Etiqueta empresarial

La correspondència de servei és un gènere molt especial que heu de dominar si voleu pujar a l'escala de carrera. Les bones habilitats d’escriptura de negocis us serviran fidelment: ajudaran a comunicar-se amb els subordinats, els superiors i els socis, faran èmfasi en la vostra educació i en les vostres perspectives. L’estil de comunicació s’ha de contenir, centrar-se, sense desviar-se del tema donat.

Qualsevol comunicació: tant personal com escrita és la interacció amb la gent per intercanviar informació, fer una impressió, arribar a un acord. Res d’home ens és estrany, de vegades donem sentit a les emocions, però en l’àmbit empresarial no hi haurà lloc per a la ràpida manifestació dels nostres sentiments, trets de caràcter i temperament.

Una característica important de la comunicació empresarial és que no es pot interrompre a mitja frase. Per a cada carta rebuda heu d’escriure una resposta, fins i tot si no la voleu. Si heu rebut una trucada i no teniu temps per recollir el telèfon, heu de tornar a trucar. Per descomptat, la comunicació amb algunes persones és desagradable. Per això, la llista de qualitats obligatòries d’un gestor significa la tolerància a l’estrès.

Una reunió de negocis, parlar per telèfon o correspondència comercial per correu electrònic, sens dubte, tindrà algun tipus de propòsit. Com a resultat, les parts han d'arribar a conclusions, discutir el projecte, acordar una associació estratègica, etc.

Per escrit, potser hi ha més restriccions i convencions que les orals. Comunicant-se directament amb l’interlocutor, en persona, podem centrar l’entonació en un fet concret, aclarir alguna cosa si l’interlocutor no ens entenia. Si es produeix un error de veu, el podem arreglar immediatament. Però a la carta oficial hem de ser molt clars i precisos, de manera que les paraules no impliquen una doble interpretació.

Diuen: "El paper pot suportar-ho tot", cosa que implica que fins i tot podeu escriure fets poc fiables. Som de l'opinió que Heu de fer correspondència comercial tan honestament com sigui possible. Per cert, ara les cartes en paper van cada vegada menys. Bàsicament, s’envien contractes i altres documents. En aquest cas, el paper amb capçalera s’utilitza com a prova de l’elevat estat de l’organització.

Avui en dia, en la majoria dels casos, la correspondència empresarial té lloc a l'espai virtual i té les seves peculiaritats. Quan un diàleg acaba de començar, és habitual escriure una salutació sobre l’etiqueta, per exemple: “Hola, estimat Oleg Sergeevich! ". I a la següent adreça durant la jornada laboral es pot reduir la salutació.

La comunicació escrita, inclòs el correu electrònic, requereix el compliment dels estàndards lingüístics i l'alfabetització impecable. Després de tot, la correspondència s'obrirà davant l’interlocutor educat dels vostres espais. Per tant, us aconsellem que comproveu l’escriptura amb l’ajut de serveis especials, si no esteu totalment segurs del vostre propi coneixement.

Enumerem les regles generals que requereixen l’ètica de la comunicació electrònica. Són bastant simples, però moltes, per desgràcia, les descuiden:

• el començament de cada frase està escrit amb majúscula;
• al final de la frase es posa un punt de manera que el significat de la lectura sigui clar;
• és útil utilitzar una llista amb pics o numerats per resoldre el problema i suggerir solucions;
• per a més claredat, és bo utilitzar taules, gràfics, diagrames;
• No intenteu aparèixer especialment intel·ligent, interlocutor educat, no compliceu els pensaments simples amb girs participatius i imparcials excessius;
• Com més senzill expresseu els vostres pensaments, millor;
• Tot i que en la parla quotidiana, la cultura requereix evitar l'argot, en un entorn empresarial l'argot professional i el préstec de l'anglès ara es consideren una bona forma (però no exagieu-la!).

