Stufen der Geschäftskommunikation

Kommunikation ist ein Prozess der Interaktion zwischen Menschen, der den Austausch, die Bewertung und das Verständnis von Informationen umfasst. Bei der Unternehmenskommunikation werden bestimmte Regeln und Vorschriften verwendet, die dazu beitragen, die Interaktion der Partner komfortabler zu gestalten. Unter Berücksichtigung der richtigen Reihenfolge bei der Einhaltung der erforderlichen Phasen der Geschäftskommunikation wird sichergestellt, dass das gewünschte Ergebnis erzielt wird, das für beide Partner bevorzugt wird.

Die Unternehmenskommunikation ist ein mehrstufiger Prozess, bei dem Verbindungen zwischen Personen mit spezifischen Bedürfnissen hergestellt und weiter verbessert werden. Dieser Prozess beinhaltet die Übertragung wichtiger Informationen, die Entwicklung des Konzepts der Interaktion, Wahrnehmung und des Verständnisses des Gesprächspartners.

Die Unternehmenskommunikation weist eine Reihe von Merkmalen auf, deren Kenntnis zum Verständnis des Wesens dieser Art von Interaktion beiträgt:

• Reputationswert. Im Geschäftsleben ist das Gesicht des Unternehmens die Reputation, auf der der Erfolg des Unternehmens in Zukunft aufbaut. Aus diesem Grund ist die Unternehmenskommunikation darauf ausgerichtet, diese zu erhalten und zu schützen.
• Klarheit und Genauigkeit. Eine klare und klare Zieldefinition sichert eine effektive berufliche Weiterentwicklung, die eine schnelle Selbstorganisation und Verantwortungsbildung ermöglicht.
• Joint Venture, für beide Seiten profitabel. In der geschäftlichen Interaktion können Sie sich nicht nur um das Wohl einer Seite kümmern. Die Einheit der Partner und die für beide Seiten vorteilhafte Position sichern den Erfolg und ein großartiges Ergebnis für beide Seiten.

Das Ergebnis der Geschäftskommunikation hängt davon ab, wie sorgfältig der Prozess organisiert ist. In der Struktur der Unternehmenskommunikation lassen sich bestimmte Phasen unterscheiden. Um das geschätzte Ziel zu erreichen, ist es hilfreich, die wichtigsten Punkte einer solchen Kommunikation und Verhaltensnormen zu kennen, die den einzelnen Phasen entsprechen.

Diese Phase beinhaltet die direkte Organisation des Meetings. In der ersten Phase ist es notwendig, einen Plan mit spezifischen Fragen und mehreren Lösungen für das Problem zu erstellen. Es ist notwendig, die Standpunkte des Verhandlungspartners zu analysieren und die günstigste Beziehungsstrategie zu wählen. Es wird empfohlen, das Ergebnis des Gesprächs vorherzusagen. Die Vorbereitungsphase wird durch die organisatorischen Momente abgeschlossen: Bestimmung des Ortes und der Zeit des Treffens.

Das psychologische Porträt des Gesprächspartners, das sich in Ihren Augen entwickelt, hängt von bestimmten Umständen, der Dauer der Bekanntschaft, Informationen über die von anderen Mitarbeitern empfangene Person ab. Es gibt verbale und nonverbale Verhaltensweisen, die ein psychologisches Porträt des Gesprächspartners ermöglichen:

• Sprechweise (Inhalt, Konsistenz, Dauer, Ausdruckskraft und Besonderheiten der Sprache);
• Gesten und Mimik;
• spezifische Handlungen (Bewegungen und Körperhaltungen einer Person, Distanz zwischen Gesprächspartnern, Berührungen);
• Körperbewegungen (Berühren, Klopfen, Streicheln).

Eine wichtige Funktion bei der Erstellung eines psychologischen Porträts ist die Untersuchung des Auftretens des Gesprächspartners. Dies sind Vorlieben in Bezug auf Kleidung, Sauberkeit, Ordnung und makellose Erscheinung, das Festhalten an Modetrends oder deren Missachtung, das Kopieren von Kleidung, die andere Leute tragen.

Bei der Definition des psychologischen Porträts des Mitarbeiters ist es notwendig, sich auf seine Persönlichkeit zu konzentrieren:

• Natur (Interessen, Prinzipien, Pläne, Vorlieben);
• Verhalten (Kompetenz, Lebenskompetenz, Berufserfahrung);
• die spirituelle Seite der Persönlichkeit (einzigartige Merkmale der Prozesse und Eigenschaften der intellektuellen, kognitiven und emotionalen Sphäre);
• soziale und psychologische Aspekte (Status, soziale Rolle, Lebensstil und Besonderheiten der Arbeit);
• biopsychische Eigenschaften (Temperament, Geschlecht und Alter des Gesprächspartners, Gesundheitszustand);
• Kontaktbildung.

Um Geschäftskommunikation aufzubauen, ist es notwendig, eine Atmosphäre zu schaffen, in der ein ernstes Gespräch geführt werden kann, bei dem ein Partner seinen guten Willen und sein Interesse bekundet. Dies trägt zu einem sanften Lächeln, einer höflichen Begrüßung und einer Pause bei und gibt der anderen Person die Möglichkeit, sich an dem Gespräch zu beteiligen und direkt daran teilzunehmen.

Ein Standardgespräch beginnt mit der Durchführung der folgenden Aktionen: Offenlegung der Ziele, Leistung der Partner von der einen und der anderen Seite, Stimme des Themas, Vorstellung der Person, die das Gespräch leitet, Bekanntgabe des Forschungsauftrags für das Thema.

