Etapes de la comunicació empresarial

La comunicació és un procés d'interacció entre les persones, que inclou l'intercanvi, l'avaluació i la comprensió de la informació. Quan es tracta de la comunicació empresarial, es fan servir algunes regles i normes que ajuden a fer més còmodes la interacció dels socis. Tenint en compte la correcta seqüència de compliment de les etapes necessàries de comunicació empresarial, s'assegura la consecució del resultat desitjat, preferit per a ambdós socis.

La comunicació empresarial és un procés en diversos passos, que implica la creació i la millora addicional de les interconnexions entre persones associades a necessitats específiques. Aquest procés implica la transferència d'informació important, el desenvolupament del concepte d'interacció, percepció i comprensió de l'interlocutor.

La comunicació empresarial té diverses funcions, el coneixement de les quals ajudarà a entendre l'essència d'aquest tipus d'interacció:

• Valor de la reputació. En l'àmbit empresarial, la cara de l'empresa és la reputació, que és la base sobre la qual es basa l'èxit de la companyia en el futur. Per aquest motiu, la comunicació empresarial té com a objectiu mantenir-la i protegir-la.
• Claredat i precisió. Una definició clara i clara dels objectius garanteix un desenvolupament professional eficaç, facilitant una autoorganització ràpida i la formació de la responsabilitat.
• Empresa conjunta, rendible per a ambdues parts. En la interacció empresarial, no podeu tenir cura del benefici d’una sola part. La unitat dels socis i la seva posició beneficiosa mútua asseguren l'èxit i un gran resultat per a ambdues parts.

El resultat de la comunicació empresarial depèn del grau d’organització del procés. En l’estructura de la comunicació empresarial es poden distingir certes etapes. Per assolir l’objectiu desitjat, s’aprofitarà el coneixement dels principals punts d’aquesta comunicació i les normes de comportament que corresponen a cada etapa.

Aquesta etapa comporta l’organització directa de la reunió. En la primera etapa és necessari fer un pla amb preguntes específiques i diverses solucions al problema. Cal analitzar els punts de vista del soci negociador i triar l'estratègia de relacions més beneficioses; Es recomana fer una previsió del resultat de la conversa. La fase preparatòria es completa amb els moments organitzatius: designació del lloc i hora de la reunió.

El retrat psicològic de l'interlocutor, que es desenvolupa als vostres ulls, depèn de certes circumstàncies, de la durada del coneixement, de la informació sobre la persona rebuda d'altres empleats. Hi ha actes de comportament verbal i no verbal, que permeten fer un retrat psicològic de l’interlocutor:

• manera de parlar (contingut, lògica, durada, expressivitat i peculiaritats de la parla);
• gestos i expressions facials;
• accions específiques (moviments i postures d'una persona, distància entre interlocutors, tocs);
• moviments corporals (tocar, acariciar, acariciar).

Una funció important a l'hora de crear un retrat psicològic és l'estudi de l'aparença de l'interlocutor. Són preferències en roba, neteja, neteja i impecabilitat de l'aparença, adhesió a les tendències de la moda o menyspreu, copiant roba que portin altres persones.

Definint el retrat psicològic de l’empleat, cal centrar-se en la seva personalitat:

• naturalesa (interessos, principis, plans, preferències);
• comportament (competència, habilitats per a la vida, experiència professional);
• el costat espiritual de la personalitat (característiques úniques dels processos i propietats de les esferes intel·lectuals, cognitives i emocionals);
• aspectes socials i psicològics (estatut, rol social, estil de vida i aspectes específics del treball);
• propietats biopsíquiques (temperament, sexe i edat de l'interlocutor, estat de salut);
• formació de contactes.

Per establir la comunicació empresarial, és necessari crear un ambient propici per dur a terme una conversa seriosa, que inclogui la demostració de la bona voluntat i l'interès per a una parella. Això contribuirà a un somriure suau, a una salutació educada ia una pausa, donant a l’altra persona l’oportunitat d’unir-se a la conversa i participar-hi directament.

Una conversa estàndard comença amb l'aplicació de les accions següents: divulgació d'objectius, rendiment dels socis d'un costat i l'altre, veu del tema, presentació de la persona que realitza la conversa, anunci de l'ordre d'investigació del tema.

