Бизнес разговор: правила, разновидности и етапи

Резултатите от бизнес отношенията често зависят от лични преговори и диалози. Бизнес контактите, направени писмено или по телефона, се развиват в лични разговори. Участниците в интервюто използват цялото разнообразие от комуникативни средства: използват не само реч, но и жестове, изражения на лицето и лично влияние.

Бизнес разговорът обикновено е разговор на двама събеседници, поради което те трябва да вземат предвид личните особености на противника, неговите мотиви, особеностите на словото и да прилагат етикета. Междуличностното общуване включва разнообразни методи на влияние върху събеседника.

Бизнес разговорът, който има специфична тема и е лично ориентиран, често се осъществява в рамките на една и съща организация между служителите. Целта на разговора е желанието на един участник в комуникацията да използва думи, за да повлияе на друг или на цяла група служители, за да настоява за дейности, промени в съществуващата работна среда или във взаимоотношенията и да подобри тяхното качество.

Друга цел на бизнес разговора е необходимостта ръководството да формира изводи и решения въз основа на мненията и аргументите на служителите.

Предимството на бизнес разговорите в сравнение с други видове комуникация с реч е:

• в скоростта на реакция на репликите на събеседниците, помагайки да се постигне желания резултат;
• да се повиши осведомеността на администратора, като се вземат предвид, контролират и наблюдават гледни точки, преценки, мисли, аргументи и скептични изказвания, изслушани по време на интервюто;
• в целесъобразността на гъвкава рационална комбинация от изследователски методи на обсъжданата тема, която е следствие от решаването на проблема и претенциите на всички страни.

Бизнес разговорът е фокусиран върху изпълнението на определени функции:

• намиране на нови посоки;
• стартиране на обещаващи проекти;
• обмен на данни;
• регулиране на започнатите дейности;
• взаимно общуване на служителите на едно предприятие;
• насърчаване на бизнес контактите между институции, фирми, индустрии.

Резултатите от деловите разговори и срещи са не само обусловени от готовността за него, но и от определянето на самия разговор. Да се ​​избягват неоспорими грешки позволяват установени методи за провеждане на интервюта и спазване на техните принципи. Винаги трябва да има атмосфера на добра воля - суровите изявления са неприемливи.

Принципът на рационалност предполага ограничаване на поведението, особено в случай на партньор, който показва емоционалност. Липсата на контрол върху емоциите обикновено влияе негативно на решението. Най-доброто такова решение не може да се нарече.

Принципът на разбиране е необходим, за да могат събеседниците да намерят контактни точки в диалога и да постигнат желания ефект.

В продължаването на разговора концентрацията на вниманието на разговора варира дори и при липса на дисипативни фактори. Имайки предвид и забелязвайки такива нюанси, е необходимо в този момент отново да привлечете вниманието към себе си и да възобновите прекъснатия контакт.

Принципът на надеждност диктува задължението да се поддържа автентичността на информиране на събеседника - дори ако той дава невярна информация. Тя е от полза за диалога и ви позволява да постигнете желаните цели.

Важен психологически принцип е разграничението между субекта на разговора със събеседника. Субективното отношение към противника може да повлияе на обективността на оценката на показателите. Конструктивният разговор се основава на разграничаването на събития с гледни точки и мнения - с преживявания.

Конкретизирането на такива общи принципи за провеждане на бизнес разговори са правилата за тяхното прилагане, които допринасят за сигурността и ефективността на преговорите.

Правилото за двойния интерес е, че всеки от разговорите има двоен интерес: не само същността и съдържанието на темата на разговора, но и сътрудничеството с партньор. Поддържането на ползотворна връзка е не по-малко важна задача от разговора, отколкото обмена на информация.

Експертите препоръчват да се насочи разговорът по такъв начин, че да не пречи на отношенията на персонала с мениджърите. За това ви е необходимо:

• да не бързаме със заключения относно мотивацията и намеренията на събеседниците, основани на техните собствени предположения;
• Слушайте внимателно опонента си и покажете, че той е разбран;
• да изразят интереса си и целите си, вместо да спорят за миналото, а мислите трябва да се изразяват ясно и ясно;
• обсъждат обещаващи действия.

Акцентът върху интереса към партньор се счита и за важно правило, което ще улесни сериозно задачите на двамата събеседници. Фрази: „разбираеми”, „интересни”, „приятни за познаване”, естествено вмъкнати в разговора, ще създадат спокойна атмосфера и ще спомогнат за изразяване на съгласие и взаимно разбирателство. Същата задача може да бъде решена, ако се обърнете към събеседника си, наричайки го по име и бащино име, а също така не показвайте безпокойство и раздразнителност.

Желанието за изясняване на допълнителна или допълнителна информация също ще помогне да се поддържа интересът.

Всеки разговор е начин за намиране на точки за контакт. За да бъде диалогът успешен, не е препоръчително да се започва с противоречия. Обикновено те започват с такива теми, мнения, които са едни и същи, например за времето. Това се прави така, че от самото начало да не се чуе отрицателен отговор и да не се полагат усилия за убеждаване на събеседника. Експертите препоръчват винаги да имате няколко предварително подготвени фрази, отговорите на които са само положителни.

Подготовката за бизнес разговор започва с важен етап - планиране, което се състои в формулиране на проблемите и задачите на срещата, както и създаване на план за преговори и методи за неговото изпълнение. Специалистите съветват:

• разгледа и прецени планирания процес на планирания разговор, изготви неговата програма;
• събира цялата необходима информация за възможен събеседник;
• да провери ефективността на техните аргументи, необходими за оправдаване на техните убеждения и намерения;
• проверява последователността на техните определения и мисли;
• разгледа възможностите за реакция на събеседника или противника на изложените аргументи.

