Conversa empresarial: regles, varietats i etapes

Els resultats de les relacions comercials depenen sovint de negociacions i diàlegs personals. Els contactes comercials realitzats per escrit o per telèfon es desenvolupen en converses personals. Els participants de l'entrevista utilitzen tota la varietat de mitjans comunicatius: no només usen la parla, sinó també gestos, expressions facials i influència personal.

Una conversa empresarial sol ser una conversa de dos interlocutors, motiu pel qual han de tenir en compte les especificitats personals de l’oponent, els seus motius, les seves peculiaritats i aplicar l’etiqueta. La comunicació interpersonal implica una varietat de mètodes d'influència sobre l'interlocutor.

La conversa empresarial, que té un tema específic i està orientada personalment, es realitza sovint dins de la mateixa organització entre els empleats. El propòsit d’una conversa és el desig d’un participant en comunicació d’utilitzar paraules per influir en un altre o en un grup sencer d’empleats per impulsar activitats, canvis en l’entorn de treball existent o en relacions i millorar la seva qualitat.

Un altre objectiu de la conversa empresarial és la necessitat que la direcció faci conclusions i decisions basades en les opinions i el raonament dels empleats.

L’avantatge de les converses empresarials sobre altres tipus de comunicació de veu és:

• en la velocitat de resposta a les rèpliques dels interlocutors, ajudant a obtenir el resultat desitjat;
• augmentar la consciència de l'administrador tenint en compte, controlant i monitoritzant punts de vista, judicis, pensaments, arguments i declaracions escèptiques que s’han sentit durant l’entrevista;
• en la conveniència d’una combinació racional flexible de mètodes d’investigació del tema objecte de debat, conseqüència de la solució del problema i de les reclamacions de totes les parts.

La conversa empresarial es centra en la implementació de determinades funcions:

• trobar noves direccions;
• llançament de projectes prometedors;
• intercanvi de dades;
• regulació de les activitats iniciades;
• comunicació mútua dels empleats d'una empresa;
• promoció de contactes comercials entre institucions, empreses i indústries.

Els resultats de les converses i reunions empresarials no només estan condicionats per la seva disposició, sinó també per la construcció de la conversa. Evitar els errors indiscutibles permeten els mètodes establerts de realitzar entrevistes i el compliment dels seus principis. Sempre hi haurà un ambient de bona voluntat: les declaracions dures són inacceptables.

El principi de racionalitat suggereix restricció del comportament, especialment en el cas d'una parella que mostra emocionalitat. La manca de control de les emocions sol afectar negativament la decisió. No es pot anomenar la millor solució.

El principi de comprensió és necessari perquè els interlocutors puguin trobar punts de contacte en el diàleg i aconseguir l’efecte desitjat.

En la continuació de la conversa, la concentració de l'atenció de la conversa fluctua fins i tot en absència de factors dissipatius. Tenint en compte i observant aquests matisos, és necessari en aquest moment cridar l’atenció de nou i reprendre el contacte interromput.

El principi de fiabilitat determina l’obligació de mantenir l’autenticitat d’informar l’interlocutor, fins i tot si dóna informació falsa. Beneficia el diàleg i us permet assolir els objectius desitjats.

Un principi psicològic important és la distinció entre el tema de la conversa i l'interlocutor. L'actitud subjectiva cap a l'oponent pot afectar l'objectivitat de l'avaluació dels indicadors. La conversa constructiva es basa en la delimitació d'esdeveniments amb punts de vista i opinions, amb experiències.

La concreció d’aquests principis generals per a la realització de converses comercials són les normes per a la seva implementació que contribueixen a la seguretat i l’eficàcia de les negociacions.

La regla del doble interès és que cadascuna de les converses tingui un doble interès: no només l'essència i el contingut del tema de la conversa, sinó també la cooperació amb una parella. Mantenir una relació fructífera no és una tasca menys important en la conversa que l'intercanvi d'informació.

