakten und Ideen, die sich auf das Geschäft beziehen. In Zeiten der Globalisierung erfordert jedes Unternehmen, ob groß oder klein, eine ordnungsgemäße Geschäftskommunikation, sowohl im internen als auch im externen Umfeld.

Die Hauptmerkmale der Geschäftskommunikation umfassen die folgenden Komponenten:

• Segmentierung Es ist auch in kleinen Organisationen falsch anzunehmen, dass alle Mitarbeiter die gleichen Bedürfnisse, Interessen und Wünsche haben, wenn es um geschäftliche Kommunikation geht. Effektive Geschäftskommunikation ist segmentiert, um die Bedürfnisse bestimmter Zielgruppen zu erfüllen. Zum Beispiel haben Mitarbeiter, die in einer administrativen Umgebung arbeiten, andere Anforderungen und einen anderen Zugang zu Informationen als Mitarbeiter, die in einer Produktionsumgebung arbeiten.
• Konkretheit. Effektive Geschäftskommunikation sollte spezifisch sein, und je spezifischer sie ist, desto mehr wird sie ihrer Spezifität gerecht.
• Genauigkeit Wenn Informationen ungenau sind, geht ihre Glaubwürdigkeit verloren. Der Absender dieser Informationen verliert ebenfalls das Vertrauen. Effektive geschäftliche Kommunikation sollte sowohl in Bezug auf übertragene Inhalte als auch in Bezug auf einfache Dinge wie Grammatik, Rechtschreibung und Satzzeichen zutreffend sein.
• Aktualität Die Mitarbeiter sollten sich darüber im Klaren sein, was in ihren Organisationen und im Außenumfeld geschieht, da dies sie betrifft. Eine zeitnahe Kommunikation mit den Mitarbeitern ist schwieriger als je zuvor, aber wichtig für eine effektive Geschäftskommunikation.

• Wiederholgenauigkeit. Wenn eine Nachricht nur einmal gesendet wird, können Sie nicht sicher sein, dass sie den Empfänger erreicht hat. Effektive Geschäftskommunikation erfordert eine häufige Kommunikation, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die erforderlichen Informationen verfügen. Darüber hinaus ändern sich die Mitarbeiter, manche verlassen das Unternehmen, andere treten in das Unternehmen ein, und all dies erfordert eine Aktualisierung der Informationen.
• Mehrkanal. Das Geschäft verfügt über viele Kommunikationskanäle - von den traditionellen (Print-, Bulletin-Boards, Meetings) bis hin zu neuen E-Mails (Blogs, Websites für soziale Netzwerke). Alle diese Kanäle müssen genutzt werden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Informationen unter verschiedenen Bedingungen erhalten.
• Unmittelbarkeit Experten zufolge ist die direkte Kommunikation immer noch die effektivste und sollte nach Möglichkeit eingesetzt werden. In sehr großen Organisationen kann dies natürlich schwierig sein, aber selbst dann können Alternativen Videokonferenzen oder die Verwendung von Webinaren umfassen.
• Verfügbarkeit von Rückmeldungen. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, Feedback, Meinungen und Gedanken mit Managern und Arbeitgebern zu teilen. Die bilaterale Kommunikation ist sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber wirksam.

Manchmal müssen Sie mit jemandem zusammenarbeiten, den Sie nicht mögen oder den Sie einfach nicht leiden können. Aber für Ihre Arbeit ist es wichtig, gute Geschäftsbeziehungen mit ihnen zu pflegen. Versuchen Sie in diesem Fall, die Person kennenzulernen. Er weiß wahrscheinlich genau, dass Sie ihn nicht mögen, also machen Sie den ersten Schritt: beginnen Sie ein vertrauliches Gespräch oder laden Sie ihn ein, gemeinsam zu essen. Konzentrieren Sie sich während des Gesprächs darauf, Dinge zu finden, die Sie möglicherweise gemeinsam haben: Fragen Sie nach Familie, Interessen, Erfolgen der Vergangenheit.

Unternehmenskultur ist wichtig für eine erfolgreiche Geschäftskommunikation. Es trägt zur Aufrechterhaltung der Geschäftsetikette bei der Arbeit bei. Darüber hinaus zeigt die Forschung in diesem Bereich einen direkten Zusammenhang zwischen der Unternehmenskultur und dem Handelsumsatz von Unternehmen.

