Видове бизнес комуникация

Бизнес комуникацията помага за изграждане на взаимоотношения с колеги, подчинени, партньори и клиенти. В процеса на общуване се обменя не само информация, но и опит и знания в определена област. Бизнес етикет прониква в абсолютно всички сфери на живота, съществуват различни видове бизнес комуникация.

Бизнес комуникацията е важен компонент на човешкия живот. Етикетът в бизнес средата служи като вид подкрепа. В бизнеса има няколко форми на комуникация. Изборът на подходящи варианти трябва да се даде на личните и психологическите характеристики на участниците в дискусията. Различават се следните форми на комуникация:

• интервю - вербален контакт между събеседници, сведен до обсъждане на важни проблеми и задачи, изясняване на някои от нюансите, свързани с работата. Участниците в разговора в този случай трябва да имат право да се справят с различни задачи и да вземат решения. Статутът на събеседниците трябва да бъде равен.
• преговори имат по-твърда структура. Като правило в тях участват представители на различни фирми или дивизии. Преговорите се използват за обединяване на усилията с партньори, които се интересуват от решаването на конкретна задача.
• В срещата Участва група или голям кръг от заинтересовани и ангажирани лица. Срещата включва събиране, анализ на информация, обмен на данни, както и вземане на решения в спорни точки.
• реч - В този случай, едно лице или малка група споделят необходимата информация с аудиторията. В този случай съобщението не се ограничава до обсъждането на темата, а се представя като информация. Тази форма на комуникация изисква уменията за ръководене на говорителя, способността да останат в обществото, както и уменията за публично говорене.
• кореспонденция - косвен метод на комуникация, играе особена роля на кореспонденция. Този вид комуникация включва поръчки, протоколи, заповеди, заявки, доклади, официални писма, инструкции и т.н. Кореспонденцията се използва за комуникация между отдели или организации. Трябва да спазвате специфични правила за кореспонденция.

Бизнес комуникацията трябва да се учи. В същото време личните качества и демонстрацията на „аз” отиват на заден план. Основното е способността да се вземат предвид интересите и желанията на противника и да се комбинират с техните изисквания по такъв начин, че и двете страни да постигнат желания резултат.

Бизнес комуникацията се състои от няколко етапа:

• Формиране на мотив, Без него няма да бъде възможно да се постигне ефективно взаимодействие.
• Подготовка за комуникация - Това е план за разговор, подготовка на аргументи и информация. Също така е необходимо да се изготви списък от задачи, които трябва да бъдат разгледани по време на дискусията.
• Началото на разговора, Необходимо е да се установи контакт, след което е необходимо да се създаде “климат на отношенията”, благоприятен за разговор.
• Изявление на проблема - подчертаване на обхвата на проблемите, представяне на неговата позиция и визия за тази задача. Имайте предвид обаче, че трябва предварително да подготвите резюмета по темата на разговора и да сте готови да отговорите на поставените въпроси.
• Споделяне на информация - установяване на позицията на събеседника. Важно е да поддържате връзка и да отговаряте на въпроси на достъпен официален език, като при необходимост губите професионална терминология.

• Убеждаване и аргументация - са необходими при разногласия и следват от предишния етап на комуникация.Трябва да се отбележат положителните аспекти на вашата визия за ситуацията и разрешаването на спорен въпрос.
• Намиране на решение на проблем или проблем - Краят на дискусията, неговият резултат трябва да е подходящ за всички участници.
• Изготвяне на договор - това означава, че в края на срещата участниците в дискусията стигнаха до общ знаменател или получиха подкрепата на партньорите при решаването на различни задачи. Положителният резултат от дискусията завършва с писмено потвърждение.
• Анализ на резултатите - Демонстрира дали взетите решения са верни.
• Вземане на решения - приема съгласието на всички страни след анализа. В този случай участниците в дискусията решават за по-нататъшно сътрудничество или прекратяване на контактите.

