Psicologia de la comunicació empresarial

Avui dia, els empresaris tenen moltes maneres de comunicar-se amb clients, companys i altres parts interessades. La comprensió de la naturalesa de la comunicació empresarial pot ajudar a assolir els objectius de l'empresa i en la gestió quotidiana del mateix.

En psicologia, el terme "comunicació" significa l’intercanvi d’informació entre persones a través d’un sistema de símbols comú. Aquesta definició de comunicació inclou dos aspectes:

• En primer lloc, hi ha alguna cosa que es transmet, per exemple, fets, sentiments, idees, etc. Això vol dir que en el procés de comunicació algú ha de rebre la informació transmesa.
• En segon lloc, la definició anterior subratlla l'element de comprensió en el procés de comunicació. La comprensió només s'aconseguirà quan el destinatari del missatge ho entengui en el mateix sentit que el remitent. Per tant, la interpretació correcta del missatge és important.

La comunicació empresarial és l'intercanvi d'informació, fets i idees relacionades amb el negoci. En aquesta època de globalització, totes les empreses, grans o petites, requereixen una comunicació empresarial adequada, tant en l'entorn intern com extern.

Les principals característiques de la comunicació empresarial inclouen els següents components:

• Segmentació Fins i tot en organitzacions petites, seria un error suposar que tots els empleats tenen les mateixes necessitats, interessos i desitjos quan es tracta de la comunicació empresarial. La comunicació comercial eficaç es segmenta per satisfer les necessitats de públics específics. Per exemple, els empleats que treballen en un entorn administratiu tindran diferents necessitats i accés diferent a la informació que els empleats que treballen en un entorn de producció.
• Concreció. La comunicació comercial efectiva hauria de ser específica i, com més específica sigui, més compleix la seva especificitat.
• Precisió Quan la informació no és exacta, es perd la seva credibilitat. L’emissor d’aquesta informació també perd confiança. La comunicació empresarial eficaç ha de ser precisa tant en termes de contingut transmès com de coses senzilles que inclouen gramàtica, ortografia i puntuació.
• Puntualitat Els empleats han de ser conscients del que succeeix a les seves organitzacions i de l’entorn extern, ja que això els afecta. La comunicació puntual amb els empleats és més difícil que mai, però és important per a una comunicació empresarial eficaç.

• Repetibilitat. Si s'envia un missatge només una vegada, no podeu estar segurs que hagi arribat al destinatari. Una comunicació comercial eficaç requereix una comunicació freqüent per garantir que tots els empleats disposin de la informació necessària. A més, els empleats canvien, alguns abandonen, altres s'incorporen a l'empresa i tot això requereix actualitzar la informació.
• Multicanal. El negoci té molts canals de comunicació, des dels tradicionals (imprimir, taulers d’anuncis, reunions) fins a nous (correu electrònic, blocs, llocs de xarxes socials). Tots aquests canals s'han d’utilitzar per garantir que els empleats reben informació en diferents condicions.
• Immediació Segons els experts, la comunicació directa continua sent la més eficaç i hauria de ser utilitzada sempre que sigui possible. Per descomptat, en organitzacions molt grans això pot ser difícil, però fins i tot llavors les alternatives poden incloure la videoconferència o l’ús de seminaris web.
• Disponibilitat de comentaris. Els empleats han de ser capaços de compartir els seus comentaris, opinions i pensaments amb els gerents i els empresaris. La comunicació bilateral és efectiva tant per als empleats com per als empresaris.

De vegades, heu de treballar amb algú que no us agrada, o de qui no podeu suportar. Però, pel bé del vostre treball, és important mantenir bones relacions comercials amb ells. En aquest cas, intenteu conèixer la persona. Probablement sàpiga perfectament que no us agrada, de manera que feu el primer pas: comenceu una conversa confidencial o inviteu-lo a sopar junts. Durant la conversa, centreu-vos a trobar coses que tingueu en comú: preguntar sobre la família, els interessos, els èxits passats.

La cultura empresarial és important per a una comunicació empresarial reeixida. Contribueix al manteniment de l’etiqueta empresarial a la feina; a més, la recerca d’aquesta àrea mostra una relació directa entre la cultura corporativa i el volum de negocis de les empreses.

Els experts conviden a sis principis psicològics bàsics de comunicació empresarial:

• Reciprocitat. La reciprocitat en els negocis significa expectatives mútues en l'intercanvi de valors. Si una persona dóna alguna cosa, s'espera que el destinatari també doni alguna cosa a canvi. La reciprocitat crea confiança entre els socis i la seva relació es desenvolupa per a millor.
• Persuasivitat El coneixement del producte, les tendències, els resultats de la investigació en el camp de la negociació us farà molt més convincent. És important mostrar la vostra consciència per obtenir la confiança de la vostra parella.
• Obligació. Sempre compliu les vostres obligacions, no només escrites, sinó també verbals. Recordeu que fins i tot una encaixada de mans és un símbol del consentiment. Si us resulta difícil recordar el que heu dit en un moment o altre, escriviu-lo. Fa la impressió d’una persona obligatòria.
• Seqüència. Sigueu sempre coherents en les vostres accions i actes, i no canvieu mai els vostres principis empresarials.
• Lluitar per aconseguir un consens. El consens implica que tothom accepta i dóna suport a la decisió i comprèn els motius de la seva adopció. El consens és possible entre els socis si tenen valors i objectius comuns, i hi ha un acord entre ells en qüestions específiques i en una direcció comuna.
• Simpatia personal. Estem més disposats a interactuar amb persones que ens deixen clar que els agrada i en quina presència ens sentim significatius. En aquest sentit, l’atractiu físic té un paper determinat, però la similitud també és molt efectiva. Fem una crida a aquelles persones que ens semblen en vestits, edat, estat socioeconòmic.