Experten nennen sechs psychologische Grundprinzipien der Geschäftskommunikation:

• Gegenseitigkeit. Gegenseitigkeit in der Wirtschaft bedeutet gegenseitige Erwartungen beim Werteaustausch. Wenn eine Person etwas gibt, wird erwartet, dass der Empfänger auch etwas zurückgibt. Gegenseitigkeit schafft Vertrauen zwischen den Partnern, und ihre Beziehung entwickelt sich zum Besseren.
• Überzeugungskraft Produktkenntnisse, Trends und Forschungsergebnisse im Bereich Verhandlung werden Sie viel überzeugender machen. Es ist wichtig, Ihr Bewusstsein zu zeigen, um das Vertrauen Ihres Partners zu gewinnen.
• Verpflichtung. Erfüllen Sie immer Ihre Verpflichtungen, nicht nur schriftlich, sondern auch mündlich. Denken Sie daran, dass selbst ein Handschlag ein Symbol der Zustimmung ist. Wenn es Ihnen schwer fällt, sich an das zu erinnern, was Sie einmal gesagt haben, schreiben Sie es auf. Sie machen den Eindruck einer obligatorischen Person.
• Sequenz Seien Sie stets konsequent in Ihren Handlungen und Taten und ändern Sie niemals Ihre Geschäftsgrundsätze.
• Konsens anstreben. Konsens bedeutet, dass jeder die Entscheidung akzeptiert und unterstützt und die Gründe für ihre Annahme versteht. Ein Konsens ist zwischen den Partnern möglich, wenn sie gemeinsame Werte und Ziele haben, und es besteht Einigkeit über bestimmte Themen und eine gemeinsame Richtung.
• Persönliches Mitgefühl. Wir neigen eher dazu, mit Menschen zu interagieren, die deutlich machen, dass sie uns mögen und in deren Gegenwart wir uns wichtig fühlen. Die körperliche Attraktivität spielt dabei eine gewisse Rolle, aber die Ähnlichkeit ist auch sehr effektiv. Wir appellieren an Menschen, die uns in Kleidung, Alter und sozioökonomischem Status ähnlich sind.

Kommunikation ist ethisch, wenn sie direkt, ehrlich und gegenseitig ist. Wenn Kommunikation dazu bestimmt ist, die Wahrheit zu verbergen oder einer anderen Person zu schaden, kann sie nicht ethisch sein.

Obwohl Ethik nicht gleichbedeutend mit Moral ist, besteht ein enger Zusammenhang zwischen diesen Begriffen: Moral ist eine Vorstellung davon, was richtig und was falsch ist, und Ethik sind Verhaltensprinzipien, die von moralischen Überzeugungen beeinflusst werden. Daher hängt die Ethik der Kommunikation stark von moralischen Prinzipien ab:

• Ehrlichkeit. Im Allgemeinen ist ethische Kommunikation eine ehrliche Kommunikation. Es gibt zwar Zeiten, in denen es ethischer wäre, beispielsweise den angeblichen Mörder über den Verbleib des potenziellen Opfers zu belügen, aber diese Fälle sind eher die Ausnahme als die Regel. Ehrlichkeit ist dabei mehr als nur die Wahrheit. es bedeutet, offen zu sein und alle Informationen freiwillig zur Verfügung zu stellen, selbst wenn dies Ihre eigenen kurzfristigen Interessen gefährdet. Vertrauen in Menschen ist eng mit Ehrlichkeit verbunden. Eine vertrauensvolle Umgebung zu schaffen ist der Weg zu ethischer Kommunikation in einer geschäftlichen Umgebung.
• Offenheit. Offenheit ist einer der Schlüsselpunkte ethischer Kommunikation. In der Kommunikation bedeutet dies, offen für unterschiedliche Ideen und Meinungen zu sein und bereit zu sein, sich selbst zu äußern, selbst wenn Sie nicht erwarten, dass sie akzeptiert werden.

• Treue. Im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation bedeutet Loyalität, Zeit und Ressourcen für die vollständige Erörterung von Problemen bereitzustellen. Nur dann haben alle die Chance, gehört zu werden.
• Konsensbildung. Ethische Kommunikation konzentriert sich auf Ziele und nicht auf den Status. Der Kommunikationsstil, in dem sich verschiedene Gruppen in gegnerischen Lagern zusammenschließen und sich in erster Linie auf ihre eigenen Interessen konzentrieren, gibt der gesamten Organisation nichts. Ethisch für eine Organisation ist ein Kommunikationsstil, bei dem die Menschen Konsens suchen, nicht Widerspruch und sich darauf konzentrieren, das zu tun, was sie für das Unternehmen können. Da die Unterstützung der Organisation ein moralischer Imperativ ist, ist das Erreichen eines Konsenses ein ethischer Kommunikationsstil.