В съвременното общество хората съзнателно следват правилата на бизнес комуникацията за постигане на конкретни цели в корпоративна среда. В бизнеса не е достатъчно да заемат определена позиция, необходимо е също така да се засилят отношенията с различни хора. От голямо значение е следното:

• Способността да имаш хора в себе си и да се държиш в обществото са важни аспекти на корпоративния диалог. За да направите това, трябва да сте в състояние ясно и артикулирате мислите си, правилно да аргументирате своята гледна точка.
• Аналитичните данни и способността за бързо вземане на решения винаги са на ваша страна. Когато общувате с партньори, не забравяйте, че всички страни се интересуват от бързото разрешаване на спорни въпроси.
• Важно е да се вземат предвид културните характеристики и националните традиции на събеседника: несъмнено определени митници и норми, приети в друга страна, могат да изглеждат неприемливи или обидни.

Основните понятия и норми на бизнес етиката трябва да бъдат познати на всеки уважаващ себе си човек. Необходимо е да се разбере, че в бизнеса комуникацията между хората е изградена не на взаимно усещане за настроенията на партньорите, а на определени стандарти. Съществуват следните видове бизнес комуникация (функционална цел):

• Вербални и невербални - се състоят в необходимостта да се следва речта, изражението на лицето, жестовете и позите. При невербална комуникация, позицията на ръцете, краката, погледите, наклона на главата и неволевите движения могат да кажат чувствата и настроението на човека много повече от устната реч. Струва си да се научим как да контролираме израженията на лицето и жестовете.
• Писмени и устни, За всяка форма на комуникация има отделни понятия и норми. Писмената форма на комуникация е всеки документ, заверен с подписи и печати. На устните - планиране на срещи, срещи, преговори, доклади и други форми на бизнес комуникация.

• Монологичен и диалогичен - имат значителни езикови различия. Диалогът е междуличностна комуникация. Един монолог отразява една единствена гледна точка; Този тип комуникация включва представяне или тържествена реч, както и доклад или встъпителна дума.

• Отдалечено и лично. За отдалечена комуникация се включват телефонни разговори, кореспонденция по пощата. Особено внимание се обръща на интонационния модел на речта, краткостта на съобщението. Не е възможно да се използват жестове.

Всеки стил има свои характеристики. Трябва да сте в състояние да ги разберете.

Класификация на стила:

• авторитарен, Тя се основава на безспорния авторитет на началника и на абсолютната подчиненост на служителите. Всички решения се вземат индивидуално и не се обсъждат със заинтересовани или ангажирани лица.
• демократичен - основната характеристика е съвместното обсъждане на проблемите и желанието за взаимно разбирателство.При общуване със събеседника се използват искането, препоръките и мотивацията.
• Компровизирано или формално - определя се чрез минималното участие на ръководителя в управлението на персонала, преговорите и вземането на решения. Трудните бизнес и рискови решения се прехвърлят на други. Ефективността на това управление вече не зависи от лидера, а от нивото на развитие на групата.
• либерален - кръстоска между авторитарни и демократични стилове. Обсъждането на различни въпроси с партньори или колеги се свежда до минимум, но се използва в редки случаи и само с цел прехвърляне на отговорността към противника.
• Официален бизнес - стриктно спазване на комуникативни норми, речеви клишета и правила за бизнес комуникация, където няма място за проявление на индивидуалност.
• научен - стриктна, кратка и трайна реч, релевантна само в областта на науката и образованието. Използва се в изследователски или преподавателски дейности.

Бизнес комуникацията засяга всички външни аспекти на поведението и е разделена на няколко области:

• участниците в разговора имат общи цели и мотиви;
• разговорът се провежда в един и същ интервал време-пространство;
• има ясна йерархия на комуникация между всички участници в дискусията, разпределени са социалните статути;
• участниците в общуването се придържат към общоприетите правила и правила, когато комуникират.

Бизнес комуникацията помага бързо да се установят необходимите контакти, да се привлече подкрепата на надеждни покровители. Той помага за постигане на взаимно разбирателство.