Назначаването на часа и мястото на бъдещия разговор зависи от позицията и инсталацията на участниците. Тя може да се проведе на собствена, чужда или неутрална територия.След операционното обучение е необходимо да се следи и редактира събраните и подготвени материали и да се даде окончателния план на интервюто до крайната форма.

Изграждането на бизнес разговор се състои от 5 етапа:

• началото на разговора;
• предоставяне на информация;
• аргументация;
• отхвърляне на аргументите на противника;
• одобрение на предложения.

Всяка от тези стъпки се основава на професионални знания, яснота, последователност, към които се прибавят личните качества на разговора, които са от голямо значение в разговора. Изграждане на план за разговор трябва да се основава на различните възможни варианти на неговия резултат. Понякога трябва да аргументирате някои аргументи.

На първия етап - в началото на диалога - е важно да се намери контакт с партньор, да се организира привлекателна среда, да се заинтересува събеседникът и да се използва инициативата. Препоръчително е да се използват специални техники, които започват диалога. Те включват:

• метод за облекчаване на напрежението, който спомага за установяване на тесни контакти с опонент;
• начин да свържете събеседника, който ви позволява бързо да влезете в хода на проблема;
• метод за стимулиране на фантазията, включващ появата на голям брой въпроси;
• методи за пряк достъп до проблема.

Правилното начало на разговора се счита за познат, точната формулировка на целите и задачите, номинирането на темата, съобщаването на правилата за разглеждане на въпроси.

На етапа на предоставяне на информация е необходимо да се разберат исканията и мненията на партньора, неговите мотиви, аргументи и желания, да се съобщи планираната информация, да се анализира позицията на събеседника.

Във фазата на опровергаване на решенията на противника, неговите забележки трябва да бъдат неутрализирани. За това е необходимо да изложите аргументите си убедително, без съмнение, да не допускате възможността за опровержение на вашето мнение. Логиката на отрицанието се състои в анализиране на съмнителна информация, намиране на истинската причина, избиране на концепция и методология. Това се отнася до различни техники и трикове.

На етапа на вземане на решения се обобщават резултатите от аргумента, че събеседникът е приел и одобрил, отрицателните нюанси и заключения са премахнати, постигнатият резултат е фиксиран и потвърден, предложени са теми за по-нататъшно сътрудничество. На този етап не може да има несигурност, така че партньорът също да не се съмнява в решението.

Независимите видове бизнес разговори се характеризират със следната класификация:

• при кандидатстване за работа;
• при уволнение;
• за проблема;
• дисциплинарен характер.

Първият тип има вида установяване на факти, чиято основна задача е да установи и оцени бизнес качествата на кандидата за длъжността. От управителя се изисква да зададе на кандидата само няколко основни въпроса, съдържащи информация за лицето: ниво на образование, трудов опит, налични умения и умения, причини за намиране на работа, ниво на искания за плащане. Понякога трябва да изясните и личните качества.

Интервюто за напускане на служител може да бъде два вида: доброволно уреждане или принудително. В първия случай администраторът трябва да разбере причините за уволнението - това се дължи на вниманието към подобряване на управлението на организацията. Обикновено в такива случаи е възможно да се научи полезна информация, която позволява да се решат някои проблеми.

Третият тип е разговор с служител, който е принуден да напусне. Като правило, това е много трудно за главата. В процеса на такъв разговор трябва да се спазва деликатност, но в същото време трябва да е вярно и честно да се твърдят претенциите към него. Има специални правила и съвети как да се проведе такъв разговор.

Конструирането на аргументация може да се основава на риторични и спекулативни методи. За реторичен включват:

• фундаментален, състоящ се в пряко обръщение към партньор;
• противоречие, основаващо се на намиране на разногласия в аргументите;
• методология за изолиране на заключения, която води до желаните резултати чрез междинни заключения;
• сравнителен;
• методът на разчленяване, базиран на разпределението на отделните части;
• метод на бумеранг;

• бойкоти;
• пренасочване на акцента и подчертаване на техните интереси;
• метод за извеждане, основан на поетапна промяна в естеството на проблема;
• метод на въпросника, поставен в предварително зададени въпроси;
• метод на изрична помощ.

Могат да бъдат разгледани спекулативни методи:

• техника на преувеличение;
• анекдотични;
• технология на използване на властта;
• техника на съмнение в лицето на събеседника;
• метод на изолиране, който се състои в представяне на отделни изрази в модифицирана форма;
• преобразуване на посока, основано на преход към друг въпрос, който не е свързан със спора;
• репресии, които се състоят в преувеличаване на дребни проблеми;
• техника на заблуда, в която се докладва объркваща информация;
• Забавяне - забавяне на разговора;
• обжалване въз основа на призив към съчувствие;
• техника на изкривяване;
• Въпроси-капани.

Експертите препоръчват провеждане на бизнес разговори по следния начин: да правят предложения или да оценяват нещо във форма на въпрос-отговор, което ви позволява да държите инициативна позиция, да не допускате категоричен тон, да насърчавате събеседника да бъде активен и в същото време да получавате необходимата информация. Например, уместно и рационално е да се използват фрази:

• - Какво е мнението ви за това? ";
• "Какво мислиш? ..";
• - Разбрах ли правилно вашата гледна точка? ";
• - Не трябва ли да проверим друг вариант с вас? ";
• - Смятате ли, че ситуацията вече не е в полза на решението ви? ".

Бизнес разговор допринася за реализирането на желанието на хората да променят ситуацията или да установят качествено нови отношения между участниците в диалога. Такива разговори са важна част от отношенията в бизнеса и политиката, представляващи установяването на взаимоотношения между партньори, упълномощени от техните организации за разрешаване на проблеми. Трябва да говорим кратко.

За повече информация относно бизнес правилата вижте следващия видеоклип.