Es wird angenommen, dass es sechs Hauptarten von Gesprächspartnern gibt. Um sich besser auf wichtige Gespräche vorzubereiten, ist es wichtig zu wissen, um welchen Typ es sich handelt:

• Reflektierend. Sie sind ein nachdenklicher Gesprächspartner, wenn Sie im Verlauf der Kommunikation die Stimmung Ihres Partners spüren. Ihre Sprache ist leise, ruhig, Sie sind einfühlsam, Sie verstehen den Gesprächspartner, und Sie möchten Beziehungen zu anderen Menschen aufbauen.
• Der Richter Sie sind der Gesprächspartner des Typs "Richter", wenn Sie Themen und Probleme analysieren, die wichtigsten Punkte herausfinden und sie anderen effektiv erklären. Sie führen das Gespräch und führen es direkt und überzeugend.
• Noble. Sie sind eine Art "edler" Gesprächspartner, wenn Sie offene Kommunikation mögen und es für andere einfach ist, mit Ihnen zu kommunizieren. Sie sind auch fokussiert und gehen immer direkt zum Ziel.
• MP. Der Gesprächspartner des Typs "Stellvertreter" ist diplomatisch und verwendet Kommunikation, um Konflikte zu beenden. Er spricht auch leise, ist charmant und lässt die Menschen sich wohl fühlen.
• Sokrates Der Gesprächspartner des Sokrates-Typs kennt sich bestens mit der Lösung von Problemen aus und überzeugt andere, er mag lange Debatten. Er ist detailliert und gut informiert, und seine Meinungen werden von anderen geschätzt.
• Offiziell. Der Gesprächspartner dieses Typs nutzt Kommunikation, um seine Träume zu verwirklichen und bei der Arbeit und zu Hause erfolgreich zu sein. Dies ist ein aufschlussreicher und strategisch denkender Typ.

Experten sagen, dass es vier grundlegende Kommunikationsstile gibt: analytisch, intuitiv, funktional und persönlich. Kein Kommunikationsstil ist von Natur aus besser als ein anderer. Die Wahl des falschen Kommunikationsstils für ein bestimmtes Publikum kann jedoch zu Problemen führen:

• Analytischer Stil. Für die Kommunikation in einem analytischen Stil wird mit harten Daten und reellen Zahlen gearbeitet. Menschen, die in diesem Stil kommunizieren, vermeiden es, Gefühle und Emotionen während eines Gesprächs auszudrücken. Der große Vorteil eines analytischen Kommunikationsstils besteht darin, dass Sie Probleme logisch und unparteiisch analysieren können. Das bedeutet, dass die Leute sehen, dass Sie gut informiert sind und über viel analytische Erfahrung verfügen. Der potenzielle Nachteil eines analytischen Kommunikationsstils besteht darin, dass Sie ihn möglicherweise kalt oder unempfindlich finden.
• Intuitiver Stil. Bei einer intuitiven Kommunikation ziehen Sie es vor, das gesamte Bild vollständig abzudecken und auf Details zu verzichten, da Sie befürchten, sich darin zu verstecken. Auf diese Weise können Sie direkt zum Kern des Problems gehen, anstatt es schrittweise zu betrachten. Der Vorteil dieses Stils ist, dass Sie schnell und genau kommunizieren und sich leicht in große und komplexe Probleme einarbeiten können.In einer Situation, die wirklich Details erfordert, haben Sie möglicherweise nicht genug Geduld.

• Funktionaler Stil. Dieser Stil setzt die Methodik, die Verfügbarkeit detaillierter Pläne und die genauen Daten voraus. Menschen, die in diesem Stil kommunizieren, sind gute Künstler, die nichts vermissen. Ein potenzieller Nachteil eines funktionalen Kommunikationsstils besteht darin, dass Sie die Aufmerksamkeit Ihres Publikums verlieren, insbesondere wenn Sie mit intuitiven Konversationspartnern sprechen.
• Persönlicher Stil. Sie kommunizieren in persönlichem Stil und fühlen sich emotional mit einem Partner verbunden. So können Sie herausfinden, was er wirklich denkt. Sie sind ein guter Zuhörer und ein guter Diplomat, Sie wissen, wie Sie Konflikte ausgleichen und gute Beziehungen zu vielen Menschen pflegen. Dieser Stil ermöglicht es Ihnen, tiefe persönliche Beziehungen aufzubauen. Die Leute wenden sich oft an Sie, weil Sie verschiedene Gruppen verbinden können. Der Nachteil dieses Kommunikationsstils besteht darin, dass Sie Gesprächspartner eines analytischen Typs, die harte Zahlen und logische Diskussionen bevorzugen, manchmal stören können.

Das nächste Video zeigt die wichtigsten Fähigkeiten für die Geschäftskommunikation.