Aquesta etapa és necessària per determinar un pla de negociació adequat i augmentar l'interès en la interacció amb la parella. Aquest procediment pot ajudar a una broma, que seria adequada per al lloc i l'hora.

També hauria de determinar els rols que les parts realitzaran en el curs de la comunicació empresarial. El procés s'accelera per imitació d’una parella, una imatge de mirall de la seva postura, plàstics, to de veu, gestos. Després d’un temps (5-10 minuts), és possible la transició a l’anunci de les condicions. Calen posicions iguals. Podeu passar a una altra posició, que es manifesta mitjançant una comunicació no verbal.

Durant aquesta fase, cal posar èmfasi en les similituds, no en les diferències. Gràcies a aquestes negociacions, us ajudarà a obtenir el resultat desitjat. En cas de diferències intractable, es recomana passar a una posició neutral que no impliqui la seva pròpia avaluació.

Recordeu que calen raons convincents. En aquest cas, heu de seguir certes regles:

• La presentació de pensaments s'ha de dur a terme utilitzant frases simples, comprensibles, exactes i convincents.
• Seria convenient adaptar els arguments a la identitat de la parella.
• És aconsellable presentar les vostres proves amb claredat i claredat.
• Parlant del problema, heu de ser ferms: no podeu cedir si teniu confiança en la vostra opinió.
• Sempre hi hauria d’haver una prova important a la reserva que confirmi les tesis (en cas que l’interlocutor comenci a dubtar de la decisió).
• Es recomana aplicar fets fiables que ajudin l’interlocutor a prendre una decisió sense demora.
• No us rendiu fins que finalment la parella confirmi la seva negativa.
• Haureu d’utilitzar els arguments més convincents a favor de la vostra posició, tractant d’exprimir pensaments de tal manera que interessin plenament l’interlocutor.

En interactuar, sempre és difícil evitar diverses discussions. La tasca principal que cal abordar en aquesta situació és demostrar la rectitud de la vostra parella (eliminant els dubtes, determinant els motius de resistència, reacció defensiva, pensant en les tàctiques). Al mateix temps, els judicis categòrics haurien d’evitar-se, en cas contrari tot serà l’efecte contrari.

Si arribeu a una comprensió, la interacció posterior no provocarà greus dificultats. Després, haureu de trobar un benefici comú. A la parella se li hauria de donar l’oportunitat de prendre la iniciativa.

La seva participació en l’assoliment de l’objectiu desitjat ha de ser controlada. Si la vostra pròpia decisió és molt més forta que la de l’interlocutor, llavors hauríeu de considerar acuradament la seva proposta i explicar per què cal afinar la idea, sobre quina base és més rendible adoptar una posició diferent.

Els criteris formulats haurien de ser traduïts a la versió final. Després d'això, haureu de procedir a un acord. Es recomana descriure amb més detall les obligacions assumides per cadascuna de les parts. Tan aviat com es prengui la decisió, serà adequat l’agraïment expressat per l’interlocutor.

La fase final de la comunicació empresarial té un paper molt important, per la qual cosa s'hauria de donar la mateixa atenció que tots els anteriors. L’opinió final incideix en la imatge de l’interlocutor en conjunt i en les col·laboracions que actualment es recolzen i planifiquen. Hauria de continuar mostrant bona voluntat, respecte i tacte.

La comunicació empresarial beneficiarà i garantirà bons resultats quan s’utilitzi següents normes i recomanacions:

• Les begudes (te, cafè) s'ofereixen a discreció del propietari o durant les negociacions prolongades.
• No podeu fer trucades telefòniques durant les negociacions comercials. És millor apagar el telèfon en aquest moment. Cal mostrar respecte per la parella i el procediment general d'interacció empresarial.
• Es deixa una habitació quan es negocia és prohibit. Un cas excepcional és la necessitat d’atenció mèdica.
• La nota de treball és benvinguda, ja que posa l'accent en l'interès i l'atenció de la parella.
• Un signe de bon gust: no feu preguntes relacionades amb el secret comercial de la parella. Això ajuda a evitar la vergonya i la posició incòmoda.

Tot sobre habilitats de comunicació empresarial importants, vegeu el següent vídeo.