Forretnings etikette

Servicekorrespondance er en meget speciel genre, som du skal beherske, hvis du skal klatre på karrierestigen. Gode ​​forretningsmæssige skrivefærdigheder vil tjene dig trofastt: de vil hjælpe med at kommunikere med underordnede, overordnede og partnere, vil understrege din uddannelse og udsigter. Kommunikationsstil bør begrænses, fokuseres uden afvigelse fra det givne emne.

Enhver kommunikation: både personligt og skriftligt er interaktion med mennesker for at udveksle information, give et indtryk, nå til enighed. Intet menneske er fremmed for os, vi giver undertiden fri bevægelse til følelser, men i forretningssfæren bør der ikke være plads til den hurtige manifestation af vores følelser, karaktertræk og temperament.

Et vigtigt element i erhvervskommunikation er, at den ikke kan afbrydes i midten af ​​meningen. For hvert modtaget brev skal du skrive et svar, selvom du ikke vil have det. Hvis du modtog et opkald, og du ikke havde tid til at hente telefonen, skal du ringe tilbage. Selvfølgelig er kommunikation med nogle mennesker ubehagelig. Derfor er listen over obligatoriske kvaliteter af en leder betyder stress tolerance.

Et forretningsmøde, der taler i telefon eller virksomhedskorrespondance via e-mail, vil helt sikkert have nogen form for formål. Som følge heraf skal parterne komme til konklusioner, diskutere projektet, være enige om et strategisk partnerskab og så videre.

Skriftligt er der måske flere begrænsninger og konventioner end mundtlige. Kommunikation med samtaleren direkte, personligt, kan vi fokusere intonation på en bestemt kendsgerning, præcisere noget, hvis samtaleren ikke forstod os. Hvis der er lavet en talefejl, kan vi rette det med det samme. Men i det officielle brev må vi være meget klare og præcise, således at ordene ikke indebærer en dobbelt fortolkning.

De plejede at sige: "Papir kan udholde alt", hvilket betyder at du selv kan skrive upålidelige fakta. Vi er af den opfattelse, at Du skal udføre forretningskorrespondance så ærligt som muligt. Af den måde, nu papir bogstaver går stadig mindre. Dybest set er de afsendt kontrakter og andre dokumenter. I dette tilfælde er brevpapir brugt som bevis for organisationens høje status.

I dag sker i de fleste tilfælde virksomhedskorrespondance i det virtuelle rum, og det har sine egne egenskaber. Når en dialog lige er begyndt, er det sædvanligt at skrive en hilsen på etiketten, for eksempel: "Hej, kære Oleg Sergeevich! ". Og på den efterfølgende adresse i løbet af arbejdsdagen kan hilsen sænkes.

Skriftlig kommunikation, herunder e-mail, kræver overholdelse af sprogstandarder og upåklagelig læsefærdighed. Korrespondancen åbner trods alt for den uddannede samtalepartner dine rum. Derfor råder vi dig til at tjekke skriftligt ved hjælp af særlige tjenester, hvis du ikke er helt sikker på din egen viden.

Vi opregner de generelle regler, der kræves af den elektroniske kommunikations etik. De er ganske enkle, men mange, desværre, forsømmer dem:

• Begyndelsen af ​​hver sætning er skrevet med et stort bogstav;
• i slutningen af ​​sætningen er en prik sat, så læselsens betydning er tydelig;
• Det er nyttigt at bruge en punktliste eller nummereret liste for at løse problemet og foreslå løsninger;
• For tydelighed er det godt at bruge tabeller, grafer, diagrammer;
• Forsøg ikke at dukke op specielt intelligent, uddannet samtalepartner, ikke komplicere enkle tanker med overdreven deltagelse og upartisk sving;
• Jo enklere du udtrykker dine tanker, desto bedre;
• Selvom i daglig tale kræver kultur at undgå jargon, er det i erhvervsklimaet professionelt jargon og lån fra engelsk nu betragtes som god form (men overdriv det ikke!).