Els experts recomanen dirigir la conversa de manera que no interfereixi en les relacions del personal amb els directius. Per això necessiteu:

• no precipitar-se cap a conclusions sobre les motivacions i les intencions dels interlocutors, basant-se en els seus propis supòsits;
• escolteu atentament el vostre oponent i demostreu que s’entén;
• expressar el seu interès i els seus objectius en lloc de discutir sobre el passat, i els pensaments s'han d'expressar de manera clara i clara;
• discutir accions prometedores.

L'èmfasi en l'interès per una parella també es considera una norma important que facilitarà seriosament les tasques dels dos interlocutors. Frases: "comprensible", "interessant", "agradable de saber", inserida de manera natural a la conversa, crearà un ambient relaxat i ajudarà a expressar l'acord i la comprensió mútua. La mateixa tasca es pot resoldre si es dirigeix ​​al seu interlocutor, cridant-li per nom i patronímic, i tampoc no mostrarà ansietat ni irritabilitat.

El desig de clarificar informació addicional o auxiliar també ajudarà a mantenir l'interès.

Cada conversa és una manera de trobar punts de contacte. Perquè el diàleg tingui èxit, no es recomana iniciar-lo amb contradiccions. Normalment comencen amb aquests temes, opinions sobre les quals són les mateixes, per exemple, sobre el temps. Això es fa de manera que des del primer moment no s’escoltarà una resposta negativa i no s’haurien d’esforçar per convèncer l’interlocutor. Els experts recomanen sempre tenir diverses frases preparades, les respostes només són positives.

La preparació d'una conversa empresarial comença amb una etapa important: la planificació, que consisteix a formular els problemes i les tasques de la reunió, així com crear un pla de negociacions i mètodes per a la seva implementació. Els professionals recomanen:

• considerar i ponderar el procés previst de la conversa prevista, elaborar el seu programa;
• recopilar tota la informació necessària sobre un possible interlocutor;
• per provar l’eficàcia dels seus arguments, necessaris per justificar les seves creences i intencions;
• comprovar la consistència de les seves definicions i pensaments;
• considerar les opcions de reacció de l’interlocutor o de l’oponent als arguments proposats.

La cita de l'hora i el lloc de la conversa futura depèn de la posició i de la instal·lació dels participants. Es pot celebrar en un territori propi, aliè o neutre.Després de la formació operativa, és necessari supervisar i editar els materials recopilats i preparats i donar el pla final d’entrevistes al formulari final.

La construcció d'una conversa empresarial consta de 5 etapes:

• el començament de la conversa;
• la informació;
• argumentació;
• derrocar els arguments de l’adversari;
• aprovació de propostes.

Cadascun d’aquests passos es basa en el coneixement professional, la claredat, la coherència, als quals s’afegeixen les qualitats personals de la conversa, que tenen una gran importància en la conversa. Construir un pla de conversa hauria de basar-se en les diverses variants possibles del seu resultat. De vegades heu de tornar a articular alguns arguments.

En la primera etapa, al començament del diàleg, és important trobar un contacte amb una parella, organitzar un entorn atractiu, interessar l'interlocutor i aprofitar la iniciativa. És aconsellable utilitzar tècniques especials que inicien el diàleg. Aquests inclouen:

• mètode per alleujar la tensió, que ajuda a establir contactes estrets amb un oponent;
• una manera de connectar l'interlocutor, que us permetrà entrar ràpidament en el curs del problema;
• mètode d'estimació de la fantasia, que implica l'aparició d'un gran nombre de preguntes;
• mètodes d’accés directe al problema.

Es considera que el començament correcte de la conversa és un conegut, la formulació exacta dels seus objectius i objectius, el nomenament del tema, la comunicació de les regles per considerar qüestions.

En l’etapa d’informació, cal conèixer les peticions i opinions del soci, les seves motivacions, arguments i desitjos, comunicar la informació prevista, analitzar la posició de l’interlocutor.

En la fase de refutació dels judicis de l’oponent, les seves observacions haurien de ser neutralitzades. Per això és necessari indicar els vostres arguments de manera convincent, sens dubte, no permetent la refutació de la vostra opinió. La lògica de la negació consisteix a analitzar informació dubtosa, trobar la veritable causa, seleccionar un concepte i una metodologia. Això aplica una varietat de tècniques i trucs.