La comunicació és ètica quan és directa, honesta i mútua. Si la comunicació pretén amagar la veritat o danyar a una altra persona, no pot ser ètic.

Tot i que l'ètica no és la mateixa que la moral, hi ha una forta relació entre aquests conceptes: la moral és idees sobre el que és correcte i el que està malament, i l'ètica és un principi de comportament que està influït per les creences morals. Per tant, l’ètica de la comunicació depèn molt dels principis morals:

• Honestedat. En general, la comunicació ètica és una comunicació honesta. Tot i que hi ha moments en què seria més ètic mentir, per exemple, el presumpte assassí sobre el parador de la víctima potencial, aquests casos són l’excepció i no la regla. A més, l'honestedat és més que la veritat; vol dir estar oberta, oferir-vos informació voluntària, fins i tot si amenaça els vostres interessos a curt termini. La confiança en les persones està estretament relacionada amb l'honestedat. Crear un entorn de confiança és el camí cap a la comunicació ètica en un entorn empresarial.
• Obertura. L'obertura és un dels punts clau de la comunicació ètica. En comunicació, això significa estar obert a diferents idees i opinions, a més d'estar preparat per expressar les vostres opinions, fins i tot si no espereu que siguin acceptades.

• Lleialtat. En el context de les comunicacions empresarials, la lleialtat significa assignar el temps i els recursos necessaris per debatre completament els temes. Només llavors tothom tindrà l'oportunitat de ser escoltat.
• Consens. La comunicació ètica se centra en objectius més que en l'estatus. L’estil de comunicació, en què diferents grups s’uneixen en camps oposats i se centren principalment en els seus propis interessos, no dóna res a l’organització en conjunt. L'ètica d'una organització és un estil de comunicació en què la gent busca un consens, no una oposició, i se centra a fer el que poden per a l'empresa. Per tant, atès que l’assistència de l’organització és un imperatiu moral, arribar a un consens és un estil de comunicació ètic.

Es creu que hi ha sis tipus principals d’interlocutors. Per preparar-vos millor per a converses importants, és important saber quin tipus sou:

• Reflexiva. Sou un interlocutor reflexiu, si en el procés de comunicació sentiu l’ambient de la vostra parella. El vostre discurs és suau, tranquil, sou sensible, enteneu l’interlocutor i us agrada crear relacions amb altres persones.
• El jutge. Sou l’interlocutor del tipus "jutge" si analitzeu temes i problemes, descobriu els punts principals i, a continuació, els expliqueu amb eficàcia als altres. Dirigeixes la conversa i la condueix de manera directa i convincent.
• Noble. Ets un tipus d’interlocutor “noble”, si t'agrada la comunicació oberta i és fàcil que altres persones es comuniquin amb tu. També esteu enfocats i sempre aneu directament a la meta.
• MP. L'interlocutor del tipus "diputat" és diplomàtic i fa servir la comunicació per acabar amb els conflictes. També parla suau, és encantador i fa que la gent se senti còmoda.
• Sòcrates. L’interlocutor del tipus Sòcrates és capaç de resoldre problemes i convenç als altres, li agrada els debats llargs. Està detallat i està ben informat, i les seves opinions són apreciades pels altres.
• Oficial. L’interlocutor d’aquest tipus utilitza la comunicació per tal de realitzar els seus somnis i tenir èxit a la feina ia casa. Es tracta d’un tipus d’intensitat estratègica i perspicaç.

Els experts diuen que hi ha quatre estils bàsics de comunicació: analítics, intuïtius, funcionals i personals. Cap estil de comunicació és inherentment millor que un altre. Però escollir un estil de comunicació incorrecte per a un públic determinat pot causar problemes:

• Estil analític. La comunicació en un estil analític implica operar amb dades dures i nombres reals. Les persones que es comuniquen en aquest estil eviten expressar sentiments i emocions durant una conversa. El gran avantatge d’un estil de comunicació analítica és que podeu analitzar els problemes de forma lògica i imparcial. Això vol dir que la gent veu que està ben informat i té una gran experiència analítica. El potencial desavantatge de tenir un estil de comunicació analítica és que potser el trobeu fred o insensible.
• Estil intuïtiu. Comunicant-vos amb un estil intuïtiu, preferiu cobrir la imatge sencera i eviteu detalls, per por de tenir-los empantanats. Això us permet anar directament al cor del problema, en lloc de considerar-ho per etapes. L’avantatge d’aquest estil és que us comuniqueu de forma ràpida i precisa, aprofundint fàcilment en problemes grans i complexos.No obstant això, en una situació que realment requereix detalls, és possible que no tingueu prou paciència.

• Estil funcional. Aquest estil assumeix una metodicitat, la disponibilitat de plans detallats i dates exactes. Les persones que es comuniquen amb aquest estil són bons intèrprets que mai es perden res. Un possible desavantatge d’un estil de comunicació funcional és que podeu perdre l’atenció del vostre públic, especialment quan parleu amb conversadors intuïtius.
• Estil personal. Comunicant-vos amb estil personal, sentiu una connexió emocional amb una parella, i això us permet descobrir el que realment pensa. Ets un bon oient i un bon diplomàtic, saps com suavitzar els conflictes, mantenir bones relacions amb moltes persones. Aquest estil permet crear relacions personals profundes. La gent sovint us recorre perquè podeu connectar diferents grups. El desavantatge d’aquest estil de comunicació és que de vegades pot molestar els interlocutors d’un tipus analític que els agradi els números difícils i les discussions lògiques.

Vegeu el següent vídeo per obtenir les habilitats de comunicació empresarial més importants.