Følgende typer meddelelser skelnes:

• salgsfremmende tilbud
• tak;
• støtte;
• garanti;
• påmindelser;
• forebyggelse;
• tilbud om samarbejde.

Ud over generelle regler er det vigtigt at kende nogle detaljer om forretningsskrift. Vi præsenterer de regler, der i de fleste tilfælde vil være passende.

Begyndelsen af ​​en e-mail hedder et overskrift. Det er organisationens logo. Det er altid nyttigt at have en skabelon med dette logo på hånden (det vil sige på skrivebordet på din computer).

I modsætning til offline kommunikation, forpligter moderne regler sig ikke til at byde mod modtageren, og du kan straks kalde ham ved navn og patronymic, redegøre for essensen af ​​sagen. Men mange fortsætter med at skrive i begyndelsen af ​​meddelelsen: "Godmorgen! "" Hej! "" God aften! "Eller" Hilsner. " Og der er heller ingen afvigelse fra normen.

Krav til hoveddelen af ​​brevet antyder, at det er betydningen af ​​korrespondancen. Opdeling af teksten i afsnit betragtes som god form, et tegn på opmærksom holdning til samtaleren. I hvert afsnit er et eller andet aspekt af emnet navngivet og afsløret. Ud over at identificere problemet er det sædvanligt at foreslå måder at løse det på. Så for at sige, at oplyse en forretningsidé i miniature.

I den sidste del af meddelelsen kan både formelle og mere personlige følelser udtrykkes. Ordlyden "Hilsen ...", "Med venlig hilsen ..." ("venlig hilsen" på engelsk) eller et mere følelsesmæssigt ønske "Hav en god dag! ".

I en personlig underskrift skal du angive efternavnet og fornavnet (og i nogle cirkler, også mellemnavnet). Der skal også være telefonnumre, som du kan nå: mobil- og kontorby. For nylig er en elektronisk signatur med et firmalogo kommet ind i mode.

Et yderligere link til organisationens elektroniske portal tjener som yderligere reklame, og i fremtiden kan det øge trafikken på dette websted.

De fleste af kontormedarbejderne har et meget omfattende arkiv af breve i en elektronisk postkasse. For at holde samtaleren forvirrende i en lang korrespondance anbefales det at sende et brev i form af et svar. Når du klikker på den tilsvarende plade i starten af ​​emnelinjen, vises den engelske forkortelse "Re ...". Dette er meget praktisk, fordi adressaten straks vil huske korrespondancens forløb.

Du kan gemme hele historien om virtuel kommunikation med samtalepartneren, og du kan kun forlade de nyeste eller vigtigste citater. Moderne forretningsmetiketter kræver ret hurtigt svar på breve. Efter alt, bag arbejdscomputeren, bruger vi en væsentlig del af vores dag. Derudover kan mail tjekkes fra mobilenheder.

Hvis meddelelsen er af særlig betydning og haster, så er det tilladt at skrive sms eller ringe for at minde dig om brevet.

I det kreative samfund er brugen af ​​frimærker ikke accepteret, og derudover er latterliggjort og fordømt. Men i virksomhedskorrespondance hjælper frimærker med at afspejle standard situationer.

Det er nyttigt at skaffe dig en virtuel sparegris med stabile udtryk og sætninger. Struktureret kommunikation, kontorarbejde og løsningen af ​​formelle problemstillinger bygger trods alt på disse klichéer. For eksempel er sympati udtrykt af omsætningen "Desværre er vi nødt til at informere dig ...". Følelsen af ​​anerkendelse afspejles i denne pligtformel: "Tak for dit uvurderlige bidrag ...". Og endelig glæde: "Vi er stolte over at informere dig om det ...". Men den endelige sætning: "Vi regner med yderligere frugtbart samarbejde" udtrykker håb om yderligere forretningskontakter.

Så vi talte om etiketten af ​​virksomhedskorrespondance. Disse regler er nødvendige for at gøre kommunikationen så behagelig og frugtbar som muligt. Brug dem, og du vil se, at dine anliggender i tjenesten gik glat!

For yderligere oplysninger om reglerne for virksomhedskorrespondance, herunder e-mail, se følgende video.