En la fase de presa de decisions, els resultats de l’argument que l’interlocutor va acceptar i aprovar es resumeixen, els matisos i les conclusions negatives s’eliminen, el resultat aconseguit és fix i confirmat, es suggereixen els temes per a una major cooperació. En aquesta etapa, no hi pot haver incertesa, de manera que la parella tampoc comenci a dubtar de la decisió.

Els tipus independents de converses empresarials es caracteritzen per la següent classificació:

• en sol·licitar una feina;
• després de l'acomiadament;
• sobre el problema;
• caràcter disciplinari.

El primer tipus és de tipus exploratori, la tasca principal de la qual és determinar i avaluar les qualitats empresarials del sol·licitant per al lloc. El gerent només ha de demanar al sol·licitant algunes preguntes bàsiques que contenen informació sobre la persona: nivell d’educació, experiència laboral, habilitats i habilitats disponibles, motius per trobar feina, nivell de reclamacions de pagament. De vegades també cal aclarir les qualitats personals.

Una entrevista sobre la sortida d'un empleat pot ser de dos tipus: l'acord voluntari o forçat. En el primer cas, l’administrador ha de conèixer els motius de l’acomiadament: s’ha de preocupar per millorar la gestió de l’organització. Normalment en aquests casos és possible aprendre informació útil que permeti resoldre alguns problemes.

El tercer tipus és una conversa amb un treballador obligat a marxar. Com a regla general, és molt difícil per al cap. En el procés d’aquesta conversa, s’hauria d’observar la delicadesa, però al mateix temps hauria de ser veritable i just indicar-ne les afirmacions. Hi ha normes i consells especials sobre com dur a terme aquesta conversa.

La construcció de l’argumentació es pot basar en mètodes retòrics i especulatius. A la retòrica s'inclouen:

• fonamental, que consisteix en una crida directa a una parella;
• contradicció basada en trobar desacords en els arguments;
• metodologia per aïllar les conclusions, que condueix als resultats desitjats a través de conclusions intermèdies;
• comparatiu;
• el mètode de desmembrament, basat en l'assignació de parts individuals;
• mètode de boomerang;

• boicot;
• canviar l’èmfasi i ressaltar els seus interessos;
• deduir el mètode basat en un canvi gradual de la naturalesa del problema;
• mètode del qüestionari inclòs en preguntes prèviament formulades;
• mètode d'assistència explícita.

Es poden considerar mètodes especulatius:

• tècnica d’exageració;
• anecdòtic;
• tecnologia d’ús d’autoritat;
• tècnica del dubte en la personalitat de l'interlocutor;
• mètode d'aïllament, que consisteix en la presentació d'expressions individuals de forma modificada;
• una conversió de direcció basada en una transició a una altra qüestió no relacionada amb la disputa;
• repressió, que consisteix a exagerar problemes menors;
• tècnica de la il·lusió, en la qual es comunica informació confusa;
• Retard: retardar la conversa;
• apel·lació basada en apel·lació a la simpatia;
• tècnica de distorsió;
• preguntes-trampes.

Els experts recomanen la realització de converses comercials de la següent manera: fer propostes o avaluar alguna cosa en un formulari de preguntes-resposta, que permet mantenir una posició d'iniciativa, no permetre un to categòric, animar l'interlocutor a ser actiu i rebre la informació necessària. Per exemple, és apropiat i racional utilitzar frases:

• “Quina és la vostra opinió sobre això? ";
• "Què us sembla? ..";
• "He entès el vostre punt de vista correctament? ";
• "No hauríem de revisar una altra opció amb vosaltres?" ";
• “Creus que la situació no és favorable al teu judici ara? ".

Una conversa empresarial contribueix a la comprensió del desig de les persones de canviar la situació o d'establir relacions qualitativament noves entre els participants en el diàleg. Aquestes converses són una part important de la relació en els negocis i la política, que representa l'establiment de relacions entre socis autoritzats per les seves organitzacions per resoldre problemes. Cal parlar breument.

Per obtenir més informació sobre les regles de negoci, vegeu el següent vídeo.