Има 4 функции за бизнес комуникация, които са основните:

• Информационна комуникация - включва събирането и предоставянето на специфична информация, както и обмена на знания и опит.
• интерактивен - поради процеса на взаимодействие между хората. Използва се в процеса на взаимодействие (поведение, дейности и решения на партньорите).
• сетивната - е да разбираме другия човек. Установяването или отслабването на контакта става въз основа на взаимно разбирателство.
• Регулаторна комуникативност - ви позволява да коригирате поведението на участниците в дискусията. За да направите това, е необходимо перфектно да овладеете специални техники: да можете да убеждавате, да намирате компромиси и да правите отстъпки.

В допълнение, трябва да вземете предвид специалните правила при работа с бизнесмени. Всички съобщения, съобщения и информация трябва да отговарят на три основни положения:

• по ориентация на съдържанието - съобщенията и информацията трябва да бъдат ясни и кратки;
• експресивна част - отнася се до емоционалния компонент;
• Мотивът е насочен към мислите и чувствата на събеседника.

Когато общувате, човек обръща внимание на речта и гласа на събеседника. Оценява се по някои показатели:

• лексика - липсата на думи-паразити и компетентна, експресивна реч дават възможност да се декларира с увереност, че човек е образован и културен.
• Интелигентна реч и правилното произношение на думите е ключът към успеха на всеки човек.
• интонация - позволява да поставите необходимите акценти.
• Скорост на реч - бавната реч ще предизвика меланхолия и бързината няма да позволи да се концентрира върху предоставената информация.
• Обсъждане на положителните и отрицателните качества на конкурентите. Опитайте се да се справите с такива теми изключително тактично и внимателно. Това е един вид безвредни манипулации, които ще помогнат на сношаването на събеседника.
• Комбинацията от дълги и къси фрази, Тази техника ще запази вниманието на събеседника.

За да постигнете уважение сред колеги и партньори, трябва да разгледате някои от нюансите:

• Обсъждане на положителните и отрицателните качества на конкурентите. Опитайте се да се справите с такива теми изключително тактично и внимателно. Това е един вид безвредни манипулации, които ще помогнат на сношаването на събеседника.
• Комбинацията от дълги и къси фрази, Тази техника ще запази вниманието на събеседника.
• В бизнес средата не показват лични предпочитания и емоции в решаването на различни проблеми. Основната роля играят интересите на компанията, която представлявате, и интересите на събеседника. Не трябва да превключвате на повишени тонове или да влезете в словесна схватка: всяко проявление на емоции ще се отрази негативно на репутацията и имиджа ви.
• Не смесвайте работата и личния живот. Взаимоотношенията с колегите не трябва да влияят върху решаването на проблемите на компанията. Ако не можете да изградите топла връзка с човек, това не означава, че трябва да пренебрегвате неговото мнение и съвети при решаването на общи проблеми. Способността да се разделят личните отношения от бизнеса помага да се концентрираме върху желаните задачи и да разрешаваме спорове.

• Подгответе се за дискусията: попитайте за събеседника и изберете подходящата комуникационна тактика.
• Бъдете точни - не отнемайте време от бизнес партньорите.
• Способност да слушате събеседника - Вашето безспорно предимство. Без възможността да общуват с клиентите, да разбират техните нужди и желания е невъзможно да успеете.
• Приятелско отношение към всички събеседници, Дори и нечестен партньор не може да бъде пренебрегнат. Забравете за неприязън и се опитайте да се отнасяте към другия човек благосклонно и благосклонно. Не забравяйте, че обсъждането на отношенията ви с други хора в бизнес средата не си струва. Взаимоотношенията, личният живот не трябва да се обсъждат с никого.
• Способността да се съсредоточи върху най-важното. Опитайте се да разберете какво иска вашият партньор. Имайки предвид интересите му, опитайте се да разрешите проблема и да стигнете до общ знаменател, без да губите желанията си.
• Способност да бъдем честни, Ако информацията е неточна, изкривена, тя може да стане ясна във всеки неподходящ момент и да повлияе на вашата репутация.
• Не забравяйте правилата за добър тон, Винаги се свързвайте с човека по име, усмивка и се опитвайте да комплименти, но избягвайте ласкателство.

В следващото видео очаквате най-важните умения за бизнес комуникация.