Diese Phase ist erforderlich, um einen geeigneten Verhandlungsplan festzulegen und das Interesse des Partners an der Interaktion zu erhöhen. Diese Prozedur kann einem Witz helfen, der für den Ort und die Zeit geeignet wäre.

Es sollte auch die Rollen bestimmen, die die Parteien im Verlauf der Geschäftskommunikation ausüben werden. Der Prozess wird beschleunigt durch die Imitation eines Partners, ein Spiegelbild seiner Haltung, Plastik, Tonfall, Gesten. Nach einiger Zeit (5-10 Minuten) ist der Übergang zur Zustandsanzeige möglich. Gleiche Positionen sind erforderlich. Sie können zu einer anderen Position wechseln, die sich durch nonverbale Kommunikation manifestiert.

In dieser Phase sollte der Schwerpunkt auf Ähnlichkeiten und nicht auf Unterschieden liegen. Dank dieser Verhandlungen können Sie das gewünschte Ergebnis erzielen. Bei unlösbaren Differenzen wird empfohlen, eine neutrale Position einzunehmen, die keine eigene Einschätzung voraussetzt.

Denken Sie daran, dass zwingende Gründe erforderlich sind. In diesem Fall sollten Sie bestimmte Regeln befolgen:

• Die Präsentation der Gedanken sollte mit einfachen, verständlichen, genauen und überzeugenden Redewendungen erfolgen.
• Es wäre angebracht, die Argumente an die Identität des Partners anzupassen.
• Es ist ratsam, Ihre Beweise klar und deutlich zu präsentieren.
• Wenn Sie über das Problem sprechen, müssen Sie fest sein: Sie können nicht nachgeben, wenn Sie sich Ihrer Meinung sicher sind.
• Es sollte immer ein wichtiger Beleg in der Reserve vorhanden sein, der die Thesen bestätigt (falls der Gesprächspartner anfängt, an der Entscheidung zu zweifeln).
• Es wird empfohlen, verlässliche Fakten anzuwenden, die dem Gesprächspartner helfen, unverzüglich eine Entscheidung zu treffen.
• Geben Sie nicht auf, bis ein Partner seine Ablehnung endgültig bestätigt.
• Sie sollten die überzeugendsten Argumente für Ihre Position verwenden und versuchen, Ihre Gedanken so auszudrücken, dass sie den Gesprächspartner voll interessieren.

Bei der Interaktion ist es immer schwierig, verschiedene Diskussionen zu vermeiden. Die Hauptaufgabe, die in einer solchen Situation angegangen werden muss, besteht darin, die Richtigkeit Ihres Partners zu beweisen (indem Sie Zweifel beseitigen, die Motive des Widerstands bestimmen, Abwehrreaktionen durchführen und über Taktiken nachdenken). Gleichzeitig sollten kategorische Urteile vermieden werden, da sich sonst alles als gegenteiliger Effekt herausstellt.

Wenn Sie eine Einigung erzielen, wird eine weitere Interaktion keine ernsthaften Schwierigkeiten verursachen. Danach müssen Sie einen gemeinsamen Nutzen finden. Dem Partner sollte die Möglichkeit gegeben werden, die Initiative zu ergreifen.

Seine Teilnahme am Erreichen des gewünschten Ziels sollte überwacht werden. Wenn Ihre eigene Entscheidung viel stärker ist als die des Gesprächspartners, sollten Sie seinen Vorschlag sorgfältig prüfen und erläutern, warum die Idee verfeinert werden sollte und auf welcher Grundlage es rentabler ist, eine andere Position einzunehmen.

Die formulierten Kriterien sollten in die endgültige Version übersetzt werden. Danach müssen Sie eine Vereinbarung treffen. Es wird empfohlen, die von jeder Partei übernommenen Verpflichtungen detaillierter zu beschreiben. Sobald die Entscheidung getroffen ist, ist der vom Gesprächspartner ausgesprochene Dank angemessen.

Die letzte Phase der Geschäftskommunikation spielt eine sehr wichtige Rolle, daher sollte ihr die gleiche Aufmerksamkeit gewidmet werden wie allen vorherigen. Die endgültige Stellungnahme hat Auswirkungen auf das Image des gesamten Gesprächspartners und auf die Partnerschaften, die derzeit unterstützt und für die Zukunft geplant werden. Sollte weiterhin guten Willen, Respekt und Takt zeigen.

Geschäftskommunikation wird davon profitieren und garantiert gute Ergebnisse bei der Verwendung folgende Regeln und Empfehlungen:

• Getränke (Tee, Kaffee) werden nach Ermessen des Eigentümers oder in langwierigen Verhandlungen angeboten.
• Während Geschäftsverhandlungen können Sie nicht telefonieren. Es ist besser, das Telefon zu diesem Zeitpunkt auszuschalten. Es ist notwendig, Respekt für den Partner und den allgemeinen Ablauf der geschäftlichen Interaktion zu zeigen.
• Verlassen Sie ein Zimmer, wenn Verhandlungen verboten sind. Ein Ausnahmefall ist der Bedarf an medizinischer Versorgung.
• Das Führen von Arbeitsnotizen ist willkommen, da dies das Interesse und die Aufmerksamkeit des Partners betont.
• Ein Zeichen des guten Geschmacks - stellen Sie keine Fragen zum Geschäftsgeheimnis des Partners. Dies hilft, Verlegenheit und unbequeme Position zu vermeiden.

Informationen zu wichtigen Kommunikationsfähigkeiten finden Sie im folgenden Video.