Es distingeixen els següents tipus de missatges:

• ofertes promocionals;
• gràcies;
• acompanyant;
• garantia;
• recordatoris;
• advertències;
• ofertes de cooperació.

A més de les normes generals, és important conèixer alguns detalls de l'escriptura empresarial. Presentem les regles que seran adequades en la majoria dels casos.

El començament d’un correu electrònic s’anomena capçalera. És el logotip de l’organització. Sempre és útil tenir una plantilla amb aquest logotip a la mà (és a dir, a l’escriptori del vostre ordinador).

A diferència de la comunicació en línia, les regles modernes no obliguen a donar la benvinguda al destinatari i, de manera immediata, pot cridar-li el nom i el patronímic. No obstant això, molts continuen escrivint al principi del missatge: “Bon dia! "" Hola! "" Bona nit! "O" Salutacions ". I tampoc no hi ha cap desviació de la norma.

Els requisits de la part principal de la carta suggereixen que és el significat de la correspondència. La divisió del text en paràgrafs es considera bona forma, un signe d’actitud atenta envers l’interlocutor. En cada paràgraf, un o un altre aspecte del tema es denomina i revela. A més d’identificar el problema, és habitual suggerir maneres de solucionar-lo. Per dir-ho, per revelar una idea de negoci en miniatura.

En la part final del missatge, es poden expressar tant sentiments formals com personals. La frase "Salutacions ...", "Salutacions cordials ..." ("cordialment" en anglès) o un desig més emocional "¡Teniu un bon dia! ".

En una signatura personal, heu d’indicar el cognom i el nom (i en alguns cercles, també el segon nom). També hauria d’haver-hi números de telèfon als quals pugueu accedir: mòbil i oficina de la ciutat. Recentment, una signatura electrònica amb un logotip d’empresa ha entrat en voga.

Un enllaç addicional al portal electrònic de l’organització serveix de publicitat addicional i, en el futur, pot augmentar el trànsit d’aquest lloc.

La majoria del personal de l'oficina té un arxiu de lletres molt extens en una bústia de correu electrònic. Per evitar que l’interlocutor confongui en una llarga correspondència, es recomana enviar una carta en forma de resposta. Quan feu clic a la placa corresponent al començament de la línia d'assumpte, apareix l’abreviatura anglesa "Re ...". Això és molt convenient, ja que el destinatari recordarà immediatament el curs de la correspondència.

Podeu desar tota l’historial de comunicació virtual amb l’interlocutor i podeu deixar només les cotitzacions més recents o més importants. L’etiqueta empresarial moderna requereix una resposta prou ràpida a les cartes. Després de tot, passem una part important del nostre dia a la nostra computadora. A més, es pot consultar el correu des de dispositius mòbils.

Si el missatge té una importància i una urgència especials, es pot escriure SMS o fer una trucada per recordar-vos la carta.

A la comunitat creativa, l'ús de segells no és acceptat i, a més, es ridícul i condemnat. Però en la correspondència comercial, els segells ajuden a reflectir situacions estàndard.

És útil obtenir una alcancía virtual d’expressions i frases estables. Al capdavall, es desenvolupen comunicacions estructurades, treballs d'oficina i la solució de problemes formals sobre aquests tòpics. Per exemple, la simpatia s'expressa per la facturació "Desafortunadament, ens veiem obligats a informar-los ...". El sentiment d’apreciació es reflecteix en aquesta fórmula de l’ofici: "Gràcies per la vostra inestimable contribució ...". I, finalment, alegria: "Estem orgullosos d’informar que ...". Però la frase final: "Comptem amb una cooperació més fructífera" expressa l'esperança de nous contactes comercials.

Per tant, vam parlar de l’etiqueta de la correspondència comercial. Aquestes normes són necessàries per fer la comunicació tan còmoda i fructífera com sigui possible. Utilitzeu-los i veureu que els vostres assumptes en el servei van passar bé!

Per obtenir més informació sobre les regles de la correspondència comercial, inclòs el correu electrònic, consulteu el vídeo següent.