Geschäftsetikette

Service-Korrespondenz ist ein ganz besonderes Genre, das Sie beherrschen müssen, wenn Sie die Karriereleiter erklimmen möchten. Gute Geschäftsschreibfähigkeiten werden Ihnen treu dienen: Sie helfen bei der Kommunikation mit Untergebenen, Vorgesetzten und Partnern, unterstreichen Ihre Ausbildung und Sichtweise. Der Kommunikationsstil sollte zurückhaltend und konzentriert sein, ohne vom vorgegebenen Thema abzuweichen.

Jede Kommunikation: sowohl persönlich als auch schriftlich ist eine Interaktion mit Menschen, um Informationen auszutauschen, einen Eindruck zu hinterlassen und eine Einigung zu erzielen. Nichts Menschliches ist uns fremd, manchmal lassen wir Emotionen freien Lauf, aber im Geschäftsbereich sollte es keinen Platz für die rasche Manifestation unserer Gefühle, Charaktereigenschaften und unseres Temperaments geben.

Ein wichtiges Merkmal der Geschäftskommunikation ist, dass sie nicht mitten im Satz unterbrochen werden kann. Für jeden erhaltenen Brief müssen Sie eine Antwort schreiben, auch wenn Sie es nicht wollen. Wenn Sie einen Anruf erhalten haben und keine Zeit hatten, den Hörer abzunehmen, müssen Sie zurückrufen. Natürlich ist die Kommunikation mit einigen Menschen unangenehm. Aus diesem Grund bedeutet die Liste der obligatorischen Eigenschaften eines Managers Stresstoleranz.

Ein Geschäftstreffen, ein Telefongespräch oder eine Geschäftskorrespondenz per E-Mail haben mit Sicherheit einen Zweck. Infolgedessen müssen die Parteien Schlussfolgerungen ziehen, das Projekt erörtern, eine strategische Partnerschaft vereinbaren und so weiter.

Beim Schreiben gibt es vielleicht mehr Einschränkungen und Konventionen als beim Mündlichen. Wenn wir direkt mit dem Gesprächspartner persönlich kommunizieren, können wir die Intonation auf eine bestimmte Tatsache konzentrieren, etwas klarstellen, wenn der Gesprächspartner uns nicht verstanden hat. Wenn ein Sprachfehler gemacht wird, können wir ihn sofort beheben. Aber im offiziellen Brief müssen wir sehr klar und präzise sein, damit die Wörter keine doppelte Interpretation implizieren.

Sie sagten immer: "Papier kann alles aushalten", was bedeutet, dass man sogar unzuverlässige Fakten schreiben kann. Wir sind der Meinung, dass Sie müssen Geschäftskorrespondenz so ehrlich wie möglich führen. Übrigens, Papierbriefe gehen jetzt immer weniger. Grundsätzlich handelt es sich um Versandverträge und andere Dokumente. In diesem Fall wird der Briefkopf als Beweis für den hohen Status der Organisation verwendet.

Heutzutage findet die Geschäftskorrespondenz in den meisten Fällen im virtuellen Raum statt und hat ihre eigenen Besonderheiten. Wenn ein Dialog gerade erst beginnt, ist es üblich, einen Gruß auf die Etikette zu schreiben, zum Beispiel: „Hallo, lieber Oleg Sergeevich! ". Und an der nachfolgenden Adresse während des Arbeitstages kann die Begrüßung abgesenkt werden.

Schriftliche Kommunikation, einschließlich E-Mail, setzt die Einhaltung von Sprachstandards und einwandfreie Lese- und Schreibkenntnisse voraus. Immerhin wird die Korrespondenz vor dem gebildeten Gesprächspartner Ihre Räume öffnen. Wir empfehlen Ihnen daher, schriftlich mit Hilfe von speziellen Diensten zu prüfen, ob Sie sich über Ihr eigenes Wissen nicht ganz sicher sind.

Wir listen die allgemeinen Regeln auf, die von der Ethik der elektronischen Kommunikation verlangt werden. Sie sind recht einfach, aber viele, leider, vernachlässigen sie:

• Der Anfang jedes Satzes wird mit einem Großbuchstaben geschrieben.
• am Ende der Phrase wird ein Punkt gesetzt, damit die Bedeutung des Lesens klar ist;
• Es ist nützlich, eine Liste mit Aufzählungszeichen oder Nummern zu verwenden, um das Problem zu lösen und Lösungen vorzuschlagen.
• Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Tabellen, Grafiken und Diagramme verwendet werden.
• Versuchen Sie nicht, als besonders intelligenter, gebildeter Gesprächspartner aufzutreten, und komplizieren Sie einfache Gedanken nicht mit übermäßigen partizipativen und unparteiischen Wendungen.
• Je einfacher Sie Ihre Gedanken ausdrücken, desto besser.
• Während in der Alltagssprache Kultur das Vermeiden von Jargon erfordert, gelten in einem Geschäftsumfeld Fachjargon und das Ausleihen aus dem Englischen als gute Form (aber übertreiben Sie es nicht!).

Folgende Nachrichtentypen werden unterschieden:

• Werbeangebote;
• danke;
• begleitend;
• Garantie;
• Erinnerungen;
• Warnungen;
• Angebote der Zusammenarbeit.

Zusätzlich zu den allgemeinen Regeln ist es wichtig, einige Details des Geschäftsschreibens zu kennen. Wir präsentieren die Regeln, die in den meisten Fällen angemessen sind.

Der Anfang einer E-Mail wird als Header bezeichnet. Es ist das Logo der Organisation. Es ist immer nützlich, eine Vorlage mit diesem Logo zur Hand zu haben (dh auf dem Desktop Ihres Computers).

Anders als bei der Offline-Kommunikation sind moderne Regeln nicht dazu verpflichtet, den Adressaten willkommen zu heißen, und Sie können ihn sofort namentlich und mit einem Gütesiegel beim Namen nennen und den Kern der Angelegenheit darlegen. Viele schreiben jedoch am Anfang der Botschaft weiter: „Guten Morgen! ", "Guten Tag! ", "Guten Abend! "Oder" Grüße. " Und es gibt auch keine Abweichung von der Norm.

Anforderungen für den Hauptteil des Briefes legen nahe, dass es die Bedeutung der Korrespondenz ist. Die Unterteilung des Textes in Absätze gilt als gutes Zeichen der Aufmerksamkeit gegenüber dem Gesprächspartner. In jedem Absatz wird der eine oder andere Aspekt des Themas genannt und offenbart. Neben der Identifizierung des Problems ist es üblich, Lösungsvorschläge zu machen. Sozusagen, um eine Geschäftsidee im Kleinen zu offenbaren.

Im letzten Teil der Botschaft können sowohl formelle als auch persönlichere Gefühle zum Ausdruck gebracht werden. Die Formulierung "Grüße ...", "Beste Grüße ..." ("Beste Grüße" auf Englisch) oder ein emotionaler Wunsch "Einen schönen Tag noch! ".

In einer persönlichen Unterschrift müssen Sie den Nachnamen und den Vornamen (und in einigen Kreisen auch den zweiten Vornamen) angeben. Es sollte auch Telefonnummern geben, die Sie erreichen können: Mobil- und Bürostadt. Kürzlich ist eine elektronische Signatur mit einem Firmenlogo in Mode gekommen.

Ein zusätzlicher Link zum elektronischen Portal der Organisation dient als zusätzliche Werbung und kann in Zukunft den Traffic dieser Site erhöhen.

Die meisten Angestellten haben ein sehr umfangreiches Briefarchiv in einem elektronischen Briefkasten. Damit der Gesprächspartner bei langen Korrespondenzen nicht verwirrt, wird empfohlen, einen Brief in Form einer Antwort zu senden. Wenn Sie auf die entsprechende Platte am Anfang der Betreffzeile klicken, wird die englische Abkürzung "Re ..." angezeigt. Dies ist sehr praktisch, da sich der Adressat sofort an den Verlauf der Korrespondenz erinnert.

Sie können den gesamten Verlauf der virtuellen Kommunikation mit dem Gesprächspartner speichern und nur die neuesten oder wichtigsten Angebote hinterlassen. Moderne Geschäftsetiketten erfordern eine recht schnelle Antwort auf Briefe. Hinter dem funktionierenden Computer verbringen wir schließlich einen erheblichen Teil unseres Tages. Darüber hinaus können E-Mails von Mobilgeräten aus geprüft werden.

Wenn die Nachricht von besonderer Wichtigkeit und Dringlichkeit ist, ist es gestattet, SMS zu schreiben oder einen Anruf zu tätigen, um Sie an den Brief zu erinnern.

In der kreativen Gemeinschaft wird die Verwendung von Briefmarken nicht akzeptiert und darüber hinaus verspottet und verurteilt. In der Geschäftskorrespondenz helfen Briefmarken jedoch, Standardsituationen widerzuspiegeln.

Es ist nützlich, ein virtuelles Sparschwein mit stabilen Ausdrücken und Redewendungen zu erstellen. Schließlich bauen strukturierte Kommunikation, Büroarbeit und die Lösung formaler Probleme auf diesen Klischees auf. Zum Beispiel drückt sich Sympathie in der Fluktuation "Leider sind wir gezwungen, Sie zu informieren ..." aus. Das Gefühl der Wertschätzung spiegelt sich in dieser Pflichtformel wider: „Vielen Dank für Ihren unschätzbaren Beitrag ...“. Und zum Schluss Freude: "Wir sind stolz, Ihnen mitteilen zu können, dass ...". Der letzte Satz: „Wir rechnen mit einer weiteren fruchtbaren Zusammenarbeit“ lässt auf weitere Geschäftskontakte hoffen.

Also sprachen wir über die Etikette der Geschäftskorrespondenz. Diese Regeln werden benötigt, um die Kommunikation so angenehm und fruchtbar wie möglich zu gestalten. Verwenden Sie sie, und Sie werden sehen, dass Ihre Angelegenheiten im Service reibungslos verliefen!

Weitere Informationen zu den Regeln der Geschäftskorrespondenz, einschließlich E-Mail, finden Sie im folgenden Video.